HubSpot <> Salesforce Integration: Duplikate zusammenführen

So führen Sie Duplikate bei aktivierter HubSpot <> Salesforce Integration zusammen

Updates der HubSpot-Salesforce-Integration erlauben Zusammenführungen bei aktiver Integration. Das native Zusammenführen läuft jedoch nur lokal in HubSpot und aktualisiert oder verbindet die entsprechenden Datensätze in Salesforce nicht.

Wenn Sie zwei Unternehmen in HubSpot zusammenführen, wird das sekundäre Unternehmen in HubSpot gelöscht, und die zugehörigen Kontakte, Deals und Aktivitäten wechseln zum primären Unternehmen. In Salesforce bleibt der sekundäre Account aktiv und unverändert. Die Kontakte, die in HubSpot zum primären Unternehmen gewechselt sind, hängen in Salesforce weiterhin am sekundären Account.

Beim nächsten Sync-Durchlauf erkennt Salesforce den aktiven sekundären Account. Je nach Sync-Regeln legt Salesforce entweder ein komplett neues doppeltes Unternehmen in HubSpot an oder hebt die Synchronisierung der Kontakte auf, weil die Account-IDs auf beiden Plattformen nicht mehr übereinstimmen.

Warum bisherige Workarounds nicht reichen

Um die Synchronisierung nicht zu zerstören, behelfen sich Teams mit manuellen Routinen, angepassten Integrationseinstellungen, eigenem Code oder mehrstufigen Software-Setups. Da keiner dieser Ansätze beide CRMs direkt und gleichzeitig zusammenführt, bleiben sie zwangsläufig Workarounds:

• Teams führen die Datensätze zuerst in Salesforce zusammen und räumen die übrig gebliebenen Kontakte in HubSpot von Hand auf – oder sie verschieben Deals und Kontakte vom doppelten Unternehmen manuell auf den primären Account und löschen anschließend den sekundären Datensatz.
• Teams ändern Integrationsregeln, um das automatische Anlegen von Unternehmen bei Formularabsendungen zu unterbinden, beschränken die Rechte des Integrationsnutzers auf primäre Datensätze, blockieren die automatische Synchronisierung, bis Datensätze als bereinigt markiert sind, oder stellen HubSpot auf „Nichts tun“, wenn Datensätze in Salesforce zusammengeführt werden.
• Teams schreiben eigene Apex-Trigger in Salesforce, um eingehende Duplikate abzufangen, bauen Workflows in Drittanbieter-Apps, die Datensätze vor der Anlage prüfen, oder legen eigene Formelfelder an (etwa Name + Telefon), um Treffer über beide Plattformen hinweg zu erkennen.
• Admins stoppen die laufende Synchronisierung, exportieren beide Datenbanken in Tabellen, gleichen Record-IDs von Hand ab, bereinigen die Duplikate offline und importieren die Dateien wieder. Dieser Weg ist statisch: Sobald der Sync weiterläuft, überschreiben neue Datensätze die Änderungen oder legen die Duplikate erneut an.
• Teams nutzen externe Software, die mehrstufige Regelwerke, eigene Checkbox-Felder für den „Master-Datensatz“ oder geänderte Löschregeln verlangt, um den Sync indirekt zu steuern.

Bei all diesen Methoden verlieren verknüpfte Kontakte, Deals und Verlaufsdaten häufig ihre Zuordnung zwischen den Plattformen oder erfordern ständige manuelle Kontrolle, damit keine Integrationsfehler entstehen.

Duplikate mit Dedupely zusammenführen

Dedupely erkennt Salesforce-Sync-Verbindungen automatisch – ohne benutzerdefinierte Felder und ohne Änderungen an den Integrationseinstellungen.

Wenn Sie doppelte Unternehmen zusammenführen, führt Dedupely die Datensätze in HubSpot und Salesforce in einem Schritt zusammen. Beide Systeme bleiben abgeglichen, Salesforce legt das Duplikat beim nächsten Sync nicht neu an, und alle zugehörigen Kontakte und Deals bleiben in beiden Systemen mit dem primären Datensatz verknüpft.

Schnellanleitung Schritt für Schritt

1. Verbinden Sie Ihre HubSpot- und Salesforce-Instanz mit Dedupely.
2. Öffnen Sie in Dedupely die CRM Settings und klicken Sie auf den Tab "HubSpot-Salesforce Integration".
3. Wählen Sie die passende CRM-Instanz aus dem Dropdown-Menü, um beide Systeme objektübergreifend zu verknüpfen.
4. Richten Sie Ihre Search Pads ein: Wählen Sie Felder und die Match-Optionen auf Feldebene für Ihre Kriterien.
5. Legen Sie eigene Merge Rules fest, die bestimmen, welcher Datensatz oder welcher Feldwert gewinnt.
6. Legen Sie fest, wie die laufende Deduplizierung ablaufen soll:
   • Einzelne Duplikate oder Sonderfälle manuell zusammenführen.
   • Altdaten in einem Durchgang zusammenführen.
   • Auto Match sucht im Hintergrund nach Duplikaten und benachrichtigt Sie, sobald die von Ihnen festgelegte Anzahl an Treffern erreicht ist. Es wird nichts zusammengeführt, bevor Sie geprüft und auf "Merge" geklickt haben.
   • Auto Merge durchsucht beide CRMs und führt Duplikate automatisch zusammen, in dem Rhythmus, den Sie festlegen.

Häufige Fragen zur Deduplizierung beim HubSpot-Salesforce-Sync

Was brauche ich, um bei aktivem HS+SF-Sync zusammenzuführen?

Sie brauchen ein Dedupely-Konto, in dem Ihre HubSpot- und Salesforce-Instanz verbunden und synchronisiert sind. Erkennt Dedupely bei einem Datensatz einen aktiven Sync, ist aber nur ein CRM verbunden, wird die Zusammenführung blockiert und Sie werden aufgefordert, die fehlende Instanz zu verbinden.

Was ist, wenn ich mehrere HubSpot- oder Salesforce-Instanzen verwalte?

Öffnen Sie in Dedupely die CRM Settings und wählen Sie im Dropdown-Menü die Instanz aus, die Sie koppeln möchten – so verbinden Sie bei aktivem SFDC-Sync genau die HubSpot- und Salesforce-Konten, die Sie gemeinsam bereinigen wollen.

Muss ich vor dem Zusammenführen ein eigenes "Master Record"-Feld anlegen oder die Löscheinstellungen im CRM ändern?

Nein. Dedupely erkennt die aktive Synchronisierung automatisch und führt die Datensätze in beiden CRMs gleichzeitig zusammen. Gestaffelte oder bedingte Merge-Schritte entfallen.

Kann ich das Ergebnis vorab ansehen, ohne zusammenzuführen?

Ja. Klicken Sie auf "View Match Details" (die drei senkrechten Punkte links neben einem Duplikat-Set) und sehen Sie im linken Bereich des Pop-ups das Ergebnis für jedes Feld.

Löscht das Zusammenführen den Aktivitätsverlauf?

Nein. Verknüpfungen und Aktivitätsverlauf wandern in beiden CRMs auf den primären Datensatz.

Kann ich eine Zusammenführung rückgängig machen?

Nein, aber Sie können Ihren Merge-Verlauf als CSV-Datei herunterladen und wieder in Ihr CRM importieren, um die ursprünglichen Datensätze wiederherzustellen.

Duplikate zusammenführen, ohne Ihren HubSpot-Salesforce-Sync zu zerstören

Das Zusammenführen synchronisierter HubSpot- und Salesforce-Instanzen sollte keine eigenen Felder, keine komplizierten Einstellungen und keine manuelle Tabellenarbeit erfordern. Wer die Sync-Verbindungen direkt erkennt und die Datensätze in beiden CRMs gleichzeitig zusammenführt, entfernt Duplikate, ohne Account-Verknüpfungen zu zerstören oder Kontakte aus der Synchronisierung zu werfen.

‍