Como automatizar a deduplicação de CRM sem perder dados

Quando um CRM está limpo, os duplicados começam a voltar. Formulários, importações, integrações e vendedores digitando registros acrescentam novos todas as semanas, e ninguém quer mesclá-los à mão para sempre.

A automação é a resposta, mas também é onde as limpezas dão errado, já que uma mesclagem automática roda sem ninguém olhar. Uma mesclagem altera seu CRM em produção, e uma pesquisa frouxa em um agendamento pode causar muitos danos durante a noite.

Neste artigo, vai ver como automatizar a deduplicação do CRM por fases: primeiro alertas, depois pesquisas testadas, regras sobre o que cada mesclagem mantém, limites de segurança e uma forma de parar tudo depressa.

Duas coisas que pode automatizar

A deduplicação tem duas partes, e pode automatizar cada uma separadamente.

• Encontrar duplicados: uma pesquisa roda em uma agenda e avisa quando aparecem novas correspondências. Nada muda no seu CRM.
• Mesclar duplicados: uma pesquisa roda em uma agenda e mescla o que encontra. O seu CRM muda toda vez que ela roda.

A detecção pode ser automatizada cedo e em quase todas as pesquisas. A mesclagem deve ser automatizada tarde, só em pesquisas em que confia totalmente.

O nosso artigo sobre apanhar duplicados na entrada vs. com agendamento explica onde o trabalho agendado encaixa ao lado da deduplicação própria do CRM.

Receba alertas antes de mesclar o que quer que seja

Comece cada pesquisa num modo que só avisa. No Dedupely, isso é o Auto Match. Ele procura novos duplicados de forma agendada e envia um email quando atingem o número que você escolher, sem mesclar.

Isso dá a você duas coisas. Você vê quantos novos duplicados cada origem produz, e vê como eles são antes de qualquer regra agir sobre eles. Para algumas pesquisas, os alertas são tudo o que você vai precisar.

Teste cada pesquisa à mão

Uma pesquisa ganha a mesclagem automática provando primeiro o seu valor. Antes de ativá-la, trabalhe-a manualmente.

• Mescle um ou dois grupos à mão e abra o resultado no seu CRM.
• Mescle em massa uma ou duas páginas de conjuntos e verifique uma amostra.
• Rejeite cada correspondência falsa que encontrar, para que não volte a aparecer.
• Acompanhe os resultados durante algum tempo. Uma pesquisa está pronta quando deixa de o surpreender.

Teste também a pesquisa com os casos-limite que conhece. Familiares que compartilham um email, filiais que compartilham um domínio e valores fictícios como test@test.com não devem aparecer como correspondências.

Escolha que duplicados automatizar

Automatize os duplicados que mesclaria sem olhar. As correspondências exatas de email nos contatos são a primeira escolha habitual. Três ou quatro campos fortes que coincidem são um bom padrão para tudo o resto.

O que conta como duplicado depende de cada caso, por isso as pesquisas certas dependem dos seus dados. Como regra geral:

Mantenha as pesquisas mais abrangentes em alertas e revise os resultados à mão.

Decida o que cada mesclagem mantém

Uma mesclagem automática segue suas regras sem ninguém verificar o resultado. Defina essas regras antes de rodar. No Dedupely, são suas Merge Rules.

• Que registro sobrevive: o mais antigo, o mais recente, o atualizado mais recentemente ou o mais completo.
• Que valores ganham: para o responsável, a fase do ciclo de vida, o email e o telefone, decida campo a campo.
• Campos vazios: um valor vazio nunca deve substituir um preenchido.

Veja a prévia de algumas mesclagens com essas regras antes de ativar qualquer coisa. O nosso artigo sobre mesclar registros de CRM sem perder dados aborda cada opção em detalhe.

Mescle automaticamente de forma agendada

Quando uma pesquisa estiver testada e as regras definidas, deixe-a mesclar novos duplicados automaticamente, de forma agendada. No Dedupely, isso é Auto Merge. O agendamento pode ser o mais depressa possível, de poucas em poucas horas, diário, em dias da semana escolhidos ou dentro de uma janela horária.

Nem o agendamento mais curto é instantâneo. Os registros novos demoram alguns minutos a chegar a uma ferramenta de deduplicação, por isso um comercial pode ver um duplicado por instantes antes de ser mesclado.

Escolha o agendamento pela rapidez com que os duplicados causam dano. Um formulário que cria duplicados o dia todo pode precisar de execuções frequentes, enquanto uma importação semanal pode precisar só de uma execução depois de chegar. O nosso artigo sobre com que frequência deduplicar o seu CRM explica a frequência com mais pormenor.

Mantenha os limites de segurança ativos

Mesmo uma pesquisa testada pode encontrar dados que nunca viu. Os limites de segurança travam as correspondências mais arriscadas antes de serem mescladas.

• Grupos grandes: um conjunto com mais de cerca de 20 registros raramente é um só cliente. Normalmente é um valor fictício ou compartilhado.
• Dados fictícios: valores como test@test.com, John Doe ou 0000000000 não devem decidir uma mesclagem.
• Limites do CRM: alguns CRM limitam quantas associações um registro pode ter ou quantas vezes pode ser mesclado. Decida antecipadamente se essas mesclagens devem esperar por si.

As correspondências arriscadas devem esperar numa área de espera, onde você pode mesclá-las, rejeitá-las ou revisá-las à mão. No Dedupely, as Safety Settings as movem para a aba Excluded. Os grupos que você enviou para revisão ou rejeitou nunca devem ser mesclados automaticamente.

Acompanhe, e saiba como interrompê-lo

A mesclagem automática ainda precisa de um responsável. Verifique as mesclagens que ela fez, especialmente nas primeiras semanas, e guarde um registro de cada mesclagem com os valores originais. O Merge History do Dedupely faz isso, e você pode baixá-lo em CSV.

Se algo parecer errado, pare primeiro e investigue depois. Cancele as mesclagens que ainda estiverem rodando e, em seguida, pause ou desligue a agenda, para que o mesmo erro não se repita enquanto você investiga.

A partir daí, encontre as mesclagens afetadas, restaure os valores originais a partir do seu registro de mesclagens e rejeite a correspondência falsa. Depois, ajuste a pesquisa e coloque-a de volta em alertas até que ela recupere sua confiança. O nosso guia sobre o que fazer se mesclou os registros errados explica cada passo.

Automatize por fases

Automatizar a deduplicação sem perder dados é uma questão de ordem. Primeiro os alertas, depois pesquisas testadas à mão, depois regras sobre o que cada mesclagem mantém e, por fim, a mesclagem automática agendada.

Os limites de segurança e uma forma rápida de parar tornam o resto do risco gerível. Automatize só o que mesclaria sem olhar, e os conjuntos duvidosos ficam com as pessoas que os podem decidir.

Perguntas frequentes