Ne reportez pas la déduplication de votre CRM

La plupart des équipes savent que leur CRM a des doublons longtemps avant de les traiter. Le nettoyage est prévu pour le trimestre prochain, après le lancement ou après les embauches. Pendant ce temps, les doublons vous coûtent, surtout de façons qui n'apparaissent pas au budget. Les rapports dérivent, les équipes se disputent la propriété des enregistrements, les gens cessent de faire confiance au CRM. Découvrez le coût de l'attente, pourquoi il n'est jamais trop tard de commencer, et l'ordre de nettoyage que je recommande.

Chaque semaine d'attente ajoute plus à nettoyer

Les doublons n'attendent pas que vous soyez prêt. Les formulaires, les importations, les intégrations et les représentants créent continuellement des enregistrements, et certains de ces enregistrements existent déjà.

Le nettoyage reporté s'accumule, le backlog de cette année devient plus lourd l'année prochaine avec plus d'historique et d'opportunités liées.

Ce que je vois : Les équipes qui reportent le nettoyage pendant un an ne retrouvent pas le même problème. Elles trouvent plus de doublons et plus de dépendances.

Marche à suivre : Comptabilisez vos doublons sur un objet, par exemple HubSpot Contacts, Salesforce Accounts ou Pipedrive People. Revérifiez ce nombre dans un mois pour voir à quelle vitesse ils s'accumulent.

Les rapports ne correspondent plus

La génération de rapports est souvent le premier endroit où les doublons apparaissent. Un client sur deux enregistrements compte comme deux clients, deux leads ou deux opportunités ouvertes.

Les taux de conversion, les totaux de pipeline et les résultats de campagne héritent tous de l'erreur. La direction prend ensuite des décisions sur des chiffres inexacts, et personne ne peut dire de combien.

Ce que je vois : Quelqu'un remarque un rapport qui ne correspond pas à un autre rapport. Ensuite, des heures sont consacrées à la réconciliation manuelle des deux, et la correction dure jusqu'au prochain rapport.

Marche à suivre : Choisissez un rapport sur lequel votre équipe s'appuie chaque semaine. Tracez quelques enregistrements jusqu'au CRM et vérifiez combien ont un doublon.

Les équipes commencent à se disputer les enregistrements

Les doublons créent des conflits entre personnes. Quand le même compte existe sur deux enregistrements, deux commerciaux peuvent le posséder et tous deux peuvent revendiquer la vente.

Les litiges sur les commissions en sont la version la plus visible. Les équipes de vente et de marketing désaccordent aussi sur la campagne qui a apporté un prospect, quand la même personne arrive par deux sources.

Ce que je vois : Ces désaccords consomment le temps des responsables qui n'ont aucun moyen de les trancher, car le CRM lui-même affiche deux réponses.

Marche à suivre : Quand un litige surgit, examinez les enregistrements avant de décider qui a raison. Les doublons en sont souvent la cause.

Vous payez pour des enregistrements dont vous n'avez pas besoin

Certains CRM tarifent selon les contacts ou enregistrements stockés. Chaque doublon compte dans votre limite, comme un vrai client.

Au fil du temps, les doublons peuvent vous faire basculer vers un tier supérieur ou générer des frais supplémentaires. C'est un coût mesurable, plus facile à soumettre à qui approuve le budget.

Ce que je vois : Les équipes commencent souvent un nettoyage quand elles approchent d'une limite. À ce moment, elles paient ces enregistrements supplémentaires depuis des mois.

Marche à suivre : Vérifiez comment votre CRM et vos outils marketing comptent les enregistrements pour la facturation. Comparez ce chiffre avec le nombre de doublons parmi eux.

Le plus grand coût : les gens cessent de faire confiance au CRM

De tous les coûts, la perte de confiance est le plus grave. Une fois que les gens cessent de faire confiance au CRM, ils gardent leurs propres feuilles de calcul à la place.

Chaque feuille de calcul devient une autre version de la vérité. Les mises à jour y vont d'abord, ou seulement là, et le CRM prend du retard.

Regagner cette confiance demande plus de temps que le nettoyage lui-même.

Ce que je vois : Quand les représentants disent « Je ne fais pas confiance à ce que dit le CRM », ils ont généralement contourné le système depuis un moment.

Marche à suivre : Demandez à votre équipe où elle conserve les informations en dehors du CRM. Si c'est une feuille de calcul, demandez ce qu'elle contient que le CRM n'a pas.

Il n'est jamais trop tard pour commencer

Vous pouvez commencer un nettoyage à tout moment. Attendre ne fait qu'ajouter du travail : plus de doublons à examiner, plus d'historique à fusionner et plus d'exceptions à décider.

De nombreuses équipes attendent une date limite pour forcer la décision, comme une migration, un nouvel outil en direct ou un renouvellement de contrat. Une date limite vous donne une date, mais elle vous donne aussi moins de temps pour vérifier avant de fusionner.

Ce que je vois : Les équipes qui nettoient sous une limite de temps ont tendance à raccourcir la révision. Les équipes qui commencent plus tôt peuvent vérifier leurs appairages calmement et décider de chaque cas limite.

Marche à suivre : Si vous savez qu'un projet arrive, commencez le nettoyage avant. Prenez le temps d'examiner un échantillon de correspondances avant toute fusion.

Nettoyez d'abord ce que vous avez, puis corrigez les sources

Je commencerais par les doublons existants dans votre CRM. Une base de données propre rend les nouveaux doublons faciles à repérer, et chacun pointe vers l'outil ou le processus qui l'a créé.

Traitez ensuite ces sources une par une et automatisez la fusion pour les motifs dont vous êtes sûr. Notre guide sur planifier un projet de déduplication CRM divise ceci en trois phases : les données existantes, les données actuelles et les données futures.

Ce que je vois : Les équipes qui veulent corriger chaque source avant le nettoyage attendent des mois. Entre-temps, les rapports et les reps travaillent avec les enregistrements désordonnés.

Marche à suivre : Nettoyez d'abord un objet. Une fois qu'il est propre, listez les outils qui créent des enregistrements dedans et décidez lesquels corriger.

Planifier plusieurs nettoyages

Les nettoyages ne sont jamais ponctuels. Tant que vous ajoutez des enregistrements, de nouveaux doublons arrivent.

Une raison de plus pour commencer plus tôt. Le premier nettoyage est le plus volumineux, et les suivants sont plus petits si vous maintenez une routine.

Ce que je vois : Les équipes qui restent propres confient les examens de doublons à un responsable et à un planning, comme toute autre tâche opérationnelle récurrente.

Marche à suivre : Après votre premier nettoyage, décidez qui examine les nouveaux doublons et à quelle fréquence. Documentez les valeurs gagnantes dans une fusion pour que tous les examens suivent les mêmes règles.

Commencez le nettoyage ce mois-ci

Les doublons coûtent plus cher plus longtemps ils restent. Les rapports dérivent, les conflits entre équipes s'aggravent, et la confiance envers le CRM baisse un peu chaque mois. L'attente ne rend jamais un nettoyage impossible, seulement plus important.

Nettoyer ce qui existe déjà dans le CRM d'abord rend les nouveaux doublons faciles à retracer jusqu'aux outils qui les créent. Avec un responsable et une routine en place, chaque nettoyage après le premier est plus petit.

Questions fréquentes