Perché non rimandare la deduplica del CRM

La maggior parte dei team sa che il suo CRM ha duplicati molto tempo prima di agire. La pulizia va nella lista per il prossimo trimestre, dopo il lancio o dopo la stagione di assunzione. Nel frattempo, i duplicati continuano a costarti, soprattutto in modi che non compaiono su un rendiconto di budget. I rapporti si discostano, i team litigano su chi possiede un record, le persone smettono di fidarsi del CRM. In questo articolo scoprirai cosa costa aspettare, perché non è mai troppo tardi per iniziare, e in quale ordine pulire.

Ogni settimana che aspetti aggiunge di più da pulire

I duplicati non aspettano che tu sia pronto. Moduli, importazioni, integrazioni e rappresentanti continuano a creare record ogni giorno e alcuni di questi record già esistono.

La pulizia che rimandi diventa più grande, il backlog che lasci quest'anno è più grande l'anno prossimo, con più cronologia e più accordi collegati su ogni record.

Cosa vedo: I team che rimandano una pulizia per un anno raramente trovano lo stesso problema che hanno lasciato. Ne trovano altri, più vecchi, e più persone che hanno creato abitudini attorno a loro.

Cosa fare: Conta i tuoi duplicati adesso su un oggetto, come HubSpot Contacts, Salesforce Accounts o Pipedrive People. Controlla il numero di nuovo tra un mese, così saprai quanto velocemente arrivano.

I report non tornano più

La segnalazione è spesso uno dei primi posti dove compaiono i duplicati. Un cliente su due record conta come due clienti, due lead o due opportunità aperte.

Tassi di conversione, totali della pipeline e risultati delle campagne ereditano tutti l'errore. I leader prendono decisioni su numeri leggermente inesatti, senza sapere di quanto.

Cosa vedo: Qualcuno nota un report che non corrisponde a un altro report. Poi ore vengono dedicate a riconciliare i due manualmente, e la correzione dura fino al report successivo.

Cosa fare: Scegli un report su cui il tuo team conta ogni settimana. Ripercorri alcuni record nel CRM e controlla quanti hanno un duplicato.

I team iniziano a discutere sui record

I duplicati creano dispute tra le persone. Quando lo stesso account risiede su due record, due rappresentanti possono possederlo e entrambi possono rivendicare l'affare.

Le dispute sulle commissioni sono la versione più visibile. Vendite e marketing si scontrano su quale campagna ha portato un lead quando la stessa persona arriva da fonti diverse.

Cosa vedo: Questi dibattiti consumano tempo ai manager che non hanno modo di risolverli, perché il CRM stesso mostra due risposte.

Cosa fare: Quando sorge una controversia, esaminate i record prima di decidere chi ha ragione. I duplicati spesso ne sono parte.

Pagate per record che non vi servono

Alcuni CRM basano i prezzi sul numero di contatti o record archiviati. Ogni duplicato conta verso quel limite come un cliente reale.

Nel tempo, i duplicati possono spingerti a un piano superiore o generare costi aggiuntivi per i contatti di marketing. È un costo misurabile, che facilita la presentazione a chi approva il budget.

Cosa vedo: I team spesso iniziano una pulizia quando si avvicinano a un limite. A quel punto, stanno pagando per quei record extra da mesi.

Cosa fare: Controlla come il tuo CRM e i tuoi strumenti di marketing contano i record ai fini della fatturazione. Confronta quel numero con quanti di questi record sono duplicati.

Il costo maggiore: le persone smettono di fidarsi del CRM

Di tutti i costi, la perdita di fiducia è quella di cui mi preoccuperei di più. Una volta che le persone smettono di fidarsi del CRM, mantengono i loro fogli di calcolo personali.

Ogni foglio di calcolo diventa un'altra versione della verità. Gli aggiornamenti vanno lì per primi, o solo lì, e il CRM rimane sempre più indietro.

Riconquistare quella fiducia richiede più tempo della pulizia stessa.

Cosa vedo: Quando i rappresentanti dicono "Non mi fido di quello che dice il CRM", di solito hanno trovato il modo di aggirarla.

Cosa fare: Chiedi al tuo team dove conservano le informazioni al di fuori del CRM. Se la risposta è un foglio di calcolo, chiedi cosa c'è dentro che il CRM non ha.

Non è mai troppo tardi per iniziare

Puoi iniziare una pulizia in qualsiasi momento. Aspettare significa solo più lavoro: più duplicati da rivedere, più storia da unire e più eccezioni su cui decidere.

Molti team aspettano una scadenza per forzare la decisione, come una migrazione, il lancio di un nuovo strumento o il rinnovo di un contratto. Una scadenza ti dà una data e ti dà anche meno tempo per rivedere prima di unire.

Cosa vedo: I team che puliscono entro una scadenza tendono a ridurre la revisione. I team che iniziano prima possono verificare le loro corrispondenze con calma e decidere ogni caso limite.

Cosa fare: Se sai che arriva un progetto, inizia la pulizia prima. Esamina un campione di corrispondenze prima che qualcosa si unisca.

Pulisci prima quello che hai, poi correggi le fonti

Inizierei con i duplicati già nel tuo CRM. Un database pulito rende i nuovi duplicati facili da individuare, e ognuno risale allo strumento o al processo che lo ha creato.

Poi lavora su quelle fonti una per volta e automatizza il merge per i modelli di cui sei sicuro. La nostra guida a pianificazione di un progetto di deduplicazione CRM divide questo in tre fasi: dati legacy, dati attuali e dati futuri.

Cosa vedo: I team che cercano di correggere ogni fonte prima della pulizia aspettano mesi che i dati migliorino. Nel frattempo, report e rep continuano a lavorare dai record disordinati.

Cosa fare: Pulisci prima un oggetto. Una volta pulito, elenca gli strumenti che creano record in esso e decidi quali correggere.

Pianifica più di una pulizia

Le pulizie difficilmente si concludono una volta sola. Finché il tuo team aggiunge record da moduli, importazioni e integrazioni, arriveranno sempre nuovi duplicati.

Questo è un motivo in più per iniziare prima. La prima pulizia è la più grande, e ogni successiva è più piccola se mantieni una routine.

Cosa vedo: I team che rimangono puliti assegnano le revisioni dei duplicati a un responsabile e una pianificazione, come altri compiti operativi ricorrenti.

Cosa fare: Dopo la tua prima pulizia, decidi chi rivede i nuovi duplicati e con che frequenza. Scrivi quali valori dovrebbero prevalere in un merge, in modo che ogni revisione segua le stesse regole.

Avvia la pulizia questo mese

I duplicati diventano sempre più costosi col passare del tempo. Report si spostano, aumentano i conflitti tra team, la fiducia nel CRM cala. L'attesa non rende mai impossibile una pulizia, solo più grande.

Pulire il CRM per primo rende facile rintracciare i nuovi duplicati ai tool che li creano. Con un proprietario e una routine, ogni pulizia successiva è più piccola.

Domande frequenti