Melhores práticas e template de governança de dados no Salesforce

A governança de dados do Salesforce é o conjunto de normas, proprietários e verificações que mantêm os dados confiáveis e utilizáveis. A sua equipe concorda com a aparência de um bom registro, quem é responsável por cada parte e o que acontece quando violam regras. As duplicatas são uma parte disso, a que observaria primeiro. O resto cobre normas, acesso, pontos de entrada, monitorização e alterações. Neste artigo, obterá um framework de seis áreas, uma tabela de funções e um modelo de política adaptável.

Comece pelos duplicados que já tem

A primeira regra que dou a qualquer equipe é compreender os seus duplicados antes de escrever uma política. Significa três coisas: quantos há, de onde vêm e o que faz dois registros serem um duplicado na sua organização.

Conte duplicatas por objeto, começando com Contas, Contatos e Leads. Depois rastreie cada lote até à origem. O usuário que criou os registros, a data de criação e a fonte de lead apontam frequentemente para a importação, formulário ou integração responsável.

Defina depois o que é um duplicado para cada objeto. Dois contatos com o mesmo email são quase sempre uma pessoa. Duas contas que compartilham um domínio podem ser uma empresa, ou uma matriz e uma sucursal.

O que descobre molda o resto da estrutura. Uma equipe cujos duplicados vêm de listas de eventos precisa de normas de importação primeiro. Uma equipe cujos duplicados vêm de uma integração precisa de alguém que possua essa integração.

As seis áreas de um modelo de governação de dados do Salesforce

A maioria dos planos de governação cobrem as mesmas seis áreas. A gestão de duplicados é uma delas, e depende das outras cinco.

1. Normas de dados

Normas descrevem um registro bom: quais campos são obrigatórios, que formatos se aplicam, e como as coisas são nomeadas. Concorde nos valores de país e estado, formatos de telefone, e se os nomes de empresas mantêm terminações como "Inc."

Em Salesforce, regras de validação verifique se os dados que um usuário digita atendem aos padrões que você definiu. O registro não é salvo até que os dados sejam corrigidos. O Salesforce próprio blog também sugere picklists, apoiados por regras de validação, para manter valores consistentes.

2. Propriedade e acesso

Decida quem pode criar, editar, eliminar e unificar registros em cada objeto. A unificação remove registros, portanto no Salesforce é necessária permissão de Eliminação nesse objeto.

Segurança ao nível do campo permite especificar se os usuários podem ver ou editar cada campo de um objeto. Use-a para proteger os campos dos quais seus relatórios e roteamento dependem, como o responsável pela conta.

3. Pontos de entrada

Mapeie todas as formas como os registros entram na organização: formulários, importações, integrações, tarefas de API e pessoas a escrever. Para cada uma, nomeie um responsável e o identificador que deve corresponder, como o e-mail para contatos.

Salesforce regras de duplicatas também se aplicam a ferramentas de importação de dados e à API. Aí, nenhum alerta é mostrado e um registro correspondente não pode ser guardado, por isso os proprietários de integração precisam saber quando a operação é rejeitada.

Alguns caminhos ignoram completamente as regras de duplicados. Estes incluem Quick Create, Undelete, Einstein Activity Capture e conversão de lead quando Use Apex Lead Convert não está ativado.

4. Gestão de duplicados

Esta política abrange duplicatas que já existem ou conseguem passar. Define o que conta como duplicata por objeto e quais regras de correspondência e duplicação estão ativas. Cada regra alerta, bloqueia ou apenas reporta.

Também diz qual objeto é limpo primeiro e qual registro sobrevive a mesclagem. Nomeia o valor que prevalece nos campos chave e as correspondências que sempre recebem revisão manual.

Exclua valores de espaço reservado, como test@test.com ou um telefone do escritório compartilhado, de todas as correspondências.

Explico como as ferramentas nativas de duplicados do Salesforce funcionam e onde chegam ao limite no nosso Guia de gestão de duplicados Salesforce.

5. Monitorização e relatórios

O Trailhead do Salesforce lista relatórios e dashboards, histórico de campos e registros de auditoria, criação de perfil de dados automatizada e alertas de Flow como formas de monitorizar a qualidade dos dados.

Rastreamento do histórico de campos cobre até 20 campos por objeto e mantém alterações até 18 meses. Auditoria de Campos mantém o histórico de até 200 campos até que você o exclua, com uma licença extra de Shield ou Field Audit Trail.

Escolha algumas métricas e revise-as num calendário definido. Novos duplicados por mês por origem, integridade dos campos obrigatórios e mesclagens feitas são um bom começo.

6. Gestão de alterações

Muitos dos problemas de dados que vejo começam com uma mudança: um novo formulário, uma nova integração, um campo sem proprietário. Decida quem aprova novos campos, novas integrações e importações grandes, e mantenha um registro do que mudou e porquê.

Salesforce Orientação bem arquitetada refere-se a um Salesforce Center of Excellence para este tipo de trabalho de governação.

Quem deve ser responsável pela governação de dados da Salesforce

A responsabilidade depende do tamanho da sua equipe e de quantos sistemas escrevem no Salesforce. Estas são as opções que vejo mais vezes, cada uma com um compromisso:

• Admin do Salesforce: conhece a organização e cria as regras e permissões. A governança compete com todos os outros pedidos de admin, e as definições comerciais precisam de contribuição de vendas e marketing.
• RevOps ou Sales Ops: é proprietário de relatórios e processos entre equipes, por isso vê primeiro o custo de dados deficientes. As alterações às regras e permissões continuam a passar por um administrador.
• Gestor de dados: um papel focado na monitorização da qualidade dos dados, investigação de problemas e coordenação de correções. É mais um papel a financiar, que as equipes mais pequenas podem não ter.
• Um pequeno grupo entre equipes: O Trailhead sugere uma "equipe ligeira de governança e gestão de dados" de stakeholders de negócios e tecnologia. As decisões podem atrasar quando ninguém tem autoridade para decidir.

Salesforce blogue admin também chama a governança de dados de "responsabilidade de todos". Seja quem for o dono das políticas, cada usuário que insere dados faz parte dela.

Independentemente do modelo, indique uma pessoa que tome a decisão final em cada área de política.

Funções e responsabilidades de governança de dados do Salesforce

Modelo de governação de dados da Salesforce

Use isto como ponto de partida para sua política. Substitua os exemplos pelos objetos, campos e proprietários da sua organização.

Comece o seu plano de governação com os seus duplicados

Um plano de governação de dados Salesforce abrange seis áreas, desde normas de dados até gestão de mudanças, e cada uma precisa de uma pessoa que tome a decisão final. Os seus duplicados existentes são um bom ponto de partida, porque mostram qual dessas áreas precisa de atenção em primeiro lugar.

Um modelo preenchido com seus próprios objetos e responsáveis transforma essas decisões numa política que sua equipe pode seguir. Revisado numa agenda definida e atualizado quando algo muda, ele mantém os dados da organização confiáveis conforme novos formulários, importações e integrações chegam.

Perguntas frequentes