Résumé
- La gouvernance des données Salesforce établit les normes, les propriétaires et les règles qui maintiennent la fiabilité des données de l'organisation.
- Commencez par comprendre vos doublons, d'où ils viennent et ce qui en fait des doublons.
- Un plan de gouvernance couvre les normes, la propriété, les points d'entrée, les doublons, le suivi et la gestion du changement.
- Nommez une personne qui prend la décision finale pour chaque domaine de politique.
- Dedupely détecte et fusionne les doublons Salesforce en fonction des critères de votre équipe et des règles déterminant les valeurs retenues.
La gouvernance des données Salesforce est l'ensemble des normes, propriétaires et contrôles qui gardent vos données fiables et utilisables. En pratique, votre équipe s'accorde sur la bonne tête de record, qui possède chaque partie, et ce qui se passe quand les records violent les règles. Les doublons en sont une partie, celle à examiner en premier. Le reste couvre les normes, l'accès, les points d'entrée, la surveillance et les changements. Dans cet article, vous trouverez un cadre à six domaines, un tableau des rôles et un modèle de politique adaptable.
Data governance est « l'approche structurée de la gestion des données pour qu'elles restent fiables, sécurisées, utilisables et conformes », selon Salesforce. Définition Trailhead. La gouvernance des données met en pratique les contrôles : les gestionnaires de données surveillent la qualité, enquêtent sur les problèmes et coordonnent les corrections.
Commencez par les doublons que vous avez déjà
La première règle est de comprendre vos doublons avant d'écrire une politique : combien, d'où, et ce qui les définit dans votre organisation.
Comptez les doublons par objet, en commençant par Accounts, Contacts et Leads. Remontez ensuite chaque lot. L'utilisateur qui a créé les enregistrements, la date de création et la source du lead pointent souvent vers l'import, le formulaire ou l'intégration qui les a générés.
Définissez ensuite un doublon pour chaque objet. Deux contacts avec le même e-mail correspondent presque toujours à une seule personne. Deux comptes partageant un domaine peuvent être une seule entreprise ou une mère et sa filiale.
21 % des équipes ont dit que les formulaires web, les feuilles importées et les listes d'événements créent des contacts en doublon.
Ce que vous trouvez détermine le reste du cadre. Une équipe dont les doublons proviennent de listes d'événements a besoin de standards d'import. Une équipe dont les doublons proviennent d'une intégration a besoin d'un propriétaire.
Les six domaines d'une gouvernance des données Salesforce
La plupart des plans de gouvernance que j'ai vus couvrent les mêmes six domaines. La gestion des doublons en fait partie, et elle dépend des cinq autres.
1. Normes de données
Les normes décrivent un bon enregistrement : quels champs sont obligatoires, quels formats s'appliquent et comment les choses sont nommées. Accordez-vous sur les valeurs de pays et d'état, les formats de téléphone et si les noms d'entreprise gardent les terminaisons comme « Inc. »
Dans Salesforce, règles de validation vérifiez que les données saisies respectent les normes que vous avez définies. L'enregistrement ne s'enregistre que si les données sont correctes. Celui de Salesforce: votre blog suggère également des listes de sélection, soutenues par des règles de validation, pour assurer la cohérence des valeurs.
2. Propriété et accès
Décidez qui peut créer, modifier, supprimer et fusionner des enregistrements sur chaque objet. La fusion supprime les enregistrements, donc dans Salesforce, elle a besoin de la permission Supprimer sur cet objet.
Sécurité au niveau des champs vous permet de spécifier si les utilisateurs peuvent afficher ou modifier chaque champ d'un objet. Utilisez-le pour protéger les champs dont dépendent vos rapports et votre routage, comme le propriétaire du compte.
3. Points d'entrée
Cartographiez chaque façon dont les enregistrements entrent dans l'organisation : formulaires, imports, intégrations, tâches API et saisie manuelle. Pour chacun, nommez un propriétaire et l'identifiant sur lequel il doit correspondre, comme l'e-mail pour les contacts.
Salesforce règles de doublons s'appliquent aussi aux outils d'import et l'API. Aucune alerte n'est affichée, un enregistrement correspondant ne peut pas être sauvegardé, et les propriétaires d'intégration doivent savoir quand une sauvegarde est rejetée.
Certains chemins ignorent complètement les règles de doublons. Cela inclut Quick Create, Undelete, Einstein Activity Capture et la conversion de prospect quand Use Apex Lead Convert n'est pas activé.
4. Gestion des doublons
Cette politique couvre les doublons qui existent déjà ou qui passent au travers. Elle définit ce qui compte comme doublon par objet et quelles règles de correspondance et de doublon sont actives. Chaque règle signale, bloque ou rapporte uniquement.
Il détermine aussi l'ordre des fusions et l'enregistrement conservé. Il définit la valeur gagnante pour les champs clés et désigne les correspondances qui demandent toujours un examen manuel.
Laissez les valeurs d'espace réservé, comme test@test.com ou un téléphone de bureau partagé, en dehors de chaque correspondance.
Je couvre le fonctionnement des outils de doublons natifs de Salesforce et leurs limites dans notre Guide de gestion des doublons Salesforce.
5. Suivi et rapports
Salesforce Trailhead répertorie les rapports et les tableaux de bord, l'historique des champs et les journaux d'audit, le profilage automatisé des données et les alertes Flow comme des moyens de surveiller la qualité des données.
Historique des modifications de champs couvre jusqu'à 20 champs par objet et conserve les modifications jusqu'à 18 mois. Piste d'audit des champs conserve l'historique jusqu'à 200 champs jusqu'à suppression, avec une licence supplémentaire Shield ou Field Audit Trail.
Choisir quelques mesures et les examiner sur un calendrier établi. Les nouveaux doublons par mois selon la source, l'exhaustivité des champs obligatoires et les fusions réalisées sont un bon départ.
6. Gestion du changement
Bon nombre des problèmes de données que je vois commencent par un changement : un nouveau formulaire, une nouvelle intégration, un champ dont personne n'est propriétaire. Décidez qui approuve les nouveaux champs, les nouvelles intégrations et les imports volumineux, et conservez un journal simple de ce qui a changé et pourquoi.
Salesforce Guidance Well-Architected fait référence à un Centre d'Excellence Salesforce pour ce type de travail de gouvernance.
Qui devrait posséder la gouvernance des données Salesforce
La responsabilité dépend de la taille de votre équipe et du nombre de systèmes qui écrivent dans Salesforce. Voici les options que je vois le plus souvent, chacune avec ses avantages et inconvénients :
- Administrateur Salesforce : connaît l'organisation et construit règles et permissions. La gouvernance concurrence chaque demande admin, et les définitions métier demandent toujours l'avis des ventes et du marketing.
- RevOps ou Sales Ops : est responsable des rapports et des processus interfonctionnels, il voit donc d'abord le coût des mauvaises données. Les modifications des règles et des permissions passent toujours par un administrateur.
- Gestionnaire des données : un rôle axé sur le suivi de la qualité des données, l'investigation des problèmes et la coordination des corrections. C'est un rôle supplémentaire à financer, que les petites équipes n'ont peut-être pas.
- Un petit groupe interfonctionnel : Trailhead suggère une « équipe légère de gouvernance et de gérance des données » composée de parties prenantes métier et technologiques. Les décisions peuvent ralentir quand aucune personne unique ne prend la décision finale.
Salesforce blog administrateur appelle aussi l'intendance des données « la responsabilité de tous ». Quiconque possède les politiques, chaque utilisateur qui entre des données en fait partie.
Quel que soit le modèle, désignez une personne qui prend la décision finale pour chaque domaine stratégique.
Rôles et responsabilités de la gouvernance des données Salesforce
| Rôle | Responsabilités | Décide |
|---|---|---|
| Propriétaire de gouvernance (admin, RevOps, steward ou groupe) | Rédige et met à jour les politiques ; examine les mesures selon un calendrier | Normes, exceptions, priorités |
| Administrateur Salesforce | Construit des règles de validation, des règles de correspondance et de doublons, la sécurité au niveau des champs et des rapports | Comment configurer chaque politique dans Salesforce |
| Gestionnaire des données | Surveille la qualité des données, enquête sur les problèmes, coordonne les corrections | Quels enregistrements sont fusionnés et lesquels passent en révision |
| Propriétaires d'objets (par exemple, ventes pour les Comptes, marketing pour les Leads) | Définir un bon enregistrement et un doublon pour leur objet | Définitions et quelle valeur gagne sur les champs clés |
| Propriétaires d'intégration | Maîtrisez chaque outil qui écrit sur Salesforce | Champ identifiant clé et ce qui se passe lors d'un rejet d'enregistrement |
| Tous ceux qui saisissent des données | Suit les normes et signale les problèmes | Rien seul ; ils créent des problèmes |
Modèle de gouvernance des données Salesforce
Utilisez ceci comme point de départ pour votre propre politique. Remplacez les exemples par les objets, champs et propriétaires de votre organisation.
| Domaine stratégique | Éléments à définir | Exemple |
|---|---|---|
| Normes de données | Champs obligatoires, formats, nommage | Chaque compte a un pays de facturation. Les numéros de téléphone incluent l'indicatif du pays. |
| Propriété et accès | Qui crée, modifie, supprime et fusionne chaque objet ; quels champs chaque profil peut modifier | Seul l'administrateur et le responsable des données peuvent fusionner les comptes. Les commerciaux ne peuvent pas modifier le propriétaire du compte. |
| Points d'entrée | Chaque source, son propriétaire et son champ d'identifiant clé | Les imports de listes d'événements correspondent par email. Les opérations marketing en sont propriétaires. |
| Gestion des doublons | Définition des doublons par objet. Actions des règles. Quel enregistrement persiste. Quelle valeur gagne. Ce qui est toujours examiné. | Les contacts avec le même e-mail sont des doublons. Le plus ancien persiste. Les comptes dans des pays différents vont toujours en révision. |
| Surveillance et rapports | Mesures, rapports et calendrier d'examen | Nouveaux doublons par source, examinés le premier lundi de chaque mois. |
| Gestion du changement | Approbations pour les nouveaux champs, intégrations et grands imports ; journal des modifications | Les nouvelles intégrations nécessitent l'approbation du propriétaire de gouvernance et un test sandbox. |
Comment Dedupely applique votre politique de doublons
Avec Dedupely, vous pouvez créer des recherches de doublons pour les comptes Salesforce, les contacts, les prospects et les objets personnalisés qui suivent votre propre définition d'un doublon. Vous définissez des règles pour déterminer quelle valeur gagne, rejetez les faux positifs, envoyez les ensembles ambigus en révision et fusionnez les nouveaux doublons automatiquement. Chaque fusion est enregistrée avec ses valeurs originales, afin que votre surveillance dispose d'un historique complet à vérifier (voir notre Plan en 3 phases et Dédoublonnage Salesforce avec Dedupely).
Trouvez vos doublons Salesforce avant de rédiger votre politique
Commencez votre plan de gouvernance par les doublons
Un plan de gouvernance des données Salesforce couvre six domaines, des normes de données à la gestion des changements. Chaque domaine a besoin d'une personne pour prendre les décisions finales. Vos doublons existants sont un bon point de départ, car ils révèlent où chercher en priorité.
Un modèle rempli avec vos propres objets et propriétaires transforme ces décisions en politique que votre équipe peut suivre. Examiné selon un calendrier régulier et mis à jour lors de changements, il garantit que les données de l'organisation restent fiables avec l'arrivée de nouveaux formulaires, imports et intégrations.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que la gouvernance des données Salesforce ?
La gouvernance des données Salesforce est l'ensemble des normes, rôles et contrôles qui maintiennent vos données fiables, sécurisées, utilisables et conformes. Elle couvre les normes de données, l'accès, les points d'entrée, les doublons, la surveillance et l'approbation des modifications aux champs et intégrations. L'intendance des données est le travail quotidien qui la met en pratique.
Quelles sont les bonnes pratiques de gouvernance des données Salesforce?
Commencez par comprendre vos doublons existants : combien, d'où ils viennent et ce qui les définit. Puis fixez des normes de données appliquées par des règles de validation et des listes de sélection. Cartographiez chaque point d'entrée et attribuez un responsable à chacun. Décidez quel enregistrement survit à une fusion, revoyez quelques mesures selon un calendrier, et approuvez les nouveaux champs et intégrations avant leur mise en ligne.
Qui devrait posséder la gouvernance des données dans Salesforce ?
Cela dépend de la taille de l'équipe et du nombre de systèmes qui écrivent vers Salesforce. Les propriétaires courants sont l'administrateur Salesforce, RevOps ou Sales Ops, un gestionnaire des données, ou un petit groupe interfonctionnel. Chacun présente des compromis, comme le temps limité d'un administrateur ou les décisions plus lentes d'un groupe. Quel que soit le modèle, désignez une personne qui tranche définitivement dans chaque domaine politique.
Quels sont les rôles et responsabilités en matière de gouvernance des données Salesforce ?
Un propriétaire de gouvernance rédige les politiques. L'administrateur Salesforce crée les règles de validation, règles de doublon et accès aux champs. Un gestionnaire de données surveille la qualité et coordonne les corrections. Les propriétaires d'objets définissent les bons enregistrements et les doublons de leur objet, et les propriétaires d'intégrations gèrent chaque outil qui écrit les données. Tous ceux qui saisissent des données suivent les standards.
Que doit contenir un modèle de gouvernance des données Salesforce ?
Un modèle doit couvrir six domaines : standards de données, propriété et accès, points d'entrée, gestion des doublons, surveillance et rapports, gestion des changements. Pour chacun, spécifiez ce qu'il faut définir, qui en est responsable et un exemple. Par exemple : « les contacts avec le même e-mail sont des doublons » ou « les imports de listes d'événements correspondent par e-mail ».
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