TL;DR
- Salesforce Data Governance legt die Standards, Eigentümer und Regeln fest, die Org-Daten zuverlässig halten.
- Beginnen Sie damit, Ihre Duplikate zu verstehen, woher sie stammen und was sie zu Duplikaten macht.
- Ein Governance-Plan behandelt Standards, Eigentümerschaft, Einstiegspunkte, Duplikate, Überwachung und Änderungsverwaltung.
- Wer auch immer für Governance zuständig ist, nennen Sie eine Person, die bei jedem Richtlinienbereich die endgültige Entscheidung trifft.
- Dedupely findet und mergt Salesforce-Duplikate nach Ihren Kriterien und Gewinnregeln.
Salesforce Data Governance ist die Gesamtheit von Standards, Verantwortlichen und Kontrollen, die Ihre Daten vertrauenswürdig und nutzbar halten. In der Praxis einigen sich Ihre Teams auf gute Datensätze, wer für jeden Teil verantwortlich ist und was passiert, wenn Datensätze die Regeln brechen. Duplikate sind ein Teil davon und das, womit ich anfangen würde. Der Rest deckt Standards, Zugriff, Eingabepunkte, Überwachung und Änderungen ab. In diesem Artikel erhalten Sie ein Sechsbereichs-Framework, eine Rollentabelle und eine anpassbare Richtlinienvorlage.
Datengovernance ist "der strukturierte Ansatz zur Verwaltung von Daten, damit diese vertrauenswürdig, sicher, nutzbar und konform bleiben", laut Salesforce Trailhead-Definition. Data Stewardship setzt Governance um: Stewards überwachen Datenqualität, untersuchen Probleme und koordinieren Lösungen.
Beginnen Sie mit den Duplikaten, die Sie bereits haben
Die erste Regel, die ich jedem Team gebe, ist, ihre Duplikate zu verstehen, bevor sie eine Richtlinie schreiben. Das bedeutet drei Dinge: wie viele es gibt, woher sie kommen und was zwei Datensätze in Ihrer Organisation zu einem Duplikat macht.
Zählen Sie Duplikate pro Objekt auf, beginnend mit Konten, Kontakten und Leads. Verfolgen Sie dann jeden Stapel zurück. Der Benutzer, der die Datensätze erstellt hat, das Erstellungsdatum und die Lead-Quelle deuten oft auf den Import, das Formular oder die Integration dahinter hin.
Definieren Sie dann Duplikate für jedes Objekt. Zwei Kontakte mit derselben E-Mail sind fast immer eine Person. Zwei Konten mit gemeinsamer Domain können ein Unternehmen oder Mutter- und Tochterunternehmen sein.
21% der Teams gaben an, dass Web-Formulare, hochgeladene Tabellenkalkulationen und Ereignislisten Kontakte in doppelte Datensätze aufteilen.
Das, was Sie finden, bestimmt den Rest des Rahmens. Ein Team, dessen Duplikate aus Event-Listen stammen, benötigt zuerst Importstandards. Ein Team, dessen Duplikate aus einer Integration stammen, benötigt jemanden, der diese Integration verwaltet.
Die sechs Bereiche eines Salesforce-Daten-Governance-Framework
Die meisten Governance-Pläne, die ich sehe, decken sechs Bereiche ab. Duplicate-Management ist einer davon und hängt von den anderen fünf ab.
1. Datenstandards
Standards beschreiben einen guten Datensatz: welche Felder erforderlich sind, welche Formate gelten und wie Dinge benannt werden. Einigen Sie sich auf Land- und Bundesländerwerte, Telefonformate und ob Unternehmensnamen Endungen wie "Inc." behalten.
In Salesforce, Validierungsregeln überprüfen, dass die eingegebenen Daten Ihren Standards entsprechen. Der Datensatz wird erst gespeichert, wenn die Daten korrigiert sind. Von Salesforce eigener Blog empfiehlt auch Picklisten, gestützt durch Validierungsregeln, um Werte konsistent zu halten.
2. Eigentümerschaft und Zugriff
Entscheiden Sie, wer Datensätze für jedes Objekt erstellen, bearbeiten, löschen und zusammenführen kann. Das Zusammenführen löscht Datensätze, daher benötigt dies in Salesforce die Berechtigung zum Löschen für dieses Objekt.
Sicherheit auf Feldebene lässt Sie festlegen, ob Benutzer jedes Objektfeld anzeigen oder bearbeiten dürfen. Schützen Sie damit Felder, auf denen Ihre Berichte und Routing basieren, wie z. B. Kontoinhaber.
3. Einstiegspunkte
Dokumentieren Sie jeden Weg, auf dem Datensätze in die Organisation gelangen: Formulare, Importe, Integrationen, API-Jobs und manuelle Eingaben. Bestimmen Sie für jeden einen Inhaber und die Kennung, auf die abgeglichen werden soll, z. B. E-Mail für Kontakte.
Salesforce Duplikat-Regeln gelten auch für Datenimport-Tools und die API. Dort wird keine Warnung angezeigt und ein passender Datensatz kann nicht gespeichert werden, deshalb müssen Integrations-Owner wissen, wenn eine Speicherung abgelehnt wird.
Einige Pfade umgehen Duplikatregeln vollständig. Dazu gehören Quick Create, Undelete, Einstein Activity Capture und Lead-Konvertierung, wenn Use Apex Lead Convert nicht aktiviert ist.
4. Duplikatverwaltung
Diese Richtlinie behandelt Duplikate, die bereits vorhanden sind oder dennoch entstehen. Sie legt fest, was pro Objekt als Duplikat gilt und welche Abgleich- und Duplikaträume aktiv sind. Jede Regel warnt, blockiert oder meldet.
Es bestimmt, welches Objekt zuerst bereinigt wird und welcher Datensatz erhalten bleibt, welche Werte bei Schlüsselfeldern Vorrang haben und welche Übereinstimmungen manuell zu prüfen sind.
Lassen Sie Platzhalter wie test@test.com oder gemeinsame Telefonnummern aus jedem Abgleich.
Ich erläutere, wie Salesforces native Duplicate-Tools funktionieren und wo ihre Grenzen liegen, in unserem Leitfaden zur Salesforce-Duplikatverwaltung.
5. Monitoring und Reporting
Salesforce's Trailhead führt Reports und Dashboards, Feldverlauf und Audit Logs, automatisierte Datenprofilierung und Flow-Warnungen als Möglichkeiten auf, die Datenqualität zu überwachen.
Feldhistorie umfasst bis zu 20 Felder pro Objekt und behält Änderungen bis zu 18 Monate lang. Feldverlauf speichert die Historie für bis zu 200 Felder, bis Sie sie löschen, mit einer zusätzlichen Shield- oder Field Audit Trail-Lizenz.
Wählen Sie einige Kennzahlen aus und überprüfen Sie sie nach Plan. Neue Duplikate pro Monat nach Quelle, Vollständigkeit erforderlicher Felder und durchgeführte Zusammenführungen sind ein guter Anfang.
6. Change Management
Viele Datenprobleme, die ich sehe, beginnen mit einer Änderung: ein neues Formular, eine neue Integration, ein Feld ohne Eigentümer. Entscheiden Sie, wer neue Felder, neue Integrationen und große Importe genehmigt, und führen Sie ein kurzes Log darüber, was sich geändert hat und warum.
Salesforce Well-Architected-Anleitung verweist auf ein Salesforce Center of Excellence für diese Art von Governance-Arbeit.
Wer sollte die Salesforce-Datenverwaltung verantworten
Die Verantwortung hängt von Ihrer Teamgröße und der Anzahl der Systeme ab, die in Salesforce schreiben. Das sind die häufigsten Optionen, jeweils mit Kompromissen:
- Salesforce-Administrator: kennt die Organisation, erstellt Regeln und Berechtigungen. Governance konkurriert mit allen anderen Admin-Anfragen, und Geschäftsdefinitionen brauchen Input von Vertrieb und Marketing.
- RevOps oder Sales Ops: besitzt Berichterstattung und Prozesse team-übergreifend und sieht daher die Kosten schlechter Daten zuerst. Änderungen an Regeln und Berechtigungen gehen immer noch über einen Admin.
- Data Steward: eine Rolle, die Datenqualität überwacht, Probleme untersucht und Lösungen koordiniert. Es ist eine weitere Position zum Finanzieren, die kleinere Teams möglicherweise nicht haben.
- Eine kleine, abteilungsübergreifende Gruppe: Trailhead empfiehlt ein "schlankes Data-Governance- und -Stewardship-Team" von Business- und Technologie-Beteiligten. Entscheidungen können sich verlangsamen, wenn keine einzelne Person die endgültige Entscheidung trifft.
Salesforce Admin-Blog nennt Data Stewardship auch "Aufgabe von allen." Unabhängig davon, wer die Richtlinien besitzt, ist jeder Benutzer, der Daten eingibt, Teil davon.
Benennen Sie unabhängig vom Modell eine Person, die in jedem Policy-Bereich das letzte Wort hat.
Salesforce-Datenverwaltung: Rollen und Verantwortlichkeiten
| Rolle | Verantwortlichkeiten | Entscheidet |
|---|---|---|
| Governance-Verantwortlicher (Admin, RevOps, Steward oder Gruppe) | Erstellt und aktualisiert Richtlinien, überprüft Maßnahmen regelmäßig | Standards, Ausnahmen, Prioritäten |
| Salesforce-Administrator | Erstellt Validierungsregeln, Matching- und Deduplizierungsregeln, Feldebenen-Sicherheit und Reports | Wie jede Richtlinie in Salesforce eingerichtet wird |
| Datenverantwortlicher | Überwacht Datenqualität, untersucht Probleme, koordiniert Lösungen | Welche Übereinstimmungen zusammengefasst werden und welche zur Überprüfung gehen |
| Objektbesitzer (zum Beispiel Vertrieb für Accounts, Marketing für Leads) | Definieren Sie einen guten Datensatz und ein Duplikat für sein Objekt | Definitionen und welcher Wert bei wichtigen Feldern gewinnt |
| Integrationseigentümer | Verwalten Sie jedes Tool, das in Salesforce schreibt. | Schlüsselfeld und Ablehnung beim Speichern |
| Jeder, der Daten eingibt | Befolgt die Standards und meldet Probleme | Nichts allein. Sie verursachen Probleme. |
Salesforce-Datenverwaltungsvorlage
Verwenden Sie dies als Ausgangspunkt für Ihre eigene Richtlinie. Ersetzen Sie die Beispiele durch die Objekte, Felder und Eigentümer Ihrer Organisation.
| Policy-Bereich | Was zu definieren ist | Beispiel |
|---|---|---|
| Datenstandards | Erforderliche Felder, Formate, Benennungen | Jedes Konto hat ein Abrechnungsland aus der Liste. Telefonnummern enthalten die Ländervorwahl. |
| Eigentümerschaft und Zugriff | Wer erstellt, bearbeitet, löscht und führt zusammen; welche Felder darf jedes Profil bearbeiten | Nur Administratoren und Data Stewards können Konten zusammenführen. Vertriebsmitarbeiter können das Feld für den Kontoeigner nicht ändern. |
| Einstiegspunkte | Jede Quelle, ihr Besitzer und sein Identifiziererfeld | Event-Listen-Importe werden nach E-Mail abgeglichen. Marketing Operations ist dafür zuständig. |
| Duplikatverwaltung | Duplikat-Definition pro Objekt; Regelmaßnahmen; welcher Datensatz bleibt; welcher Wert gewinnt; was immer überprüft wird | Contacts mit der gleichen E-Mail sind Duplikate. Der älteste Datensatz bleibt erhalten. Konten in verschiedenen Ländern gehen immer zur Überprüfung. |
| Überwachung und Berichterstellung | Kennzahlen, Berichte und Überprüfungsplan | Neue Duplikate nach Quelle, überprüft am ersten Montag jedes Monats. |
| Change-Management | Genehmigungen für neue Felder, Integrationen und große Importe; Änderungsprotokoll | Neue Integrationen benötigen Freigabe des Governance-Inhabers und einen Sandbox-Test. |
Wie Dedupely Ihre Duplikatrichtlinie in die Praxis umsetzt
In Dedupely können Sie Duplicate Searches für Salesforce Accounts, Contacts, Leads und Custom Objects erstellen, die Ihrer eigenen Duplikat-Definition folgen. Sie legen Merge Rules fest, lehnen falsche Matches ab, senden unklare Gruppen zur Überprüfung und führen neue Duplikate automatisch zusammen. Jede Zusammenführung wird mit ihren ursprünglichen Werten erfasst, sodass Ihre Überwachung eine vollständige Historie prüfen kann (siehe unsere 3-Phasen-Plan und Salesforce-Deduplizierung mit Dedupely).
Finden Sie Ihre Salesforce-Duplikate, bevor Sie Ihre Richtlinie schreiben
Beginnen Sie Ihren Governance-Plan mit Ihren Duplikaten
Ein Salesforce-Governance-Plan umfasst sechs Bereiche, von Datenstandards bis Change Management, und jeder benötigt einen Entscheidungsträger. Ihre Duplikate sind ein guter Ausgangspunkt und zeigen, welcher Bereich zuerst Aufmerksamkeit benötigt.
Eine mit Ihren Objekten und Verantwortlichen ausgefüllte Vorlage wird zur Richtlinie, der Ihr Team folgen kann. Regelmäßig überprüft und bei Änderungen aktualisiert, hält sie die Daten Ihrer Organisation zuverlässig, während neue Formulare, Importe und Integrationen hinzukommen.
Häufige Fragen
Was ist Salesforce-Datenverwaltung?
Salesforce Data Governance ist ein Satz von Standards, Rollen und Kontrollen, die die Daten Ihrer Organisation vertrauenswürdig, sicher, verwendbar und konform halten. Es umfasst Datenstandards, Zugriff, Einstiegspunkte, Duplikate, Überwachung und Genehmigung von Änderungen an Feldern und Integrationen. Data Stewardship ist die tägliche Arbeit, die sie in die Praxis umsetzt.
Was sind bewährte Verfahren für Salesforce-Datenverwaltung?
Beginnen Sie damit, Ihre bestehenden Duplikate zu verstehen: wie viele, woher sie kommen und was eines definiert. Legen Sie dann Datennormen fest, erzwungen durch Validierungsregeln und Picklists. Ordnen Sie jede Eingabe und geben Sie jedem einen Verantwortlichen. Entscheiden Sie, welcher Datensatz einen Merge überlebt, überprüfen Sie regelmäßig einige Messgrößen und genehmigen Sie neue Felder und Integrationen, bevor sie live gehen.
Wer sollte die Datenverwaltung in Salesforce verantworten?
Das hängt von der Teamgröße und der Anzahl der Systeme ab, die zu Salesforce schreiben. Typische Besitzer sind der Salesforce-Administrator, RevOps oder Sales Ops, ein Data Steward oder eine kleine teamübergreifende Gruppe. Jedes Modell hat Kompromisse, wie die begrenzte Zeit eines Administrators oder langsamere Entscheidungen einer Gruppe. Benennen Sie immer eine Person, die bei jedem Richtlinienbereich das letzte Wort hat.
Welche Rollen und Verantwortungen gibt es bei der Salesforce-Datenverwaltung?
Ein Governance-Owner schreibt die Richtlinien. Der Salesforce-Admin erstellt Validierungsregeln, Deduplizierungsregeln und Feldzugriffe. Ein Data Steward überwacht die Qualität und koordiniert Korrektionen. Object Owner definieren gute Datensätze und Duplikate für ihr Objekt. Integration Owner verwalten jedes Tool, das Daten schreibt. Jeder, der Daten eingibt, folgt den Standards.
Was sollte eine Salesforce-Datenverwaltungsvorlage enthalten?
Eine Vorlage sollte sechs Richtlinienbereiche abdecken: Datenstandards, Besitz und Zugriff, Einstiegspunkte, Duplikat-Management, Überwachung und Berichterstattung sowie Änderungsmanagement. Für jeden Bereich definiert sie, was zu tun ist, wer verantwortlich ist und gibt ein Beispiel. Zum Beispiel: "Kontakte mit derselben E-Mail sind Duplikate" oder "Event-Listen-Importe werden per E-Mail abgeglichen."
Oder mit Google registrieren
HubSpot Marketplace 
