Governance dati Salesforce: best practice e template

La data governance di Salesforce è l'insieme di standard, proprietari e controlli che mantengono i dati nella tua organizzazione affidabili e utilizzabili. In pratica, il tuo team concorda su come appare un buon record, chi possiede ogni parte e cosa succede quando i record violano le regole. I duplicati sono una parte di questo, e la parte che guarderei per prima. Il resto copre standard, accesso, punti di ingresso, monitoraggio e cambiamento. In questo articolo, otterrai un framework a sei aree, una tabella dei ruoli e un modello di policy che puoi adattare.

Inizia con i duplicati che hai già

La regola che do a qualsiasi team è capire i duplicati prima di scrivere una policy: quanti ce ne sono, da dove vengono e cosa li rende duplicati nella tua organizzazione.

Conta i duplicati per oggetto, iniziando con Account, Contatti e Lead. Poi traccia ogni batch indietro. L'utente che ha creato i record, la data di creazione e la fonte del lead indicano di solito l'importazione, il modulo o l'integrazione responsabile.

Definite il duplicato per ogni oggetto. Due contatti con la stessa email sono quasi sempre una persona. Due account che condividono un dominio possono essere un'azienda o una capogruppo con una filiale.

Quello che scopri determina il resto del framework. Un team i cui duplicati provengono da elenchi di eventi ha prima bisogno di standard di importazione. Un team i cui duplicati provengono da un'integrazione ha bisogno di chi possieda quell'integrazione.

Le sei aree di un framework di data governance Salesforce

La maggior parte dei piani di governance che ho visto coprono le stesse sei aree. La gestione dei duplicati è una di queste e dipende dalle altre cinque.

1. Standard dei dati

Gli standard descrivono un buon record: quali campi sono obbligatori, quali formati si applicano, come si nominano le cose. Accordati su paese, stato, formati telefonici e se i nomi aziendali mantengono suffissi come "Inc."

In Salesforce, regole di convalida verifica che i dati inseriti da un utente rispettino gli standard che hai impostato. Il record non viene salvato finché i dati non sono corretti. Salesforce tuo blog suggerisce inoltre liste di scelta supportate da regole di convalida, per mantenere i valori coerenti.

2. Proprietà e accesso

Decidi chi può creare, modificare, eliminare e unire record su ogni oggetto. L'unione rimuove i record, quindi in Salesforce richiede l'autorizzazione Delete su quell'oggetto.

Sicurezza a livello di campo ti consente di specificare se gli utenti possono visualizzare o modificare ogni campo su un oggetto. Usalo per proteggere i campi su cui dipendono i tuoi report e routing, come il proprietario dell'account.

3. Punti di ingresso

Mappia ogni modo in cui i record entrano nell'org: moduli, importazioni, integrazioni, job API e persone che li digitano. Per ognuno, nomina un proprietario e l'identificatore su cui deve corrispondere, come l'email per i contatti.

Salesforce regole di duplicazione si applicano anche ai strumenti di importazione dati e all'API. Lì, nessun avviso viene visualizzato e un record corrispondente non può essere salvato, quindi i proprietari dell'integrazione devono sapere quando un salvataggio viene rifiutato.

Alcuni percorsi ignorano completamente le regole per i duplicati. Questi includono Creazione rapida, Ripristino, Acquisizione attività Einstein e conversione dei lead quando Non è abilitato l'Apex Lead Convert.

4. Gestione dei duplicati.

Questa policy copre i duplicati che già esistono o che passano. Stabilisce cosa conta come duplicato per oggetto e quali regole di corrispondenza e duplicati sono attive. Ogni regola avvisa, blocca o solo segnala.

Indica inoltre quale oggetto viene pulito per primo e quale record sopravvive a un merge. Specifica il valore che prevale nei campi chiave e gli abbinamenti che richiedono sempre una revisione umana.

Escludi da ogni corrispondenza i valori segnaposto come test@test.com o un telefono dell'ufficio condiviso.

Spiego come funzionano gli strumenti di duplicazione nativi di Salesforce e dove si arrestano nel nostro Guida alla gestione dei duplicati Salesforce.

5. Monitoraggio e reporting

Trailhead di Salesforce elenca report e dashboard, cronologia dei campi e audit log, profilazione automatica dei dati e avvisi Flow come modi per monitorare la qualità dei dati.

Cronologia dei campi copre fino a 20 campi per oggetto e mantiene le modifiche per 18 mesi. Traccia di revisione campo mantiene la cronologia per fino a 200 campi finché non la elimini, con una licenza aggiuntiva Shield o Field Audit Trail.

Scegli poche metriche da revisionare secondo un piano fisso. I nuovi duplicati al mese per fonte, la completezza dei campi obbligatori e i merge effettuati sono un buon inizio.

6. Gestione dei cambiamenti

Molti dei problemi di dati che osservo iniziano con un cambiamento: un nuovo form, una nuova integrazione, un campo senza proprietario. Decidi chi approva i nuovi campi, le nuove integrazioni e le importazioni di grandi dimensioni, e mantieni un breve registro dei cambiamenti.

Di Salesforce Linee guida Well-Architected fa riferimento a un Salesforce Center of Excellence per questo tipo di lavoro di governance.

Chi dovrebbe essere responsabile della governance dei dati Salesforce

La responsabilità dipende dalle dimensioni del team e da quanti sistemi scrivono in Salesforce. Queste sono le opzioni più comuni, ciascuna con un compromesso:

• Amministratore Salesforce: conosce l'organizzazione, crea le regole e i permessi. La governance compete con ogni altra richiesta admin, e le definizioni aziendali richiedono input da vendite e marketing.
• RevOps o Sales Ops: ha il reporting e i processi tra i team, quindi vede per primo il costo dei dati errati. I cambiamenti alle regole e alle autorizzazioni passano ancora attraverso un amministratore.
• Responsabile dei dati: un ruolo focalizzato sul monitoraggio della qualità dei dati, sull'indagine dei problemi e sul coordinamento delle correzioni. È un ruolo in più da finanziare, che i team più piccoli potrebbero non avere.
• Un piccolo gruppo interfunzionale: Trailhead suggerisce un "lightweight data governance and stewardship team" di stakeholder aziendali e tecnologici. Le decisioni possono rallentare quando nessuna sola persona prende la decisione finale.

Di Salesforce admin blog definisce anche la data stewardship come "responsabilità di tutti." Chiunque gestisca le politiche, ogni utente che inserisce dati ne è parte.

Indipendentemente dal modello, designate una persona che decide in ultimo su ogni area di policy.

Ruoli e responsabilità della governance dei dati Salesforce

Modello di governance dei dati Salesforce

Usa come punto di partenza. Sostituisci gli esempi con gli oggetti, i campi e i proprietari della tua organizzazione.

Inizi il Suo piano di governance con i Suoi duplicati.

Un piano di governance dei dati Salesforce copre sei aree, dagli standard dei dati alla gestione dei cambiamenti, e ognuna ha bisogno di una persona che prenda la decisione finale. I duplicati esistenti sono un buon punto di partenza, perché mostrano quale di quelle aree ha bisogno di attenzione per prima.

Un template con i tuoi oggetti e proprietari trasforma quelle decisioni in una policy che il tuo team può seguire. Revisione regolare e aggiornamenti mantengono i dati dell'organizzazione affidabili mentre arrivano nuovi form, import e integrazioni.

Domande frequenti