TL;DR
- Equipas de vendas em crescimento rápido não conseguem evitar todas as duplicatas no CRM.
- CRMs e ferramentas conectadas criam alguns registos de formas que a sua equipa não consegue alterar.
- Acorde sobre quem importa dados e limpe folhas de cálculo de duplicados antes de as importar.
- Mescle novos duplicados automaticamente antes de se espalharem em relatórios, sequências e propriedade.
- Dedupely limpa folhas de cálculo antes da importação e funde duplicados de CRM novos automaticamente.
As equipas de vendas em rápido crescimento querem um CRM onde cada contacto existe uma só vez. Na prática, adicionam ferramentas, importações e pessoas mais depressa do que alguém consegue verificar o que entra. Pelo que tenho visto, a prevenção total é raramente possível, porque os CRMs e as integrações fazem coisas que não consegue alterar. O que pode fazer é impedir que os duplicados se propaguem e se mantenham. Nesta publicação, aprenderá quais os passos de prevenção que funcionam numa equipa rápida e onde cada um falha.
Por que não consegue impedir todos os duplicados à entrada
Cada CRM, ferramenta e integração tem comportamentos nativos que não consegue desativar. Alguns criam registos automaticamente, com regras que não controla.
Um exemplo é o HubSpot criar empresas órfãs: cria uma empresa a partir de um domínio de e-mail, sem contacto associado. É um problema conhecido e ainda não foi resolvido.
As equipas rápidas funcionam por resultados. Os comerciais adicionam ferramentas que os ajudam a vender, o marketing adiciona formulários e eventos, e ninguém quer desacelerar para verificar dados.
Num mundo ideal, evitaria todos os duplicados. Na realidade, dados ruins vão chegar, e o objetivo é impedir que se disseminem e fiquem.
O que a deduplicação nativa identifica e onde falha
A deduplicação nativa funciona, até certo ponto. Já vi Pipedrive, Salesforce e Nimble apanhar alguns duplicados quando um registo chega e perguntam se ainda quer adicioná-lo.
Cada verificação também tem os seus próprios limites. Em alguns CRMs, por exemplo, importações sem email, domínio ou ID de registo criam novos registos, e registos criados através da API podem ignorar a verificação.
O limite maior é o tempo. Numa equipa rápida, os utilizadores não param para ler um aviso, por isso clicam através dele.
Em muitas equipas, mais pessoas que apenas o admin de CRM podem importar e carregar sempre que precisam. Mesmo com um protocolo, saltam-no, e os duplicados tornam-se problema do admin.
As ferramentas nativas também falham quando duplicados já existem. Muitas equipas que tentam limpar com elas desistem no meio do caminho.
35% das equipas desistem das ferramentas de deduplicação nativas do seu CRM devido a fusões duas de cada vez, limites de visualização ou controlos de campo em falta.
Como se parece a prevenção realista
A prevenção numa equipa rápida funciona como um conjunto de camadas. Cada uma apanha parte do problema, e a última apanha o que as outras deixam passar.
Acordem quem importa e como
Restrinja as importações a um pequeno grupo, ou pelo menos acorde numa forma de as fazer. Decida quais os campos que devem ser preenchidos, como nomes e emails são formatados, e em qual objeto vai cada lista.
Escreva-o onde os representantes o vejam, e mantenha-o curto. Um protocolo que demora muito é aquele que as pessoas ignoram.
Nomeie uma pessoa que possui o protocolo e responde a questões sobre ele. Quando uma nova ferramenta ou fonte de lista surge, essa pessoa decide como os seus dados entram.
Validar folhas de cálculo antes de importar
Listas de eventos, listas de parceiros e folhas de cálculo de representantes são alguns dos duplicados mais fáceis de evitar. Verifique cada ficheiro para duplicados dentro de si próprio, e comparativamente ao que já está no CRM, antes de o importar.
Use a mesma correspondência que usaria no CRM. Permita erros de digitação, alcunhas e sufixos de empresa, para que correspondências aproximadas não passem como novas pessoas.
Use a deduplicação nativa do seu CRM para o que consegue apanhar
Ative a desduplicação nativa que o seu CRM oferece e ajuste a correspondência nativa aos seus dados. Cada duplicado que para é um a menos para fusionar depois.
Verifique-as também de vez em quando. Se os representantes clicarem no mesmo aviso todos os dias, a regra pode ser demasiado abrangente. Pode também apontar para uma fonte que vale a pena corrigir.
Mescle novas duplicatas continuamente
Para tudo o que ainda passa, agende a mesclagem automática para ser executada o mais rápido possível. A ferramenta procura, corresponde e mescla imediatamente, depois começa de novo assim que termina. Os novos duplicados são encontrados e mesclados em minutos após chegarem.
Esses minutos importam. Um duplicado fundido cedo não chega a relatórios, sequências de email ou regras de propriedade, onde causa chamadas duplas e disputas de comissão.
Funda automaticamente as correspondências de que tem mais certeza, como o mesmo email ou o mesmo nome e empresa. Envie casos extremos para revisão.
50% das equipas que desistiram das ferramentas de deduplicação nativas do seu CRM consideraram-nas muito limitadas, caras ou incómodas para uma limpeza profunda.
| Camada | O que encontra | Onde fica aquém |
|---|---|---|
| Acordo sobre quem importa e como | Listas mal formatadas de representantes e eventos | As pessoas saltam esta etapa quando têm pressa |
| Verificação de folha de cálculo antes de importar | Duplicados dentro de um ficheiro e contra o CRM | Cobre apenas ficheiros que alguém se lembra de verificar |
| Deduplicação nativa do CRM | Alguns duplicados na criação, quando é perguntado ao utilizador | Os utilizadores clicam para continuar, e alguns registos criados através de integrações ou da API não são verificados |
| Ciclo contínuo de correspondência e fusão | O que passa pelas outras camadas em minutos | Duplicados existem alguns minutos, e casos especiais precisam de revisão |
Por onde começar
Limpe os duplicados existentes antes de ativar mesclagem automática. A automatização sobre dados desorganizados passa tempo resolvendo problemas antigos.
Depois adicione as camadas uma de cada vez, começando por quem importa. Observe quais duplicados ainda passam e ajuste a camada que os deixou entrar.
Como o Dedupely impede que duplicados se multipliquem numa equipa de vendas rápida
No Dedupely, pode limpar uma folha de cálculo de duplicados antes de a importar. Uma vez que os registos estão no CRM, pode fundir novos duplicados automaticamente e novos registos aparecem para correspondência dentro de 1 a 5 minutos. Saiba mais em Como automatizar a deduplicação de CRM sem perder dados.
Procure duplicados na próxima folha de cálculo antes de importar
Construa a sua prevenção em camadas
Não conseguirá evitar todos os duplicados numa equipa ativa, e nem precisa. A prevenção funciona em camadas: definir quem importa, verificar cada folha de cálculo antes da entrada e usar a deduplicação nativa da CRM.
Cada camada apanha parte do problema, e nenhuma apanha tudo. O que passa é fundido em minutos, antes de chegar aos relatórios, sequências e atribuição, para que a equipa continue a trabalhar sem espalhar dados errados.
Perguntas frequentes
Pode evitar completamente duplicados de contactos num CRM?
Raramente. CRMs, integrações e ferramentas de vendas criam registos com regras nativas que não consegue mudar, e utilizadores ocupados nem sempre param para verificar avisos. Planeie reduzir duplicados na entrada, depois encontre e funda o resto rapidamente, antes de se espalharem em relatórios, sequências e propriedade.
O que causa falhas na deduplicação de CRM em equipas de vendas em rápido crescimento?
Tende a falhar quando dados chegam mais rápido do que alguém verifica. Muitas pessoas importam e carregam, avisos são ignorados, ferramentas criam registos sozinhas e limpeza nativa não acompanha o volume. Equipas que conseguem concordam em quem importa, verificam ficheiros primeiro e mesclam duplicados novos continuamente.
Como posso evitar duplicados ao importar uma folha de cálculo?
Verifique a folha de cálculo antes de a importar. Procure duplicados no ficheiro e nos registos já existentes, permitindo erros de digitação, apelidos e formatações diferentes. Limite quem pode importar, estabeleça campos e formatos necessários, e use as verificações de importação do seu CRM quando disponíveis.
Os avisos de duplicados de CRM funcionam?
Funcionam até certo ponto. Vários CRMs avisam sobre possíveis duplicados quando um registo é criado e perguntam se quer continuar, mas alguns não verificam registos criados através de integrações ou da API. Utilizadores ocupados também clicam para ignorar os avisos, então mantenha-os para o que apanham e planeie outra forma de encontrar o resto.
Com que rapidez devem as novas duplicatas ser mescladas?
Assim que tiver certeza. Um duplicado fundido em minutos raramente chega aos relatórios ou regras de propriedade; deixado semanas, acumula chamadas e e-mails. Funda automaticamente as correspondências claras (mesmo e-mail, mesmo nome e empresa) e envie os casos extremos para revisão.
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