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TL;DR

  • Equipes de vendas em crescimento rápido não conseguem evitar todas as duplicatas no CRM.
  • CRMs e ferramentas conectadas criam alguns registros de formas que a sua equipe não consegue alterar.
  • Acorde sobre quem importa dados e limpe planilhas de duplicados antes de as importar.
  • Mescle novos duplicados automaticamente antes de se espalharem em relatórios, sequências e propriedade.
  • Dedupely limpa planilhas antes da importação e mescla duplicados de CRM novos automaticamente.

As equipes de vendas em rápido crescimento querem um CRM onde cada contato existe uma só vez. Na prática, adicionam ferramentas, importações e pessoas mais depressa do que alguém consegue verificar o que entra. Pelo que tenho visto, a prevenção total é raramente possível, porque os CRMs e as integrações fazem coisas que não consegue alterar. O que pode fazer é impedir que os duplicados se propaguem e se mantenham. Nesta publicação, aprenderá quais os passos de prevenção que funcionam numa equipe rápida e onde cada um falha.

Por que não consegue impedir todos os duplicados à entrada

Cada CRM, ferramenta e integração tem comportamentos nativos que não consegue desativar. Alguns criam registros automaticamente, com regras que não controla.

Um exemplo é o HubSpot criar empresas órfãs: cria uma empresa a partir de um domínio de e-mail, sem contato associado. É um problema conhecido e ainda não foi resolvido.

As equipes rápidas funcionam por resultados. Os comerciais adicionam ferramentas que os ajudam a vender, o marketing adiciona formulários e eventos, e ninguém quer desacelerar para verificar dados.

Num mundo ideal, evitaria todos os duplicados. Na realidade, dados ruins vão chegar, e o objetivo é impedir que se disseminem e fiquem.

O que a deduplicação nativa identifica e onde falha

A deduplicação nativa funciona, até certo ponto. Já vi Pipedrive, Salesforce e Nimble pegarem alguns duplicados quando um registro chega e perguntarem se você ainda quer adicioná-lo.

Cada verificação também tem os seus próprios limites. Em alguns CRMs, por exemplo, importações sem email, domínio ou ID de registro criam novos registros, e registros criados através da API podem ignorar a verificação.

O limite maior é o tempo. Numa equipe rápida, os usuários não param para ler um aviso, por isso clicam através dele.

Em muitas equipes, mais pessoas do que o admin de CRM podem importar e enviar sempre que precisam. Mesmo com um protocolo, elas o pulam, e os duplicados viram problema do admin.

As ferramentas nativas também falham quando duplicados já existem. Muitas equipes que tentam limpar com elas desistem no meio do caminho.

35% das equipes desistem das ferramentas de deduplicação nativas do seu CRM devido a mesclagens duas de cada vez, limites de visualização ou controles de campo em falta.

Fonte: pesquisa de chamadas do Dedupely

Como se parece a prevenção realista

A prevenção numa equipe rápida funciona como um conjunto de camadas. Cada uma apanha parte do problema, e a última apanha o que as outras deixam passar.

Acordem quem importa e como

Restrinja as importações a um pequeno grupo, ou pelo menos acorde numa forma de as fazer. Decida quais os campos que devem ser preenchidos, como nomes e emails são formatados, e em qual objeto vai cada lista.

Escreva-o onde os representantes vão vê-lo, e mantenha-o curto. Um protocolo que demora demais é aquele que as pessoas ignoram.

Nomeie uma pessoa que possui o protocolo e responde a questões sobre ele. Quando uma nova ferramenta ou fonte de lista surge, essa pessoa decide como os seus dados entram.

Validar planilhas antes de importar

Listas de eventos, listas de parceiros e planilhas de representantes são alguns dos duplicados mais fáceis de evitar. Verifique cada arquivo para duplicados dentro de si próprio, e comparativamente ao que já está no CRM, antes de o importar.

Use a mesma correspondência que usaria no CRM. Considere erros de digitação, apelidos e sufixos de empresa, para que correspondências aproximadas não entrem como pessoas novas.

Use a deduplicação nativa do seu CRM para o que consegue apanhar

Ative a desduplicação nativa que o seu CRM oferece e ajuste a correspondência nativa aos seus dados. Cada duplicado que para é um a menos para mesclar depois.

Verifique-as de vez em quando também. Se os vendedores clicarem no mesmo aviso todos os dias, a regra pode ser ampla demais. Ela também pode apontar para uma origem que vale a pena corrigir.

Mescle automaticamente os novos duplicados de forma agendada

Para tudo o que ainda passa, mescle automaticamente, com agendamento, os duplicados novos de que tem a certeza, como correspondências exatas de email. A ferramenta analisa, compara e mescla logo, e recomeça assim que termina. Os duplicados novos são encontrados e mesclados minutos depois de chegarem.

Esses minutos importam. Um duplicado mesclado cedo não chega a relatórios, sequências de email ou regras de propriedade, onde causa chamadas duplas e disputas de comissão.

Mescle automaticamente as correspondências de que tem mais certeza, como o mesmo email ou o mesmo nome e empresa. Envie casos extremos para revisão.

50% das equipes que desistiram das ferramentas nativas de deduplicação do seu CRM as consideraram limitadas demais, caras demais ou pesadas demais para uma limpeza profunda.

Fonte: pesquisa de chamadas do Dedupely
Camada O que encontra Onde fica aquém
Acordo sobre quem importa e como Listas mal formatadas de representantes e eventos As pessoas saltam esta etapa quando têm pressa
Verificação de planilha antes de importar Duplicados dentro de um arquivo e contra o CRM Cobre apenas arquivos que alguém se lembra de verificar
Deduplicação nativa do CRM Alguns duplicados na criação, quando é perguntado ao usuário Os usuários clicam para continuar, e alguns registros criados através de integrações ou da API não são verificados
Mesclagem automática agendada O que passa pelas outras camadas em minutos Duplicados existem alguns minutos, e casos especiais precisam de revisão

Por onde começar

Limpe os duplicados que já tem antes de ativar qualquer mesclagem automática. A mesclagem automática sobre um acumulado desarrumado gasta o tempo em problemas antigos.

Depois adicione as camadas uma de cada vez, começando por quem importa. Observe quais duplicados ainda passam e ajuste a camada que os deixou entrar.

Como o Dedupely impede que duplicados se multipliquem numa equipe de vendas rápida

No Dedupely, pode limpar uma planilha de duplicados antes de a importar. Uma vez que os registros estão no CRM, pode mesclar novos duplicados automaticamente e novos registros aparecem para correspondência dentro de 1 a 5 minutos. Saiba mais em Como automatizar a deduplicação de CRM sem perder dados.

Procure duplicados na próxima planilha antes de importar

Construa a sua prevenção em camadas

Não conseguirá evitar todos os duplicados numa equipe ativa, e nem precisa. A prevenção funciona em camadas: definir quem importa, verificar cada planilha antes da entrada e usar a deduplicação nativa da CRM.

Cada camada apanha parte do problema, e nenhuma apanha tudo. O que passa é mesclado em minutos, antes de chegar aos relatórios, sequências e atribuição, para que a equipe continue a trabalhar sem espalhar dados errados.

Perguntas frequentes

Pode evitar completamente duplicados de contatos num CRM?

Raramente. CRMs, integrações e ferramentas de vendas criam registros com regras nativas que não consegue mudar, e usuários ocupados nem sempre param para verificar avisos. Planeje reduzir duplicados na entrada, depois encontre e mescle o resto rapidamente, antes de se espalharem em relatórios, sequências e propriedade.

O que causa falhas na deduplicação de CRM em equipes de vendas em rápido crescimento?

Tende a falhar quando os dados chegam mais rápido do que alguém os verifica. Muitas pessoas importam e enviam, os avisos de entrada são ignorados, as ferramentas criam registros sozinhas, e as ferramentas nativas de limpeza têm dificuldade com o volume. As equipes que conseguem acompanhar combinam quem importa, verificam os arquivos primeiro e mesclam os novos duplicados continuamente.

Como posso evitar duplicados ao importar uma planilha?

Verifique a planilha antes de importá-la. Procure duplicados no arquivo e nos registros já existentes, considerando erros de digitação, apelidos e formatações diferentes. Limite quem pode importar, defina os campos e formatos obrigatórios, e use as verificações de importação do seu CRM quando houver.

Os avisos de duplicados de CRM funcionam?

Funcionam até certo ponto. Vários CRMs avisam sobre possíveis duplicados quando um registro é criado e perguntam se você quer continuar, mas alguns não verificam registros criados por integrações ou pela API. Usuários ocupados também clicam para ignorar os avisos, então mantenha-os ativos pelo que pegam e planeje outra forma de encontrar o resto.

Com que rapidez devem as novas duplicatas ser mescladas?

Assim que tiver certeza. Um duplicado mesclado em minutos raramente chega aos relatórios ou regras de propriedade; deixado semanas, acumula chamadas e e-mails. Mescle automaticamente as correspondências claras (mesmo e-mail, mesmo nome e empresa) e envie os casos extremos para revisão.