Previeni i duplicati di contatti nei team di vendita in rapida crescita

I team di vendita in rapida crescita vogliono un CRM dove ogni contatto esiste una sola volta. In pratica, aggiungono strumenti, importazioni e persone più velocemente di quanto possa controllare chiunque. Da quello che ho visto, la prevenzione completa è raramente possibile: i CRM e le integrazioni fanno cose che non puoi cambiare. Quello che puoi fare è impedire ai duplicati di diffondersi e di durare. In questo articolo, scoprirai quali misure di prevenzione funzionano in un team veloce e dove ciascuna fallisce.

Perché non fermi ogni doppione all'ingresso

Ogni CRM, strumento e integrazione ha un comportamento nativo che non riesci a disattivare. Alcuni creano record autonomamente, con regole che non controlli.

Un esempio è HubSpot che crea aziende orfane: crea un'azienda da un dominio di email senza contatto allegato. È un problema noto e non è ancora cambiato.

I team veloci funzionano anche sui risultati. I commerciali aggiungono strumenti che li aiutano a vendere, il marketing aggiunge moduli ed eventi, e nessuno vuole rallentare per controllare i dati.

In un mondo ideale, eviteresti ogni duplicato. In realtà, i dati scadenti arriveranno e l'obiettivo è impedire che si diffondano e si fermino.

Cosa rileva la deduplicazione nativa, e dove si ferma

La deduplicazione nativa funziona, fino a un certo punto. Ho visto Pipedrive, Salesforce e Nimble rilevare alcuni duplicati quando arriva un record e chiedono se si desidera ancora aggiungerlo.

Ogni controllo ha limiti. In alcuni CRM, ad esempio, gli import senza email, dominio o ID creano nuovi record. Quelli creati via API possono saltare il controllo.

Il limite maggiore è il tempo. In un team veloce, gli utenti non si fermano a leggere un avviso, quindi lo superano.

In molti team, più persone dell'admin CRM possono importare e caricare quando necessario. Anche con un protocollo in vigore, lo saltano e i duplicati diventano un problema dell'admin.

Gli strumenti nativi faticano anche quando i duplicati sono già presenti. Molti team che cercano di pulire con loro si fermano a metà strada.

Come appare la prevenzione realistica.

La prevenzione funziona come una serie di livelli. Ognuno risolve parte del problema, e l'ultimo risolve quello che gli altri non vedono.

Concordate chi importa e come

Limitate gli import a un piccolo gruppo, o almeno concordate un unico modo di farli. Decidete quali campi vanno compilati, come formattare nomi e email, e dove vanno i record di ogni lista.

Scrivilo dove i rep lo vedranno e mantienilo breve. Un protocollo che richiede troppo tempo è quello che le persone saltano.

Nomina una persona che possiede il protocollo e risponde alle domande al riguardo. Quando appare un nuovo strumento o una nuova fonte di elenco, quella persona decide come i suoi dati vengono inseriti.

Verifica i fogli di calcolo per duplicati prima dell'importazione

Gli elenchi di eventi, gli elenchi di partner e i fogli di calcolo dei commerciali sono tra i duplicati più facili da evitare. Controllate ogni file per duplicati al suo interno e confrontatelo con quello che è già nel CRM, prima di importarlo.

Usa la stessa corrispondenza che useresti nel CRM. Consenti errori di battitura, soprannomi e suffissi aziendali, affinché le corrispondenze approssimative non vengano registrate come nuove persone.

Usa la deduplicazione nativa del tuo CRM per quello che cattura

Attiva la deduplicazione nativa del tuo CRM e ottimizza il suo matching sui tuoi dati. Ogni duplicato che blocca è uno in meno da unire dopo.

Controllali di tanto in tanto. Se i rappresentanti cliccano lo stesso avviso ogni giorno, la regola potrebbe essere troppo ampia. Potrebbe anche indicare una fonte che vale la pena correggere.

Unisci in automatico i nuovi duplicati con una pianificazione

Per tutto ciò che passa ancora, unisci automaticamente e con una pianificazione i nuovi duplicati di cui sei sicuro, come le corrispondenze esatte di email. Lo strumento analizza, confronta e unisce subito, poi ricomincia appena finisce. I nuovi duplicati vengono trovati e uniti pochi minuti dopo l'arrivo.

Quei minuti contano. Un duplicato unito presto non entra in report, sequenze email o regole di proprietà, dove genera contatti doppi e dispute di commissione.

Unisci automaticamente le corrispondenze più sicure, come la stessa email o lo stesso nome e azienda. Invia i casi limite alla revisione.

Da dove iniziare

Pulisci i duplicati che hai già prima di attivare qualsiasi unione automatica. L'unione automatica su un arretrato disordinato passa il tempo su vecchi problemi.

Quindi aggiungi i livelli uno alla volta, iniziando con quello delle importazioni. Osserva quali duplicati passano ancora e modifica il livello che li ha fatti passare.

Costruisci la tua prevenzione per livelli

Non puoi fermare ogni duplicato in un team veloce, e non devi nemmeno provarci. La prevenzione funziona per strati: un accordo su chi importa, una verifica di ogni foglio di calcolo prima dell'importazione, e la deduplicazione nativa che il tuo CRM ha già.

Ogni livello intercetta parte del problema, nessuno li intercetta tutti. Quello che passa viene unito in pochi minuti, prima di raggiungere report, sequenze e assegnazioni, così il team continua a lavorare senza diffondere dati errati.

Domande frequenti