Résumé
- Les équipes commerciales à croissance rapide ne peuvent pas exclure tous les doublons du CRM.
- Les CRM et outils connectés créent certains enregistrements que votre équipe ne peut pas modifier.
- Établissez qui importe les données et nettoyez les feuilles des doublons avant de les importer.
- Fusionnez automatiquement les nouveaux doublons avant qu'ils ne s'étalent aux rapports, séquences et propriété.
- Dedupely nettoie les feuilles de calcul avant l'import et fusionne automatiquement les nouveaux doublons du CRM.
Les équipes commerciales à croissance rapide veulent un CRM où chaque contact n'existe qu'une fois. En pratique, ils ajoutent des outils, des importations et des personnes plus vite que quiconque ne peut vérifier ce qui arrive. D'après ce que j'ai vu, la prévention totale est rarement possible, car les CRM et les intégrations font des choses que vous ne pouvez pas changer. Ce que vous pouvez faire, c'est empêcher les doublons de se propager et de persister. Dans cet article, vous apprendrez quelles étapes de prévention tiennent bon dans une équipe rapide et où chacune d'elles échoue.
Pourquoi il est impossible d'arrêter chaque doublon à la porte
Chaque CRM, outil et intégration a un comportement natif que vous ne pouvez pas désactiver. Certains créent des enregistrements eux-mêmes, avec des règles que vous ne contrôlez pas.
Un exemple : HubSpot crée des sociétés orphelines en en créant une à partir d'un domaine email, sans contact attaché. C'est un problème connu qui n'a pas changé.
Les équipes rapides se basent aussi sur les résultats. Les commerciaux ajoutent des outils qui les aident à vendre, le marketing ajoute des formulaires et des événements, et personne ne veut ralentir pour vérifier les données.
Dans un monde idéal, vous éviteriez chaque doublon. En réalité, les mauvaises données vont arriver, et l'objectif est de les empêcher de se propager et de persister.
Ce que la déduplication native détecte, et où elle s'arrête
La déduplication native fonctionne, jusqu'à un certain point. J'ai vu Pipedrive, Salesforce et Nimble détecter certains doublons quand un enregistrement arrive et demander si vous voulez vraiment l'ajouter.
Chaque contrôle a aussi ses propres limites. Dans certains CRM, les importations sans e-mail, domaine ou ID d'enregistrement créent de nouveaux enregistrements. Ceux créés via l'API peuvent contourner le contrôle.
Le vrai problème, c'est le temps. Dans une équipe rapide, les utilisateurs ne s'arrêtent pas pour lire un avertissement : ils le contournent.
Dans de nombreuses équipes, plusieurs personnes peuvent charger une feuille sans protocole strict. Les doublons deviennent rapidement le problème de l'admin CRM.
Les outils natifs ont aussi du mal une fois que les doublons sont présents. Beaucoup d'équipes qui essaient de nettoyer avec eux arrêtent à mi-chemin.
35 % des équipes abandonnent les outils de déduplication natifs de leur CRM en raison des fusions deux par deux, des limitations d'affichage ou des contrôles de champs manquants.
À quoi ressemble la prévention réaliste
La prévention dans une équipe rapide fonctionne par couches successives. Chacune capture une partie du problème, la dernière attrape ce que les autres manquent.
Convenir de qui importe et comment
Limitez les importations à un petit groupe ou convenez au moins d'une seule façon de les faire. Décidez quels champs doivent être remplis, comment les noms et e-mails sont formatés, et vers quel objet chaque liste va.
Documentez-le où vos reps le verront et gardez-le court. Un protocole trop long ne sera pas suivi.
Nommez une personne qui possède le protocole et répond aux questions à ce sujet. Quand un nouvel outil ou une nouvelle source de liste apparaît, cette personne décide comment ses données entrent.
Vérifiez les doublons avant l'import
Les listes d'événements, les listes de partenaires et les feuilles de calcul des commerciaux sont parmi les doublons les plus faciles à prévenir. Vérifiez chaque fichier pour les doublons en interne et par rapport à ce qui est déjà dans le CRM, avant de l'importer.
Utilisez le même appairage que vous utiliseriez dans le CRM. Acceptez les fautes de frappe, les surnoms et les suffixes d'entreprise pour que les correspondances proches ne s'ajoutent pas comme de nouvelles personnes.
Utilisez la déduplication native de votre CRM pour ce qu'elle détecte
Activez la dédupplication native que votre CRM propose, puis ajustez sa correspondance à vos données. Chaque doublon qu'il arrête, c'est un de moins à fusionner.
Vérifiez-les de temps en temps aussi. Si les représentants contournent le même avertissement chaque jour, la règle est peut-être trop large. Elle peut aussi pointer vers une source qui mérite d'être corrigée.
Fusionner les nouveaux doublons en continu
Pour tout ce qui passe encore, programmez la fusion automatique pour qu'elle s'exécute dès que possible. L'outil analyse, met en correspondance et fusionne immédiatement, puis recommence dès qu'il a terminé. Les nouveaux doublons sont trouvés et fusionnés quelques minutes après leur arrivée.
Ces minutes comptent. Un doublon fusionné en amont n'atteint pas les rapports, les séquences d'email ou les règles de propriété, où il crée des appels en double et des conflits de commission.
Fusionnez automatiquement les correspondances les plus certaines, comme le même e-mail ou le même nom et entreprise. Envoyez les cas limites à l'examen.
50% des équipes qui ont renoncé aux outils de déduplication natifs de leur CRM les trouvaient trop limités, trop chers ou peu pratiques pour un vrai nettoyage.
| Couche | Ce qu'il détecte | Ses limites |
|---|---|---|
| Accord sur qui importe et comment | Listes mal formatées des reps et des événements | Les gens l'ignorent quand ils sont pressés |
| Contrôle de fichier avant importation | Doublons à l'intérieur d'un fichier et par rapport au CRM | Ne couvre que les fichiers que l'on pense à vérifier |
| Déduplication native du CRM | Certains doublons à la création, quand on demande à l'utilisateur | Les utilisateurs cliquent, et certains enregistrements créés par des intégrations ou l'API ne sont pas vérifiés. |
| Boucle de rapprochement et fusion continue | Ce qui passe les autres couches, en quelques minutes | Les doublons existent quelques minutes, et les cas limites demandent une vérification manuelle. |
Par où commencer
Nettoyez les doublons que vous avez déjà avant d'activer une fusion automatique. Une boucle sur un arriéré chaotique passe son temps sur des problèmes anciens.
Ajoutez les couches une à la fois, en commençant par qui importe. Observez quels doublons passent encore et ajustez la couche qui les a laissé entrer.
Comment Dedupely empêche les doublons de se propager dans une équipe commerciale dynamique
Avec Dedupely, vous pouvez nettoyer une feuille de calcul de doublons avant de l'importer. Une fois les enregistrements dans le CRM, vous pouvez fusionner les nouveaux doublons automatiquement, et les nouveaux enregistrements s'affichent pour un matching en 1 à 5 minutes. Lisez plus dans Comment automatiser la déduplication CRM sans perdre de données.
Recherchez les doublons dans votre prochain tableau avant l'import
Construisez votre prévention par couches
Vous n'arrêterez pas tous les doublons dans une équipe rapide, et vous n'avez pas besoin de le faire. La prévention fonctionne par niveaux. Un accord sur qui importe, un contrôle de chaque feuille de calcul avant import, et le dédoublonnage natif que votre CRM propose déjà.
Chaque couche résout une partie du problème. Ce qui passe au travers est fusionné en quelques minutes, avant d'affecter les rapports et séquences, pour que l'équipe continue sans mauvaises données.
Questions fréquentes
Pouvez-vous prévenir complètement les contacts en double dans un CRM ?
Rarement. Les CRM, les intégrations et les outils de vente créent des enregistrements avec des règles natives que vous ne pouvez pas modifier, et les utilisateurs occupés ne s'arrêtent pas toujours pour vérifier les avertissements. Prévoyez de réduire les doublons à l'entrée, puis trouvez et fusionnez le reste rapidement, avant qu'ils ne se propagent dans les rapports, les séquences et la propriété.
Qu'est-ce qui cause l'échec de la déduplication CRM dans les équipes commerciales en croissance rapide ?
Ça échoue quand les données arrivent plus vite que leur vérification. Nombreux imports et uploads, avertissements ignorés, outils qui créent seuls, nettoyage natif difficile à grande échelle. Les équipes qui maîtrisent le process s'accordent sur qui importe, vérifient les fichiers en premier et fusionnent les doublons en continu.
Comment empêcher les doublons lors de l'import d'une feuille de calcul ?
Vérifiez la feuille de calcul avant l'importation. Recherchez les doublons dans le fichier et dans votre CRM, en tenant compte des fautes de frappe, des surnoms et des formats différents. Limitez qui peut importer, accordez-vous sur les champs et formats requis, et utilisez les vérifications d'importation de votre CRM.
Les avertissements de doublon CRM fonctionnent-ils ?
Elles fonctionnent dans une certaine mesure. Plusieurs CRM avertissent des doublons possibles lors de la création d'un enregistrement et demandent si vous souhaitez continuer, mais certains ne vérifient pas les enregistrements créés via les intégrations ou l'API. Les utilisateurs occupés cliquent aussi à travers les avertissements, alors conservez-les pour ce qu'elles détectent et prévoyez une autre façon de trouver le reste.
À quelle fréquence les nouveaux doublons doivent-ils être fusionnés ?
Dès que vous êtes sûr qu'il s'agit de doublons. Une fusion en quelques minutes atteint rarement les rapports, les séquences ou les règles de propriété, tandis qu'une laissée des semaines accumule appels et e-mails sur les deux enregistrements. Fusionnez automatiquement les correspondances évidentes, comme le même e-mail ou le même nom et entreprise, et envoyez les cas limites à révision.
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