Résumé
- Les fiches CRM sans e-mail proviennent souvent de saisies manuelles, d'imports, d'appels et d'événements.
- Une correspondance sur l'e-mail seul ne permet pas de trouver les doublons parmi les fiches sans e-mail.
- Nom avec entreprise, ou nom avec téléphone, permet de trouver de nombreux doublons sans e-mail.
- Une fusion ne doit jamais laisser un champ vide écraser un champ qui contient une valeur.
- Dedupely trouve les doublons avec ou sans e-mail, et les champs vides n'écrasent jamais les valeurs par défaut.
L'e-mail est le champ sur lequel beaucoup de CRM et de nettoyages s'appuient pour repérer les doublons de contacts. Il fonctionne bien, à condition que l'adresse soit renseignée.
De nombreuses fiches n'en ont pas. Un commercial consigne un appel avec seulement un nom et un numéro de téléphone, ou un import arrive sans sa colonne e-mail. Ces fiches échappent à la comparaison par e-mail, et leurs doublons restent cachés à côté de la fiche complète de la même personne.
Dans cet article, vous verrez d'où viennent les enregistrements sans e-mail et pourquoi la correspondance par e-mail les manque. Vous verrez aussi sur quels champs les faire correspondre, et comment les fusionner sans perdre les données qu'ils contiennent.
D'où viennent les fiches sans e-mail
Les causes varient d'un CRM à l'autre. Ces sources reviennent souvent.
- Saisie manuelle : un commercial crée un contact à partir d'un appel, d'une réunion ou d'une carte de visite, et ne renseigne que ce qu'il a sous la main.
- Importations : un tableur sans colonne e-mail, ou dont la colonne est associée au mauvais champ.
- Applications de téléphonie et d'appels : un appel entrant peut créer un contact avec un numéro et peu d'autres informations.
- Événements : les scans de badges et les listes de participants comportent souvent un nom et une entreprise, mais pas d'e-mail. Notre article sur comment les listes d'événements et les listes achetées créent des doublons couvre cette source.
- Intégrations : les outils de facturation, de support ou e-commerce peuvent créer des contacts à partir d'une commande ou d'un ticket. L'e-mail peut se trouver dans un champ que le CRM ne mappe pas.
- Migrations : un mappage de champs qui supprime un champ e-mail secondaire.
Certaines fiches n'ont volontairement pas d'e-mail. Un acheteur qui ne traite que par téléphone, ou un contact qui a demandé à ne pas communiquer son adresse, reste une fiche bien réelle.
Pourquoi la comparaison par e-mail les rate
La correspondance par e-mail compare une seule valeur. Lorsque cette valeur est vide, il n'y a rien à comparer, et la fiche ne peut donc correspondre à personne.
Un enregistrement et son jumeau avec un e-mail
Un cas fréquent : une personne avec deux fiches, l'une complète, l'autre avec un e-mail vide. Une recherche sur l'e-mail trouve la fiche complète et ne l'associe jamais à la fiche vide.
Déduplication native à la saisie
Certains CRM vérifient les nouveaux contacts sur les doublons uniquement par e-mail. Dans certains, une ligne d'import sans e-mail ni autre clé devient une nouvelle fiche. La même personne peut alors être importée encore et encore.
Les champs vides traités comme des valeurs
Le problème inverse existe aussi. Un outil ou un script qui considère deux e-mails vides comme identiques peut regrouper des centaines de fiches sans rapport. Vérifiez comment votre outil traite les champs vides avant de faire confiance à une correspondance.
Quels champs utiliser pour rapprocher les fiches quand l'e-mail manque
Ce qui constitue un doublon dépend du cas : ce qu'une équipe considère comme tel peut ne pas l'être pour une autre. Sans e-mail, il faut deux ou trois champs concordants, et la bonne combinaison dépend du contenu de vos fiches.
| Combinaison | Idéal pour | Attention à |
|---|---|---|
| Nom complet + entreprise | Contacts B2B issus d'événements, d'imports et de saisies manuelles | Noms courants dans les grandes entreprises, et noms d'entreprise écrits différemment |
| Nom complet + téléphone | Contacts issus des appels et des applications téléphoniques | Lignes fixes partagées de bureau et lignes familiales |
| Nom complet + ville ou code postal | Dossiers B2C et dossiers sans entreprise | Noms courants dans les grandes villes |
| Nom + un autre identifiant | Enregistrements avec une URL de profil social, un numéro client ou un numéro de compte | ID copiés entre fiches par erreur |
| Nom de famille + entreprise + téléphone | Surnoms et variantes de prénoms | Proches dans une entreprise familiale |
Les noms demandent une certaine tolérance : fautes de frappe, surnoms et accents manquants masquent des correspondances. Notre guide sur sur quels champs effectuer le rapprochement explique quel niveau de rigueur appliquer à chaque champ.
Comment les trouver et les examiner
Les fiches sans e-mail sont plus faciles à nettoyer à part, dans leur propre groupe. Ces principes vous aideront.
Comptez-les d'abord
Filtrez vos contacts sur un e-mail vide pour voir combien il y en a et d'où ils viennent. La source du dossier ou la date de création pointe souvent vers un seul import ou une seule intégration. Notre article sur taux de doublons et autres indicateurs de justesse du CRM explique comment suivre les champs manquants dans le temps.
Comparez-les avec des fiches complètes
Commencez par les fiches sans e-mail qui ont un jumeau avec une adresse, rapprochées sur le nom et l'entreprise ou sur le nom et le téléphone. Ce sont des doublons évidents, et les fusionner donne une fiche complète, avec les informations que l'autre détenait.
Examinez les rapprochements proches
Deux personnes portant le même nom dans la même entreprise existent bel et bien. Transmettez les correspondances incertaines au responsable de la fiche, et ne rejetez une correspondance que lorsque vous êtes certain qu'elle est erronée.
Comment les fusionner sans perdre de données
Une fiche sans e-mail contient souvent quelque chose que la fiche complète ne possède pas, comme un numéro de mobile, une note de rendez-vous ou une affaire. La fusion doit tout conserver.
- Ne laissez jamais un champ vide écraser une valeur. Si une fiche contient une adresse e-mail et que l'autre est vide, l'adresse e-mail est conservée.
- Choisissez la fiche principale avec soin. La fiche qui contient l'e-mail est souvent la meilleure, car les formulaires et les intégrations s'en servent pour retrouver le contact.
- Conservez l'historique d'activité. Les appels, notes et réunions enregistrés sur la fiche vide appartiennent à la même personne.
- Vérifiez le responsable. L'enregistrement vide appartient peut-être au commercial qui a rencontré la personne, ce qui compte pour les règles d'attribution.
Comment empêcher la multiplication des nouveaux enregistrements sans e-mail
Une fois l'arriéré fusionné, quelques habitudes gardent les groupes petits.
- Demandez aux commerciaux de chercher par nom et téléphone avant de créer un contact à partir d'un appel.
- Associez la colonne e-mail à chaque import, y compris les e-mails secondaires.
- Vérifiez quelles intégrations créent des contacts et dans quel champ elles placent l'e-mail.
- Complétez les e-mails manquants dès que vous les connaissez, avant qu'une seconde fiche ne se forme.
Les outils d'enrichissement peuvent ajouter des e-mails manquants, mais ajouter des données aux doublons les répartit sur deux fiches. Notre article sur s'il faut dédupliquer ou enrichir d'abord couvre l'ordre.
Comment Dedupely trouve les doublons sans adresse e-mail
Dans Dedupely, exclure l'e-mail de la recherche et comparer le nom avec l'entreprise, le téléphone ou la ville permet de trouver des candidats. Le nom et la ville seuls ne suffisent pas à confirmer une identité. Vérifiez des informations indépendantes, choisissez les valeurs à conserver et contrôlez les activités et associations que votre connecteur prend en charge avant de fusionner.
Trouvez les doublons que votre rapprochement par e-mail ne détecte pas
Donnez à chaque fiche un second moyen de correspondance
Les enregistrements sans e-mail passent facilement inaperçus, car l'e-mail sert souvent de point de départ au rapprochement. Ils proviennent d'appels, d'imports, d'événements et d'intégrations, et leurs doublons côtoient les fiches complètes des mêmes personnes.
Nom avec entreprise, nom avec téléphone et nom avec ville en détectent beaucoup. Fusionnées avec soin, les champs vides ne remplacent jamais de vraies valeurs : ils ajoutent les informations qui manquaient à la fiche complète.
Questions fréquentes
Comment trouver les contacts en double sans adresse e-mail ?
Faites correspondre les fiches sur d'autres champs qui identifient une personne, comme nom complet et entreprise, nom complet et téléphone, ou nom complet et ville. Commencez par les fiches qui ont un jumeau complet avec un e-mail, car ce sont les doublons les plus probables. Vérifiez les homonymes avant de fusionner, deux personnes pouvant porter le même nom.
Pourquoi certaines fiches CRM n'ont-elles pas d'e-mail ?
Souvent parce qu'ils ont été créés à partir de données incomplètes : saisie manuelle après un appel, imports sans colonne e-mail, applications téléphoniques, listes d'événements ou intégrations. Certains contacts n'ont volontairement pas d'e-mail, comme les acheteurs qui ne traitent que par téléphone. Ces enregistrements restent valides.
Peut-on fusionner une fiche sans e-mail dans une fiche qui en a un ?
Oui. Choisissez la fiche avec l'e-mail comme fiche principale si des formulaires ou intégrations s'appuient dessus. Veillez à ce que les champs vides n'écrasent pas les champs renseignés. Les activités, notes et numéros de téléphone de la fiche sans e-mail doivent être conservés, afin que rien de ce qui y a été consigné ne soit perdu.
Que deviennent les champs vides lors de la fusion de doublons ?
Cela dépend des règles de fusion. Dans une fusion sécurisée, un champ vide n'écrase jamais un champ renseigné, donc la valeur reste. Les règles de fusion varient selon les outils et CRM. Vérifiez comment les champs vides sont traités, et testez sur quelques fiches avant une fusion importante.
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