# Registos sem e-mail e como encontrar os duplicados | Dedupely

> Registos sem email escapam à correspondência por email. Cruze-os pelo nome com empresa ou telefone, reveja os casos próximos e nunca deixe um vazio apagar dados.

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- Published: 2026-10-19
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Duplicados

## Registos sem email e como encontrar os seus duplicados

Por
[Gaby Salinas](https://www.linkedin.com/in/gbyslns)
Atualizado 19 de outubro de 2026
#
min de leitura
TL;DR
- Os registos de CRM sem email resultam frequentemente de introdução manual, importações, chamadas e eventos.
- A correspondência só pelo e-mail não encontra duplicados entre registos sem e-mail.
- Nome com empresa ou nome com telefone encontra muitos duplicados que não têm email.
- Uma fusão nunca deve permitir que um campo vazio substitua um campo que tem valor.
- O Dedupely encontra duplicados com ou sem email, e os campos vazios nunca substituem valores por defeito.
O email é o campo em que muitos CRM e limpezas se apoiam para identificar contactos duplicados. Funciona bem, desde que o email esteja preenchido.
Muitos registos não têm email. Um comercial regista uma chamada apenas com um nome e um número de telefone, ou uma importação chega sem a coluna de email. Estes registos escapam à correspondência por email, e os seus duplicados ficam escondidos ao lado do registo completo da mesma pessoa.
Neste artigo, vai ver de onde vêm os registos sem email e porque é que a correspondência por email os deixa passar. Vai ver também em que campos os comparar e como os fundir sem perder os dados que contêm.

### De onde vêm os registos sem email

As causas variam de um CRM para outro. Estas fontes surgem com frequência.
- **Introdução manual:** um comercial cria um contacto a partir de uma chamada, de uma reunião ou de um cartão de visita e preenche apenas o que tem à mão.
- **Importações:** uma folha de cálculo sem coluna de email, ou com a coluna associada ao campo errado.
- **Aplicações de telefone e chamadas:** uma chamada recebida pode criar um contacto só com um número e pouco mais.
-
**Eventos:** as leituras de crachás e as listas de participantes costumam trazer nome e empresa, mas não email. O nosso artigo sobre
[como as listas de eventos e de compras criam duplicados](https://dedupe.ly/blog/why-crm-keeps-creating-duplicates)
aborda esta fonte.
- **Integrações:** ferramentas de faturação, suporte ou comércio eletrónico podem criar contactos a partir de uma encomenda ou de um pedido de suporte. O email pode estar num campo que o CRM não mapeia.
- **Migrações:** um mapeamento de campos que elimina um campo de e-mail secundário.
Alguns registos não têm e-mail de propósito. Um comprador que só trata por telefone, ou um contacto que pediu para não partilhar e-mail, continua a ser um registo real.

### Porque é que a correspondência por email os deixa passar

A correspondência por email compara um único valor. Quando esse valor está vazio, não há nada para comparar, por isso o registo não pode corresponder a ninguém.

#### Um registo e o seu gémeo com um e-mail

Um caso frequente é uma pessoa com dois registos: um completo e outro com o email em branco. Uma pesquisa por email encontra o registo completo e nunca o associa ao vazio.

#### Deduplicação nativa na entrada de dados

Alguns CRMs verificam novos contactos quanto a duplicados apenas pelo email. Em alguns, uma linha de importação sem email ou outra chave torna-se um novo registo. A mesma pessoa pode então ser importada repetidamente.

#### Campos vazios tratados como valores

O problema oposto também existe. Uma ferramenta ou um script que trate dois emails vazios como iguais pode agrupar centenas de registos sem relação. Verifique como a sua ferramenta trata os campos vazios antes de confiar numa correspondência.

### Em que campos corresponder quando falta o email

O que conta como duplicado depende do caso: o que uma equipa considera duplicado pode não o ser para outra. Sem email, precisa de dois ou três campos coincidentes, e a combinação certa depende dos dados que os seus registos têm.
| Combinação | Indicado para | Cuidado com |
| --- | --- | --- |
| Nome completo + empresa | Contactos B2B de eventos, importações e introdução manual | Nomes comuns em grandes empresas, e nomes de empresas escritos de forma diferente |
| Nome completo + telefone | Contactos de chamadas e aplicações de telefone | Linhas fixas partilhadas de escritório e linhas de família |
| Nome completo + localidade ou código postal | Registos B2C e registos sem empresa | Nomes comuns em grandes cidades |
| Nome + outro ID | Registos com URL de perfil social, número de cliente ou número de conta | IDs copiados por engano entre registos |
| Apelido + empresa + telefone | Diminutivos e variações do primeiro nome | Familiares numa empresa familiar |
Os nomes precisam de alguma tolerância: erros de digitação, alcunhas e acentos em falta escondem correspondências. O nosso guia sobre
[em que campos correspondem](https://dedupe.ly/blog/duplicate-records-in-crm-guide)
explica o grau de rigor que cada campo deve ter.

### Como encontrá-los e revê-los

Os registos sem e-mail são mais fáceis de limpar como grupo próprio. Estes princípios ajudam.

#### Conte-os primeiro

Filtre os seus contactos por email vazio e veja quantos são e de onde vêm. A origem do registo ou a data de criação costuma apontar para uma importação ou uma integração. O nosso artigo sobre
[taxa de duplicados e outras métricas de precisão do CRM](https://dedupe.ly/blog/crm-duplicate-rate-and-data-quality-metrics)
aborda como acompanhar campos em falta ao longo do tempo.

#### Compare-os com registos completos

Comece pelos registos sem email que têm um par com email, correspondidos por nome e empresa ou por nome e telefone. Esses são os duplicados óbvios, e fundi-los dá um registo completo com os dados que o outro tinha.

#### Reveja as correspondências próximas

Existem, de facto, duas pessoas com o mesmo nome na mesma empresa. Envie as correspondências pouco claras ao responsável pelo registo e rejeite uma correspondência apenas quando tiver a certeza de que está errada.
Cenário de exemplo
Um vendedor conhece um comprador numa feira e cria um contacto com nome, empresa e número de telemóvel. Semanas depois, o comprador descarrega um guia com email de trabalho, e forma-se um segundo contacto. Nome e empresa ligam os dois, e o telemóvel confirma.

### Como fundi-los sem perder dados

Um registo sem email costuma conter algo que o registo completo não tem, como um número de telemóvel, uma nota de reunião ou um negócio. A fusão deve manter tudo.
- Nunca deixe um campo vazio substituir um valor. Se um registo tem e-mail e o outro está vazio, o e-mail mantém-se.
- Escolha o registo principal com cuidado. O registo com o email é muitas vezes o melhor principal, já que formulários e integrações o usam para encontrar o contacto.
- Mantenha o histórico de atividade. As chamadas, notas e reuniões registadas no registo vazio pertencem à mesma pessoa.
- Verifique o responsável. O registo vazio pode pertencer ao comercial que conheceu a pessoa, o que importa para as regras de propriedade.

### Como evitar que novos registos sem e-mail se multipliquem

Depois de fundido o acumulado, alguns hábitos mantêm o grupo pequeno.
- Peça aos vendedores que pesquisem por nome e telefone antes de criar um contacto a partir de uma chamada.
- Mapeie a coluna de email em cada importação, incluindo emails secundários.
- Verifique que integrações criam contactos e em que campo colocam o email.
- Preencha os emails em falta assim que os souber, antes de se criar um segundo registo.
As ferramentas de enriquecimento podem acrescentar emails em falta, mas acrescentar dados a duplicados espalha-os por dois registos. O nosso artigo sobre
[se deve deduplicar ou enriquecer primeiro](https://dedupe.ly/blog/deduplication-vs-data-enrichment)
trata da ordem.

### Como a Dedupely encontra duplicados em registos sem email

No Dedupely, deixe o email fora da pesquisa e compare o nome com a empresa, o telefone ou a cidade para encontrar candidatos. Nome e cidade, por si só, não bastam para confirmar a identidade. Reveja os dados independentes, escolha os valores a manter e verifique quais as atividades e associações suportadas pelo seu conector antes de fundir.
[Encontre os duplicados que a correspondência por email não deteta](https://v2.app.dedupe.ly/signup)

### Dê a cada registo um segundo critério de correspondência

Os registos sem email passam facilmente despercebidos, porque é no email que a correspondência costuma começar. Chegam por chamadas, importações, eventos e integrações, e os seus duplicados ficam ao lado dos registos completos das mesmas pessoas.
Nome com empresa, nome com telefone e nome com cidade encontram muitos deles. Fundidos com cuidado, campos vazios nunca substituem valores reais: acrescentam os dados que faltavam ao registo completo.

### Perguntas frequentes

#### Como encontrar contactos duplicados sem endereço de email?

Faça a correspondência por outros campos que identifiquem uma pessoa, como nome completo com empresa, nome completo com telefone ou nome completo com localidade. Comece pelos registos com um par completo com email, pois são os duplicados mais prováveis. Reveja as correspondências de nomes iguais antes de fundir, porque duas pessoas podem ter o mesmo nome.

#### Porque é que os registos do CRM não têm email?

Muitas vezes porque foram criados com dados incompletos: introdução manual após uma chamada, importações sem coluna de e-mail, aplicações de telefone, listas de eventos ou integrações. Alguns contactos não têm e-mail de propósito, como compradores que só tratam por telefone. Esses registos continuam válidos.

#### Pode fundir um registo sem email com outro que tenha email?

Sim. Escolha o registo com o e-mail como principal quando os formulários e as integrações dependerem dele. Certifique-se de que os campos vazios não substituem campos preenchidos. As atividades, notas e números de telefone do registo sem e-mail devem ser transferidos, para que nada registado nele se perca.

#### O que acontece aos campos vazios quando fundir duplicados?

Depende das regras de fusão. Numa fusão segura, um campo vazio nunca substitui um campo que tem valor, por isso o valor preenchido mantém-se. As regras de fusão diferem entre ferramentas e CRM. Verifique como os campos vazios são tratados e teste com alguns registos antes de uma fusão de grande dimensão.
Por trás do artigo

### Gaby Salinas

Assistente de Marketing na Dedupely
Gaby Salinas chegou aos dados de CRM a partir do marketing e da publicidade, por isso analisa os duplicados de dois lados: a lógica de correspondência e fusão que está por trás deles e o que provocam nas pessoas que usam o CRM, como o comercial que liga duas vezes a um cliente, o administrador que é culpado e a limpeza que ninguém quer começar.
Como Assistente de Marketing na Dedupely, acompanha a forma como as equipas de RevOps, os utilizadores finais, os consultores e as equipas técnicas trabalham, na prática, com os seus dados: os registos em que deixam de confiar, as soluções alternativas que criam e o momento em que finalmente decidem fazer uma limpeza. O que descobre molda a maior parte do que a Dedupely publica.
[Contacte a Gaby no LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/gbyslns)

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