TL;DR
- I record CRM senza email spesso derivano da inserimenti manuali, importazioni, chiamate ed eventi.
- La corrispondenza solo per email non trova duplicati tra i record senza email.
- Nome con azienda o nome con telefono individua molti duplicati privi di email.
- Un'unione non dovrebbe mai permettere a un campo vuoto di sovrascrivere un campo che contiene un valore.
- Dedupely trova i duplicati con o senza email, e i campi vuoti non sovrascrivono mai i valori per impostazione predefinita.
L'email è il campo su cui molti CRM e pulizie si affidano per individuare i contatti duplicati. Funziona bene, purché l'email sia presente.
Molti record non ne hanno uno. Un commerciale registra una chiamata con solo nome e numero di telefono, oppure un'importazione arriva senza la colonna email. Questi record sfuggono alla corrispondenza via email e i loro duplicati restano nascosti accanto al record completo della stessa persona.
In questo articolo scoprirai da dove arrivano i record senza email e perché l'abbinamento via email non li trova. Vedrai anche su quali campi abbinarli e come unirli senza perdere i dati che contengono.
Da dove arrivano i record senza email
Le cause variano da un CRM all'altro. Queste fonti ricorrono spesso.
- Inserimento manuale: un commerciale crea un contatto da una chiamata, una riunione o un biglietto da visita e compila solo ciò che ha a portata di mano.
- Importazioni: un foglio di calcolo senza una colonna email, o con la colonna associata al campo sbagliato.
- App di telefonia e chiamate: una chiamata in entrata può creare un contatto con solo un numero e poco altro.
- Eventi: le scansioni dei badge e le liste dei partecipanti spesso riportano nome e azienda ma nessuna email. Il nostro articolo su come le liste di eventi e di acquisto generano duplicati illustra questa fonte.
- Integrazioni: strumenti di fatturazione, supporto o ecommerce possono creare contatti da un ordine o da un ticket. L'email potrebbe trovarsi in un campo che il CRM non mappa.
- Migrazioni: una mappatura dei campi che elimina un campo email secondario.
Alcuni record non hanno un'email di proposito. Un acquirente che tratta solo per telefono, o un contatto che ha chiesto di non condividere un'email, è comunque un record reale.
Perché il confronto per email non li trova
L'abbinamento per email confronta un solo valore. Se quel valore è vuoto, non c'è nulla da confrontare, quindi il record non può corrispondere a nessuno.
Un record e il suo gemello con un'email
Un caso frequente è una persona con due record: uno completo, uno con un'email vuota. Una ricerca per email trova quello completo e non lo abbina mai a quello vuoto.
Deduplica nativa in fase di inserimento
Alcuni CRM verificano i nuovi contatti per duplicati solo tramite email. In altri, una riga di importazione senza email o altra chiave diventa un nuovo record. La stessa persona può così essere importata più volte.
Campi vuoti trattati come valori
Esiste anche il problema opposto. Uno strumento o uno script che considera uguali due email vuote può raggruppare centinaia di record non correlati. Verifica come lo strumento gestisce i campi vuoti prima di fidarti di una corrispondenza.
Quali campi usare per l'abbinamento quando manca l'email
Cosa conta come duplicato dipende dal caso: ciò che un team considera un duplicato, un altro potrebbe non considerarlo. Senza un'email servono due o tre campi che coincidano, e la combinazione giusta dipende da cosa contengono i tuoi record.
| Combinazione | Ideale per | Fai attenzione a |
|---|---|---|
| Nome completo + azienda | Contatti B2B da eventi, importazioni e inserimento manuale | Nomi comuni in grandi aziende e nomi di aziende scritti in modo diverso |
| Nome completo + telefono | Contatti da chiamate e app telefoniche | Linee d'ufficio condivise e telefoni fissi familiari |
| Nome e cognome + città o CAP | Record B2C e record senza azienda | Nomi comuni nelle grandi città |
| Nome + un altro ID | Record con URL del profilo social, numero cliente o numero account | ID copiati per errore tra record |
| Cognome + azienda + telefono | Soprannomi e varianti del nome | Parenti in un'impresa di famiglia |
I nomi richiedono una certa tolleranza: refusi, soprannomi e accenti mancanti nascondono tutte le corrispondenze. La nostra guida su quali campi confrontare spiega quanto debba essere rigoroso ciascun campo.
Come trovarli e verificarli
I record senza email si puliscono più facilmente come gruppo a sé. Questi principi aiutano.
Contali prima
Filtra i tuoi contatti per email vuota e vedi quanti sono e da dove provengono. La fonte del record o la data di creazione spesso indicano un'unica importazione o un'unica integrazione. Il nostro articolo su tasso di duplicati e altri indicatori di accuratezza del CRM spiega come monitorare nel tempo i campi mancanti.
Confrontali con record completi
Inizia dai record senza email che hanno un gemello con email, abbinati per nome e azienda o per nome e telefono. Sono i duplicati evidenti, e unirli dà al record completo tutti i dettagli che l'altro conteneva.
Riveda i match simili
Esistono davvero due persone con lo stesso nome nella stessa azienda. Invia le corrispondenze incerte al proprietario del record, e rifiuta una corrispondenza solo quando sei certo che sia sbagliata.
Come unirli senza perdere dati
Un record senza email spesso contiene qualcosa che il record completo non ha, come un numero di cellulare, una nota di riunione o una trattativa. L'unione deve conservare tutto.
- Un campo vuoto non deve mai sovrascrivere un valore. Se un record ha un'email e l'altro è vuoto, l'email resta.
- Scegli con attenzione il record principale. Quello con l'email è spesso il migliore, perché moduli e integrazioni lo usano per trovare il contatto.
- Conservi lo storico delle attività. Chiamate, note e riunioni registrate sul record vuoto appartengono alla stessa persona.
- Verifica il titolare. Il record vuoto può appartenere al commerciale che ha incontrato la persona, il che conta per le regole di proprietà.
Come evitare che i nuovi record senza email si moltiplichino
Una volta unito l'arretrato, alcune abitudini mantengono i gruppi piccoli.
- Chiedi ai commerciali di cercare per nome e telefono prima di creare un contatto da una chiamata.
- Mappare la colonna email in ogni importazione, incluse le email secondarie.
- Verifica quali integrazioni creano contatti e in quale campo inseriscono l'email.
- Compila le email mancanti quando le scopri, prima che si crei un secondo record.
Gli strumenti di arricchimento possono aggiungere email mancanti, ma aggiungere dati ai duplicati li distribuisce su due record. Il nostro articolo su se deduplicare o arricchire prima copre l'ordine.
Come Dedupely trova i duplicati nei record senza email
In Dedupely, escludi l'email dalla ricerca e confronta nome con azienda, telefono o città per individuare i candidati. Nome e città da soli non bastano a confermare l'identità. Verifica i dati indipendenti, scegli i valori da conservare e controlla quali attività e associazioni supporta il tuo connettore prima di unire.
Offri a ogni record una seconda chiave di corrispondenza
I record senza email si perdono facilmente, perché l'email è spesso il punto da cui parte l'abbinamento. Provengono da chiamate, importazioni, eventi e integrazioni, e i loro duplicati si trovano accanto ai record completi delle stesse persone.
Nome con azienda, nome con telefono e nome con città ne trovano molti. Uniti con cura, i campi vuoti non sostituiscono mai valori reali: aggiungono i dettagli che mancavano al record completo.
Domande frequenti
Come trovo i contatti duplicati senza un indirizzo email?
Abbina i record su altri campi che identificano una persona, come nome e cognome con azienda, con telefono o con città. Inizia dai record che hanno un gemello completo con email, perché sono i duplicati più probabili. Verifica le corrispondenze con lo stesso nome prima di unire, perché due persone possono avere lo stesso nome.
Perché i record del CRM non hanno email?
Spesso perché sono stati creati con dati incompleti: inserimento manuale dopo una chiamata, importazioni senza colonna email, app telefoniche, elenchi di eventi o integrazioni. Alcuni contatti non hanno email di proposito, come gli acquirenti che trattano solo per telefono. Questi record restano validi.
Puoi unire un record senza email in uno che ha un'email?
Sì. Scegli come record principale quello con l'email se moduli e integrazioni se ne servono. Assicurati che i campi vuoti non sovrascrivano quelli compilati. Attività, note e numeri di telefono del record senza email devono essere trasferiti, così non va perso nulla di registrato.
Cosa succede ai campi vuoti quando unisci i duplicati?
Dipende dalle regole di unione. In un'unione sicura, un campo vuoto non sovrascrive mai un campo con un valore, quindi il valore resta. Le regole di unione variano tra strumenti e CRM. Verifica come vengono gestiti i campi vuoti e fai una prova su alcuni record prima di un'unione grande.
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