ChatGPTClaudePerplexityGoogle
Ver como Markdown

TL;DR

  • A RevOps costuma ser responsável pela deduplicação do CRM, porque gerencia as ferramentas que criam registros.
  • Ser responsável pela deduplicação significa ser responsável por todo o processo, desde as regras de mesclagem até aos relatórios de duplicados.
  • Perceber como cada equipe usa os registros ajuda a evitar mesclagens que estragam o trabalho das outras equipes.
  • O que conta como duplicado depende de cada caso, por isso combine isso com cada equipe.
  • A Dedupely ajuda as equipes de RevOps a encontrar e mesclar duplicados em segurança, com apoio à integração para cada equipe.

Mais cedo ou mais tarde, os duplicados chegam à equipe de RevOps. As vendas queixam-se da titularidade, o marketing da atribuição, o sucesso do cliente do histórico em falta, e o CRM fica no meio.

A RevOps gerencia os formulários, sincronizações, importações e integrações que criam registros, então costuma ser a responsável natural pela correção. Assumi-la exige duas coisas: conduzir o processo e entender o que cada equipe faz com os registros que você está prestes a mesclar.

Neste artigo, vai perceber porque é que ambos são importantes e o que cada equipe espera de uma mesclagem. Vai também ver como definir as regras, a periodicidade e os relatórios.

Porque é que a deduplicação precisa de um único responsável

Quando ninguém é responsável pelos duplicados, todo mundo os corrige um pouco. Um representante mescla dois contatos à mão, um profissional de marketing exclui um registro que pareceu errado e outra pessoa importa a mesma lista de novo.

Cada correção faz sentido sozinha, mas em conjunto tornam os dados menos previsíveis. Um único responsável significa um único conjunto de regras sobre o que é mesclado, como e quando.

A função RevOps encaixa nesse papel porque vê o sistema no seu todo. Sabe que ferramentas escrevem no CRM, de que campos dependem os relatórios e que alterações chegam a outras equipes. Para a política mais ampla que o rodeia, veja o nosso guia de governação de dados.

Saiba o que cada equipe faz com os registros

Uma mesclagem que parece limpa para a RevOps pode estragar o trabalho de outra pessoa. O registro final mantém um responsável, uma fase do ciclo de vida e uma origem, e cada equipe lê esses campos de forma diferente.

Antes de definir regras, sente-se com cada equipe e pergunte o que fazem com os registros. Pergunte quais os campos que reportam, que automatismos executam e o que causaria prejuízo se mudasse de um dia para o outro.

Equipe Para que os registros são usados O que uma mesclagem descuidada pode estragar
Vendas Propriedade, territórios, pipeline e comissões O proprietário da conta e quem fica com o crédito de um negócio
Marketing Atribuição, segmentos, pontuação e envios de email A origem original, o estado da assinatura e a pertença a listas
Sucesso do cliente Histórico de clientes, renovações e estado Notas, tickets e a conexão entre um contato e a conta dele
Finanças e faturamento Faturas, contratos e contagens de clientes Contatos de faturamento e IDs que outros sistemas guardam
Suporte Tickets e conversas A que contato pertence um ticket

As respostas se tornam suas regras de mesclagem. Elas também dizem a quem avisar antes de uma grande limpeza.

Acordar o que conta como duplicado

O que conta como duplicado depende de cada caso. O que uma equipe considera duplicado pode não o ser para outra.

  • Um contato com um email profissional e um pessoal: as vendas podem querer um só registro, enquanto o marketing envia emails diferentes para cada endereço.
  • Dois registros de empresa para uma empresa-mãe e a sua filial: o faturamento pode cobrá-los separadamente, enquanto as vendas veem uma só conta.
  • Um usuário de teste e um cliente pagante: o crescimento pode mantê-los separados para medir a conversão, enquanto o sucesso quer um único histórico.

Registre a decisão para cada caso. Comece depois pelos duplicados óbvios, como as correspondências exatas de email ou domínio da empresa, onde as equipes têm menos probabilidade de discordar. O que é um duplicado aborda as definições com mais profundidade.

Assuma o processo: regras, cadência e relatórios

Depois de saber como as equipes usam os registros, o processo tem três partes. Cada uma precisa de uma decisão escrita e de uma pessoa que a mantenha atualizada.

Regras

As regras definem quais registros correspondem e qual valor prevalece em cada campo. Mantenha-as por objeto, pois contatos, empresas e negócios exigem critérios diferentes. Quais os campos a usar na correspondência depende do objeto e dos dados em que confia.

Defina também quem pode mesclar. Algumas equipes deixam apenas a RevOps mesclar, e outras permitem que os comerciais mesclem duplicados óbvios, enquanto a RevOps trata do resto. Na Dedupely, as funções decidem quem pode mesclar, e Apenas os próprios registros do CRM limita uma pessoa aos registros do CRM que ela possui.

Cadência

A cadência abrange a primeira limpeza e as verificações seguintes. Depende do volume e da origem dos novos dados, o que abordamos em com que frequência deduplicar o seu CRM.

Relatórios

O reporte mostra se o processo funciona. Acompanhe os duplicados por objeto, de onde vêm os novos, quantos foram mesclados e quantas correspondências foram rejeitadas.

Compartilhe os números com as equipes com quem falou. Uma contagem de duplicados em queda ajuda a restabelecer a confiança no CRM. Para obter uma contagem inicial, veja como descobrir quantos duplicados existem no seu CRM.

Torne as mesclagens seguras o suficiente para continuar

As limpezas costumam parar quando as pessoas têm medo do que uma mesclagem vai fazer. Esse receio é razoável, já que as mesclagens em muitos CRM não podem ser desfeitas.

Alguns hábitos ajudam a manter o trabalho em dia:

  • Mescle primeiro os duplicados de que você tem mais certeza e revise as correspondências próximas antes de decidir.
  • Visualize a prévia do resultado de cada mesclagem antes de rodá-la em massa.
  • Guarde um registro dos valores originais e faça uma cópia de segurança do CRM antes de uma grande mesclagem.
  • Rejeite uma correspondência apenas quando tiver a certeza de que não é um duplicado, pois não voltará a aparecer nas pesquisas.
  • Verifique quais integrações e relatórios guardam IDs de registros, porque a mesclagem pode alterá-los.

Um plano de deduplicação RevOps numa só página

Parte O que decidir Quem envolver
Definição O que conta como duplicado para cada objeto Vendas, marketing, sucesso do cliente, finanças
Regras Critérios de correspondência e valor que prevalece por campo As equipes que fazem relatórios sobre esses campos
Permissões Quem pode mesclar e o que precisa de revisão Responsáveis de equipe
Cadência Primeira limpeza, depois verificações periódicas RevOps
Relatórios Duplicados por objeto, origens, mesclagens e rejeições Todos os que utilizam o CRM

Como o Dedupely ajuda as equipes de RevOps a gerenciar a deduplicação entre áreas

O Dedupely permite que equipes de RevOps criem pesquisas para os objetos suportados, definam regras para o valor que prevalece e visualizem a prévia de cada mesclagem. Sua equipe de Customer Success oferece onboarding e suporte por telefone, chat e email, ajudando as equipes a combinar um processo que elas consigam manter.

Configure o processo de deduplicação da sua equipe

Assumir a deduplicação começa por ouvir

A RevOps está bem posicionada para ser responsável pela deduplicação, porque gerencia os sistemas que criam duplicados. Ser responsável por isso bem significa que as regras, a cadência e os relatórios ficam num só lugar, com uma pessoa mantendo-os atualizados.

As regras só funcionam se refletirem a forma como as vendas, o marketing, o sucesso do cliente e as finanças usam os registros. Aprenda isso primeiro, e cada mesclagem protegerá o trabalho de alguém em vez de o surpreender.

Perguntas frequentes

Quem deve ser responsável pela deduplicação do CRM?

Normalmente o RevOps ou o administrador do CRM, já que são eles que administram os formulários, importações e integrações que criam registros. O responsável define as regras de mesclagem, a cadência de revisão e os relatórios. Outras equipes continuam decidindo o que conta como duplicado nos registros que usam, então o responsável precisa da opinião delas antes de mesclar.

O que inclui um processo de deduplicação de RevOps?

Inclui uma definição de duplicado por objeto, além de regras de correspondência e de qual valor vence. Também cobre quem pode mesclar, uma cadência para as verificações e um relatório dos resultados. Cada parte precisa de uma decisão escrita e de um responsável, para que o processo continue funcionando quando as pessoas mudam de função.

Como fazer com que as equipes comerciais e de marketing concordem sobre os duplicados?

Pergunte a cada equipe para que usa os registros e em que campos faz relatórios. Traga exemplos reais, como um contato com email profissional e pessoal, e decidam cada caso em conjunto. Registre as decisões e comece pelas correspondências exatas, onde as equipes têm menos probabilidade de discordar.

Que métricas de duplicados deve a equipe de RevOps acompanhar?

Acompanhe o número de duplicados por objeto, de onde surgem novos duplicados, quantos conjuntos foram mesclados e quantas correspondências foram rejeitadas. Observe como a contagem muda após cada limpeza e após novas integrações. Compartilhar estes números com outras equipes ajuda a recuperar a confiança no CRM.

Porque é que as limpezas do CRM ficam paradas?

As limpezas costumam parar quando as equipes temem perder dados ou quebrar sistemas conectados. As mesclagens em muitos CRMs não podem ser desfeitas, e algumas integrações armazenam IDs de registros. Mesclar primeiro os duplicados mais certos, visualizar a prévia de cada mesclagem e manter os valores originais facilita continuar.