ChatGPTClaudePerplexityGoogle
Ver como Markdown

TL;DR

  • Um único administrador de CRM não consegue revisar todos os duplicados, por isso a certeza define o que é mesclado primeiro.
  • Comece pelos duplicados óbvios, como as correspondências exatas de email, que exigem menos revisão.
  • Automatize a mesclagem apenas para os duplicados que mesclaria sem os verificar.
  • Regras de mesclagem escritas permitem que outra pessoa assegure o trabalho quando o administrador está ausente.
  • O Dedupely ajuda administradores sozinhos a encontrar, revisar e mesclar duplicados, com a ajuda da equipe de Customer Success.

Quando você é a única pessoa que gerencia o CRM, os duplicados competem com tudo o resto. As vendas querem um campo novo, o marketing quer uma lista e a diretoria quer um relatório até sexta-feira.

Entretanto, formulários, importações e integrações continuam a acrescentar registros mais depressa do que uma pessoa consegue verificar. Uma limpeza completa parece um projeto para uma equipe que não tem.

Neste artigo, verá como ordenar os duplicados pelo grau de certeza, o que automatizar e o que reservar para revisão. Verá também como manter uma rotina breve de revisão, escrever as suas regras e obter decisões de outras equipes.

Porque é mais difícil deduplicar quando trabalha sozinho

Uma equipe pode dividir o trabalho e verificar as mesclagens uns dos outros. Um administrador a trabalhar sozinho toma todas as decisões, muitas vezes entre outros pedidos.

Não há uma segunda opinião antes de uma mesclagem grande, e as interrupções quebram o tempo que uma revisão cuidadosa exige. O conhecimento do motivo de uma mesclagem também fica apenas na sua cabeça.

Nada disto significa que a limpeza tenha que esperar. Significa que o plano tem que caber no tempo de uma pessoa e tem que funcionar mesmo nos dias em que não estiver disponível.

Ordene os duplicados pelo grau de certeza

Com pouco tempo, comece pelos duplicados que pode mesclar com menos verificações. Classifique-os por certeza e o plano segue daí.

Certeza Exemplo O que fazer
Óbvios Confirmado como a mesma pessoa ou empresa; caixas compartilhadas e filiais separadas excluídas Teste uma amostra revisada e depois mescle em massa; automatize apenas a regra verificada
Provável Mesmo nome e empresa, email diferente Reveja em sessões curtas
Indefinido Apenas o mesmo nome, ou uma caixa compartilhada como info@ Pergunte à equipe que usa esses registros
Não é um duplicado Filiais de uma empresa, ou uma empresa-mãe e a sua subsidiária Rejeitar, mas apenas quando tiver a certeza

Rejeitar uma correspondência a tira dos resultados futuros, por isso uma rejeição errada oculta um duplicado real. Se tiver dúvidas, deixe-a para revisão. As filiais e subsidiárias são tratadas em como tratar registros relacionados que parecem duplicados.

Automatize apenas os duplicados que mesclaria sem os verificar

A automatização pode poupar muito tempo a um administrador sozinho, mas também tem riscos. Uma regra errada repete o erro em todos os registros que toca.

Mantenha a automação para os duplicados que você mesclaria sem olhar, como correspondências exatas de email em contatos. Teste as regras numa amostra primeiro e visualize a prévia dos registros mesclados. Quando as regras se mostrarem confiáveis, você pode mesclar automaticamente, em uma agenda, os novos duplicados sobre os quais tem certeza.

Deixe os padrões menos certos em revisão. A frequência da verificação depende do volume de novos dados, o que abordamos em com que frequência deduplicar o seu CRM.

Mantenha uma rotina breve de revisão

A revisão pode ocupar grande parte do tempo de um administrador sozinho, porque não tem um fim natural. Uma sessão curta num horário fixo impede que ela cresça.

  • Reserve o tempo: um horário regular no seu calendário, curto o suficiente para o manter.
  • Comece pelos objetos que as vendas usam diariamente: contatos e empresas duplicados afetam mais pessoas do que os leads antigos.
  • Analise os novos duplicados por origem: se um formulário ou uma integração criar a maioria deles, vale a pena corrigi-lo na origem.
  • Pare quando o horário terminar: o que resta aguarda a próxima sessão.

Para a lista completa do que analisar cada mês e cada trimestre, consulte o Lista de verificação de manutenção de registros do CRM.

Escreva as regras

Quando é o único administrador, as regras muitas vezes existem apenas na sua memória. Isso funciona até estar de férias, alguém perguntar porque é que duas contas foram mescladas, ou entregar o CRM a outra pessoa.

Uma página basta. Guarde-a onde fica o restante da documentação do seu CRM, e atualize-a sempre que uma decisão mudar.

O que deve registrar Exemplo
O que conta como duplicado, por objeto Contatos: mesmo e-mail. Empresas: mesmo domínio, exceto filiais.
Em que campos fazer a correspondência Primeiro o email, depois o nome com a empresa
Que valor prevalece numa mesclagem Valor mais recente, exceto o proprietário e a fase do ciclo de vida
O que nunca se mescla Contas de parceiros, registros sincronizados com o faturamento
Quem decide os casos pouco claros Operações comerciais para contatos, finanças para empresas de faturamento
O que é executado automaticamente Correspondências exatas de email em contatos

Peça decisões a outras equipes

Das outras equipes, o que precisa é da resposta sobre o que conta como duplicado. Isso depende de cada caso: o que uma equipe considera duplicado pode não o ser para outra.

Mantenha o pedido enxuto. Traga três ou quatro exemplos reais, cada um com uma pergunta, como saber se dois registros são o mesmo cliente. Uma resposta curta da pessoa certa evita que você tenha de desfazer uma mesclagem depois.

Em empresas maiores, uma equipe de RevOps pode gerenciar este processo em conjunto. O nosso artigo sobre Deduplicação de CRM para equipes de RevOps explica essa configuração.

Como a Dedupely ajuda um administrador sozinho a acompanhar os duplicados

O Dedupely permite que um administrador sozinho crie pesquisas para objetos suportados, escolha os valores a manter e visualize a prévia das mesclagens. Mantenha as identidades incertas em revisão e automatize apenas regras verificadas numa amostra representativa. A equipe de Customer Success oferece ajuda por chamada, chat e email quando um caso exige mais atenção.

Configure uma limpeza que possa executar por conta própria

Um plano que cabe no tempo de uma pessoa

Um administrador sozinho não consegue verificar todos os duplicados, nem precisa. Ordenar por grau de certeza permite mesclar rapidamente os óbvios e automatizá-los quando as regras se sustentarem. Seu tempo de revisão fica então reservado para os casos que precisam de uma pessoa.

Escrever as regras transforma o que sabe em algo que outros podem usar. Facilita a explicação das suas mesclagens e mantém o trabalho em andamento quando está ausente.

Perguntas frequentes

Como consegue um administrador de CRM sozinho acompanhar a limpeza de dados?

Ordene os duplicados pelo grau de certeza e mescle primeiro os evidentes, como as correspondências exatas de email. Automatize apenas os padrões que você mesclaria sem olhar, e reserve uma breve sessão de revisão para o resto. Escreva suas regras para que outros possam segui-las e cobrir o trabalho quando você estiver ausente.

Quais os duplicados que um administrador de CRM deve mesclar primeiro?

Comece mesclando os duplicados evidentes: contatos com o mesmo email e empresas com o mesmo domínio. Exigem menos revisão e eliminam grande parte do ruído. Depois, avance para os prováveis, como o mesmo nome na mesma empresa com um email diferente, e revise-os antes de mesclar.

É seguro automatizar a mesclagem de duplicados do CRM?

Pode ser, para duplicados de que você tem certeza, como correspondências exatas de email. Teste as regras numa amostra, visualize a prévia dos resultados e confirme que campos vazios não substituem valores existentes. Mantenha em revisão as correspondências menos certas, como nomes semelhantes, já que uma regra automática repete qualquer erro em todos os registros.

Como documenta as regras de deduplicação do CRM?

Mantenha um documento de uma página com o que conta como duplicado por objeto e os campos que você usa para comparar. Inclua qual valor prevalece, o que nunca é mesclado, quem decide os casos pouco claros e o que roda automaticamente. Atualize-o sempre que uma decisão mudar e guarde-o junto com o restante da documentação do CRM.

Quem decide o que conta como duplicado quando há apenas um administrador?

O administrador conduz o processo, mas as equipes que usam os registros ajudam a decidir. O que conta como duplicado depende de cada caso, e vendas, marketing e finanças podem ver os mesmos registros de forma diferente. Apresente a elas alguns exemplos reais, uma pergunta por exemplo, e registre as respostas.