TL;DR
- Um único administrador de CRM não consegue rever todos os duplicados, por isso a certeza define o que é fundido primeiro.
- Comece pelos duplicados óbvios, como as correspondências exatas de email, que exigem menos revisão.
- Automatize a fusão apenas para os duplicados que fundiria sem os verificar.
- Regras de fusão escritas permitem que outra pessoa assegure o trabalho quando o administrador está ausente.
- A Dedupely ajuda administradores individuais a encontrar, rever e fundir duplicados, com o apoio da equipa de Customer Success.
Quando é a única pessoa que gere o CRM, os duplicados competem com tudo o resto. As vendas querem um campo novo, o marketing quer uma lista e a direção quer um relatório até sexta-feira.
Entretanto, formulários, importações e integrações continuam a acrescentar registos mais depressa do que uma pessoa consegue verificar. Uma limpeza completa parece um projeto para uma equipa que não tem.
Neste artigo, verá como ordenar os duplicados pelo grau de certeza, o que automatizar e o que reservar para revisão. Verá também como manter uma rotina breve de revisão, escrever as suas regras e obter decisões de outras equipas.
Porque é mais difícil deduplicar quando trabalha sozinho
Uma equipa pode dividir o trabalho e verificar as fusões uns dos outros. Um administrador a trabalhar sozinho toma todas as decisões, muitas vezes entre outros pedidos.
Não há uma segunda opinião antes de uma fusão grande, e as interrupções quebram o tempo que uma revisão cuidadosa exige. O conhecimento do motivo de uma fusão também fica apenas na sua cabeça.
Nada disto significa que a limpeza tenha de esperar. Significa que o plano tem de caber no tempo de uma pessoa e tem de funcionar mesmo nos dias em que não estiver disponível.
Ordene os duplicados pelo grau de certeza
Com pouco tempo, comece pelos duplicados que pode fundir com menos verificações. Ordene-os por certeza e o plano segue daí.
| Certeza | Exemplo | O que fazer |
|---|---|---|
| Óbvios | Confirmado como a mesma pessoa ou empresa; caixas partilhadas e filiais separadas excluídas | Teste uma amostra revista e depois funda em massa; automatize apenas a regra verificada |
| Provável | Mesmo nome e empresa, email diferente | Reveja em sessões curtas |
| Indefinido | Apenas o mesmo nome, ou uma caixa partilhada como info@ | Pergunte à equipa que usa esses registos |
| Não é um duplicado | Filiais de uma empresa, ou uma empresa-mãe e a sua subsidiária | Rejeitar, mas apenas quando tiver a certeza |
Rejeitar uma correspondência retira-a dos resultados futuros, por isso uma rejeição errada oculta um duplicado real. Se tiver dúvidas, deixe-a para revisão. As filiais e subsidiárias são abordadas em como tratar registos relacionados que parecem duplicados.
Automatize apenas os duplicados que fundiria sem os verificar
A automatização pode poupar muito tempo a um administrador sozinho, mas também tem riscos. Uma regra errada repete o erro em todos os registos que toca.
Mantenha a automação para os duplicados que fundiria sem olhar, como correspondências exatas de email em contactos. Teste primeiro as regras numa amostra e pré-visualize os registos fundidos. Quando as regras se confirmarem, pode fundir automaticamente, de acordo com um calendário, os novos duplicados de que tem a certeza.
Deixe os padrões menos certos em revisão. A frequência da verificação depende do volume de novos dados, o que abordamos em com que frequência deduplicar o seu CRM.
Mantenha uma rotina breve de revisão
A revisão pode ocupar grande parte do tempo de um administrador solitário, porque não tem um fim natural. Uma sessão curta num horário fixo impede que cresça.
- Reserve o tempo: um horário regular no seu calendário, curto o suficiente para o manter.
- Comece pelos objetos que as vendas usam diariamente: contactos e empresas duplicados afetam mais pessoas do que os leads antigos.
- Analise os novos duplicados por origem: se um formulário ou integração criar a maioria, vale a pena corrigi-lo na origem.
- Pare quando o horário terminar: o que resta aguarda a próxima sessão.
Para a lista completa do que analisar cada mês e cada trimestre, consulte o Lista de verificação de manutenção de registos do CRM.
Escreva as regras
Quando é o único administrador, as regras muitas vezes existem apenas na sua memória. Isso funciona até estar de férias, alguém perguntar porque é que duas contas foram fundidas, ou entregar o CRM a outra pessoa.
Uma página basta. Guarde-a onde está o restante da documentação do seu CRM e atualize-a sempre que uma decisão mudar.
| O que deve registar | Exemplo |
|---|---|
| O que conta como duplicado, por objeto | Contactos: mesmo e-mail. Empresas: mesmo domínio, exceto filiais. |
| Em que campos fazer a correspondência | Primeiro o email, depois o nome com a empresa |
| Que valor prevalece numa fusão | Valor mais recente, exceto o proprietário e a fase do ciclo de vida |
| O que nunca se funde | Contas de parceiros, registos sincronizados com a faturação |
| Quem decide os casos pouco claros | Operações comerciais para contactos, finanças para empresas de faturação |
| O que é executado automaticamente | Correspondências exatas de email em contactos |
Peça decisões a outras equipas
Das outras equipas, o que precisa é da resposta sobre o que conta como duplicado. Isso depende de cada caso: o que uma equipa considera duplicado pode não o ser para outra.
Mantenha o pedido simples. Traga três ou quatro exemplos reais, cada um com uma pergunta, como saber se dois registos são o mesmo cliente. Uma resposta curta da pessoa certa evita-lhe desfazer uma fusão mais tarde.
Em empresas maiores, uma equipa de RevOps pode gerir este processo em conjunto. O nosso artigo sobre Deduplicação de CRM para equipas de RevOps explica essa configuração.
Como a Dedupely ajuda um administrador sozinho a acompanhar os duplicados
O Dedupely permite a um administrador sozinho criar pesquisas para objetos suportados, escolher os valores a manter e pré-visualizar fusões. Mantenha as identidades incertas em revisão e automatize apenas as regras verificadas numa amostra representativa. A equipa de Customer Success oferece apoio por chamada, chat e email quando um caso requer mais atenção.
Um plano que cabe no tempo de uma pessoa
Um administrador sozinho não consegue verificar todos os duplicados, nem precisa de o fazer. Ordenar por grau de certeza permite fundir rapidamente os óbvios e automatizá-los quando as regras se confirmarem. O tempo de revisão fica então reservado aos casos que exigem uma pessoa.
Escrever as regras transforma o que sabe em algo que outros podem usar. Facilita a explicação das suas fusões e mantém o trabalho em andamento quando está ausente.
Perguntas frequentes
Como consegue um administrador de CRM sozinho acompanhar a limpeza de dados?
Ordene os duplicados pelo grau de certeza e funda primeiro os evidentes, como as correspondências exatas de e-mail. Automatize apenas os padrões que fundiria sem olhar e reserve uma breve sessão de revisão para o resto. Escreva as suas regras para que outros as possam seguir e cubram o trabalho quando estiver ausente.
Quais os duplicados que um administrador de CRM deve fundir primeiro?
Comece por fundir os duplicados evidentes: contactos com o mesmo e-mail e empresas com o mesmo domínio. Exigem menos revisão e eliminam grande parte do ruído. Depois, avance para os prováveis, como o mesmo nome na mesma empresa com um e-mail diferente, e reveja-os antes de fundir.
É seguro automatizar a fusão de duplicados do CRM?
Pode ser, para duplicados de que tem certeza, como correspondências exatas de email. Teste as regras numa amostra, veja a pré-visualização dos resultados e confirme que os campos vazios não substituem valores existentes. Mantenha em revisão as correspondências menos certas, como nomes semelhantes, pois uma regra automática repete qualquer erro em todos os registos.
Como documenta as regras de deduplicação do CRM?
Mantenha um documento de uma página com o que conta como duplicado por objeto e os campos que usa para comparar. Inclua qual o valor que prevalece, o que nunca se funde, quem decide os casos pouco claros e o que corre automaticamente. Atualize-o sempre que uma decisão mudar e guarde-o junto com a restante documentação do CRM.
Quem decide o que conta como duplicado quando há apenas um administrador?
O administrador conduz o processo, mas as equipas que usam os registos ajudam a decidir. O que é um duplicado depende de cada caso, e vendas, marketing e finanças podem ver os mesmos registos de forma diferente. Apresente-lhes alguns exemplos reais, uma pergunta por exemplo, e registe as respostas.
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