TL;DR
- Uma verificação mensal do CRM analisa o que entrou no CRM desde a última verificação.
- Uma verificação trimestral do CRM pergunta se as suas pesquisas de duplicados continuam a corresponder à definição da sua equipa.
- Fundir primeiro os duplicados evidentes, como as correspondências exatas por email ou domínio.
- Rejeite uma correspondência apenas quando tiver a certeza de que os registos não são duplicados.
- Para verificações mensais e trimestrais, o Dedupely encontra duplicados, pré-visualiza fusões e envia relatórios semanais.
Uma primeira limpeza devolve o CRM ao bom estado. Mantê-lo assim exige uma rotina, porque formulários, importações e integrações continuam a adicionar registos, e alguns deles são duplicados.
As rotinas tendem a falhar quando ninguém sabe o que verificar. Uma lista curta para cada mês e cada trimestre torna a verificação repetível e fácil de passar a outra pessoa.
Este artigo é essa lista. Vai receber uma lista de verificação mensal para novidades, uma trimestral para alterações e uma tabela-resumo que pode copiar. A frequência com que a sua equipa deve verificar depende das suas fontes, o que o nosso artigo sobre com que frequência deduplicar o seu CRM cobre.
Antes de começar: acorde o que é um duplicado
Uma lista de verificação só funciona se todos verificarem a mesma coisa. O que conta como duplicado depende de cada caso: o que uma equipa considera duplicado pode não o ser para outra.
Registe a sua definição por objeto, juntamente com o campo que identifica cada registo, como o email para contactos e o domínio para empresas. Atribua a lista de verificação a um único responsável. Essa pessoa não funde tudo sozinha, mas garante que a verificação acontece e encaminha os casos pouco claros para a equipa certa.
Se trabalha no Salesforce, o nosso Guia de governação de dados do Salesforce abrange a política mais ampla sobre padrões, responsabilidades e funções. Esta lista de verificação é a rotina que decorre dentro dela.
Lista de verificação mensal da manutenção de registos do CRM
A verificação mensal incide sobre o que é novo, e é a mais curta das duas.
1. Analise os novos duplicados por origem
Encontre os duplicados criados desde a última verificação e anote de onde vieram: um formulário, uma importação, uma integração ou introdução manual. Um grupo numa só data aponta muitas vezes para uma única importação.
Registe a contagem. Mês a mês, mostra se uma fonte está a melhorar ou a piorar.
2. Funda os duplicados óbvios
Comece pelas correspondências exatas no campo que identifica cada registo, como o e-mail ou o domínio. São os duplicados que a sua equipa menos provavelmente vai discutir.
Se fundir alguns duplicados automaticamente, abra uma amostra das fusões do mês passado. Verifique se cada uma é uma fusão que faria manualmente.
3. Verifique as importações deste mês
As listas de eventos, listas compradas e folhas de cálculo de outras equipas chegam em rajadas. Procure duplicados em cada importação enquanto a origem ainda está fresca na memória de todos. A nossa publicação sobre como as listas de eventos e de compras criam duplicados explica por que são uma fonte frequente.
4. Analise as correspondências em revisão
As correspondências incertas ficam em revisão até alguém decidir. Funda as que confirmou. Rejeite uma correspondência apenas quando tiver a certeza de que não é um duplicado, porque uma correspondência rejeitada não voltará às suas pesquisas.
Deixe o resto para quem conhece os registos, como o responsável pela conta.
5. Procure registos que não possam ser correspondidos
Verifique novos registos sem o campo que os identifica, como um contacto sem e-mail. Procure também valores fictícios, como test@test.com ou "John Doe". Ambos dificultam a deteção de duplicados futuros, e os valores fictícios podem agrupar registos não relacionados.
6. Anote qualquer novidade que escreva no CRM
Pergunte se algum formulário, integração ou ferramenta começou a escrever no CRM este mês. Acrescente-o a uma lista atualizada com a data. Quando surgir mais tarde um novo padrão de duplicados, essa lista indica-lhe a origem.
Lista de verificação trimestral de manutenção de registos do CRM
A verificação trimestral trata do que mudou: as suas fontes, as suas regras e a sua equipa. Demora mais e vale a pena envolver as equipas que usam os registos.
1. Procure padrões de duplicados que nenhuma pesquisa abrange
As suas pesquisas encontram os duplicados que já conhece. Todos os trimestres, experimente uma nova combinação, como nome com empresa ou nome com país. Também pode aceitar pequenos erros de escrita num campo.
Mude uma coisa de cada vez. Se a contagem subir, abra uma amostra e verifique se as novas correspondências são duplicados reais.
2. Confirme que a sua definição continua válida
As equipas mudam a forma como usam os registos. As vendas podem começar a acompanhar as filiais separadamente, ou o marketing pode passar a campanhas baseadas em contas. Pergunte a cada equipa se aquilo que considera duplicado mudou.
Se tiver, atualize as suas pesquisas e qualquer fusão automática antes da verificação do próximo mês.
3. Reveja que valores prevalecem numa fusão
Analise os registos fundidos do trimestre. Verifique os campos que costumam causar problemas quando estão errados: proprietário, fase do ciclo de vida e cancelamento de subscrição de e-mail.
Se um registo fundido ficou com um valor que a sua equipa não queria, ajuste a regra para esse campo.
4. Reveja todas as ferramentas que escrevem no CRM
Percorra a sua lista de formulários, integrações e importações, verificando os mapeamentos de campos. Confirme que cada origem faz a correspondência no campo acordado pela equipa, pois um mapeamento alterado pode causar um pico de duplicados. O nosso artigo sobre duplicados recorrentes de integrações de CRM aprofunda o tema.
5. Verifique registos de proprietários que saíram
Quando o proprietário de um registo sai, alguém que não encontra o registo pode voltar a criá-lo. Reatribua esses registos e verifique os duplicados criados em torno de cada saída.
6. Compare cada trimestre com o anterior
Coloque lado a lado as contagens mensais. Analise os novos duplicados por origem, as fusões feitas e as correspondências ainda em revisão. Partilhe os números com as equipas que usam os registos, para que vejam o que mudou.
7. Planeie as fusões grandes
Se a verificação trimestral encontrar um padrão novo e grande, planeie a sua fusão à parte. Decida se precisa de uma exportação antes. O nosso guia sobre fazer uma cópia de segurança do seu CRM antes de uma fusão grande ajuda a escolher.
Lista de verificação da manutenção de registos de CRM, num relance
| Quando | Tarefa | O que procura |
|---|---|---|
| Mensal | Novos duplicados por origem | Que origem adicionou duplicados desde a última verificação |
| Mensal | Funda os duplicados evidentes | Correspondências exatas por e-mail ou domínio; uma amostra de fusões automáticas |
| Mensal | Importações deste mês | Duplicados de listas de eventos, listas compradas e folhas de cálculo |
| Mensal | Correspondências em revisão | Funda o que está confirmado; rejeite só o que é certo |
| Mensal | Registos sem correspondência possível | E-mails ou domínios em falta; valores provisórios |
| Mensal | Novas ferramentas a escrever no CRM | Qualquer item acrescentado à lista em curso |
| Trimestral | Novos padrões de duplicados | Combinações que nenhuma pesquisa abrange ainda |
| Trimestral | A sua definição de duplicado | Alterações na forma como as equipas usam os registos |
| Trimestral | Que valores prevalecem | Proprietário, fase do ciclo de vida e cancelamento de subscrição após fusões |
| Trimestral | Ferramentas que escrevem no CRM | Mapeamentos de campos e o campo em que cada origem faz a correspondência |
| Trimestral | Registos de pessoas que saíram | Registos sem responsável e duplicados criados em torno de uma saída |
| Trimestral | Trimestre após trimestre | Tendências em novos duplicados, fusões e revisões |
| Trimestral | Fusões de grande dimensão | Se um novo padrão precisa de um plano próprio e de uma exportação |
Como o Dedupely apoia as suas verificações mensais e trimestrais
No Dedupely, cria pesquisas de duplicados para cada padrão da sua lista, envia os conjuntos pouco claros para revisão e pré-visualiza cada fusão antes de ser executada. Por defeito, recebe um relatório de duplicados todas as semanas, e cada fusão fica registada com os valores originais. Quando tiver a certeza de que uma correspondência não é um duplicado, rejeita-a uma vez, e ela deixa de aparecer nas suas pesquisas.
Uma rotina que a equipa consegue repetir
A manutenção de registos no CRM funciona melhor como uma rotina com responsável. A verificação mensal trata do que é novo: duplicados por origem, importações recentes, a lista de revisão e os registos que não conseguem ser associados.
A verificação trimestral trata do que mudou: novos padrões, a definição de duplicado da sua equipa, as decisões de fusão e as ferramentas que escrevem no CRM. Execute as duas, compare os números ao longo do tempo, e cada verificação deixa um pouco menos para encontrar.
Perguntas frequentes
O que deve incluir uma lista de verificação de manutenção de registos do CRM?
Uma parte mensal para o que é novo e uma parte trimestral para o que mudou. Todos os meses, verifique novos duplicados por fonte, importações recentes, correspondências em revisão e registos sem campos essenciais. Todos os trimestres, procure novos padrões de duplicação, confirme a sua definição de duplicado, reveja as decisões de fusão e verifique todas as ferramentas que escrevem no CRM.
O que deve incluir uma verificação mensal de dados do CRM?
Uma verificação mensal cobre o que entrou no CRM desde a última. Veja os novos duplicados por origem, verifique as importações recentes, trabalhe as correspondências em revisão e procure registos sem email ou domínio. Anote também qualquer formulário, integração ou ferramenta que tenha começado a escrever no CRM, para que os padrões posteriores sejam fáceis de rastrear.
O que é a manutenção de registos do CRM?
A manutenção de registos do CRM é o trabalho de rotina que mantém os registos exatos e utilizáveis. Inclui encontrar e fundir duplicados, preencher ou corrigir campos-chave como email e domínio, e remover dados provisórios. Abrange também a verificação dos formulários, importações e integrações que adicionam registos, para que os problemas sejam detetados cedo.
Quem deve ser responsável pela manutenção dos registos do CRM?
Uma pessoa identificada, muitas vezes em RevOps ou na equipa que administra o CRM. O responsável garante que cada verificação ocorre na data prevista e regista o que encontrou. As correspondências pouco claras seguem para quem conhece os registos, e um ou dois substitutos cobrem as ausências do responsável.
O que deve abranger uma auditoria trimestral ao CRM?
Procure padrões de duplicação que nenhuma pesquisa cubra ainda, e confirme se a definição de duplicado de cada equipa continua válida. Reveja que valores prevaleceram nas fusões recentes, sobretudo o proprietário e a fase do ciclo de vida. Verifique o mapeamento dos campos em cada ferramenta ligada, e compare o número de duplicados do trimestre com o do anterior.
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