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TL;DR

  • Uma verificação mensal do CRM analisa o que entrou no CRM desde a última verificação.
  • Uma verificação trimestral do CRM pergunta se as suas pesquisas de duplicados continuam correspondendo à definição da sua equipe.
  • Mesclar primeiro os duplicados evidentes, como as correspondências exatas por email ou domínio.
  • Rejeite uma correspondência apenas quando tiver a certeza de que os registros não são duplicados.
  • Para verificações mensais e trimestrais, o Dedupely encontra duplicados, visualiza a prévia das mesclagens e envia relatórios semanais.

Uma primeira limpeza devolve o CRM ao bom estado. Mantê-lo assim exige uma rotina, porque formulários, importações e integrações continuam adicionando registros, e alguns deles são duplicados.

As rotinas tendem a falhar quando ninguém sabe o que verificar. Uma lista curta para cada mês e cada trimestre torna a verificação repetível e fácil de passar a outra pessoa.

Este artigo é essa lista. Vai receber uma lista de verificação mensal para novidades, uma trimestral para alterações e uma tabela-resumo que pode copiar. A frequência com que a sua equipe deve verificar depende das suas fontes, o que o nosso artigo sobre com que frequência deduplicar o seu CRM cobre.

Antes de começar: acorde o que é um duplicado

Uma lista de verificação só funciona se todos verificarem a mesma coisa. O que conta como duplicado depende de cada caso: o que uma equipe considera duplicado pode não o ser para outra.

Registre sua definição por objeto, junto com o campo que identifica cada registro, como o email para contatos e o domínio para empresas. Atribua a checklist a um único responsável. Essa pessoa não mescla tudo sozinha, mas garante que a verificação aconteça e encaminha os casos pouco claros para a equipe certa.

Se trabalha no Salesforce, o nosso Guia de governação de dados do Salesforce abrange a política mais ampla sobre padrões, responsabilidades e funções. Esta lista de verificação é a rotina que decorre dentro dela.

Lista de verificação mensal da manutenção de registros do CRM

A verificação mensal incide sobre o que é novo, e é a mais curta das duas.

1. Analise os novos duplicados por origem

Encontre os duplicados criados desde a última verificação e anote de onde vieram: um formulário, uma importação, uma integração ou introdução manual. Um grupo numa só data aponta muitas vezes para uma única importação.

Registre a contagem. Mês a mês, mostra se uma fonte está melhorando ou a piorar.

2. Mescle os duplicados óbvios

Comece pelas correspondências exatas no campo que identifica cada registro, como o e-mail ou o domínio. São os duplicados que a sua equipe menos provavelmente vai discutir.

Se mesclar alguns duplicados automaticamente, abra uma amostra das mesclagens do mês passado. Verifique se cada uma é uma mesclagem que faria manualmente.

3. Verifique as importações deste mês

As listas de eventos, listas compradas e planilhas de outras equipes chegam em rajadas. Procure duplicados em cada importação enquanto a origem ainda está fresca na memória de todos. A nossa publicação sobre como as listas de eventos e de compras criam duplicados explica por que são uma fonte frequente.

4. Analise as correspondências em revisão

As correspondências incertas ficam em revisão até alguém decidir. Mescle as que confirmou. Rejeite uma correspondência apenas quando tiver a certeza de que não é um duplicado, porque uma correspondência rejeitada não voltará às suas pesquisas.

Deixe o resto para quem conhece os registros, como o responsável pela conta.

5. Procure registros que não possam ser correspondidos

Verifique novos registros sem o campo que os identifica, como um contato sem e-mail. Procure também valores fictícios, como test@test.com ou "John Doe". Ambos dificultam a detecção de duplicados futuros, e os valores fictícios podem agrupar registros não relacionados.

6. Anote qualquer novidade que escreva no CRM

Pergunte se algum formulário, integração ou ferramenta começou a gravar no CRM neste mês. Acrescente-o a uma lista atualizada com a data. Quando surgir mais tarde um novo padrão de duplicados, essa lista mostra de onde ele veio.

Lista de verificação trimestral de manutenção de registros do CRM

A verificação trimestral trata do que mudou: as suas fontes, as suas regras e a sua equipe. Demora mais e vale a pena envolver as equipes que usam os registros.

1. Procure padrões de duplicados que nenhuma pesquisa abrange

As suas pesquisas encontram os duplicados que já conhece. Todos os trimestres, experimente uma nova combinação, como nome com empresa ou nome com país. Também pode aceitar pequenos erros de escrita num campo.

Mude uma coisa de cada vez. Se a contagem subir, abra uma amostra e verifique se as novas correspondências são duplicados reais.

2. Confirme que a sua definição continua válida

As equipes mudam a forma como usam os registros. As vendas podem começar a acompanhar as filiais separadamente, ou o marketing pode passar a campanhas baseadas em contas. Pergunte a cada equipe se aquilo que considera duplicado mudou.

Se tiver, atualize as suas pesquisas e qualquer mesclagem automática antes da verificação do próximo mês.

3. Revise quais valores ganham numa mesclagem

Analise os registros mesclados do trimestre. Verifique os campos que costumam causar problemas quando estão errados: proprietário, fase do ciclo de vida e cancelamento de assinatura de e-mail.

Se um registro mesclado ficou com um valor que a sua equipe não queria, ajuste a regra para esse campo.

4. Revise todas as ferramentas que escrevem no CRM

Percorra a sua lista de formulários, integrações e importações, verificando os mapeamentos de campos. Confirme que cada origem faz a correspondência no campo acordado pela equipe, pois um mapeamento alterado pode causar um pico de duplicados. O nosso artigo sobre duplicados recorrentes de integrações de CRM aprofunda o tema.

5. Verifique registros de proprietários que saíram

Quando o responsável por um registro sai, alguém que não consegue encontrar o registro pode criá-lo de novo. Reatribua esses registros e verifique os duplicados criados em torno de cada saída.

6. Compare cada trimestre com o anterior

Coloque lado a lado as contagens mensais. Analise os novos duplicados por origem, as mesclagens feitas e as correspondências ainda em revisão. Compartilhe os números com as equipes que usam os registros, para que vejam o que mudou.

7. Planeje as mesclagens grandes

Se a verificação trimestral encontrar um padrão novo e grande, planeje a sua mesclagem à parte. Decida se precisa de uma exportação antes. O nosso guia sobre fazer uma cópia de segurança do seu CRM antes de uma mesclagem grande ajuda a escolher.

Lista de verificação da manutenção de registros de CRM, num relance

Quando Tarefa O que procura
Mensal Novos duplicados por origem Que origem adicionou duplicados desde a última verificação
Mensal Mescle os duplicados evidentes Correspondências exatas por e-mail ou domínio; uma amostra de mesclagens automáticas
Mensal Importações deste mês Duplicados de listas de eventos, listas compradas e planilhas
Mensal Correspondências em revisão Mescle o que está confirmado; rejeite só o que é certo
Mensal Registros sem correspondência possível E-mails ou domínios em falta; valores provisórios
Mensal Novas ferramentas a escrever no CRM Qualquer item acrescentado à lista em curso
Trimestral Novos padrões de duplicados Combinações que nenhuma pesquisa abrange ainda
Trimestral Sua definição de duplicado Alterações na forma como as equipes usam os registros
Trimestral Que valores prevalecem Proprietário, fase do ciclo de vida e cancelamento de assinatura após mesclagens
Trimestral Ferramentas que escrevem no CRM Mapeamentos de campos e o campo em que cada origem faz a correspondência
Trimestral Registros de pessoas que saíram Registros sem responsável e duplicados criados em torno de uma saída
Trimestral Trimestre após trimestre Tendências em novos duplicados, mesclagens e revisões
Trimestral Mesclagens de grande dimensão Se um novo padrão precisa de um plano próprio e de uma exportação

Como o Dedupely apoia as suas verificações mensais e trimestrais

No Dedupely, você cria pesquisas de duplicados para cada padrão da sua lista, envia os conjuntos pouco claros para revisão e visualiza a prévia de cada mesclagem antes de ela rodar. Por padrão, você recebe um relatório de duplicados toda semana, e cada mesclagem fica registrada com os valores originais. Quando tiver certeza de que uma correspondência não é duplicada, rejeite-a uma vez, e ela ficará fora das suas pesquisas.

Configure a sua rotina de higiene do CRM

Uma rotina que a equipe consegue repetir

A manutenção de registros no CRM funciona melhor como uma rotina com responsável. A verificação mensal trata do que é novo: duplicados por origem, importações recentes, a lista de revisão e os registros que não conseguem ser associados.

A verificação trimestral trata do que mudou: novos padrões, a definição de duplicado da sua equipe, as decisões de mesclagem e as ferramentas que escrevem no CRM. Rode as duas, compare os números ao longo do tempo, e cada verificação deixa um pouco menos para encontrar.

Perguntas frequentes

O que deve incluir uma lista de verificação de manutenção de registros do CRM?

Uma parte mensal para o que é novo e uma parte trimestral para o que mudou. Todo mês, verifique os novos duplicados por fonte, as importações recentes, as correspondências em revisão e os registros sem campos essenciais. Todo trimestre, procure novos padrões de duplicação, confirme a sua definição de duplicado, revise as decisões de mesclagem e verifique todas as ferramentas que gravam no CRM.

O que deve incluir uma verificação mensal de dados do CRM?

Uma verificação mensal cobre o que entrou no CRM desde a última. Veja os novos duplicados por origem, verifique as importações recentes, trabalhe as correspondências em revisão e procure registros sem email ou domínio. Anote também qualquer formulário, integração ou ferramenta que tenha começado a escrever no CRM, para que os padrões posteriores sejam fáceis de rastrear.

O que é a manutenção de registros do CRM?

A manutenção de registros do CRM é o trabalho de rotina que mantém os registros exatos e utilizáveis. Inclui encontrar e mesclar duplicados, preencher ou corrigir campos-chave como email e domínio, e remover dados provisórios. Abrange também a verificação dos formulários, importações e integrações que adicionam registros, para que os problemas sejam detectados cedo.

Quem deve ser responsável pela manutenção dos registros do CRM?

Uma pessoa identificada, muitas vezes em RevOps ou na equipe que administra o CRM. O responsável garante que cada verificação ocorre na data prevista e registra o que encontrou. As correspondências pouco claras seguem para quem conhece os registros, e um ou dois substitutos cobrem as ausências do responsável.

O que deve abranger uma auditoria trimestral ao CRM?

Procure padrões de duplicação que nenhuma pesquisa cubra ainda, e confirme se a definição de duplicado de cada equipe continua válida. Revise quais valores prevaleceram nas mesclagens recentes, sobretudo o responsável e o estágio do ciclo de vida. Verifique o mapeamento dos campos em cada ferramenta conectada, e compare o número de duplicados do trimestre com o anterior.