TL;DR
- Moduli, app di arricchimento, importazioni e sincronizzazioni aggiungono ciascuno record al tuo CRM.
- Alcuni strumenti, come le app di arricchimento, non possono essere deduplicati dal loro lato, quindi i duplicati raggiungono il CRM.
- Pulisci i fogli di calcolo prima di importarli, quindi deduplica il CRM dopo che i dati arrivano.
- In una sincronizzazione HubSpot–Salesforce, unire un record solo da un lato rompe il collegamento.
- Dedupely pulisce fogli di calcolo e CRM, e unisce i record HubSpot e Salesforce sincronizzati in entrambi contemporaneamente.
I record raggiungono un CRM da molti posti. I rep importano fogli di calcolo, i team migrano sistemi vecchi, e gli strumenti di arricchimento, i form e gli altri CRM scrivono dati secondo la loro pianificazione. Ogni percorso può portare record duplicati, e ognuno ti dà una diversa opportunità di catturarli.
Puoi pulire alcuni dati prima dell'arrivo nel CRM, altri solo dopo. In questo articolo scoprirai dove pulire ogni tipo di dato e come gestire migrazioni e sincronizzazioni bidirezionali.
Cos'è la deduplicazione tra strumenti connessi?
La deduplicazione tra strumenti collegati è la ricerca e l'unione di record duplicati che raggiungono il tuo CRM attraverso importazioni, migrazioni, integrazioni e sistemi sincronizzati. Mantiene un record per persona o azienda, indipendentemente dallo strumento usato per crearla.
Non puoi ripulire all'interno di ogni strumento
Alcuni strumenti ti permettono di controllare i dati prima che si spostino. Altri no. Uno strumento di arricchimento è un esempio comune: non puoi pulire o deduplicare dal suo lato, e i suoi dati comunque vanno nel CRM.
I moduli web, le app mobile e i checkout spesso funzionano nello stesso modo. Creano o aggiornano record nel CRM, e il CRM è il primo luogo dove vedete il risultato.
Quindi la domanda utile per ogni strumento è dove puoi pulire i dati. Prima che entrino, dopo che arrivano nel CRM, o entrambi.
Elenca ogni strumento e processo che crea o aggiorna record, inclusi quelli dimenticati: importazioni una tantum di trimestri passati, integrazioni configurate e abbandonate.
Dove pulire ogni tipo di dato
| Come arrivano i dati | Pulire prima che entri? | Pulisci dopo, nel CRM? |
|---|---|---|
| Importazioni da fogli di calcolo | Sì. Controlla il file rispetto a se stesso e rispetto a ciò che è già nel CRM. | Sì, per catturare quello che il controllo del file ha perso. |
| Migrazioni CRM e acquisizioni | Sì. Pulisci il sistema di origine prima di spostarlo. | Sì, una volta che i record migrati stanno accanto ai dati già presenti. |
| Tool di arricchimento | No. | Sì, su una pianificazione regolare. |
| Moduli web e app integrate | Raramente. | Sì, su una pianificazione regolare. |
| Sincronizzazione bidirezionale tra CRM | No. La sincronizzazione sposta i record in entrambe le direzioni. | Sì, con unioni che avvengono in entrambi i CRM contemporaneamente. |
Pulisci i fogli di calcolo prima di importarli
Un import è uno dei rari momenti in cui tutti i dati nuovi si trovano in un file. Questo lo rende il punto ideale per intercettare i duplicati prima che raggiungano proprietari, sequenze e report.
Controlla il file in due direzioni. Innanzitutto, cerca persone o aziende che compaiono due volte nel file. Poi cerca righe che corrispondono ai record che hai già nel CRM.
Dopo l'importazione, controlla di nuovo nel CRM. Un file può essere pulito da solo e contenere comunque persone che erano già presenti con un'email diversa o con il nome scritto male.
Pulisci prima di eseguire la migrazione, poi controlla di nuovo
Una migrazione trasferisce anni di record in una volta. Se il sistema precedente ha duplicati, il nuovo CRM inizia con loro e con tutti i report e i workflow costruiti su di essi.
Pulisci prima il sistema di origine, così muovi un record per persona o azienda. Poi controlla di nuovo dopo lo spostamento. Se il nuovo CRM detiene già record, quelli migrati possono atterrare accanto alle persone che hai già.
Copriamo i motivi in modo più dettagliato in perché la deduplicazione deve venire prima di ogni migrazione CRM.
Acquisizioni e fusioni di database
Un'acquisizione unisce due database, ognuno valido di per sé. Una volta che si incontrano in un CRM, lo stesso cliente può apparire due volte, con due proprietari e due cronologie.
È da lì che iniziano le controversie sulle commissioni e le chiamate duplicate. Due agenti vedono ciascuno un cliente che credono sia loro.
Tratta un'acquisizione come una migrazione. Pulisci ogni database prima del passaggio, poi decidete insieme quale record e quale proprietario vince quando entrambi i lati hanno lo stesso cliente.
Pulisci nel CRM per gli strumenti che non puoi controllare
Per gli strumenti di arricchimento dati, i form e le altre integrazioni, il CRM è il punto in cui pulisci. Queste fonti si eseguono ogni giorno, quindi una sola pulizia non dura a lungo.
Cerca schemi nei duplicati che trovi. Nota quale fonte li ha creati, quando sono stati creati e chi li possiede. Questo mostra quali strumenti hanno bisogno di controllo regolare e quali hanno causato un'ondata una tantum.
Alcune integrazioni creano un picco improvviso quando un'impostazione cambia. Se è un'impostazione che controlli, correggi e pulisci quello che ha creato.
Per le fonti costanti, la velocità è fondamentale. Trova e unisci i nuovi duplicati subito dopo l'arrivo, prima che si diffondano nei report, nelle sequenze e nella proprietà. Il nostro articolo su duplicati ricorrenti da integrazioni CRM approfondisce questo
I duplicati si propagano anche ad altri strumenti
Un record duplicato nel CRM esce due volte a ogni strumento connesso. L'email viene inviata due volte e il data warehouse conta un cliente come due.
Ecco perché pulire il CRM regolarmente protegge più del CRM stesso. Protegge anche gli strumenti che leggono da esso.
Sincronizzazioni bidirezionali tra CRM
Quando due CRM si sincronizzano, come HubSpot e Salesforce, un duplicato esiste su entrambi i lati. Un merge deve accadere in entrambi i sistemi. Da quello che ho visto, eseguire il merge su un solo lato interrompe completamente la sincronizzazione, quindi i due record non sono più collegati.
Ecco perché la deduplicazione su sincronizzazione bidirezionale rimane manuale. Qualcuno fonde da un lato, corregge l'altro a mano, e alcuni duplicati sfuggono.
Prima di unire i record sincronizzati, verifica due cose. Entrambi i CRM devono essere parte di ogni merge. Escludi qualsiasi corrispondenza che potrebbe interrompere la sincronizzazione e revisionala prima che qualcosa si unisca.
Come Dedupely pulisce i dati da fogli di calcolo a CRM sincronizzati
In Dedupely puoi pulire fogli di calcolo illimitati prima dell'importazione e creare ricerche di duplicati per pulire il CRM dopo che i dati arrivano. Quando l'integrazione è attiva, puoi unire i duplicati in HubSpot e Salesforce contemporaneamente. Se HubSpot o Salesforce non sono connessi a Dedupely, la fusione è bloccata. Qualsiasi corrispondenza che potrebbe interrompere la sincronizzazione viene esclusa automaticamente e non viene unita.
Trova i duplicati creati da importazioni e strumenti collegati
Mappa i tuoi strumenti, poi pulisci su entrambi i lati del CRM
I record raggiungono il vostro CRM attraverso molti percorsi, e ognuno offre un'occasione diversa per intercettare i duplicati. Fogli di calcolo e sistemi di origine si possono pulire prima dell'arrivo; i dati da arricchimento, moduli e integrazioni solo dopo l'importazione nel CRM.
Una volta che sai quali strumenti creano record e dove pulirli, ogni fonte ha un ruolo nel tuo cleanup. I CRM sincronizzati aggiungono una condizione: l'unione deve avvenire in entrambi i sistemi contemporaneamente, oppure il collegamento si rompe.
Domande frequenti
Come deduplicare i dati su più strumenti di vendita e marketing?
Pulisci i dati prima che entrino nel CRM dove puoi, e nel CRM dove non puoi. Verifica i fogli di calcolo prima di importarli e pulisci il sistema di origine prima di una migrazione. Per strumenti di arricchimento, moduli e integrazioni, trova e unisci regolarmente i duplicati nel CRM, prima che si diffondano nei report e nelle sequenze.
Dovresti deduplicare prima o dopo una migrazione del CRM?
Fai entrambi: pulisci il sistema di origine prima di migrare, in modo che il nuovo CRM non inizi con duplicati vecchi e i flussi di lavoro costruiti su di essi. Quindi controlla di nuovo dopo lo spostamento, perché i record migrati possono corrispondere a persone già nel nuovo CRM. Le acquisizioni necessitano degli stessi due controlli, poiché due database finiscono in un posto.
Puoi deduplicare dati all'interno di uno strumento di arricchimento?
Di solito no: molti strumenti di enrichment non permettono di pulire o unire record, e i loro dati vanno nel CRM comunque. Il CRM è dove catturare i duplicati. Traccia i record creati o aggiornati da questi strumenti e controllali regolarmente per unire i nuovi duplicati rapidamente.
Come si fa il merge di duplicati quando due CRM sono sincronizzati?
Uniscili in entrambi i CRM contemporaneamente. Unire da un lato soltanto rompe la sincronizzazione. Ecco perché il lavoro è spesso manuale e i duplicati vengono persi. Prima di unire, assicurati che entrambi i sistemi facciano parte dell'unione ed escludi le corrispondenze che potrebbero romperla.
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