Déduplication CRM : imports, migrations, syncs

Les enregistrements arrivent au CRM de nombreux endroits. Les commerciaux importent des feuilles de calcul, les équipes migrent les anciens systèmes, et les outils d'enrichissement, formulaires et autres CRM écrivent les données selon leur propre calendrier. Chaque chemin peut apporter des enregistrements en doublon, et chacun vous donne une chance différente de les détecter.

Vous pouvez nettoyer certaines données avant leur arrivée, d'autres seulement une fois dans le CRM. Cet article vous montre où nettoyer chaque type de données et comment gérer les migrations et synchronisations bidirectionnelles.

Qu'est-ce que la déduplication entre les outils connectés ?

Vous ne pouvez pas nettoyer dans chaque outil

Certains outils vous permettent de vérifier les données avant qu'elles se déplacent. D'autres non. Un outil d'enrichissement est un exemple courant : vous ne pouvez pas nettoyer ou dédupliquer de son côté, et ses données vont de toute façon au CRM.

Les formulaires web, applications mobiles et caisses créent ou mettent à jour les enregistrements. Le CRM est le premier endroit où vous voyez le résultat.

La question utile pour chaque outil est où nettoyer ses données : avant qu'elle n'entre, après son arrivée dans le CRM, ou les deux.

Listez tous les outils et processus qui créent ou mettent à jour des enregistrements, y compris les oubliés comme les importations ponctuelles ou les intégrations abandonnées.

Où nettoyer chaque type de données

Nettoyez les feuilles de calcul avant de les importer

L'importation rassemble toutes les nouvelles données dans un fichier. C'est le meilleur moment pour détecter les doublons avant leur propagation.

Analysez le fichier dans les deux sens. Cherchez d'abord les personnes ou entreprises en doublon dans le fichier. Puis identifiez les lignes correspondant à des enregistrements déjà présents dans votre CRM.

Vérifiez à nouveau dans le CRM après l'importation. Un fichier peut être propre en lui-même et contenir des personnes qui y étaient déjà sous une autre adresse e-mail ou un nom mal orthographié.

Nettoyez avant la migration, puis revérifiez

Une migration déplace des années d'enregistrements d'un coup. Si l'ancien système a des doublons, le nouveau CRM en commence avec, ainsi que tous les rapports et workflows associés.

Nettoyez d'abord le système source, pour déplacer un seul enregistrement par personne ou par entreprise. Puis vérifiez à nouveau après le déplacement. Si le nouveau CRM contient déjà des enregistrements, les enregistrements migrés peuvent se retrouver à côté de personnes que vous avez déjà.

Plus de détails sur pourquoi chaque migration CRM exige d'abord la déduplication.

Acquisitions et fusions de bases de données

Une acquisition réunit deux bases de données, et chacune avait du sens en elle-même. Une fois qu'elles se rencontrent dans un CRM, le même client peut apparaître deux fois, avec deux propriétaires et deux historiques.

C'est là que les litiges de commission et les appels en double commencent généralement. Deux représentants voient chacun un client qu'ils considèrent comme le leur.

Traitez une acquisition comme une migration. Nettoyez chaque base avant le passage, puis décidez quel enregistrement et quel propriétaire l'emportent quand les deux côtés ont le même client.

Nettoyez dans le CRM plutôt que dans les outils que vous ne contrôlez pas

Ces sources s'exécutent chaque jour, donc un seul nettoyage ne tiendra pas longtemps.

Recherchez des motifs dans les doublons que vous trouvez. Notez quelle source les a créés, quand ils l'ont été et qui les possède. Cela montre quels outils ont besoin d'une vérification régulière et lesquels ont causé une vague ponctuelle.

Certaines intégrations créent un pic soudain quand un paramètre change. Si ce paramètre est sous votre contrôle, corrigez-le et nettoyez ce qu'il a créé.

Pour les sources stables, la vitesse prime. Trouvez et fusionnez les nouveaux doublons peu après leur arrivée, avant qu'ils ne se propagent dans les rapports, séquences et attributions. Notre article sur doublons récurrents des intégrations CRM va plus loin sur ce sujet.

Les doublons se propagent aussi aux autres outils

Un enregistrement qui existe deux fois dans le CRM peut être envoyé deux fois à chaque outil connecté. La plateforme e-mail envoie deux messages, et l'entrepôt de données compte un client comme deux.

C'est pourquoi nettoyer régulièrement le CRM le protège et protège aussi les outils qui s'en alimentent.

Syncs bidirectionnels entre les CRM

Quand deux CRM sont synchronisés, comme HubSpot et Salesforce, un doublon existe des deux côtés. Une fusion doit se produire dans les deux systèmes. D'après mon expérience, fusionner d'un seul côté casse la synchronisation entièrement ; les deux enregistrements ne sont plus liés.

C'est pourquoi dédupliquer sur synchronisation bidirectionnelle reste très manuel. Quelqu'un fusionne d'un côté, corrige l'autre à la main, et certains doublons s'échappent.

Avant de fusionner des enregistrements synchronisés, vérifiez deux points. Les deux CRM doivent être inclus dans chaque fusion. Excluez toute correspondance risquant de casser la synchronisation, puis examinez-la avant de fusionner.

Cartographiez vos outils, puis nettoyez des deux côtés du CRM

Les enregistrements arrivent par plusieurs chemins. Les feuilles de calcul et systèmes sources se nettoient avant importation, tandis que les données d'enrichissement, formulaires et intégrations ne se nettoient que dans le CRM.

Dès que vous savez quels outils créent les enregistrements et où les nettoyer, chaque source trouve sa place dans votre nettoyage. Les CRM synchronisés imposent une condition: la fusion doit se faire dans les deux systèmes simultanément, sinon les liens se rompent.

Questions fréquentes