TL;DR
- O administrador do CRM é normalmente o responsável pela deduplicação, enquanto outras equipes decidem os casos duvidosos.
- As pesquisas de duplicados funcionam melhor configuradas por objeto, com dois a quatro campos fortes.
- As Merge Rules decidem o registro sobrevivente e que valor ganha em cada campo.
- A automatização serve para pesquisas que foram testadas com mesclagens à mão e se mantêm estáveis.
- O Dedupely oferece aos administradores pesquisas, regras de mesclagem, configurações de segurança, automação, filas de revisão e registros de mesclagens.
Em muitas empresas, uma só pessoa acaba por tratar da deduplicação. É o administrador do CRM, ou alguém de RevOps ou marketing ops que conhece melhor o CRM. Vendas e marketing sentem os duplicados, mas é o administrador quem os encontra, os mescla e responde por cada mesclagem.
Este guia é para essa pessoa. Ele pressupõe que você usa o Dedupely no dia a dia, ou está prestes a usar, e quer uma configuração que se sustente sem tomar conta da sua semana.
Vai ver como dividir o trabalho, configurar pesquisas para cada objeto, decidir o que um registro mesclado mantém e manter de fora as correspondências arriscadas. Vai ver também quando automatizar, como passar casos a colegas e que registros guardar.
Trabalha sozinho? O nosso artigo sobre deduplicar quando é o único administrador explica como encaixá-lo no tempo de uma só pessoa.
O que cabe ao administrador, e o que os outros decidem
A deduplicação funciona melhor com um só responsável. O administrador cria as pesquisas, define as regras, roda ou agenda as mesclagens e mantém o registro do que mudou.
As respostas estão com outras equipes. As vendas sabem que duas contas são um cliente, e o financeiro sabe que empresas têm que ficar separadas. O que conta como duplicado depende de cada caso, e são eles que conhecem o caso.
Muitas equipes também mantêm os comerciais fora das mesclagens. Os comerciais enviam as dúvidas ao administrador em vez de mesclarem sozinhos o que encontram.
Configure pesquisas de duplicados para cada objeto
As Duplicate Searches são onde você decide o que conta como duplicado. Cada objeto sincronizado vem com pesquisas padrão no primeiro login, e uma conta pode ter até 50.
- Uma pesquisa por padrão: mantenha "same email" e "same name and company" como pesquisas separadas, para cada uma ter a sua revisão e automatização.
- Dois a quatro campos fortes: um campo raramente prova que dois registros são iguais, e vários que coincidem dão uma correspondência mais segura.
- A opção de correspondência certa para cada campo: Exact para o email, Similar para erros de digitação e Fuzzy para nomes com som parecido. Domain Root serve para domínios de empresa, e None deixa de fora os campos em que você não confia.
- Clones para testes: clone uma pesquisa para testar critérios novos sem tocar naquela em que confia.
Cada pesquisa mostra o número de correspondências e os registros que contém. Uma contagem muito acima do esperado costuma significar que os critérios são amplos demais. Para Contacts, Companies e Leads, o Dedupely Intelligence também encontra padrões de duplicados complexos com correspondência baseada em IA, sem configurações de correspondência.
Decida o que cada registro mesclado mantém
As Merge Rules decidem o resultado. Sem elas, o Dedupely usa a lógica de mesclagem do próprio CRM, o que serve para um primeiro conjunto de correspondências exatas. Quando você quiser um resultado específico, defina-o uma vez e todas as mesclagens o seguem.
| Regra | Opções | O que ter em conta |
|---|---|---|
| Primary Record | Oldest, Newest, Last Updated, Most Field Data ou Custom | Para que registro apontam as suas integrações e relatórios |
| Regras por campo | Primary, Only Primary, Append (campos de vários valores) ou Custom | Responsável, fase do ciclo de vida, email e telefone costumam precisar de regra própria |
| Win e Lose Rules | Condições personalizadas; primeiro as Lose Rules, depois as Win Rules de cima para baixo | Por exemplo, um responsável inativo nunca deve ganhar |
Campos vazios nunca substituem dados existentes, e não é possível definir regras em campos somente leitura no seu CRM. Visualize a prévia de algumas mesclagens após cada alteração de regras, já que a prévia mostra os valores vencedores em negrito.
Deixe as configurações de segurança reterem as correspondências arriscadas
As Safety Settings ficam ativas por padrão em todos os objetos. Elas retêm correspondências com mais de 20 registros. Também retêm correspondências baseadas em dados de exemplo, como test@test.com, John Doe ou números de telefone fictícios.
As correspondências deixadas de lado vão para a aba Excluded, onde você pode mesclá-las manualmente, rejeitá-las ou enviá-las para Manual Review. Cada objeto tem seus próprios limiares, e uma alteração passa a valer na próxima análise. No HubSpot, você também escolhe o que acontece quando uma mesclagem ultrapassaria os limites de associações ou de mesclagens do HubSpot.
Verifique a aba Excluded de vez em quando. Um grupo excluído grande costuma ser uma caixa compartilhada ou um valor fictício que vale a pena corrigir na origem.
Automatize em dois passos
O Dedupely tem dois tipos de automação, e os administradores costumam usá-los em ordem.
- Auto Match verifica uma pesquisa segundo um agendamento e envia um email quando as correspondências atingem o número que definir. Nunca mescla, por isso é um primeiro passo seguro para qualquer pesquisa.
- Auto Merge mescla automaticamente e de forma agendada os novos duplicados de uma pesquisa, usando os seus campos, filtros e Merge Rules. No teste gratuito, as suas mesclagens contam para as 20 mesclagens grátis.
Uma pesquisa está pronta para o Auto Merge depois de algumas mesclagens à mão e de uma página em massa. As correspondências falsas devem ser rejeitadas e os resultados devem manter-se estáveis.
O Auto Merge nunca mescla correspondências excluídas, rejeitadas ou em Manual Review. Você pode pausá-lo, desativá-lo ou cancelar uma mesclagem em andamento a partir do seu painel.
Passe os conjuntos pouco claros à pessoa certa
O Manual Review é uma fila que preenche à mão. Envia para lá qualquer conjunto duplicado, de qualquer pesquisa, e fica lá até alguém o mesclar ou retirar. As correspondências não podem ser atribuídas a uma pessoa, por isso combinem quem verifica a fila e com que frequência.
Os colegas entram como Users. Eles podem revisar, mesclar, alterar Merge Rules e ativar o Auto Merge, enquanto só os Admins convidam pessoas, alteram funções e gerenciam as configurações da empresa. Todos os planos incluem usuários ilimitados, sem taxas por usuário, então quem conhece as contas pode decidir os casos difíceis sem uma licença a mais.
Reserve a função Admin para uma ou duas pessoas que gerenciem usuários, segurança e faturamento. Nosso guia sobre trabalhar em equipe no Dedupely explica como outras equipes dividem o trabalho.
Guarde os registros sobre os quais perguntarão a você
Mais cedo ou mais tarde, alguém pergunta por que dois registros foram mesclados. Estes são os lugares para procurar.
| Registro | O que contém |
|---|---|
| Merge History | Cada mesclagem, com os registros originais, os valores vencedores e um link para o registro mesclado no seu CRM. Exportável como CSV, com os dados originais e os IDs dos registros |
| Audit Log | Mesclagens, varreduras, alterações de pesquisas, convites, mudanças de função e logins, com o usuário e a hora. Somente para Admins, guardado por tempo indeterminado |
| Duplicate Report | Um email sobre os seus duplicados, semanal por padrão, mensal ou desligado, definido por pessoa |
| Alertas de Novos Duplicados | Um email quando uma pesquisa de Auto Match atinge o limiar, ativo por padrão para cada usuário, no máximo um por dia |
A maioria das mesclagens pode ser desfeita em 30 dias pelo Merge History, mas trate toda mesclagem como permanente. Se uma mesclagem der errado, desfaça-a por lá ou restaure os valores pelo CSV do Merge History. Nosso playbook sobre o que fazer se mesclou os registros errados percorre isso.
Usar mais de um CRM
Se você conectar vários CRMs, ou várias contas do mesmo CRM, cada um é independente. Cada um tem suas próprias pesquisas, Merge Rules, Safety Settings, Merge History, usuários, Security Policy e Audit Log. O Dedupely nunca compara registros entre dois CRMs.
O limite de registros e o faturamento são compartilhados por todos. Nenhum email avisa antes do limite, e se você ultrapassá-lo pode continuar trabalhando com até 10% mais registros durante 10 dias. Depois disso, a conta passa a ser somente leitura até você fazer upgrade ou voltar a ficar abaixo do limite. Pesquisas, varreduras e Auto Match continuam funcionando, por isso fique de olho no uso antes de uma importação grande.
Como preparar a configuração do Dedupely como administrador
Comece com as pesquisas padrão no objeto com mais atividade, depois mescle alguns grupos à mão e defina as Merge Rules a partir do que vir. Quando uma pesquisa se estabilizar, coloque-a em Auto Match e depois em Auto Merge, e chame colegas para os grupos em Manual Review. O nosso página para administradores de CRM mostra o resto do que o Dedupely faz pela sua função.
Uma configuração que roda sem que você precise acompanhar
Gerenciar bem a deduplicação resume-se a algumas decisões tomadas uma vez. Decida o que conta como duplicado em cada objeto, o que um registro mesclado mantém e que correspondências são demasiado arriscadas.
Com isso em vigor, o trabalho diário fica pequeno. As pesquisas testadas mesclam automaticamente de forma agendada, os colegas decidem os casos duvidosos e cada mesclagem deixa um registro que pode mostrar.
Perguntas frequentes
Quem deve ser responsável pela deduplicação do CRM?
Normalmente o administrador do CRM, ou alguém de RevOps ou marketing ops que conheça bem o CRM. Um responsável cria as pesquisas, define as regras de mesclagem e executa as mesclagens. Outras equipes decidem os casos pouco claros, porque sabem que registros são o mesmo cliente e quais têm que ficar separados.
Por quantos campos deve uma pesquisa de duplicados fazer a correspondência?
Dois a quatro campos fortes é um bom intervalo. Um campo raramente prova que dois registros são iguais, enquanto vários campos que coincidem dão uma correspondência mais segura. Comece pelo campo que identifica cada registro, como o email ou o domínio, e acrescente campos que o confirmem, como o nome ou a empresa.
Quando é seguro automatizar a mesclagem de duplicados?
Quando a pesquisa já foi testada. Mescle alguns grupos à mão e uma ou duas páginas em massa, rejeite as correspondências falsas e confirme que os resultados se mantêm estáveis. Comece pelos duplicados que mesclaria sem olhar, como correspondências exatas de email, e mantenha em revisão os padrões menos certos.
Como descubro quem mesclou dois registros?
Verifique primeiro o registro de mesclagens, que deve mostrar os registros originais, os valores que ganharam e o registro mesclado. Um registro de auditoria mostra quem executou a mesclagem e quando. Guarde os dois, porque as mesclagens são normalmente permanentes no CRM e as perguntas surgem muitas vezes meses depois.
Os comerciais devem mesclar eles próprios os duplicados?
Muitas equipes preferem que não. Comerciais a mesclar o que encontram levam a resultados inconsistentes e a pouco registro do que mudou. Numa configuração comum, os comerciais enviam dúvidas ao administrador, que mescla com regras acordadas e pergunta ao responsável pelos conjuntos duvidosos.
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