TL;DR
- El administrador del CRM suele encargarse de la deduplicación, mientras otros equipos deciden los casos dudosos.
- Las búsquedas de duplicados funcionan mejor configuradas por objeto, con dos a cuatro campos sólidos.
- Las Merge Rules deciden el registro superviviente y qué valor gana en cada campo.
- La automatización conviene a las búsquedas que se han probado con fusiones a mano y se mantienen estables.
- Dedupely da a los admins búsquedas, reglas de fusión, ajustes de seguridad, automatización, colas de revisión y registros de fusiones.
En muchas empresas, una sola persona acaba llevando la deduplicación. Es el admin del CRM, o alguien de RevOps o marketing ops que conoce mejor el CRM. Ventas y marketing sufren los duplicados, pero el admin es quien los encuentra, los fusiona y responde de cada fusión.
Esta guía es para esa persona. Supone que usas Dedupely a diario, o estás a punto, y quieres una configuración que funcione sin acaparar tu semana.
Verás cómo repartir el trabajo, configurar búsquedas para cada objeto, decidir qué conserva un registro fusionado y mantener fuera las coincidencias arriesgadas. También verás cuándo automatizar, cómo pasar casos a compañeros y qué registros guardar.
¿Trabajas solo? Nuestro artículo sobre deduplicar cuando eres el único admin explica cómo encajarlo en el tiempo de una sola persona.
Qué le corresponde al admin, y qué deciden otros
La deduplicación va mejor con un solo responsable. El admin crea las búsquedas, fija las reglas, ejecuta o programa las fusiones y guarda el registro de lo que cambió.
Las respuestas las tienen otros equipos. Ventas sabe qué dos cuentas son un cliente, y finanzas sabe qué empresas deben seguir separadas. Qué cuenta como duplicado depende de cada caso, y son ellos quienes conocen el caso.
Muchos equipos también dejan a los comerciales fuera de las fusiones. Los comerciales envían sus dudas al admin en vez de fusionar por su cuenta lo que encuentran.
Configura búsquedas de duplicados para cada objeto
En las Duplicate Searches decides qué cuenta como duplicado. Cada objeto sincronizado trae búsquedas predefinidas la primera vez que inicias sesión, y una cuenta puede tener hasta 50.
- Una búsqueda por patrón: mantén "same email" y "same name and company" como búsquedas separadas, para que cada una tenga su propia revisión y automatización.
- De dos a cuatro campos sólidos: un campo rara vez demuestra que dos registros son iguales, y varios que coinciden dan una coincidencia más segura.
- La opción de coincidencia adecuada para cada campo: Exact para el correo, Similar para erratas y Fuzzy para nombres que suenan parecido. Domain Root sirve para dominios de empresa, y None deja fuera los campos de los que no te fías.
- Clones para pruebas: clona una búsqueda para probar criterios nuevos sin tocar la que usas.
Cada búsqueda muestra su número de coincidencias y los registros que contienen. Un recuento muy por encima de lo esperado suele indicar criterios demasiado amplios. Para Contacts, Companies y Leads, Dedupely Intelligence también encuentra patrones de duplicados complejos con coincidencia basada en IA, sin ajustes de coincidencia.
Decide qué conserva cada registro fusionado
Las Merge Rules deciden el resultado. Sin ellas, Dedupely usa la lógica de fusión propia de tu CRM, que vale para un primer conjunto de coincidencias exactas. Cuando quieras un resultado concreto, configúralo una vez y todas las fusiones lo seguirán.
| Regla | Opciones | Qué tener en cuenta |
|---|---|---|
| Primary Record | Oldest, Newest, Last Updated, Most Field Data o Custom | A qué registro apuntan tus integraciones e informes |
| Reglas por campo | Primary, Only Primary, Append (campos multivalor) o Custom | Propietario, etapa del ciclo de vida, email y teléfono suelen necesitar su propia regla |
| Win y Lose Rules | Condiciones personalizadas; primero las Lose Rules, luego las Win Rules de arriba abajo | Por ejemplo, un propietario inactivo nunca debería ganar |
Los campos vacíos nunca sobrescriben datos existentes, y no se pueden fijar reglas en campos de solo lectura en tu CRM. Previsualiza algunas fusiones tras cada cambio de regla, ya que la vista previa muestra en negrita los valores ganadores.
Deja que los ajustes de seguridad retengan las coincidencias arriesgadas
Safety Settings están activados por defecto en todos los objetos. Retienen las coincidencias de más de 20 registros. También retienen las coincidencias basadas en datos de ejemplo, como test@test.com, John Doe o números de teléfono de relleno.
Las coincidencias apartadas van a la pestaña Excluded, donde puedes fusionarlas a mano, rechazarlas o enviarlas a Manual Review. Cada objeto tiene sus propios umbrales, y un cambio se aplica en el siguiente análisis. En HubSpot, también eliges qué pasa cuando una fusión superaría sus límites de asociaciones o de número de fusiones.
Revisa de vez en cuando la pestaña Excluded. Un conjunto excluido grande suele ser una bandeja compartida o un valor de relleno que conviene corregir en el origen.
Automatiza en dos pasos
Dedupely tiene dos tipos de automatización, y los administradores suelen usarlos en orden.
- Auto Match revisa una búsqueda según una programación y envía un correo cuando sus coincidencias llegan al número que fijes. Nunca fusiona, así que es un primer paso seguro para cualquier búsqueda.
- Auto Merge fusiona automáticamente y de forma programada los duplicados nuevos de una búsqueda, usando sus campos, filtros y Merge Rules. En la prueba gratuita, sus fusiones cuentan para las 20 fusiones gratis.
Una búsqueda está lista para Auto Merge tras unas cuantas fusiones a mano y una página en bloque. Las coincidencias falsas deben rechazarse y los resultados deben mantenerse estables.
Auto Merge nunca fusiona coincidencias excluidas, rechazadas o en Manual Review. Puedes pausarlo, desactivarlo o cancelar una fusión en curso desde su panel.
Pasa los conjuntos dudosos a la persona adecuada
Manual Review es una cola que llenas a mano. Envías ahí cualquier conjunto duplicado, de cualquier búsqueda, y se queda hasta que alguien lo fusiona o lo quita. Las coincidencias no se pueden asignar a una persona, así que acordad quién revisa la cola y con qué frecuencia.
Los compañeros entran como Users. Pueden revisar, fusionar, cambiar Merge Rules y activar Auto Merge, mientras que solo los Admins invitan a personas, cambian roles y gestionan los ajustes de la empresa. Todos los planes incluyen usuarios ilimitados, sin tarifas por usuario, así que quien conoce las cuentas puede decidir los casos dudosos sin una licencia aparte.
Reserva el rol Admin para una o dos personas que gestionan usuarios, seguridad y facturación. Nuestra guía sobre trabajar en equipo en Dedupely explica cómo se reparten el trabajo otros equipos.
Conserva los registros por los que te preguntarán
Tarde o temprano, alguien pregunta por qué se fusionaron dos registros. Estos son los sitios donde mirar.
| Registro | Qué contiene |
|---|---|
| Merge History | Cada fusión, con los registros originales, los valores ganadores y un enlace al registro fusionado en tu CRM. Exportable como CSV con los datos originales y los ID de registro |
| Audit Log | Fusiones, análisis, cambios de búsquedas, invitaciones, cambios de rol e inicios de sesión, con el usuario y la hora. Solo para Admins, se conserva indefinidamente |
| Duplicate Report | Un correo sobre tus duplicados, semanal por defecto, mensual o desactivado, por persona |
| Avisos de nuevos duplicados | Un correo cuando una búsqueda de Auto Match alcanza su umbral, activado por defecto para cada usuario, como máximo uno al día |
La mayoría de las fusiones se pueden deshacer en 30 días desde Merge History, pero trata cada fusión como permanente. Si una fusión sale mal, deshazla ahí o restaura los valores desde el CSV de Merge History. Nuestro manual sobre qué hacer si fusionaste los registros equivocados lo explica paso a paso.
Usar más de un CRM
Si conectas varios CRM, o varias cuentas del mismo CRM, cada uno es independiente. Cada uno tiene sus propias búsquedas, Merge Rules, Safety Settings, Merge History, usuarios, Security Policy y Audit Log. Dedupely nunca compara registros entre dos CRM.
El límite de registros y la facturación se comparten entre todos. Ningún email te avisa antes del límite, y si lo superas puedes seguir trabajando con hasta un 10% más de registros durante 10 días. Después, la cuenta pasa a solo lectura hasta que mejores el plan o vuelvas por debajo del límite. Las búsquedas, los análisis y Auto Match siguen funcionando, así que vigila el uso antes de una importación grande.
Cómo dejar lista tu configuración de Dedupely como administrador
Empieza con las búsquedas predefinidas en tu objeto más activo, después fusiona algunos conjuntos a mano y define las Merge Rules según lo que veas. Cuando una búsqueda se mantenga estable, ponla en Auto Match y luego en Auto Merge, y recurre a compañeros para los conjuntos de Manual Review. Nuestra página para administradores de CRM muestra el resto de lo que Dedupely hace para tu rol.
Una configuración que funciona sin que la vigiles
Llevar bien la deduplicación se reduce a unas pocas decisiones tomadas una vez. Decide qué cuenta como duplicado en cada objeto, qué conserva un registro fusionado y qué coincidencias son demasiado arriesgadas.
Con eso en marcha, el trabajo diario se reduce. Las búsquedas probadas fusionan automáticamente de forma programada, los compañeros deciden los casos dudosos y cada fusión deja un registro al que remitirse.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe encargarse de la deduplicación del CRM?
Normalmente el admin del CRM, o alguien de RevOps o marketing ops que conozca bien el CRM. Un responsable crea las búsquedas, fija las reglas de fusión y ejecuta las fusiones. Otros equipos deciden los casos dudosos, porque saben qué registros son un mismo cliente y cuáles deben quedarse separados.
¿Por cuántos campos debe comparar una búsqueda de duplicados?
Entre dos y cuatro campos sólidos es un buen rango. Un campo rara vez demuestra que dos registros son iguales, mientras que varios campos que coinciden dan una coincidencia más segura. Empieza por el campo que identifica cada registro, como el correo o el dominio, y añade campos que lo confirmen, como el nombre o la empresa.
¿Cuándo es seguro automatizar la fusión de duplicados?
Cuando la búsqueda ya está probada. Fusiona algunos grupos a mano y una o dos páginas en bloque, rechaza las coincidencias falsas y comprueba que los resultados se mantienen estables. Empieza por los duplicados que fusionarías sin mirar, como las coincidencias exactas de email, y deja en revisión los patrones menos seguros.
¿Cómo averiguo quién fusionó dos registros?
Revisa primero tu registro de fusiones, que debe mostrar los registros originales, los valores que ganaron y el registro fusionado. Un registro de auditoría muestra quién ejecutó la fusión y cuándo. Guarda ambos, porque las fusiones suelen ser permanentes en el CRM y las preguntas llegan a menudo meses después.
¿Deben los comerciales fusionar los duplicados ellos mismos?
Muchos equipos prefieren que no. Que los comerciales fusionen lo que encuentran lleva a resultados incoherentes y a poco registro de lo que cambió. En una configuración habitual, los comerciales envían sus dudas al administrador, que fusiona con reglas acordadas y pregunta al propietario por los conjuntos dudosos.
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