Résumé
- L'administrateur du CRM gère en général le dédoublonnage, pendant que d'autres équipes tranchent les cas incertains.
- Les recherches de doublons fonctionnent mieux par objet, sur deux à quatre champs solides.
- Les Merge Rules décident de la fiche conservée et de la valeur gagnante dans chaque champ.
- L'automatisation convient aux recherches testées par des fusions manuelles et restées stables.
- Dedupely donne aux admins des recherches, des règles de fusion, des réglages de sécurité, de l'automatisation, des files de revue et des traces de fusion.
Dans beaucoup d'entreprises, une seule personne finit par gérer le dédoublonnage. C'est l'admin CRM, ou quelqu'un des RevOps ou du marketing ops qui connaît le mieux le CRM. Les ventes et le marketing subissent les doublons, mais c'est l'admin qui les trouve, les fusionne et répond de chaque fusion.
Ce guide s'adresse à cette personne. Il suppose que vous utilisez Dedupely au quotidien, ou allez le faire, et voulez une configuration qui tienne sans envahir votre semaine.
Vous verrez comment répartir le travail, configurer des recherches pour chaque objet, décider ce que garde une fiche fusionnée et tenir à l'écart les correspondances risquées. Vous verrez aussi quand automatiser, comment passer des cas à des collègues et quelles fiches garder.
Vous travaillez seul ? Notre article sur le dédoublonnage quand vous êtes le seul admin explique comment l'intégrer au temps d'une seule personne.
Ce qui revient à l'admin, et ce que d'autres décident
Le dédoublonnage se passe mieux avec un seul responsable. L'admin crée les recherches, fixe les règles, lance ou planifie les fusions et garde la trace de ce qui a changé.
Ce sont d'autres équipes qui ont les réponses. Les ventes savent quels deux comptes sont un même client, la finance sait quelles entreprises doivent rester séparées. Ce qui compte comme doublon dépend du cas, et ce sont eux qui connaissent le cas.
Beaucoup d'équipes tiennent aussi les commerciaux à l'écart des fusions. Ils envoient leurs questions à l'admin au lieu de fusionner eux-mêmes ce qu'ils trouvent.
Configurer des recherches de doublons pour chaque objet
Les Duplicate Searches sont l'endroit où vous décidez ce qui compte comme doublon. Chaque objet synchronisé arrive avec des recherches prédéfinies à votre première connexion, et un compte peut en avoir jusqu'à 50.
- Une recherche par schéma : gardez « same email » et « same name and company » comme recherches séparées, pour que chacune ait sa propre revue et sa propre automatisation.
- Deux à quatre champs solides : un seul champ prouve rarement que deux fiches sont identiques, et plusieurs qui concordent donnent une correspondance plus sûre.
- La bonne option de correspondance pour chaque champ : Exact pour l'e-mail, Similar pour les fautes de frappe et Fuzzy pour les noms qui se prononcent pareil. Domain Root convient aux domaines d'entreprise, et None écarte les champs dont vous vous méfiez.
- Clones pour les tests : dupliquez une recherche pour tester de nouveaux critères sans toucher à celle sur laquelle vous comptez.
Chaque recherche affiche son nombre de correspondances et les fiches qu'elles contiennent. Un décompte bien au-dessus de vos attentes signifie en général des critères trop larges. Pour les Contacts, Companies et Leads, Dedupely Intelligence trouve aussi des schémas de doublons complexes grâce à une correspondance fondée sur l'IA, sans réglages de correspondance.
Décider ce que garde chaque fiche fusionnée
Les Merge Rules décident du résultat. Sans elles, Dedupely utilise la logique de fusion propre à votre CRM, ce qui convient pour un premier lot de correspondances exactes. Dès que vous voulez un résultat précis, réglez-le une fois et chaque fusion le suit.
| Règle | Options | Points à considérer |
|---|---|---|
| Primary Record | Oldest, Newest, Last Updated, Most Field Data ou Custom | La fiche vers laquelle pointent vos intégrations et rapports |
| Règles par champ | Primary, Only Primary, Append (champs multivaleurs) ou Custom | Propriétaire, étape de cycle de vie, email et téléphone demandent souvent leur propre règle |
| Win et Lose Rules | Conditions personnalisées ; les Lose Rules d'abord, puis les Win Rules de haut en bas | Par exemple, un propriétaire inactif ne doit jamais l'emporter |
Les champs vides n'écrasent jamais les données existantes, et aucune règle ne peut être fixée sur des champs en lecture seule dans votre CRM. Prévisualisez quelques fusions après chaque changement de règle, l'aperçu affichant en gras les valeurs gagnantes.
Laissez les réglages de sécurité retenir les correspondances risquées
Les Safety Settings sont activés par défaut pour chaque objet. Ils retiennent les correspondances de plus de 20 fiches. Ils retiennent aussi celles bâties sur des données d'exemple, comme test@test.com, John Doe ou des numéros de téléphone factices.
Les correspondances mises de côté vont dans l'onglet Excluded, où vous pouvez les fusionner à la main, les rejeter ou les envoyer dans Manual Review. Chaque objet a ses propres seuils, et un changement s'applique à l'analyse suivante. Dans HubSpot, vous choisissez aussi ce qui se passe quand une fusion dépasserait les limites d'associations ou de fusions de HubSpot.
Regardez de temps en temps l'onglet Excluded. Un gros ensemble exclu est souvent une boîte partagée ou une valeur factice à corriger à la source.
Automatiser en deux étapes
Dedupely a deux types d'automatisation, et les administrateurs les utilisent en général dans l'ordre.
- Auto Match vérifie une recherche selon une planification et envoie un e-mail quand ses correspondances atteignent le nombre fixé. Il ne fusionne jamais, c'est donc une première étape sûre pour toute recherche.
- Auto Merge fusionne automatiquement selon une planification les nouveaux doublons d'une recherche, avec ses champs, filtres et Merge Rules. Pendant l'essai gratuit, ses fusions comptent dans les 20 fusions gratuites.
Une recherche est prête pour Auto Merge après quelques fusions à la main et une page en masse. Les fausses correspondances doivent être rejetées et les résultats rester stables.
Auto Merge ne fusionne jamais les correspondances exclues, rejetées ou en Manual Review. Vous pouvez le mettre en pause, le désactiver ou annuler une fusion en cours depuis son tableau de bord.
Confier les ensembles flous à la bonne personne
Manual Review est une file que vous remplissez à la main. Vous y envoyez n'importe quel ensemble en double, de n'importe quelle recherche, et il y reste jusqu'à ce que quelqu'un le fusionne ou le retire. Les correspondances ne peuvent pas être attribuées à une personne, convenez donc de qui vérifie la file et à quelle fréquence.
Les collègues rejoignent le compte comme Users. Ils peuvent examiner, fusionner, modifier les Merge Rules et activer Auto Merge, tandis que seuls les Admins invitent des personnes, changent les rôles et gèrent les réglages de l'entreprise. Chaque offre inclut des utilisateurs illimités, sans frais par utilisateur, et la personne qui connaît les comptes peut donc trancher les cas limites sans licence à part.
Réservez le rôle Admin à une ou deux personnes qui gèrent utilisateurs, sécurité et facturation. Notre guide sur travailler en équipe dans Dedupely explique comment d'autres équipes se répartissent le travail.
Garder les fiches sur lesquelles on vous interrogera
Tôt ou tard, quelqu'un demande pourquoi deux fiches ont fusionné. Voici où regarder.
| Fiche | Ce qu'elle contient |
|---|---|
| Merge History | Chaque fusion, avec les fiches d'origine, les valeurs retenues et un lien vers la fiche fusionnée dans votre CRM. Exportable en CSV avec les données d'origine et les identifiants de fiche |
| Audit Log | Fusions, analyses, modifications de recherches, invitations, changements de rôle et connexions, avec l'utilisateur et l'heure. Réservé aux Admins, conservé indéfiniment |
| Duplicate Report | Un e-mail sur vos doublons, hebdomadaire par défaut, mensuel ou désactivé, réglé par personne |
| Alertes de nouveaux doublons | Un e-mail quand une recherche Auto Match atteint son seuil, activé par défaut pour chaque utilisateur, au plus un par jour |
La plupart des fusions peuvent être annulées pendant 30 jours depuis Merge History, mais traitez chaque fusion comme définitive. Si une fusion tourne mal, annulez-la là ou restaurez les valeurs depuis le CSV de Merge History. Notre guide sur que faire si vous avez fusionné les mauvaises fiches le détaille.
Utiliser plusieurs CRM
Si vous connectez plusieurs CRM, ou plusieurs comptes du même CRM, chacun est indépendant. Chacun a ses propres recherches, Merge Rules, Safety Settings, Merge History, utilisateurs, Security Policy et Audit Log. Dedupely ne rapproche jamais des fiches entre deux CRM.
La limite de fiches et la facturation sont communes à tous. Aucun email ne prévient avant la limite, et si vous la dépassez, vous pouvez continuer avec jusqu'à 10 % de fiches en plus pendant 10 jours. Ensuite, le compte passe en lecture seule jusqu'à ce que vous changiez d'offre ou repassiez sous la limite. Recherches, analyses et Auto Match continuent : surveillez l'usage avant un gros import.
Préparer votre configuration Dedupely en tant qu'administrateur
Commencez par les recherches prédéfinies sur votre objet le plus actif, fusionnez quelques ensembles à la main et définissez vos Merge Rules d'après ce que vous voyez. Une fois une recherche stable, passez-la en Auto Match, puis en Auto Merge, et faites appel à vos collègues pour les ensembles dans Manual Review. Notre page pour les administrateurs CRM montre le reste de ce que Dedupely fait pour votre rôle.
Une configuration qui tourne sans surveillance
Bien mener le dédoublonnage tient à quelques décisions prises une fois. Décidez ce qui compte comme doublon par objet, ce que garde une fiche fusionnée et quelles correspondances sont trop risquées.
Une fois cela en place, le travail quotidien devient léger. Les recherches testées fusionnent automatiquement selon une planification, les collègues tranchent les cas limites, et chaque fusion laisse une trace consultable.
Questions fréquentes
Qui doit être responsable du dédoublonnage du CRM ?
En général l'admin CRM, ou quelqu'un des RevOps ou du marketing ops qui connaît bien le CRM. Un responsable crée les recherches, fixe les règles de fusion et lance les fusions. D'autres équipes tranchent les cas flous, car elles savent quelles fiches sont un même client et lesquelles doivent rester séparées.
Sur combien de champs une recherche de doublons doit-elle rapprocher ?
Deux à quatre champs solides, c'est une bonne fourchette. Un seul champ prouve rarement que deux fiches sont identiques, alors que plusieurs champs concordants donnent une correspondance plus sûre. Commencez par le champ qui identifie chaque fiche, comme l'e-mail ou le domaine, et ajoutez des champs qui le confirment, comme le nom ou l'entreprise.
Quand est-il sûr d'automatiser la fusion des doublons ?
Quand la recherche a été testée. Fusionnez quelques groupes à la main et une ou deux pages en masse, rejetez les fausses correspondances et vérifiez que les résultats restent stables. Commencez par les doublons que vous fusionneriez sans regarder, comme les correspondances exactes d'e-mail, et gardez en revue les cas moins sûrs.
Comment savoir qui a fusionné deux fiches ?
Vérifiez d'abord votre journal de fusions, qui doit montrer les fiches d'origine, les valeurs gagnantes et la fiche fusionnée. Un journal d'audit montre qui a lancé la fusion et quand. Gardez les deux, car les fusions sont en général définitives dans le CRM et les questions arrivent souvent des mois plus tard.
Les commerciaux doivent-ils fusionner eux-mêmes les doublons ?
Beaucoup d'équipes préfèrent que non. Des commerciaux qui fusionnent ce qu'ils trouvent, cela donne des résultats incohérents et peu de traces des changements. Dans une organisation courante, les commerciaux envoient leurs questions à l'administrateur, qui fusionne selon des règles convenues et consulte le propriétaire pour les ensembles incertains.
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