TL;DR
- Di solito è l'amministratore del CRM a occuparsi della deduplicazione, mentre altri team decidono i casi dubbi.
- Le ricerche di duplicati funzionano meglio impostate per oggetto, su due-quattro campi solidi.
- Le Merge Rules decidono il record superstite e quale valore vince in ogni campo.
- L'automazione è adatta alle ricerche provate con unioni a mano e rimaste stabili.
- Dedupely dà agli admin ricerche, regole di unione, impostazioni di sicurezza, automazione, code di revisione e registri delle unioni.
In molte aziende, una sola persona finisce per gestire la deduplicazione. È l'admin del CRM, o qualcuno di RevOps o marketing ops che conosce meglio il CRM. Vendite e marketing subiscono i duplicati, ma è l'admin a trovarli, unirli e rispondere di ogni unione.
Questa guida è per quella persona. Presuppone che tu usi Dedupely ogni giorno, o stia per farlo, e voglia una configurazione che regga senza occupare tutta la settimana.
Vedrai come dividere il lavoro, impostare ricerche per ogni oggetto, decidere cosa mantiene un record unito e tenere fuori le corrispondenze rischiose. Vedrai anche quando automatizzare, come passare i casi ai colleghi e quali registri conservare.
Lavori da solo? Il nostro articolo sulla deduplicazione quando sei l'unico admin spiega come farlo rientrare nel tempo di una sola persona.
Cosa spetta all'admin, e cosa decidono gli altri
La deduplicazione va meglio con un solo responsabile. L'admin crea le ricerche, imposta le regole, esegue o pianifica le unioni e tiene traccia di cosa è cambiato.
Le risposte le hanno altri team. Le vendite sanno quali due account sono un cliente, e l'amministrazione sa quali aziende devono restare separate. Cosa conta come duplicato va valutato caso per caso, e sono loro a conoscere il caso.
Molti team tengono anche i commerciali del tutto fuori dalle unioni. I commerciali mandano le domande all'admin invece di unire da soli ciò che trovano.
Configura ricerche di duplicati per ogni oggetto
Le Duplicate Searches sono dove decidi cosa conta come duplicato. Ogni oggetto sincronizzato arriva con ricerche predefinite al primo accesso, e un account può averne fino a 50.
- Una ricerca per schema: tieni "same email" e "same name and company" come ricerche separate, così ognuna può avere la sua revisione e automazione.
- Da due a quattro campi solidi: un campo raramente prova che due record sono uguali, e più campi che coincidono danno una corrispondenza più sicura.
- L'opzione di corrispondenza giusta per ogni campo: Exact per l'email, Similar per i refusi e Fuzzy per i nomi che suonano simili. Domain Root va bene per i domini aziendali, e None lascia fuori i campi di cui non ti fidi.
- Cloni per i test: clona una ricerca per provare nuovi criteri senza toccare quella su cui fai affidamento.
Ogni ricerca mostra il numero di corrispondenze e i record che contengono. Un conteggio molto sopra le aspettative di solito indica criteri troppo ampi. Per Contacts, Companies e Leads, Dedupely Intelligence trova anche schemi di duplicati complessi con corrispondenza basata sull'IA, senza impostazioni di corrispondenza.
Decidi cosa conserva ogni record unito
Le Merge Rules decidono il risultato. Senza di esse, Dedupely usa la logica di unione propria del CRM, che va bene per un primo gruppo di corrispondenze esatte. Quando vuoi un risultato specifico, impostalo una volta e ogni unione lo segue.
| Regola | Opzioni | Cosa considerare |
|---|---|---|
| Primary Record | Oldest, Newest, Last Updated, Most Field Data o Custom | A quale record puntano integrazioni e report |
| Regole per campo | Primary, Only Primary, Append (campi multivalore) o Custom | Proprietario, fase del ciclo di vita, email e telefono di solito richiedono una regola propria |
| Win e Lose Rules | Condizioni personalizzate; prima le Lose Rules, poi le Win Rules dall'alto verso il basso | Per esempio, un responsabile inattivo non dovrebbe mai vincere |
I campi vuoti non sovrascrivono mai i dati esistenti, e non si possono impostare regole su campi in sola lettura nel CRM. Vedi l'anteprima di alcune unioni dopo ogni modifica alle regole, dato che l'anteprima mostra in grassetto i valori vincenti.
Lascia che le impostazioni di sicurezza trattengano le corrispondenze rischiose
Safety Settings sono attive per impostazione predefinita su ogni oggetto. Trattengono le corrispondenze con più di 20 record. Trattengono anche quelle basate su dati di esempio, come test@test.com, John Doe o numeri di telefono segnaposto.
Le corrispondenze messe da parte vanno nella scheda Excluded, dove puoi unirle a mano, rifiutarle o mandarle in Manual Review. Ogni oggetto ha le sue soglie, e una modifica vale dalla scansione successiva. In HubSpot scegli anche cosa succede quando un'unione supererebbe i limiti di associazioni o di numero di unioni di HubSpot.
Controlla ogni tanto la scheda Excluded. Un grande gruppo escluso è spesso una casella condivisa o un valore segnaposto da correggere alla fonte.
Automatizza in due passaggi
Dedupely ha due tipi di automazione, e gli amministratori tendono a usarli in ordine.
- Auto Match controlla una ricerca secondo una pianificazione e invia un'email quando le corrispondenze raggiungono il numero che imposti. Non unisce mai, quindi è un primo passo sicuro per qualsiasi ricerca.
- Auto Merge unisce in automatico con una pianificazione i nuovi duplicati di una ricerca, usando i suoi campi, filtri e Merge Rules. Nella prova gratuita, le sue unioni contano sulle 20 unioni gratuite.
Una ricerca è pronta per Auto Merge dopo alcune unioni a mano e una pagina in blocco. Le false corrispondenze vanno rifiutate e i risultati devono restare stabili.
Auto Merge non unisce mai corrispondenze escluse, rifiutate o in Manual Review. Puoi metterlo in pausa, disattivarlo o annullare un'unione in corso dalla sua dashboard.
Passa i gruppi poco chiari alla persona giusta
Manual Review è una coda che riempi a mano. Ci mandi qualsiasi gruppo duplicato, da qualsiasi ricerca, e resta lì finché qualcuno non lo unisce o lo rimuove. Le corrispondenze non si possono assegnare a una persona, quindi concordate chi controlla la coda e ogni quanto.
I colleghi entrano come User. Possono rivedere, unire, cambiare le Merge Rules e attivare Auto Merge, mentre solo gli Admin invitano persone, cambiano i ruoli e gestiscono le impostazioni aziendali. Ogni piano include utenti illimitati, senza costi per utente, così chi conosce gli account può decidere i casi incerti senza una licenza a parte.
Riserva il ruolo Admin a una o due persone che gestiscono utenti, sicurezza e fatturazione. La nostra guida su lavorare in team in Dedupely spiega come altri team si dividono il lavoro.
Conserva i record su cui ti faranno domande
Prima o poi qualcuno chiede perché due record sono stati uniti. Ecco dove guardare.
| Record | Cosa contiene |
|---|---|
| Merge History | Ogni unione, con i record originali, i valori vincenti e un link al record unito nel CRM. Esportabile come CSV con i dati originali e gli ID dei record |
| Audit Log | Unioni, scansioni, modifiche alle ricerche, inviti, cambi di ruolo e accessi, con utente e ora. Solo per Admin, conservato a tempo indeterminato |
| Duplicate Report | Un'email sui tuoi duplicati, settimanale per impostazione predefinita, mensile o disattivata, per persona |
| Avvisi sui nuovi duplicati | Un'email quando una ricerca con Auto Match raggiunge la sua soglia, attiva per impostazione predefinita per ogni utente, al massimo una al giorno |
La maggior parte delle unioni si può annullare entro 30 giorni da Merge History, ma considera ogni unione definitiva. Se un'unione va storta, annullala lì o ripristina i valori dal CSV di Merge History. Il nostro playbook su cosa fare se hai unito i record sbagliati lo spiega passo passo.
Usare più di un CRM
Se colleghi più CRM, o più account dello stesso CRM, ognuno è indipendente. Ognuno ha le proprie ricerche, Merge Rules, Safety Settings, Merge History, utenti, Security Policy e Audit Log. Dedupely non confronta mai record tra due CRM.
Il limite di record e la fatturazione sono condivisi tra tutti. Nessuna email avvisa prima del limite, e se lo superi puoi continuare a lavorare con fino al 10% di record in più per 10 giorni. Dopo, l'account passa in sola lettura finché non fai l'upgrade o torni sotto il limite. Ricerche, scansioni e Auto Match continuano a funzionare, quindi tieni d'occhio l'uso prima di un'importazione grande.
Come preparare la configurazione di Dedupely da amministratore
Parti dalle ricerche predefinite sull'oggetto più attivo, poi unisci qualche gruppo a mano e imposta le Merge Rules in base a ciò che vedi. Quando una ricerca resta stabile, mettila su Auto Match, poi su Auto Merge, e coinvolgi i colleghi per i gruppi in Manual Review. Il nostro pagina per gli amministratori CRM mostra il resto di ciò che Dedupely fa per il tuo ruolo.
Una configurazione che gira senza che tu la controlli
Gestire bene la deduplicazione si riduce a poche decisioni prese una volta. Decidi cosa conta come duplicato per ogni oggetto, cosa mantiene un record unito e quali corrispondenze sono troppo rischiose.
Con tutto questo in piedi, il lavoro quotidiano si riduce. Le ricerche testate uniscono in automatico con una pianificazione, i colleghi decidono i casi limite e ogni unione lascia una traccia a cui fare riferimento.
Domande frequenti
Chi dovrebbe occuparsi della deduplicazione del CRM?
Di solito l'admin del CRM, o qualcuno di RevOps o marketing ops che conosce bene il CRM. Un responsabile crea le ricerche, imposta le regole di unione ed esegue le unioni. Gli altri team decidono i casi poco chiari, perché sanno quali record sono un unico cliente e quali devono restare separati.
Su quanti campi deve confrontare una ricerca di duplicati?
Da due a quattro campi solidi è un buon intervallo. Un campo da solo raramente prova che due record sono uguali, mentre più campi concordi danno una corrispondenza più sicura. Inizia dal campo che identifica ogni record, come email o dominio, e aggiungi campi che lo confermano, come nome o azienda.
Quando è sicuro automatizzare l'unione dei duplicati?
Quando la ricerca è stata testata. Unisci a mano alcuni gruppi e una o due pagine in blocco, rifiuta le corrispondenze false e controlla che i risultati restino stabili. Parti dai duplicati che uniresti senza guardare, come le corrispondenze esatte di email, e lascia in revisione i casi meno certi.
Come scopro chi ha unito due record?
Controlla prima il registro delle unioni, che deve mostrare i record originali, i valori vincenti e il record unito. Un registro di audit mostra chi ha eseguito l'unione e quando. Conserva entrambi, perché nel CRM le unioni sono di solito permanenti e le domande arrivano spesso mesi dopo.
I commerciali devono unire da soli i duplicati?
Molti team preferiscono di no. Se i commerciali uniscono ciò che trovano, i risultati sono incoerenti e resta poca traccia di cosa è cambiato. In una configurazione comune, i commerciali mandano le domande all'amministratore, che unisce con regole concordate e chiede al responsabile per i gruppi dubbi.
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