Cas client

Comment un cabinet de recrutement a réduit d'un tiers sa liste de contacts Pipedrive après qu'une importation a créé des doublons, avec Dedupely

  • Pipedrive
  • Après une importation de liste
  • Entrée manuelle par l'équipe
  • Recrutement
  • 9,092 correspondances de personnes fusionnées
  • 5,667 correspondances fusionnées
  • 31% moins d'enregistrements de personnes après fusion

Un doublon est un ensemble de fiches en double fusionnées en une fiche unique. Ces doublons contenaient environ deux fiches chacun, donc le nombre de fiches fusionnées était environ le double du nombre de doublons.

D'où venaient les doublons

Un nettoyage qui a créé des doublons

Le gérant du cabinet fait presque tout le travail dans Pipedrive. Au fil de quelques années, des personnes arrivaient et partaient, chacun entrait ses données et le CRM s'est encrassé.

Pour résoudre le problème, il a suivi les conseils reçus : exporter les personnes, les nettoyer dans une feuille de calcul et un service de validation d'email, puis les réimporter. L'importation a ajouté de nouveaux enregistrements à côté des existants. Selon sa compréhension, les personnes sont venues sans organisation correspondante, alors Pipedrive a créé de nouvelles personnes et organisations.

  • Personnes : environ 29 000 enregistrements, alors qu'il en attendait environ 11 000 en propre et 18 000 dans l'entreprise.
  • Organisations : environ 21 000, où il estimait le nombre réel à 8 000 à 10 000. Environ 8 800 d'entre eux n'avaient pas d'adresse du tout.
Une petite équipe travaillant au bureau

Problèmes causés par les doublons

Des comptages de fiches non fiables

Avec des milliers de fiches de plus qu'il n'en devrait avoir, les comptages dans Pipedrive n'avaient aucun sens. Le contrôle des doublons propre à Pipedrive n'a trouvé que quelques centaines de contacts et d'organisations, une petite partie des milliers de fiches supplémentaires, ce qui l'inquiétait encore plus. Lier les contacts aux bonnes organisations était aussi difficile, car les entreprises avec lesquelles il travaille ont des bureaux dans plusieurs villes.

Pourquoi la suppression ou la fusion manuelle n'était pas viable

Il ne pouvait pas simplement supprimer un enregistrement dans chaque paire, car les enregistrements conservent leur historique d'activité, et supprimer le mauvais perdrait cet historique. La fusion dans Pipedrive signifiait ouvrir un aperçu et fusionner les paires une à la fois, et il avait déjà passé environ deux semaines à essayer de nettoyer les choses.

Comment les doublons ont été résolus

  1. 1. Fusionnez d'abord les personnes par email

    Il a commencé par le préréglage Duplicate Searches que Dedupely crée pour chaque compte. Le premier passage sur les personnes correspondait à un email exact, avec téléphone défini sur Similar pour que les différences de formatage n'aient pas d'importance, et il a fusionné en masse ces enregistrements lui-même. L'équipe de succès client de Dedupely a recommandé de commencer par les correspondances exactes et de vérifier les premières pages avant de fusionner en masse.

  2. 2. Fusionner les organisations par leur nom

    Ensuite, il a fusionné les organisations ayant le même nom. Après le passage sur les contacts, le contrôle des doublons propre à Pipedrive a montré 49 contacts restants, et après le passage sur les organisations, il n'a montré aucune organisation en double. Dans Pipedrive, une fusion transfère les activités, notes, offres et organisations liées à la fiche survivante.

    Recherche de doublons Dedupely correspondant aux organisations par nom

  3. 3. Élargir la recherche de personnes

    Une deuxième recherche de personnes a fait correspondre le prénom, le nom de famille, l'email et une organisation similaire, et a trouvé 1 937 correspondances. Pour les organisations, deux autres recherches ont vérifié ce qui restait : le site web sur Domain Root plus un nom similaire n'a rien trouvé, car ceux-ci avaient déjà été fusionnés, et le site web sur Domain Root plus les trois premiers mots du nom a trouvé 45 correspondances possibles à vérifier. Une leçon en chemin : après avoir modifié une recherche, cliquez sur Scan, sinon les résultats ne se mettent pas à jour.

  4. 4. Gérez les cas délicats, puis automatisez

    Lors d'un appel de suivi, l'équipe de succès client de Dedupely a vérifié le compte. La recherche de doublons évidents (prénom, nom, email et propriétaire identiques) n'a trouvé aucune correspondance restante. Beaucoup des correspondances restantes étaient des faux positifs : des personnes différentes portant le même nom, ou des personnes partageant le numéro de téléphone principal du bureau. Pour celles-ci, ils ont créé une recherche pour les personnes portant le même nom où un enregistrement n'a pas d'email, et il a vérifié les 14 correspondances une par une, choisissant manuellement les valeurs gagnantes si nécessaire. Organisations , les entreprises avec plusieurs emplacements ont aussi été exclues des fusions en masse, car chaque emplacement est une fiche distincte qu'il doit conserver.

    Enfin, ils ont activé Auto Merge pour la recherche de prénom, nom et email, définie pour s'exécuter au plus tôt, afin que les nouveaux doublons de ce type se fusionnent automatiquement. Elle est toujours en cours d'exécution.

Ce que la déduplication a changé

Un CRM propre, maintenu propre

Au total, il a fusionné 9 092 doublons de contacts et 5 667 doublons d'organisations, environ deux fiches chacun. Cela a réduit la liste de contacts d'environ 29 000 fiches à moins de 20 000 et les organisations d'environ 20 500 à moins de 15 000. Les doublons évidents ont disparu, le contrôle de doublon de Pipedrive ne montre aucune organisation en doublon, et une recherche continue de fusionner automatiquement les nouveaux doublons exacts.

De nouvelles règles de contrôle

L'expérience a aussi changé la manière dont les données entrent dans Pipedrive. Avec trop de gens ajoutant leurs propres enregistrements, il est devenu le contrôleur : pour l'instant, les importations passent par lui. Un Rapport de Doublons hebdomadaire de Dedupely lui indique combien de correspondances possibles restent à vérifier.

Associé

Nettoyez vos contacts et organisations Pipedrive dès aujourd'hui

Essayer gratuitement Contacter les ventes
Aller au contenu