TL;DR
- La etapa de un cliente decide de dónde vienen los duplicados y qué limpiar primero.
- Un CRM recién estrenado necesita importaciones limpias y unas pocas fuentes fijas de registros nuevos.
- Una migración necesita deduplicación antes del traslado, y otra vez cuando el CRM nuevo está en marcha.
- Un CRM heredado o una adquisición necesitan medirse y acordar definiciones antes de cualquier fusión.
- Dedupely da a cada cliente sus propias búsquedas y reglas de fusión, sea cual sea la etapa en que esté.
Dos clientes pueden decir "tenemos duplicados" y referirse a cosas muy distintas. Uno acaba de montar su primer CRM y va a importar cinco hojas de cálculo. Otro compró a un competidor el mes pasado y ahora tiene dos listas de clientes con muchas empresas en común.
Los pasos de limpieza pueden parecerse sobre el papel. El primer movimiento, los riesgos y cuánto tiene que decidir el cliente son distintos en cada caso.
En este artículo verás cómo tratar los duplicados en cinco etapas del cliente: un CRM recién estrenado, una migración, un equipo que crece rápido, un desorden heredado y los meses posteriores a una adquisición. También verás cómo saber en qué etapa estás.
Por qué la etapa del cliente cambia el primer paso
Los duplicados vienen de algún sitio. La fuente te dice si arreglar lo que ya está en el CRM, frenar lo que entra o ambas cosas.
La etapa de un cliente es la forma más rápida de adivinar el origen. Los CRM nuevos se llenan con importaciones, las migraciones arrastran los duplicados del CRM antiguo, y los equipos en crecimiento los añaden con formularios y comerciales nuevos. Los CRM heredados acumulan años de todo ello, y las adquisiciones traen una segunda base de datos de golpe.
Qué cuenta como duplicado también depende de cada caso. Lo que un equipo considera duplicado, otro puede no considerarlo, y esa pregunta se complica más en unas etapas que en otras.
Cinco etapas de un vistazo
| Etapa del cliente | Dónde proceden los duplicados | Primer paso | Dejar para más tarde |
|---|---|---|---|
| CRM completamente nuevo | Hojas de cálculo importadas y listas de contactos antiguas | Deduplica los archivos antes de importar | Automatización continua, hasta que lleguen datos reales |
| Migración | Los duplicados del CRM antiguo, más los registros que crea la migración | Deduplica el CRM antiguo antes de migrar | Coincidencias más amplias, hasta que el nuevo CRM sea estable |
| Equipo en rápido crecimiento | Formularios, comerciales nuevos, asignación de leads y herramientas nuevas | Encuentra las fuentes que crean más duplicados | Casos límite con pocos registros |
| Desorden heredado | Años de importaciones, integraciones y entrada manual | Mide lo acumulado y no cambies nada todavía | Todo lo que nadie del lado del cliente sabe explicar |
| Tras una adquisición | Dos bases de datos con clientes en común | Acordad qué registros y reglas de qué empresa ganan | Combinar los datos de los dos CRM |
Un CRM recién estrenado
Un CRM nuevo es el momento más fácil para ocuparse de los duplicados, porque la mayoría aún no ha llegado. Llegan con las primeras importaciones: hojas de cálculo antiguas, la exportación de una herramienta anterior o la lista de contactos de cada comercial.
Deduplica esos archivos antes de importarlos y acordad un campo que identifique cada registro, como el email para contactos y el dominio para empresas. Luego enumera cada origen que creará registros, como formularios, integraciones y el equipo de ventas.
Los equipos pequeños que empiezan suelen ver suficientes las herramientas nativas al principio. Nuestro artículo sobre Deduplicación de CRM para pequeñas empresas explica qué configurar con ese tamaño.
Un cliente en plena migración
Una migración pasa todos los duplicados del CRM antiguo al nuevo, salvo que limpies antes. También puede añadir otros nuevos, cuando los registros de dos sistemas se asignan a uno o una importación se ejecuta dos veces.
Limpia el CRM antiguo antes de migrar, para que viajen menos registros. Lleva una lista de los formularios y sincronizaciones que siguen escribiendo en el sistema antiguo durante el cambio. Cuando el CRM nuevo esté en marcha, vuelve a deduplicarlo, porque los registros creados durante la migración necesitan su propia pasada.
Nuestro artículo sobre deduplicar antes, durante y después de una migración de CRM trata cada fase en detalle.
Un equipo que crece rápido
Cuando un cliente está contratando y añadiendo herramientas rápido, entran duplicados cada día. Los comerciales crean registros que no encuentran, a veces porque los registros de otro comercial están ocultos para ellos. Los formularios de reserva y las automatizaciones crean un contacto nuevo en vez de actualizar el existente, y las integraciones nuevas añaden sus propias versiones de empresas existentes.
Aquí importa menos el atraso que el flujo de entrada. Encuentra las pocas fuentes que crean la mayoría de los duplicados y corrígelas donde puedas, y luego limpia lo que ya está. Cuando las reglas del cliente estén probadas, los duplicados de los que estés seguro, como las coincidencias exactas de correo, pueden fusionarse automáticamente con una programación.
Antes de que una nueva integración entre en marcha, una limpieza evita que sincronice duplicados con otra herramienta. Nuestro artículo sobre deduplicar antes de lanzar una integración nueva explica por qué.
Un caos heredado
Algunos clientes llegan con un CRM que nadie entiende del todo. El admin que lo configuró se ha ido, integraciones de herramientas que nadie recuerda escriben en él y nadie se fía de los informes.
Empieza por dimensionar lo acumulado sin cambiar nada. Cuenta los duplicados por objeto, haz una lista de las integraciones y averigua qué herramientas guardan ID de registro. Después acuerda qué cuenta como duplicado con alguien que conozca el negocio, antes de la primera fusión.
Nuestro artículo sobre qué revisar primero cuando heredas un CRM desordenado tiene la lista completa de comprobaciones.
Justo después de una adquisición
Una adquisición junta dos bases de datos de clientes, a menudo con muchas de las mismas empresas y personas en ambas. Lo más difícil es decidir qué datos ganan, y eso es más una decisión de negocio que técnica.
Acordad primero qué registros, propietarios y etapas de cada empresa tienen prioridad y qué clientes deben seguir separados. Muchos equipos limpian cada CRM por separado y luego deciden cómo y cuándo se unen.
Nuestro artículo sobre gestionar los duplicados tras la adquisición de una empresa trata esas decisiones.
Cómo saber en qué etapa está un cliente
Los clientes no siempre describen su etapa. Unas pocas preguntas en la primera llamada suelen decírtela.
- ¿Cuándo se montó el CRM, y quién lo montó?
- ¿Hay un cambio a otro CRM previsto, en curso o recién terminado?
- ¿Cuántas personas y herramientas empezaron a añadir registros el último año?
- ¿La empresa ha comprado o se ha fusionado con otra empresa hace poco?
- ¿Quién en el equipo puede explicar cómo se usa hoy el CRM?
Algunos clientes están en dos etapas a la vez, como un equipo en crecimiento que además está a mitad de una migración. Empieza por los duplicados evidentes de cada uno, para que el cliente vea avances pronto, y después trabaja los conjuntos más difíciles.
Cómo trata Dedupely a los clientes en cada etapa
En Dedupely, cada cliente tiene sus propias búsquedas de duplicados, reglas sobre qué valor gana y ajustes de seguridad, configurados para su etapa. Puedes deduplicar hojas de cálculo antes de importarlas y encontrar duplicados sin cambiar nada. Con reglas probadas fusionas automáticamente lo seguro de forma programada.
Nuestro página para agencias y consultores muestra cómo una cuenta de partner reúne a todos los clientes.
Empieza por donde está el cliente
El mismo duplicado puede pedir una respuesta distinta según cuándo conozcas al cliente. Un CRM nuevo necesita importaciones limpias, una migración necesita limpieza a ambos lados del traslado y un equipo que crece necesita corregir sus fuentes.
Un caos heredado y una adquisición necesitan decisiones antes de fusionar. Haz las preguntas de etapa en la primera llamada, y el primer paso suele quedar claro.
Preguntas frecuentes
¿Conviene deduplicar antes o después de una migración de CRM?
Ambas cosas: limpia el CRM antiguo antes de migrar, para que viajen menos duplicados al nuevo. Después deduplica el CRM nuevo cuando esté en marcha, ya que mapear dos sistemas o ejecutar una importación dos veces puede crear duplicados nuevos. Lleva una lista de los formularios y sincronizaciones que siguen escribiendo durante el cambio.
¿Cómo limpias un CRM que heredaste de otra persona?
Empieza sin cambiar nada. Cuenta los duplicados de cada objeto, enumera las integraciones y averigua qué herramientas guardan ID de registro. Después acuerda qué cuenta como duplicado con alguien que conozca el negocio, y fusiona primero los evidentes, en etapas pequeñas.
¿Qué hacer con los duplicados tras una adquisición?
Decide qué datos ganan antes de fusionar nada. Acordad qué registros, propietarios y etapas de qué empresa tienen prioridad y qué clientes deben seguir separados. Muchos equipos limpian primero cada CRM por separado y luego deciden cómo y cuándo se unen las dos bases de datos.
¿Por qué los equipos que crecen rápido crean tantos duplicados?
Los comerciales nuevos, los formularios y las herramientas añaden registros, a menudo sin comprobar lo que ya existe. Un comercial que no encuentra una cuenta la vuelve a crear, y cada integración nueva puede añadir su propia versión de empresas existentes. Corregir las pocas fuentes principales frena la entrada.
¿Cómo evitas duplicados en un CRM nuevo?
Deduplica cada archivo antes de importarlo, y acordad un campo que identifique cada registro, como el correo para contactos o el dominio para empresas. Enumera cada fuente que creará registros, como formularios e integraciones, para saber dónde mirar cuando lleguen los datos reales.
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