Cómo escalar la deduplicación de CRM entre clientes sin revisión manual

La deduplicación nativa de los CRMs está pensada para correcciones internas pequeñas, no para agencias o consultoras que resuelven grandes volúmenes de duplicados en múltiples clientes.

Estas herramientas suelen requerir revisión registro por registro, ofrecen poca flexibilidad en la lógica de merge y casi nunca incluyen una opción de ejecución recurrente.

Sin acciones en bulk ni lógica de match totalmente personalizable, las agencias terminan repitiendo las mismas decisiones manuales en cientos o miles de registros. El resultado: un proceso lento, inconsistente y difícil de escalar al ritmo en que los datos siguen entrando al sistema.

Antes de comenzar un proyecto de deduplicación, las agencias deben confirmar si el CRM del cliente permite:

• Combinación en bulk (masiva) en una sola acción
• Lógica de merge a nivel de campo para decidir qué conservar
• Deduplicación programada para encontrar y combinar duplicados de forma continua

Si esas funciones no están disponibles, la limpieza manual terminará siendo la opción por defecto, sin importar el esfuerzo.

La deduplicación vuelve cuando los datos siguen entrando

Los duplicados no solo provienen de importaciones, sino también surgen de fuentes activas como plataformas de webinars, integraciones, formularios y transferencias internas de datos.

Si esos sistemas no aplican tu lógica de asociación al sincronizar, los duplicados reaparecen y la deduplicación deja de ser una tarea única.

Las agencias deben identificar los puntos de entrada más riesgosos y definir cuáles deben:

• Evitar la lógica de asociación (por ejemplo, formularios de registro que crean duplicados).
• Depender de fuentes seguras, como envíos de formularios o cargas controladas.
• Ejecutar combinaciones automáticas después de esas acciones.

Esto mantiene el CRM libre de duplicados sin necesidad de repetir limpiezas manuales cada pocas semanas.

Usa reglas de combinación (merge rules) para reemplazar la revisión repetitiva

Gran parte del trabajo de deduplicación manual es repetitivo y los encargados terminan tomando las mismas decisiones una y otra vez para cada registro, como:

• Conservar el registro que ya tiene propietario asignado.
• Mantener el registro con correo electrónico válido.
• Preferir el registro actualizado más recientemente.

En lugar de repetir estas decisiones manuales, los equipos partners pueden convertirlas en reglas de combinación (merge rules) automatizadas:

1. Escribe los patrones de decisión que sigas con más frecuencia.
2. Configura cada patrón como una regla de merge. Por ejemplo, en Contacts, mantén el registro donde Owner is [value].
3. Prueba las reglas en un pequeño conjunto de duplicados para confirmar que los resultados coinciden con lo esperado.
4. Aplica luego esas mismas reglas a conjuntos mayores de duplicados o casos excepcionales.

Una vez que las reglas están configuradas, el sistema maneja automáticamente las repeticiones. La revisión manual se reserva solo para los casos donde las reglas no puedan determinar un resultado claro. Esto hace que las combinaciones sean consistentes, escalables y predecibles, sin importar cuántos registros estén involucrados.

Tip: Dedupely te da control sobre qué valores se conservan después de combinar registros usando merge rules. Más información sobre merge rules aquí.

La lógica de asociación (match) y combinación (merge) debe reflejar cómo se usa el CRM

No todos los datos tienen el mismo peso, algunos afectan reportes, puntajes, flujos de conversión o etapas del pipeline.

Las agencias deben estructurar su lógica considerando:

• Sensibilidad del campo (por ejemplo, lifecycle stage vs. job title)
• Prioridad del sistema (registros creados manualmente vs. por API)
• Confianza en la asociación (match)

La lógica de asociación y combinación debe centrarse en cómo se usa un registro, no solo en si parece duplicado, ya que dos registros pueden parecer iguales, pero uno podría estar alimentando un flujo de trabajo, un reporte o una asignación de propietario. Si se combinan sin cuidado, eso puede romper procesos dentro del CRM.

Trata la deduplicación como un proceso continuo, no como un proyecto puntual

Ejecutar una deduplicación una sola vez no previene que vuelvan los duplicados. Por ello, las agencias deben tratar la deduplicación como un proceso sistemático, no como una tarea temporal.

Esto implica:

• Programar deduplicaciones recurrentes basadas en la actividad del CRM.
• Monitorear la lógica de asociación (match) y ajustar las reglas conforme cambien los datos.
• Aplicar la misma lógica mientras evolucionan las estructuras y los patrones de uso.

Así se reduce la necesidad de limpieza manual y se evita que la deduplicación se convierta en un trabajo sin fin.

La deduplicación se vuelve escalable cuando deja de depender de la revisión manual. Si estás construyendo procesos de deduplicación gestionada para múltiples clientes, nuestro Partner Program te ayuda a aplicarlos a gran escala, con herramientas específicas para agencias. Únete al Partner Program aquí.