Deduplica el CRM de un cliente sin perder datos clave

Cuando los registros se duplican después de una integración o sincronización con el CRM, el principal problema es la incertidumbre: los equipos siguen sin saber cuál de las dos versiones de un registro tiene el trato, la nota o el valor correcto.

Esa incertidumbre afecta a todo: el historial de ventas, los reportes, y nadie puede confiar en el CRM. Si un equipo de ventas o un consultor trabaja con datos poco confiables, necesita proteger primero el sistema en el que confía.

Esta guía te lleva paso a paso para evaluar el comportamiento de las combinaciones, configurar reglas, establecer lógica y escalar de forma segura, sin depender de prueba y error ni exportaciones. Así puedes proteger el contexto y darle a tus clientes una razón para confiar en el resultado.

Paso 1: confirma qué sucede al combinar antes de hacer cambios

Entender qué hace tu herramienta de deduplicación detrás de escena es clave para proteger relaciones y datos de campo. Antes de configurar la lógica, es importante saber qué se conservará, qué se sobrescribirá y qué nunca se tocará.

Un proceso de combinación seguro debería:

• Conservar todos los registros asociados como tratos, notas, reuniones y archivos adjuntos.
• Combinar valores de múltiples registros con una regla clara sobre qué campos se sobrescriben.
• Dejar objetos personalizados sin combinar si ya están sincronizados.

Cualquier herramienta que no pueda garantizar estos comportamientos requerirá exportaciones manuales y revisiones. Mejor sáltalas.

Paso 2: define reglas de combinación

Las reglas de combinación son las que deciden qué versión de un valor gana o pierde. Por defecto, muchos sistemas eligen el registro más antiguo como el “ganador”, pero eso puede dejar datos incompletos o desactualizados y perder entradas más valiosas.

Para evitarlo:

• Usa reglas basadas en campos para decidir qué valores conservar. Por ejemplo:
  • Mantén el número de teléfono móvil actualizado.
  • Conserva el contacto del registro más reciente.
  • Identifica campos que siempre deben preservarse de sistemas específicos.
• Configura estas reglas antes de combinar nada.

Paso 3: crea un plan de combinación por etapas para escalar

Cuando trabajas con más de 10,000 registros, combinar todo de golpe es riesgoso. Lo más seguro es dividir el trabajo en etapas, empezando por los duplicados más obvios. Aquí un plan recomendado:

1. Empieza con coincidencias exactas en múltiples campos
   • Usa condiciones como Primer nombre + Apellido + Email: Exact match.
   • Esto detecta duplicados obvios que suelen resolverse de inmediato.
2. Crea búsquedas separadas para cada tipo de objeto
   • Maneja cada tipo de objeto por separado para reducir complejidad.
   • No intentes asociar diferentes tipos de objetos entre sí.
3. Expande a coincidencias como Similar, Fuzzy, Root Domain que detectan errores tipográficos
   • Usa coincidencias fonéticas o tolerantes para nombres y direcciones.
   • Limita estas búsquedas a conjuntos pequeños e inspecciona los resultados.
4. Usa combinaciones personalizadas para registros ambiguos
   • Para registros conflictivos, revisa manualmente qué valores de campo conservar.
   • Evita la combinación masiva hasta confirmar que la lógica es válida.
5. Solo habilita combinaciones automáticas cuando la lógica esté probada
   • Una vez que hayas probado tus reglas y confirmado resultados seguros, agenda combinaciones automáticas para futuros duplicados.

Paso 4: valida los resultados de las combinaciones en lotes pequeños

Una vez que tengas listas tus reglas, pruébalas con un conjunto pequeño de duplicados. El objetivo es confirmar que los valores correctos se preservan y que no se pierde nada inesperado.

En Dedupely puedes validar estos resultados con el Historial de combinaciones, revisando:

• Qué registro fue el ganador.
• Qué valores se conservaron.
• Qué registros asociados se mantuvieron.
• Qué lógica de campo se aplicó realmente.

Puedes exportar este historial a CSV para uso interno o documentación del cliente. Una vez validada la lógica en chico, puedes mover la combinación a mayor escala o habilitar la automatización.

Paso 5: configura acceso repetitivo para futuros clientes

Si haces deduplicación de CRM de manera recurrente, vale la pena estandarizar cómo gestionas accesos y procesos.

Qué buscar en una configuración escalable:

• Capacidad de gestionar múltiples CRMs desde una sola vista.
• Invitar a miembros del equipo de tus clientes o stakeholders.
• Aplicar la misma lógica de combinación y reutilizar pads de búsqueda.

Esto te permite pasar de limpieza puntual a un servicio continuo, convirtiendo la deduplicación en parte repetitiva de tu flujo de trabajo.

Lo que esto te permite

Cuando defines tu lógica de combinación, conservas datos clave y pruebas qué cambió, la deduplicación se convierte en un servicio. No solo limpias registros: también proteges reportes, ventas, historial y procesos de decisión.

Dedupely es perfecto para consultores que necesitan este nivel de control. Te permite crear reglas basadas en campos, auditar tus cambios y gestionar procesos de limpieza en múltiples clientes, sin tener que exportar datos o arriesgar pérdidas. Agenda un Zoom con nosotros aquí para revisar tus datos directamente y configurar la lógica correcta de combinación para el CRM de cada cliente.