TL;DR
- Los informes inflados del CRM suelen indicar que un cliente, lead o negocio existe en varios registros.
- Las cifras infladas perjudican más a quien las presenta que a los comerciales que crearon los registros.
- Una cifra presentada con su diferencia y su causa conserva más confianza que una corrección silenciosa.
- Fusionar los duplicados corrige todos los informes sobre esos registros, mientras que un filtro de informe corrige uno.
- Dedupely dimensiona y fusiona los duplicados que hay detrás de un informe, con un historial de cada fusión.
Los informes del CRM salen inflados cuando el mismo cliente, lead o negocio existe en más de un registro. El informe cuenta registros, así que cada duplicado suma uno más al total.
Si eres quien presenta, lo notas primero. Un responsable de ventas llega a una revisión del pipeline con una cifra que no se sostiene. Un consultor enseña a un cliente un informe que sale al doble de lo que debería, y el cliente empieza a dudar del CRM.
En este artículo verás por qué los informes inflados le caen a quien los presenta y qué decir antes o durante la reunión. También cómo arreglar los registros para que el próximo informe aguante.
Por qué las cifras salen demasiado altas
La mayoría de los informes cuentan registros: clientes, contactos nuevos, empresas nuevas, deals abiertos. Una persona o empresa en dos registros cuenta dos veces, aunque no haya llegado nada nuevo.
La inflación suele aparecer tras un evento de datos, como una importación, una migración, una lista de evento o una integración nueva. Tasas como conversión y ratio de cierre también se mueven, a menudo a la baja. Las señales y una comprobación rápida para cada informe se explican en cómo saber si los duplicados distorsionan tus informes.
Por qué le toca a quien presenta
Los comerciales rara vez ven los informes completos, así que un duplicado les cuesta unos minutos como mucho. El coste aparece un nivel más arriba, en quien tiene que responder por el total.
Responsables de ventas
Una previsión basada en negocios duplicados parece mayor de lo que es. Cuando falla, la dirección pregunta al responsable por qué. Los negocios duplicados y su efecto en las previsiones se tratan en negocios duplicados y cómo inflan su pipeline.
Dirección
Un consultor describió que el problema recae más en los responsables de ventas, los líderes de marketing y los CEO que en los comerciales de primera línea. Cuando la dirección detecta una cifra errónea, también cuestiona el siguiente informe, aunque sea correcto.
Consultores y agencias
Un consultor enseña al cliente cifras de su propio CRM. Cuando los clientes no consiguen las cifras que necesitan, algunos empiezan a pensar que el CRM no es la herramienta adecuada. Y el proyecto que montó el consultor se lleva la culpa.
Qué hacer si te enteras antes de la reunión
No arreglarás todos los duplicados la noche antes de una revisión. Aun así, puedes presentar una cifra fiable.
Di qué cuenta la cifra
"1.240 registros de empresa" y "1.240 clientes" son afirmaciones distintas. Si sabes que los registros incluyen duplicados, etiqueta la cifra como registros y da al lado tu estimación de clientes únicos.
Explica el desfase y su causa
Basta una frase corta: "Unas 120 son empresas duplicadas de la importación de la lista de marzo. La cifra real se acerca a 1.100." Una diferencia conocida con su causa suena a control. Una corrección silenciosa descubierta después suena a que se ocultó algo.
No corrijas el informe en silencio
Un filtro que oculta algunos duplicados en un informe los deja en todos los demás. Si usas uno, dilo, y trátalo como algo temporal.
Lleva una fecha para la solución
La dirección quiere saber cuándo será correcta la cifra. "Este mes fusionamos las empresas duplicadas; el próximo informe lo reflejará" convierte un problema en un plan.
Qué hacer cuando otra persona lo detecta en la reunión
A veces lo ve primero un directivo o un cliente: un recuento de clientes que no cuadra con finanzas, o una empresa que aparece dos veces. Defender la cifra rara vez funciona.
Reconoce la diferencia, di qué crees que la causa y comprométete a dar una cifra corregida con fecha. Después envía ese seguimiento con lo que encontraste, cuántos duplicados había y qué estás haciendo al respecto. El seguimiento genera más confianza de la que habría dado la cifra original.
Corrige los registros para que el próximo informe aguante
Los informes leen registros. Fusionar los duplicados arregla de una vez todos los informes basados en ellos, incluidos los que nadie ha mirado aún.
Empieza por los objetos que cuentan tus informes
Si el recuento de clientes está mal, empieza por las empresas. Si el pipeline está mal, empieza por los negocios y las empresas a las que pertenecen. Las coincidencias exactas de correo o dominio van primero, porque necesitan menos revisión.
Decide qué valores ganan en los campos que leen los informes
Los informes agrupan y filtran por campos como origen, etapa del ciclo de vida, propietario e importe. Cuando se fusionan dos registros, sobrevive un valor en cada campo. Decide cuál campo a campo, o el registro fusionado puede acabar en otra columna del informe.
Acordad qué cuenta como un cliente
Lo que cuenta como duplicado depende de cada caso, y lo que un equipo considera duplicado otro puede no hacerlo. Dos sucursales pueden ser un cliente para los ingresos y dos para el territorio. Acuérdalo con quienes leen el informe.
Anuncia la bajada y deja constancia de ella
Tras la fusión, los recuentos bajan, así que di a los lectores antes del siguiente informe cuántos registros se fusionaron y por qué. Un registro de cada fusión te permite mostrar qué cambió, lo que más importa cuando un cliente pregunta. Más sobre eso en nuestro artículo sobre por qué necesitas un registro de cada fusión en tu CRM.
Para seguir la tendencia entre informes, controla tu tasa de duplicados y las demás cifras que conviene vigilar.
Cómo te ayuda Dedupely a presentar cifras que puedes defender
Cada búsqueda de duplicados en Dedupely muestra cuántas coincidencias y registros encontró, así que conoces el tamaño de la brecha antes de presentar. Fijas reglas sobre qué valor gana en los campos que leen tus informes y previsualizas cada fusión. Cada fusión se guarda en un historial que puedes exportar como CSV, para mostrar a la dirección o a un cliente qué cambió.
Dimensiona los duplicados que hay detrás de tu próximo informe
Una cifra que se sostiene en la reunión
Los informes inflados empiezan con registros duplicados, pero los paga quien los presenta. Una cifra errónea hace que la dirección y los clientes duden de la siguiente, y a veces del propio CRM.
Decir qué cuenta una cifra, nombrar la diferencia y su causa y traer una fecha para arreglarla protege tu credibilidad en la reunión. Fusionar los duplicados, con registro de lo que cambió, hace que el siguiente informe no necesite explicaciones.
Preguntas frecuentes
¿Por qué las cifras de los informes de mi CRM son más altas de lo esperado?
A menudo porque el mismo cliente, lead o negocio existe en más de un registro, y el informe cuenta registros. Las importaciones, migraciones, listas de eventos e integraciones nuevas son momentos habituales en que llegan duplicados. Compara el recuento con los correos o dominios únicos para ver cuánta parte de la diferencia explican los duplicados.
¿Cómo explico a la dirección que los datos del CRM no son fiables?
Di qué cuenta la cifra, da el tamaño de la diferencia y nombra su causa. Por ejemplo: "Unas 120 son empresas duplicadas de una importación." Después da una fecha para la cifra corregida. Una diferencia conocida y explicada conserva más confianza que una corrección descubierta más tarde.
¿Debo filtrar los duplicados de un informe?
Solo como parche: un filtro oculta duplicados en un informe pero los deja en todos los demás. Si filtras, dilo en el propio informe. Fusionar los duplicados corrige a la vez todos los informes basados en esos registros, incluidos los que nadie ha abierto todavía.
¿Por qué bajan mis cifras tras una limpieza del CRM?
Porque los duplicados fusionados ya no cuentan dos veces. Los recuentos de clientes, contactos y negocios bajan, y tasas como la conversión pueden subir. Di a los lectores cuántos registros se fusionaron y por qué antes del siguiente informe, para que la bajada se lea como una corrección.
¿Cómo gestionan los consultores los duplicados en los informes de un cliente?
Un buen enfoque es fijar expectativas pronto: los recuentos bajarán cuando se fusionen los duplicados. Dimensiona los duplicados antes del primer informe y acuerda con el cliente qué cuenta como un cliente. Después, un registro de cada fusión le muestra al cliente qué cambió.
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