TL;DR
- Aufgeblähte CRM-Berichte bedeuten oft, dass ein Kunde, Lead oder Deal auf mehreren Datensätzen existiert.
- Aufgeblähte Zahlen schaden der Person, die sie präsentiert, mehr als den Vertrieblern, die die Datensätze angelegt haben.
- Eine Zahl, die mit ihrer Lücke und Ursache präsentiert wird, erhält mehr Vertrauen als eine stille Korrektur.
- Das Zusammenführen der Duplikate korrigiert jeden Bericht zu diesen Datensätzen, ein Berichtsfilter nur einen.
- Dedupely bemisst die Duplikate hinter einem Bericht und führt sie zusammen, mit einer Historie jedes Merges.
CRM-Berichte fallen aufgebläht aus, wenn derselbe Kunde, Lead oder Deal auf mehr als einem Datensatz existiert. Der Bericht zählt Datensätze, also erhöht jedes Duplikat die Summe um eins.
Wenn Sie präsentieren, spüren Sie es zuerst. Eine Vertriebsleiterin geht mit einer Zahl ins Pipeline-Review, die nicht hält. Ein Berater zeigt einem Kunden einen Bericht, der doppelt so hoch ausfällt, wie er sollte, und der Kunde zweifelt am CRM.
In diesem Beitrag sehen Sie, warum aufgeblähte Berichte auf die vortragende Person zurückfallen und was Sie vor oder im Meeting sagen. Außerdem, wie Sie die Datensätze reparieren, damit der nächste Bericht hält.
Warum die Zahlen zu hoch ausfallen
Die meisten Berichte zählen Datensätze: Kunden, neue Kontakte, neue Firmen, offene Deals. Eine Person oder Firma auf zwei Datensätzen zählt doppelt, obwohl nichts Neues hinzugekommen ist.
Aufblähung zeigt sich oft nach einem Datenereignis wie einem Import, einer Migration, einer Eventliste oder einer neuen Integration. Auch Quoten wie Konversion und Abschlussrate verschieben sich, oft nach unten. Die Anzeichen und ein schneller Check je Bericht stehen in woran Sie erkennen, ob Duplikate Ihre Berichte verzerren.
Warum es an der präsentierenden Person hängen bleibt
Vertriebler sehen Berichte selten vollständig, ein Duplikat kostet sie also höchstens ein paar Minuten. Die Kosten zeigen sich eine Ebene höher, bei dem, der für die Summe geradestehen muss.
Vertriebsleiter
Eine Prognose auf Basis doppelter Deals wirkt größer, als sie ist. Verfehlt sie das Ziel, fragt die Führung den Manager nach dem Grund. Doppelte Deals und ihre Wirkung auf Prognosen behandelt doppelte Deals und wie sie Ihre Pipeline aufblähen.
Führung
Ein Berater beschrieb, dass der Schmerz eher bei Vertriebsleitern, Marketingverantwortlichen und CEOs liegt als bei den Vertrieblern an der Front. Sobald die Führung eine falsche Zahl entdeckt, zweifelt sie auch am nächsten Bericht, selbst wenn er stimmt.
Berater und Agenturen
Ein Berater zeigt einem Kunden Zahlen aus dessen eigenem CRM. Kommen Kunden nicht an die Zahlen, die sie brauchen, halten manche das CRM für das falsche Werkzeug. Dann bekommt das Projekt des Beraters die Schuld.
Was tun, wenn Sie es vor dem Meeting merken
Sie werden nicht am Abend vor einem Review jedes Duplikat beheben. Eine Zahl, der man trauen kann, können Sie trotzdem vorlegen.
Sagen, was die Zahl zählt
„1.240 Firmendatensätze“ und „1.240 Kunden“ sind verschiedene Aussagen. Wenn Sie wissen, dass die Datensätze Duplikate enthalten, bezeichnen Sie die Zahl als Datensätze und nennen Sie daneben Ihre Schätzung eindeutiger Kunden.
Nennen Sie die Lücke und ihre Ursache
Ein kurzer Satz genügt: „Etwa 120 davon sind doppelte Firmen aus dem Listenimport im März. Die echte Zahl liegt eher bei 1.100.“ Eine bekannte Abweichung mit Ursache klingt nach Kontrolle. Eine stille Korrektur, die später auffällt, klingt, als wäre etwas versteckt worden.
Den Bericht nicht stillschweigend flicken
Ein Filter, der einige Duplikate in einem Bericht ausblendet, lässt sie in allen anderen. Wenn Sie einen nutzen, sagen Sie es und behandeln Sie ihn als vorübergehend.
Ein Datum für die Korrektur mitbringen
Führungskräfte wollen wissen, wann die Zahl stimmt. „Wir führen diesen Monat doppelte Firmen zusammen, der nächste Bericht zeigt es“ macht aus einem Problem einen Plan.
Was tun, wenn jemand anderes es im Meeting bemerkt
Manchmal sieht es zuerst eine Führungskraft oder ein Kunde: eine Kundenzahl, die nicht zur Finanzabteilung passt, oder eine Firma, die doppelt gelistet ist. Für die Zahl zu argumentieren, funktioniert selten.
Räumen Sie die Lücke ein, sagen Sie, was Ihrer Meinung nach dahintersteckt, und sagen Sie ein Follow-up mit korrigierter Zahl und Datum zu. Schicken Sie dann dieses Follow-up mit dem, was Sie gefunden haben, wie viele Duplikate betroffen waren und was Sie dagegen tun. Das Follow-up schafft mehr Vertrauen, als die ursprüngliche Zahl geschaffen hätte.
Datensätze korrigieren, damit der nächste Bericht hält
Berichte lesen Datensätze. Das Zusammenführen der Duplikate korrigiert auf einen Schlag jeden Bericht, der auf ihnen beruht, auch die, die noch niemand angesehen hat.
Mit den Objekten beginnen, die Ihre Berichte zählen
Stimmt die Kundenzahl nicht, beginnen Sie mit Firmen. Stimmt die Pipeline nicht, beginnen Sie mit Deals und den Firmen, an denen sie hängen. Exakte E-Mail- oder Domain-Treffer kommen zuerst, da sie am wenigsten Prüfung brauchen.
Legen Sie fest, welche Werte in den Feldern gewinnen, die Berichte lesen
Berichte gruppieren und filtern nach Feldern wie Quelle, Lifecycle-Phase, Owner und Betrag. Werden zwei Datensätze zusammengeführt, bleibt in jedem Feld ein Wert. Entscheiden Sie pro Feld, welcher, sonst landet der zusammengeführte Datensatz vielleicht in einer anderen Spalte des Berichts.
Einigen, was als ein Kunde gilt
Was als Duplikat zählt, ist Einzelfallsache, und was ein Team für ein Duplikat hält, sieht ein anderes vielleicht nicht so. Zwei Niederlassungen können für den Umsatz ein Kunde und für das Gebiet zwei sein. Stimmen Sie es mit den Personen ab, die den Bericht lesen.
Den Rückgang ankündigen und dokumentieren
Nach dem Merge sinken die Zahlen, sagen Sie den Lesern also vor dem nächsten Bericht, wie viele Datensätze zusammengeführt wurden und warum. Ein Protokoll jedes Merges zeigt, was sich geändert hat, und das zählt am meisten, wenn ein Kunde nachfragt. Mehr dazu im Beitrag darüber, warum Sie in Ihrem CRM jeden Merge protokollieren sollten.
Um den Trend zwischen den Berichten zu verfolgen, beobachten Sie Ihre Duplikatrate und die anderen Kennzahlen, die sich zu beobachten lohnen.
Wie Dedupely Ihnen hilft, Zahlen zu präsentieren, hinter denen Sie stehen
Jede Duplikatsuche in Dedupely zeigt, wie viele Treffer und Datensätze sie gefunden hat, sodass Sie die Größe der Lücke kennen, bevor Sie präsentieren. Sie legen Regeln für den gewinnenden Wert in den Feldern fest, die Ihre Berichte lesen, und sehen jeden Merge vorab. Jeder Merge wird in einer Historie gespeichert, die Sie als CSV exportieren können, um der Führung oder einem Kunden zu zeigen, was sich geändert hat.
Eine Zahl, die im Meeting standhält
Aufgeblähte Berichte beginnen mit doppelten Datensätzen, aber bezahlen muss die Person, die sie präsentiert. Eine falsche Zahl lässt Führung und Kunden an der nächsten zweifeln, und manchmal am CRM selbst.
Zu sagen, was eine Zahl zählt, die Lücke und ihre Ursache zu benennen und ein Datum für die Korrektur mitzubringen, schützt Ihre Glaubwürdigkeit im Meeting. Duplikate mit Protokoll der Änderungen zusammenzuführen macht den nächsten Bericht zu einem, den Sie nicht erklären müssen.
Häufige Fragen
Warum sind die Zahlen in meinen CRM-Berichten höher als erwartet?
Oft, weil derselbe Kunde, Lead oder Deal auf mehr als einem Datensatz existiert und der Bericht Datensätze zählt. Importe, Migrationen, Eventlisten und neue Integrationen sind typische Momente, in denen Duplikate kommen. Vergleichen Sie die Zahl mit eindeutigen E-Mails oder Domains, um zu sehen, wie viel der Lücke Duplikate erklären.
Wie erkläre ich der Führung ungenaue CRM-Daten?
Sagen Sie, was die Zahl zählt, nennen Sie die Größe der Abweichung und ihre Ursache. Zum Beispiel: „Etwa 120 davon sind doppelte Firmen aus einem Import.“ Nennen Sie dann ein Datum für die korrigierte Zahl. Eine bekannte, erklärte Abweichung erhält mehr Vertrauen als eine später entdeckte Korrektur.
Sollte ich Duplikate aus einem Bericht herausfiltern?
Nur als Notlösung: Ein Filter blendet Duplikate in einem Bericht aus, lässt sie aber in allen anderen. Wenn Sie filtern, vermerken Sie das im Bericht selbst. Das Zusammenführen der Duplikate korrigiert auf einmal jeden Bericht auf Basis dieser Datensätze, auch Berichte, die noch niemand geöffnet hat.
Warum sinken meine Zahlen nach einer CRM-Bereinigung?
Weil zusammengeführte Duplikate nicht mehr doppelt zählen. Kunden-, Kontakt- und Deal-Zahlen sinken, und Quoten wie die Conversion können steigen. Sagen Sie den Lesern vor dem nächsten Bericht, wie viele Datensätze zusammengeführt wurden und warum, damit der Rückgang als Korrektur gelesen wird.
Wie gehen Berater mit Duplikaten in den Berichten eines Kunden um?
Bewährt hat sich, früh Erwartungen zu setzen: Die Zahlen sinken, sobald Duplikate zusammengeführt sind. Bemessen Sie die Duplikate vor dem ersten Bericht und einigen Sie sich mit dem Kunden, was als ein Kunde zählt. Ein Protokoll jedes Merges zeigt dem Kunden dann, was sich geändert hat.
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