TL;DR
- Un negocio duplicado es un segundo registro de negocio para una venta que ya está en tu pipeline.
- Los negocios duplicados suelen tener más de una causa, y varias pueden darse a la vez.
- Los negocios duplicados inflan el valor del pipeline y las previsiones, y pueden provocar comisiones dobles.
- Si una renovación cuenta como negocio duplicado depende de cómo reporte tu equipo.
- Dedupely encuentra los negocios duplicados y los fusiona según tus reglas, con una vista previa antes.
El pipeline es una de las cifras que la dirección vigila más de cerca. Cuando la misma venta aparece dos veces, esa cifra es errónea, y también cada previsión e informe basados en ella.
Los negocios duplicados suelen recibir menos atención que los contactos duplicados. Como cualquier duplicado, minan la confianza en el CRM. Además tocan el dinero: una venta puede contarse dos veces en una previsión, trabajarla dos comerciales y pagarse dos veces en comisiones.
En este artículo verás de dónde vienen los negocios duplicados y lo que cuestan. También verás cómo distinguir un duplicado de un segundo negocio legítimo, y cómo encontrarlos y fusionarlos.
¿Qué es un negocio duplicado?
Un negocio duplicado son dos o más registros de negocio u oportunidad que representan la misma venta al mismo cliente. Que dos negocios sean la misma venta depende de cómo la defina tu equipo.
De dónde vienen los negocios duplicados
Los negocios duplicados rara vez tienen una sola causa. En muchos CRM, varias de estas fuentes actúan a la vez.
Comerciales que crean el mismo negocio dos veces
Un SDR crea un negocio en el traspaso y el account executive crea otro en la primera llamada. O dos comerciales que trabajan la misma cuenta abren cada uno un negocio para una misma petición.
Cada comercial ve un negocio que creó él y no busca primero el otro.
Integraciones
Las herramientas de facturación, ecommerce y presupuestos suelen crear negocios en el CRM. Si una sincronización de integración se ejecuta dos veces, reintenta tras un error o crea un negocio por pago en vez de por venta, aparecen duplicados.
Suelen aparecer por lotes, todos con el mismo origen de creación y marcas de tiempo parecidas.
Workflows de formularios
Algunos equipos crean un negocio automáticamente cuando alguien rellena un formulario de demo o de precios. Si la misma persona lo envía dos veces, o rellena dos formularios distintos, el flujo puede crear dos negocios.
Renovaciones
La automatización de renovaciones crea un negocio nuevo antes de que acabe un contrato. Si un comercial ya lo ha creado a mano, o la automatización se ejecuta dos veces, la renovación aparece dos veces.
Clientes recurrentes
Algunos compradores de suscripciones se suscriben, cancelan y vuelven, a veces más de una vez. Cada vuelta puede crear un negocio nuevo, y los antiguos siguen abiertos o se reabren.
Tras unos cuantos ciclos, un cliente puede acabar con una larga lista de negocios. Nadie sabe cuál es el actual.
Lo que cuestan los negocios duplicados
Cada registro duplicado cuesta algo de confianza en el CRM. Los negocios duplicados añaden además un coste directo, porque tocan dinero.
Un pipeline inflado y previsiones erróneas
Dos negocios abiertos para una venta duplican el valor de esa venta en el pipeline. Las previsiones basadas en ellos prometen ingresos que solo llegarán una vez.
Cuando uno de los dos se cierra y el otro sigue abierto, el abierto sigue en el pipeline. Puede quedarse ahí meses, contando en cada previsión.
Comisiones dobles
Si dos negocios de una venta se marcan como ganados, una comisión puede pagarse dos veces. Si pertenecen a comerciales distintos, ambos pueden reclamar la venta.
Resolver eso después de las nóminas es más difícil que fusionar los negocios antes.
Informes erróneos
Los negocios duplicados distorsionan más que el valor del pipeline:
- Tasa de cierre: un duplicado marcado como perdido lo reduce, aunque la venta se cerró.
- Tamaño medio de los negocios y número de negocios: ambas se desvían cuando una venta cuenta dos veces.
- Duración del ciclo de venta: un negocio creado tarde en el traspaso hace que el ciclo parezca más corto.
- Historial de actividad: las llamadas y los correos están repartidos entre registros, así que ningún negocio cuenta la historia completa.
Cuándo dos negocios no son duplicados
Aquí los negocios se complican más que los contactos. Dos negocios del mismo cliente suelen ser legítimos, y lo que el equipo A considera un negocio duplicado, el equipo B puede no hacerlo.
| Situación | Algunos equipos lo tratan como | Otros equipos lo tratan como |
|---|---|---|
| Una renovación junto al negocio original | Un negocio distinto para cada periodo de contrato | Un negocio, actualizado cada año |
| Un cliente que cancela y vuelve | Un negocio nuevo por cada regreso | Un negocio para el cliente, reabierto |
| Una venta adicional o un segundo producto | Un negocio de expansión aparte | Parte del negocio original |
| Dos sucursales de una empresa comprando | Dos negocios, uno por sucursal | Un negocio para toda la cuenta |
| Dos negocios abiertos de una empresa con el mismo importe y fecha de cierre | Un duplicado que fusionar | Dos pedidos reales que coinciden por casualidad |
Ninguna de estas respuestas es incorrecta. Lo que importa es que tu equipo elija una, la ponga por escrito y la aplique siempre igual.
Cómo encontrar y fusionar negocios duplicados
Cuando tu equipo acuerda qué es un negocio duplicado, encontrarlos sigue el mismo orden que cualquier otro objeto.
Empieza por los evidentes
Busca negocios abiertos vinculados a la misma empresa con el mismo importe y fecha de cierre. Suelen ser los duplicados más evidentes y los más seguros de fusionar primero.
Después amplía la búsqueda a otros campos de coincidencia, como el mismo nombre de negocio y empresa. También merece la pena revisar importes parecidos con fechas de cierre separadas por pocos días, antes de fusionar.
Mira dónde se crearon
Agrupa los duplicados que encuentres por origen de creación. Si muchos vinieron de una integración o un workflow de formulario, esos son los negocios nuevos que vigilar.
Define qué valor prevalece
Antes de fusionar, decide campo por campo qué valor se conserva. El propietario es lo que más importa, porque decide quién se lleva el mérito y la comisión.
El importe, la etapa y la fecha de cierre también necesitan una regla, como conservar la etapa más avanzada. Asegúrate de que el negocio fusionado mantiene sus contactos, empresa y actividad vinculados.
Revisa lo que está vinculado a cada negocio
Los negocios duplicados suelen guardar partes distintas de la venta. Uno tiene el presupuesto y las líneas de producto, y el otro las notas de llamadas y el contrato firmado.
Mira lo que tiene asociado cada registro antes de fusionar. Si tu CRM conserva las asociaciones y la actividad de ambos negocios, no se pierde nada. Si no, mueve antes lo que importa.
Fusiona antes de que se cierren las cifras
Fusiona los negocios duplicados antes de que se envíe una previsión o se calculen comisiones. Cuando un duplicado ya se ha pagado o reportado, arreglar el registro ya no arregla la cifra.
Cómo limpia Dedupely los negocios duplicados de tu pipeline
En Dedupely, creas búsquedas de duplicados para deals con los campos que definen una venta para tu equipo, como empresa, importe y fecha de cierre. Defines reglas sobre qué valor gana para propietario, importe y etapa, y previsualizas cada fusión. Los grupos dudosos van a revisión, y las renovaciones que mantienes separadas se pueden rechazar para que no vuelvan.
Un pipeline fiable empieza con un negocio por venta
Los negocios duplicados vienen de comerciales, integraciones, workflows de formularios, renovaciones y clientes que vuelven. Además de la confianza que se pierde con cada duplicado, cuestan dinero: pipeline inflado, previsiones erróneas y comisiones pagadas dos veces.
Lo difícil es decidir qué deals son duplicados, porque una renovación o un cliente que vuelve significan cosas distintas para cada equipo. Cuando tu equipo se pone de acuerdo, los duplicados obvios van primero y las fusiones siguen reglas claras de propietario e importe. El pipeline vuelve a reflejar las ventas reales.
Preguntas frecuentes
¿Qué causa negocios duplicados en un CRM?
Varias fuentes, a menudo a la vez. Los comerciales crean el mismo negocio en el traspaso, las integraciones sincronizan dos veces o crean un negocio por pago, y los envíos repetidos de formularios vuelven a disparar workflows. La automatización de renovaciones y los clientes de suscripción que cancelan y vuelven también pueden dejar varios negocios para un cliente.
¿Cómo afectan los negocios duplicados a las previsiones?
La inflan. Dos negocios abiertos para una sola venta duplican su valor en el pipeline, así que la previsión promete ingresos que solo llegarán una vez. Si uno se cierra y el otro sigue abierto, el sobrante sigue contando en cada previsión hasta que alguien lo elimina o lo fusiona.
¿Una renovación es un negocio duplicado?
Depende de tu equipo. Algunos mantienen un negocio por periodo de contrato y otros un negocio por cliente que actualizan cada año, y ambas formas funcionan. Elige una, ponla por escrito y aplícala siempre igual.
¿Cómo encuentro negocios duplicados?
Empieza por los negocios abiertos vinculados a la misma empresa que comparten importe y fecha de cierre. Suelen ser los duplicados más evidentes. Después revisa los negocios con el mismo nombre o importes parecidos y agrúpalos por origen de creación para ver de dónde vienen.
¿Qué propietario debe conservar un negocio fusionado?
Decídelo antes de fusionar, porque el propietario decide quién se lleva el mérito y la comisión. Las reglas habituales son conservar el propietario del negocio más antiguo o del más avanzado. Sea cual sea la regla, aplícala en cada fusión para que los comerciales sepan qué esperar.
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