TL;DR
- Report del CRM gonfiati spesso significano che un cliente, un lead o una trattativa esiste su più record.
- I numeri gonfiati danneggiano chi li presenta più dei commerciali che hanno creato i record.
- Un numero presentato con il suo scarto e la sua causa mantiene più fiducia di una correzione silenziosa.
- Unire i duplicati corregge ogni report su quei record, mentre un filtro di report ne corregge uno.
- Dedupely dimensiona e unisce i duplicati dietro un report, con uno storico di ogni unione.
I report del CRM risultano gonfiati quando lo stesso cliente, lead o trattativa esiste su più di un record. Il report conta i record, quindi ogni duplicato aggiunge uno al totale.
Se sei tu a presentare, lo senti per primo. Un sales manager arriva a una revisione della pipeline con un numero che non regge. Un consulente mostra a un cliente un report che risulta il doppio del dovuto, e il cliente inizia a dubitare del CRM.
In questo articolo vedrai perché i report gonfiati ricadono su chi li presenta e cosa dire prima o durante la riunione. Vedrai anche come sistemare i record perché il prossimo report regga.
Perché i numeri risultano troppo alti
La maggior parte dei report conta i record: clienti, nuovi contatti, nuove aziende, deal aperti. Una persona o un'azienda su due record conta due volte, anche se non è arrivato nulla di nuovo.
Il gonfiamento compare spesso dopo un evento sui dati, come un'importazione, una migrazione, un elenco di evento o una nuova integrazione. Anche tassi come conversione e tasso di chiusura si muovono, spesso al ribasso. I segnali e un controllo rapido per ogni report sono in come capire se i duplicati falsano i tuoi report.
Perché ricade su chi presenta
I commerciali vedono di rado i report completi, quindi un duplicato costa loro qualche minuto al massimo. Il costo si vede un livello più su, in chi deve rispondere del totale.
Sales manager
Una previsione basata su trattative duplicate sembra più grande di quanto sia. Quando non viene raggiunta, la direzione chiede spiegazioni al manager. Le trattative duplicate e il loro effetto sulle previsioni sono trattati in trattative duplicate e come gonfiano la tua pipeline.
Dirigenza
Un consulente ha descritto un problema che pesa più su sales manager, responsabili marketing e CEO che sui commerciali in prima linea. Quando i dirigenti scoprono un numero sbagliato, mettono in dubbio anche il report successivo, anche se è giusto.
Consulenti e agenzie
Un consulente mostra al cliente numeri presi dal suo CRM. Quando i clienti non riescono a ottenere i numeri che servono, alcuni pensano che il CRM non sia lo strumento giusto. E la colpa ricade sul progetto del consulente.
Cosa fare se lo scopri prima della riunione
Non sistemerai tutti i duplicati la sera prima di una revisione. Puoi comunque presentare un numero affidabile.
Di' cosa conta il numero
"1.240 record aziendali" e "1.240 clienti" sono affermazioni diverse. Se sai che i record includono duplicati, indica il numero come record e affianca la tua stima dei clienti unici.
Indica lo scarto e la sua causa
Basta una frase breve: "Circa 120 di queste sono aziende duplicate dall'importazione dell'elenco di marzo. Il numero reale è più vicino a 1.100." Uno scarto noto con una causa suona come controllo. Una correzione silenziosa scoperta dopo suona come qualcosa di nascosto.
Non correggere il report in silenzio
Un filtro che nasconde alcuni duplicati in un report li lascia in tutti gli altri. Se ne usi uno, dillo, e consideralo temporaneo.
Porta una data per la correzione
I responsabili vogliono sapere quando il numero sarà giusto. "Questo mese uniamo le aziende duplicate; il prossimo report ne terrà conto" trasforma un problema in un piano.
Cosa fare quando qualcun altro lo nota in riunione
A volte se ne accorge prima un responsabile o un cliente: un conteggio clienti che non torna con l'amministrazione, o un'azienda elencata due volte. Difendere il numero raramente funziona.
Riconosci la differenza, di' cosa pensi la causi e impegnati a un follow-up con un numero corretto e una data. Poi manda quel follow-up con ciò che hai trovato, quanti duplicati erano coinvolti e cosa stai facendo. Il follow-up ricostruisce più fiducia di quanta ne avrebbe dato il numero originale.
Correggi i record perché il prossimo report regga
I report leggono i record. Unire i duplicati corregge in un colpo ogni report basato su di essi, compresi quelli che nessuno ha ancora guardato.
Parti dagli oggetti che contano i tuoi report
Se il numero di clienti è sbagliato, parti dalle aziende. Se la pipeline è sbagliata, parti dalle trattative e dalle aziende a cui appartengono. Le corrispondenze esatte su email o dominio vengono prima, perché richiedono meno revisione.
Decidi quali valori vincono nei campi letti dai report
I report raggruppano e filtrano per campi come origine, fase del ciclo di vita, responsabile e importo. Quando due record si uniscono, resta un valore in ogni campo. Decidi quale campo per campo, o il record unito può finire in un'altra colonna del report.
Concordate cosa conta come un cliente
Cosa conta come duplicato dipende dal caso, e ciò che un team considera un duplicato un altro potrebbe non farlo. Due filiali possono essere un cliente per il fatturato e due per il territorio. Concordalo con chi legge il report.
Annuncia il calo e tienine traccia
Dopo l'unione i conteggi scendono, quindi prima del prossimo report di' ai lettori quanti record sono stati uniti e perché. Un registro di ogni unione ti permette di mostrare cosa è cambiato, cosa che conta di più quando un cliente chiede. Approfondisci nel nostro articolo su perché ti serve una traccia di ogni unione nel CRM.
Per seguire l'andamento tra un report e l'altro, tieni d'occhio il tuo tasso di duplicati e gli altri numeri da tenere d'occhio.
Come Dedupely ti aiuta a presentare numeri che puoi difendere
Ogni ricerca di duplicati in Dedupely mostra quante corrispondenze e quanti record ha trovato, così conosci l'entità del problema prima di presentare. Imposti regole su quale valore vince nei campi che leggono i report e vedi l'anteprima di ogni unione. Ogni unione viene salvata in uno storico esportabile come CSV, per mostrare ai dirigenti o a un cliente cosa è cambiato.
Un numero che regge in riunione
I report gonfiati nascono da record duplicati, ma li paga chi li presenta. Un numero sbagliato fa dubitare dirigenti e clienti del successivo, e a volte del CRM stesso.
Dire cosa conta un numero, nominare lo scarto e la sua causa e portare una data per la correzione protegge la tua credibilità in riunione. Unire i duplicati, con traccia di cosa è cambiato, rende il prossimo report uno che non devi spiegare.
Domande frequenti
Perché i numeri dei report del CRM sono più alti del previsto?
Spesso perché lo stesso cliente, lead o trattativa esiste su più di un record, e il report conta i record. Importazioni, migrazioni, elenchi di eventi e nuove integrazioni sono momenti tipici in cui arrivano duplicati. Confronta il conteggio con email o domini univoci per vedere quanta parte dello scarto spiegano i duplicati.
Come spiego alla direzione che i dati del CRM non sono accurati?
Di' cosa conta il numero, indica l'entità dello scarto e nominane la causa. Per esempio: "Circa 120 di queste sono aziende duplicate da un'importazione." Poi dai una data per il numero corretto. Uno scarto noto e spiegato mantiene più fiducia di una correzione scoperta dopo.
Devo filtrare i duplicati da un report?
Solo come ripiego: un filtro nasconde i duplicati in un report ma li lascia in tutti gli altri. Se filtri, dillo nel report stesso. Unire i duplicati corregge in un colpo ogni report basato su quei record, compresi quelli che nessuno ha ancora aperto.
Perché i miei numeri calano dopo una pulizia del CRM?
Perché i duplicati uniti non contano più due volte. I conteggi di clienti, contatti e trattative scendono, e tassi come la conversione possono salire. Prima del prossimo report, di' ai lettori quanti record sono stati uniti e perché, così il calo si legge come una correzione.
Come gestiscono i consulenti i duplicati nei report di un cliente?
Un buon approccio è chiarire le aspettative presto: i conteggi scenderanno una volta uniti i duplicati. Misura i duplicati prima del primo report e concorda con il cliente cosa conta come un cliente. Una traccia di ogni unione mostra poi al cliente cosa è cambiato.
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