TL;DR
- I duplicati tra più sedi nascono spesso quando ogni sede aggiunge autonomamente gli stessi clienti.
- Un cliente servito da due sedi può essere un record o due, a seconda della tua attività.
- Le filiali che condividono un nome o un numero di telefono non sempre sono duplicati tra loro.
- Pulire all'interno di ogni sede prima di confrontare le sedi rende le prime unioni più sicure.
- Dedupely trova clienti e sedi duplicati in un CRM condiviso e mostra l'anteprima di ogni unione.
Cliniche, franchising, filiali e uffici regionali spesso condividono un unico CRM. Ogni sede porta i propri clienti, spesso tramite il proprio personale, moduli e strumenti locali.
Questa configurazione offre all'azienda una visione unica di tutti i clienti serviti, finché lo stesso cliente non compare una volta per ogni sede. Anche le sedi possono dividersi, quando una filiale viene inserita con due nomi.
In questo articolo vedrai da dove nascono i duplicati multi-sede e cosa conta come duplicato quando le sedi si sovrappongono. Vedrai anche come abbinare clienti e sedi, e cosa decidere prima di unire.
Da dove arrivano i duplicati in un CRM multisede
Ogni attività gestisce le proprie sedi in modo diverso, quindi le cause variano. Queste ricorrono spesso.
Ogni sede inserisce i propri clienti
Il personale della reception di ogni sede crea record quando i clienti arrivano, chiamano o prenotano. Se non cercano prima un record esistente, o cercano con un nome leggermente diverso, compare un secondo record.
Clienti che visitano più sedi
Un cliente che si trasferisce, viaggia o usa la filiale più vicina al lavoro può essere servito da più sedi. Ogni visita può aggiungere un record con un telefono, un indirizzo o una grafia diversi.
Moduli locali, strumenti di prenotazione e import
Le sedi a volte usano un proprio strumento di prenotazione, modulo web o foglio di calcolo. Ognuno invia i record al CRM a modo suo, e ognuno può perdere il record creato da un'altra sede.
Nuove sedi che entrano nel CRM
Quando apre una nuova filiale o entra un franchisee, spesso viene importata la sua lista clienti esistente. Quei clienti potrebbero già essere nel CRM tramite un'altra sede.
I record delle sedi in sé
Anche le sedi sono spesso record, come aziende o account. Una filiale può essere inserita come "Centro" da un team e "Via Roma" da un altro, con lo stesso indirizzo.
Cosa conta come duplicato tra sedi diverse
Cosa conta come duplicato dipende dal caso. Ciò che un'azienda considera un duplicato, un'altra potrebbe non considerarlo.
Un cliente, più sedi
Un'attività che serve i clienti in modo centralizzato può preferire un record per persona, con un campo per le sedi visitate. Una rete in franchising in cui ogni sede gestisce le proprie relazioni con i clienti può preferire un record per sede.
Entrambe le scelte sono valide. Ciò che conta è decidere prima che qualcuno unisca, così le sedi non annullano il lavoro reciproco.
Filiali che si somigliano
Due filiali della stessa azienda possono condividere un nome, un dominio e un numero di telefono centrale. Restano sedi separate, con personale e clienti distinti.
Questi sono record correlati. Come gestire i record collegati spiega come tenerli separati.
La stessa sede inserita due volte
Due record con lo stesso indirizzo e CAP sono spesso una sola sede con due nomi. Sono i duplicati di sede che vale la pena unire, dopo aver confermato che si tratta dello stesso luogo.
Come abbinare clienti e sedi
Inizia dai duplicati evidenti: corrispondenze esatte sul campo che identifica ogni record. Poi combina più campi per il resto, come trattato in quali campi confrontare.
| Record | Inizia con | Poi prova | Fai attenzione a |
|---|---|---|---|
| Clienti all'interno di una sede | Email esatta | Nome con telefono | Familiari che condividono un'email o un telefono |
| Clienti su più sedi | Email esatta | Nome con telefono, o nome con indirizzo di casa | Sedi che mantengono di proposito i propri record cliente |
| Record delle sedi | Indirizzo con CAP | Telefono della sede | Un numero di telefono centrale condiviso da tutte le filiali |
| Uffici regionali | Indirizzo con città | Nome con regione | Sedi che condividono nome azienda e dominio |
Cosa decidere prima di unire
In un CRM multisede, un'unione decide a quale sede appartiene un cliente e chi lo segue. Queste decisioni vanno concordate prima della prima unione.
- Sede principale: quale sede mantiene il cliente quando i record di due filiali vengono uniti. Le scelte più comuni sono la visita più recente, la prima o quella con più attività.
- Proprietario: quale membro del personale o team è responsabile del record unito, così i follow-up non finiscono a due persone.
- Cronologia sedi: visite, prenotazioni e note di ogni sede devono confluire nel record che resta.
- Consenso e preferenze: un opt-out registrato in una sede di solito vale per la persona, quindi deve sopravvivere all'unione.
- Campi locali: alcune sedi tracciano campi che altre non tracciano. Decidi quali valori prevalgono quando differiscono.
Concorda la proprietà tra le sedi
I responsabili di sede spesso vedono i propri clienti come propri. Un'unione che sposta un cliente in un'altra filiale può sembrare la perdita di un cliente, anche quando è la scelta giusta.
Concorda prima la regola con i responsabili di sede e condividila con ogni filiale. Evita discussioni dopo l'unione.
Evita che nuovi duplicati si diffondano
Nuove sedi, nuovo personale e nuovi strumenti continuano ad aggiungere record, quindi i duplicati possono ripresentarsi. Alcune buone abitudini li rallentano:
- Chiedi al personale di ogni sede di cercare per email o telefono prima di creare un cliente.
- Assegna a ogni record un campo di localizzazione, così puoi pulire una sede alla volta.
- Controllate la lista clienti di una nuova filiale rispetto al CRM prima che entri in funzione.
- Usare un unico formato di denominazione per i record delle sedi, idealmente includendo l'indirizzo.
Se alcune sedi usano un CRM completamente diverso, gli stessi principi valgono tra sistemi. Gestire i duplicati in più di un CRM descrive questa configurazione.
Come Dedupely pulisce un CRM condiviso da molte sedi
In Dedupely crei ricerche di duplicati per clienti e per record di sedi, e usi i filtri per lavorare una sede alla volta. Rifiuti le corrispondenze errate, come filiali separate, in modo che restino fuori dalle ricerche future, e visualizzi l'anteprima di ogni unione. Per impostazione predefinita, Dedupely esclude dai risultati principali anche le corrispondenze rischiose, come gruppi di oltre 20 record.
Un cliente, un record, ogni sede
I duplicati multisede nascono spesso dal modo in cui operano queste attività. Ogni sede aggiunge clienti, usa strumenti propri e a volte si unisce con una lista propria. Anche i record delle sedi si dividono, quando una filiale ha due nomi.
Prima di tutto va stabilito cosa conta come duplicato tra sedi diverse. Pulire ogni sede prima di confrontarle, e concordare sede di riferimento e responsabilità, permette a ogni filiale di lavorare sugli stessi dati clienti.
Domande frequenti
Perché un'attività multisede ha clienti duplicati?
Spesso perché ogni sede crea i propri record. Il personale registra visite senza prenotazione e prenotazioni senza cercare il record esistente, strumenti locali e moduli si sincronizzano separatamente e le nuove filiali importano le proprie liste clienti. Un cliente servito da più sedi può finire con un record per ciascuna.
Un cliente che visita due sedi deve avere un record o due?
Dipende da come funziona la tua azienda. Se servi i clienti in modo centralizzato, un unico record con le sedi visitate offre il quadro completo. Se ogni sede gestisce le proprie relazioni con i clienti, come accade in molti franchising, record separati possono essere corretti, con un'unica regola applicata ovunque.
Le sedi delle filiali sono duplicati in un CRM?
Spesso no. Le filiali possono condividere un nome, un dominio e un numero centrale, ma sono luoghi separati con personale e clienti propri. Due record con lo stesso indirizzo e CAP, però, sono spesso la stessa sede inserita due volte con nomi diversi.
Come abbini i record di sedi duplicate?
Fai prima il matching su indirizzo stradale con CAP, perché cambia raramente per una sede. Poi prova il numero di telefono proprio della sede, escludendo i numeri centrali condivisi da tutte le filiali. Conferma con il personale locale prima di unire, perché riconosce ogni sede a vista e può individuare due nomi per la stessa filiale.
Chi deve occuparsi della deduplica in un'azienda con più sedi?
Spesso un team centrale, come operations o l'amministratore CRM, perché i duplicati attraversano le sedi. I responsabili di sede dovrebbero concordare le regole, soprattutto quale sede mantiene un cliente dopo un'unione. Il personale locale aiuta a confermare le corrispondenze incerte, perché sa chi è chi.
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