Résumé
- Un contrôle mensuel du CRM examine ce qui y est entré depuis le dernier contrôle.
- Un contrôle trimestriel du CRM vérifie que vos recherches de doublons correspondent toujours à la définition de votre équipe.
- Fusionnez d'abord les doublons évidents, comme les correspondances exactes d'e-mail ou de domaine.
- Rejetez une correspondance uniquement si vous êtes certain que les enregistrements ne sont pas des doublons.
- Pour les contrôles mensuels et trimestriels, Dedupely détecte les doublons, prévisualise les fusions et envoie des rapports hebdomadaires.
Un premier nettoyage remet un CRM en ordre. Le maintenir ainsi demande une routine, car les formulaires, les imports et les intégrations continuent d'ajouter des fiches, dont certaines sont des doublons.
Les routines ont tendance à être oubliées quand personne ne sait quoi vérifier. Une courte liste pour chaque mois et chaque trimestre rend le contrôle reproductible et facile à transmettre.
Cet article est cette liste. Vous obtiendrez une checklist mensuelle des nouveautés, une checklist trimestrielle des changements et un tableau récapitulatif à copier. La fréquence de vérification de votre équipe dépend de vos sources, que notre article sur à quelle fréquence dédupliquer votre CRM couvre.
Avant de commencer : convenez de ce qu'est un doublon
Une liste de contrôle n'est utile que si tout le monde vérifie la même chose. La définition d'un doublon dépend du contexte : ce qu'une équipe considère comme un doublon peut ne pas l'être pour une autre.
Notez votre définition par objet, avec le champ qui identifie chaque fiche, comme l'e-mail pour les contacts et le domaine pour les entreprises. Confiez la checklist à un seul responsable. Il ne fusionne pas tout seul, mais s'assure que le contrôle a lieu et transmet les cas incertains à la bonne équipe.
Si vous travaillez dans Salesforce, notre Guide de gouvernance des données Salesforce couvre la politique plus large sur les standards, la propriété et les rôles. Cette checklist est la routine qui s'exécute dans ce cadre.
Liste de contrôle mensuelle de maintenance des fiches CRM
Le contrôle mensuel porte sur les nouveautés, et c'est le plus court des deux.
1. Examinez les nouveaux doublons par source
Repérez les doublons créés depuis votre dernier contrôle et notez leur origine : formulaire, import, intégration ou saisie manuelle. Un groupe de doublons à la même date révèle souvent un seul import.
Notez le nombre. Mois après mois, il montre si une source s'améliore ou se dégrade.
2. Fusionner les doublons évidents
Commencez par les correspondances exactes sur le champ qui identifie chaque enregistrement, comme l'e-mail ou le domaine. Ce sont les doublons que votre équipe est la moins susceptible de contester.
Si vous fusionnez automatiquement certains doublons, ouvrez un échantillon des fusions du mois dernier. Vérifiez que chacune est une fusion que vous auriez faite à la main.
3. Vérifiez les imports du mois
Les listes d'événements, les listes achetées et les tableurs d'autres équipes arrivent par vagues. Repérez les doublons à chaque import pendant que la source est encore fraîche. Notre article sur comment les listes d'événements et les listes achetées créent des doublons explique pourquoi ils sont une source fréquente.
4. Traiter les correspondances en revue
Les correspondances incertaines restent en revue jusqu'à ce que quelqu'un tranche. Fusionnez celles que vous avez confirmées. Ne rejetez une correspondance que si vous êtes certain qu'il ne s'agit pas d'un doublon, car une correspondance rejetée n'apparaîtra plus dans vos recherches.
Laissez le reste aux personnes qui connaissent les fiches, comme le responsable du compte.
5. Repérez les fiches qui ne peuvent pas être rapprochées
Repérez les nouveaux enregistrements dépourvus du champ qui les identifie, comme un contact sans e-mail. Recherchez aussi les valeurs provisoires comme test@test.com ou « John Doe ». Elles compliquent la détection des futurs doublons, et les valeurs provisoires peuvent regrouper des enregistrements sans rapport.
6. Notez tout nouvel élément qui écrit dans le CRM
Demandez-vous si un formulaire, une intégration ou un outil a commencé à écrire dans le CRM ce mois-ci. Ajoutez-le à une liste suivie avec la date. Lorsqu'un nouveau schéma de doublons apparaît plus tard, cette liste vous indique d'où il vient.
Checklist trimestrielle de maintenance des fiches CRM
Le contrôle trimestriel porte sur ce qui a changé : vos sources, vos règles et votre équipe. Il prend plus de temps, et il vaut la peine d'impliquer les équipes qui utilisent les fiches.
1. Repérez les schémas de doublons qu'aucune recherche ne couvre
Vos recherches trouvent les doublons que vous connaissez déjà. Chaque trimestre, testez une nouvelle combinaison, comme nom et entreprise ou nom et pays. Vous pouvez aussi tolérer de petites fautes de frappe dans un champ.
Modifiez un seul paramètre à la fois. Si le nombre bondit, ouvrez un échantillon et vérifiez si les nouvelles correspondances sont de vrais doublons.
2. Vérifiez que votre définition tient toujours
Les équipes changent leur façon d'utiliser les fiches. Les ventes peuvent se mettre à suivre les agences séparément, ou le marketing peut passer aux campagnes orientées comptes. Demandez à chaque équipe si sa définition du doublon a changé.
Si c'est le cas, mettez à jour vos recherches et toute fusion automatique avant le contrôle du mois prochain.
3. Vérifiez quelles valeurs l'emportent lors d'une fusion
Examinez les fiches fusionnées du trimestre. Contrôlez les champs qui posent souvent problème quand ils sont faux : propriétaire, étape du cycle de vie et désinscription aux e-mails.
Si une fiche fusionnée a conservé une valeur que votre équipe ne voulait pas, ajustez la règle pour ce champ.
4. Passez en revue chaque outil qui écrit dans le CRM
Parcourez votre liste des formulaires, intégrations et imports en vérifiant les correspondances de champs. Confirmez que chaque source se base sur le champ convenu par votre équipe, car une modification de correspondance peut provoquer une hausse soudaine de doublons. Notre article sur doublons récurrents des intégrations CRM va plus loin.
5. Vérifiez les fiches appartenant à des personnes parties
Lorsque le responsable d'une fiche quitte l'entreprise, quelqu'un qui ne retrouve pas la fiche peut la recréer. Réattribuez ces fiches et vérifiez les doublons créés autour de chaque départ.
6. Comparez chaque trimestre avec le précédent
Placez les chiffres mensuels côte à côte. Examinez les nouveaux doublons par source, les fusions effectuées et les correspondances encore en attente. Partagez ces chiffres avec les équipes qui utilisent les fiches, pour qu'elles voient ce qui a changé.
7. Planifiez toute grande fusion
Si le contrôle trimestriel révèle un nouveau motif important, planifiez sa fusion séparément. Décidez d'abord si un export est nécessaire. Notre guide sur sauvegarder votre CRM avant une grosse fusion vous aide à choisir.
Liste de contrôle de la maintenance des enregistrements CRM en un coup d'œil
| Quand | Tâche | Ce que vous recherchez |
|---|---|---|
| Mensuel | Nouveaux doublons par source | Quelle source a ajouté des doublons depuis le dernier contrôle |
| Mensuel | Fusionner les doublons évidents | Correspondances exactes sur l'e-mail ou le domaine ; un échantillon de fusions automatiques |
| Mensuel | Les imports de ce mois-ci | Doublons issus de listes d'événements, de listes achetées et de feuilles de calcul |
| Mensuel | Correspondances en revue | Fusionner ce qui est confirmé ; rejeter uniquement ce qui est certain |
| Mensuel | Fiches impossibles à rapprocher | E-mails ou domaines manquants ; valeurs de remplissage |
| Mensuel | Nouveaux outils écrivant dans le CRM | Tout ce qui est ajouté à la liste en cours |
| Trimestriel | Nouveaux schémas de doublons | Combinaisons non couvertes par aucune recherche pour l'instant |
| Trimestriel | Votre définition d'un doublon | Évolutions de l'usage des fiches par les équipes |
| Trimestriel | Quelles valeurs l'emportent | Propriétaire, étape du cycle de vie et désinscription après les fusions |
| Trimestriel | Outils qui écrivent dans le CRM | Correspondances de champs et champ sur lequel chaque source fait correspondre |
| Trimestriel | Fiches de personnes parties | Fiches sans propriétaire et doublons créés autour d'un départ |
| Trimestriel | Trimestre sur trimestre | Tendances des nouveaux doublons, fusions et revues |
| Trimestriel | Fusions importantes | Si un nouveau schéma a besoin de son propre forfait et d'un export |
Comment Dedupely accompagne vos contrôles mensuels et trimestriels
Dans Dedupely, vous créez des recherches de doublons pour chaque modèle de votre liste, envoyez les ensembles douteux en revue et prévisualisez chaque fusion avant son exécution. Par défaut, vous recevez un rapport de doublons chaque semaine, et chaque fusion est enregistrée avec ses valeurs d'origine. Lorsque vous êtes certain qu'une correspondance n'est pas un doublon, rejetez-la une fois : elle ne reviendra plus dans vos recherches.
Une routine que votre équipe peut reproduire
La maintenance des fiches CRM fonctionne mieux sous forme de routine confiée à un responsable. La vérification mensuelle traite les nouveautés : doublons par source, imports récents, liste de revue et fiches impossibles à rapprocher.
Le contrôle trimestriel traite ce qui a changé : nouveaux schémas, définition d'un doublon par votre équipe, décisions de fusion et outils qui écrivent dans le CRM. Menez les deux, comparez les chiffres dans le temps, et chaque contrôle laisse un peu moins à trouver.
Questions fréquentes
Que doit inclure une checklist de maintenance des fiches CRM ?
Une partie mensuelle pour les nouveautés et une partie trimestrielle pour les changements. Chaque mois, vérifiez les nouveaux doublons par source, les imports récents, les correspondances en révision et les fiches sans champs clés. Chaque trimestre, cherchez de nouveaux schémas de doublons, confirmez votre définition du doublon, revoyez les décisions de fusion et contrôlez chaque outil qui écrit dans le CRM.
Que doit inclure un contrôle mensuel des données CRM ?
Un contrôle mensuel couvre ce qui est entré dans le CRM depuis le précédent. Analysez les nouveaux doublons par source, vérifiez les imports récents, traitez les correspondances en attente et repérez les fiches sans e-mail ni domaine. Notez aussi tout formulaire, intégration ou outil qui a commencé à écrire dans le CRM, pour retrouver facilement l'origine des tendances.
Qu'est-ce que la maintenance des fiches CRM ?
La maintenance des fiches CRM regroupe le travail courant qui les garde exactes et exploitables. Elle comprend la recherche et la fusion des doublons, le remplissage ou la correction des champs clés comme l'e-mail et le domaine, et la suppression des données provisoires. Elle couvre aussi le contrôle des formulaires, imports et intégrations qui ajoutent des fiches, afin de détecter les problèmes tôt.
Qui doit assurer la maintenance des fiches CRM ?
Une personne nommée, souvent dans l'équipe RevOps ou dans l'équipe qui administre le CRM. Le responsable s'assure que chaque contrôle a lieu à temps et note ce qu'il a trouvé. Les correspondances incertaines sont confiées aux personnes qui connaissent les fiches, et un ou deux suppléants couvrent les absences du responsable.
Que doit couvrir un audit trimestriel du CRM ?
Recherchez les schémas de doublons qu'aucune recherche ne couvre encore, et vérifiez que la définition du doublon de chaque équipe tient toujours. Passez en revue les valeurs retenues lors des fusions récentes, en particulier le propriétaire et l'étape du cycle de vie. Contrôlez le mapping des champs sur chaque outil connecté, et comparez les volumes de doublons du trimestre à ceux du précédent.
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