TL;DR
- Eine monatliche CRM-Prüfung sieht sich an, was seit der letzten Prüfung neu hinzugekommen ist.
- Eine quartalsweise CRM-Prüfung klärt, ob Ihre Duplicate Searches noch zur Definition Ihres Teams passen.
- Führen Sie zuerst die offensichtlichen Dubletten zusammen, etwa exakte Übereinstimmungen bei E-Mail oder Domain.
- Lehnen Sie einen Treffer nur ab, wenn Sie sicher sind, dass die Datensätze keine Dubletten sind.
- Für monatliche und vierteljährliche Prüfungen findet Dedupely Duplikate, zeigt Zusammenführungen in der Vorschau und versendet wöchentliche Berichte.
Eine erste Bereinigung bringt ein CRM in Form. Dauerhaft bleibt es nur mit einer Routine, weil Formulare, Importe und Integrationen laufend Datensätze hinzufügen, und manche davon sind Dubletten.
Routinen geraten leicht ins Hintertreffen, wenn niemand weiß, was zu prüfen ist. Eine kurze Liste für jeden Monat und jedes Quartal macht die Prüfung wiederholbar und leicht übergabefähig.
Dieser Beitrag ist genau diese Liste. Sie erhalten eine monatliche Checkliste für Neuerungen, eine quartalsweise Checkliste für Änderungen und eine Übersichtstabelle zum Kopieren. Wie oft Ihr Team prüfen sollte, hängt von Ihren Quellen ab, worauf unser Beitrag zu wie oft Sie Ihr CRM deduplizieren sollten deckt ab.
Vor dem Start: Legen Sie fest, was eine Dublette ist
Eine Checkliste funktioniert nur, wenn alle dasselbe prüfen. Was als Duplikat gilt, hängt vom Einzelfall ab: Was ein Team als Duplikat ansieht, sieht ein anderes womöglich nicht so.
Halten Sie Ihre Definition pro Objekt schriftlich fest, samt dem Feld, das jeden Datensatz identifiziert, etwa E-Mail bei Kontakten und Domain bei Unternehmen. Geben Sie der Checkliste einen klaren Verantwortlichen. Er führt nicht alles allein zusammen, sorgt aber dafür, dass die Prüfung stattfindet, und gibt unklare Fälle an das richtige Team weiter.
Wenn Sie mit Salesforce arbeiten, unser Salesforce-Leitfaden zu Data Governance behandelt die übergreifenden Richtlinien zu Standards, Zuständigkeiten und Rollen. Diese Checkliste ist die Routine, die darin läuft.
Monatliche Checkliste zur Pflege von CRM-Datensätzen
Die monatliche Prüfung betrifft Neues und ist die kürzere der beiden.
1. Neue Dubletten nach Quelle prüfen
Suchen Sie die Duplikate, die seit Ihrer letzten Prüfung entstanden sind, und notieren Sie, woher sie stammen: aus einem Formular, einem Import, einer Integration oder einer manuellen Eingabe. Eine Häufung an einem Tag weist oft auf einen einzigen Import hin.
Halten Sie die Zahl schriftlich fest. Über die Monate zeigt sie, ob eine Quelle besser oder schlechter wird.
2. Offensichtliche Duplikate zusammenführen
Beginnen Sie mit exakten Übereinstimmungen im Feld, das jeden Datensatz identifiziert, etwa E-Mail oder Domain. Das sind die Duplikate, über die Ihr Team am seltensten streitet.
Wenn Sie einen Teil der Dubletten automatisch zusammenführen, öffnen Sie eine Stichprobe der Zusammenführungen vom letzten Monat. Prüfen Sie, ob jede eine ist, die Sie auch manuell zusammengeführt hätten.
3. Importe dieses Monats prüfen
Veranstaltungslisten, zugekaufte Listen und Tabellen anderer Teams kommen in Schüben. Suchen Sie nach jedem Import nach Duplikaten, solange die Quelle allen noch präsent ist. Unser Beitrag zu wie Veranstaltungs- und Kauflisten Duplikate erzeugen erklärt, warum sie eine häufige Quelle sind.
4. Die Treffer in der Prüfung abarbeiten
Unklare Treffer warten in der Prüfung, bis jemand entscheidet. Führen Sie die bestätigten zusammen. Lehnen Sie einen Treffer nur ab, wenn Sie sicher sind, dass es kein Duplikat ist, denn ein abgelehnter Treffer taucht in Ihren Suchen nicht wieder auf.
Überlassen Sie den Rest den Personen, die die Datensätze kennen, etwa dem Kontoverantwortlichen.
5. Nach Datensätzen suchen, die sich nicht abgleichen lassen
Prüfen Sie neue Datensätze, denen das Feld fehlt, das sie identifiziert, etwa ein Kontakt ohne E-Mail. Suchen Sie außerdem nach Platzhaltern wie test@test.com oder "John Doe". Beides erschwert das spätere Finden von Dubletten, und Platzhalter können unzusammenhängende Datensätze gruppieren.
6. Notieren Sie alles Neue, was ins CRM schreibt
Fragen Sie, ob ein Formular, eine Integration oder ein Tool diesen Monat begonnen hat, ins CRM zu schreiben. Tragen Sie es mit Datum in eine laufende Liste ein. Taucht später ein neues Dublettenmuster auf, zeigt diese Liste, woher es stammt.
Quartalsweise Checkliste zur Pflege von CRM-Datensätzen
Die Quartalsprüfung klärt, was sich verändert hat: Ihre Quellen, Ihre Regeln und Ihr Team. Sie dauert länger, und es lohnt sich, die Teams einzubeziehen, die mit den Datensätzen arbeiten.
1. Suchen Sie nach Dublettenmustern, die keine Suche abdeckt
Ihre Suchen finden die Dubletten, die Sie bereits kennen. Probieren Sie jedes Quartal eine neue Kombination aus, etwa Name mit Unternehmen oder Name mit Land. Sie können auch kleine Tippfehler in einem Feld zulassen.
Ändern Sie jeweils nur eine Sache. Wenn die Anzahl springt, öffnen Sie eine Stichprobe und prüfen Sie, ob die neuen Treffer echte Dubletten sind.
2. Prüfen Sie, ob Ihre Definition noch gilt
Teams ändern, wie sie Datensätze nutzen. Der Vertrieb erfasst Niederlassungen womöglich getrennt, oder das Marketing wechselt zu account-basierten Kampagnen. Fragen Sie jedes Team, ob sich verändert hat, was es als Dublette betrachtet.
Falls ja, aktualisieren Sie Ihre Suchen und die automatische Zusammenführung vor der nächsten monatlichen Prüfung.
3. Prüfen Sie, welche Werte beim Zusammenführen gewinnen
Sehen Sie sich zusammengeführte Datensätze aus dem Quartal an. Prüfen Sie die Felder, die bei falschen Werten häufig Probleme verursachen: Eigentümer, Lebenszyklusphase und E-Mail-Abmeldung.
Wenn ein zusammengeführter Datensatz einen Wert behalten hat, den Ihr Team nicht wollte, passen Sie die Regel für dieses Feld an.
4. Prüfen Sie jedes Tool, das ins CRM schreibt
Gehen Sie Ihre laufende Liste aus Formularen, Integrationen und Importen durch und prüfen Sie die Feldzuordnungen. Bestätigen Sie, dass jede Quelle auf dem vereinbarten Feld abgleicht, denn eine geänderte Zuordnung kann einen Anstieg von Duplikaten auslösen. Unser Beitrag zu Wiederkehrende Duplikate aus CRM-Integrationen geht tiefer darauf ein.
5. Datensätze ehemaliger Mitarbeiter prüfen
Wenn der Eigentümer eines Datensatzes das Unternehmen verlässt, legt jemand, der ihn nicht findet, ihn womöglich neu an. Weisen Sie diese Datensätze neu zu und prüfen Sie Duplikate, die rund um jeden Weggang entstanden sind.
6. Vergleichen Sie jedes Quartal mit dem vorherigen
Stellen Sie die monatlichen Zahlen nebeneinander. Prüfen Sie neue Duplikate je Quelle, durchgeführte Zusammenführungen und Treffer, die noch in Prüfung sind. Bringen Sie die Zahlen zu den Teams, die mit den Datensätzen arbeiten, damit sie sehen, was sich verändert hat.
7. Große Zusammenführungen planen
Findet die vierteljährliche Prüfung ein großes neues Muster, planen Sie dessen Merge separat. Entscheiden Sie, ob Sie zuerst einen Export brauchen. Unser Leitfaden zu Ihr CRM vor einer großen Zusammenführung sichern hilft Ihnen bei der Wahl.
CRM-Checkliste zur Datenpflege auf einen Blick
| Wann | Aufgabe | Wonach Sie suchen |
|---|---|---|
| Monatlich | Neue Dubletten nach Quelle | Welche Quelle seit der letzten Prüfung Dubletten hinzugefügt hat |
| Monatlich | Offensichtliche Duplikate zusammenführen | Exakte Treffer bei E-Mail oder Domain; eine Stichprobe automatischer Zusammenführungen |
| Monatlich | Die Importe dieses Monats | Dubletten aus Veranstaltungslisten, gekauften Listen und Tabellen |
| Monatlich | Treffer in der Prüfung | Bestätigtes zusammenführen; nur Sicheres ablehnen |
| Monatlich | Datensätze, die sich nicht zuordnen lassen | Fehlende E-Mails oder Domains; Platzhalterwerte |
| Monatlich | Neue Tools, die ins CRM schreiben | Alles, was zur laufenden Liste hinzugefügt wurde |
| Quartalsweise | Neue Duplikatmuster | Kombinationen, die keine Suche bisher abdeckt |
| Quartalsweise | Ihre Definition einer Dublette | Veränderungen in der Nutzung der Datensätze durch die Teams |
| Quartalsweise | Welche Werte gewinnen | Verantwortlicher, Lifecycle-Phase und Opt-out nach Zusammenführungen |
| Quartalsweise | Tools, die ins CRM schreiben | Feldzuordnungen und das Feld, über das jede Quelle abgeglichen wird |
| Quartalsweise | Datensätze ausgeschiedener Personen | Datensätze ohne Owner und Duplikate, die beim Weggang eines Mitarbeitenden entstehen |
| Quartalsweise | Quartal zu Quartal | Trends bei neuen Duplikaten, Zusammenführungen und Prüfungen |
| Quartalsweise | Große Zusammenführungen | Ob ein neues Muster einen eigenen Plan und einen Export braucht |
Wie Dedupely Ihre monatlichen und quartalsweisen Prüfungen unterstützt
In Dedupely legen Sie für jedes Muster auf Ihrer Checkliste Duplikatsuchen an, schicken unklare Gruppen zur Prüfung und sehen sich jede Zusammenführung vor der Ausführung an. Standardmäßig erhalten Sie jede Woche einen Duplikatbericht, und jede Zusammenführung wird mit ihren ursprünglichen Werten protokolliert. Wenn Sie sicher sind, dass eine Übereinstimmung kein Duplikat ist, lehnen Sie sie einmal ab, und sie taucht in Ihren Suchen nicht mehr auf.
Eine Routine, die Ihr Team wiederholen kann
Die Pflege von CRM-Datensätzen funktioniert am besten als Routine mit klarer Zuständigkeit. Die monatliche Prüfung deckt das Neue ab: Dubletten nach Quelle, aktuelle Importe, die Prüfliste und Datensätze, die sich nicht zuordnen lassen.
Die Quartalsprüfung erfasst Veränderungen: neue Muster, die Definition einer Dublette in Ihrem Team, Zusammenführungsentscheidungen und die Tools, die ins CRM schreiben. Führen Sie beide Prüfungen durch, vergleichen Sie die Zahlen über die Zeit, und jede Prüfung lässt etwas weniger übrig.
Häufige Fragen
Was sollte eine Checkliste zur CRM-Datenpflege enthalten?
Ein monatlicher Teil für Neues und ein vierteljährlicher Teil für Änderungen. Monatlich prüfen Sie neue Dubletten nach Quelle, aktuelle Importe, Treffer in der Prüfung und Datensätze mit fehlenden Schlüsselfeldern. Vierteljährlich suchen Sie nach neuen Dublettenmustern, bestätigen Ihre Definition von Dublette, prüfen Zusammenführungsentscheidungen und kontrollieren jedes Tool, das ins CRM schreibt.
Was sollte eine monatliche CRM-Datenprüfung umfassen?
Eine monatliche Prüfung deckt ab, was seit der letzten ins CRM gelangt ist. Sehen Sie sich neue Duplikate nach Quelle an, prüfen Sie aktuelle Importe, arbeiten Sie offene Treffer in der Prüfung ab und suchen Sie nach Datensätzen ohne E-Mail-Adresse oder Domain. Notieren Sie außerdem jedes Formular, jede Integration oder jedes Tool, das neu ins CRM schreibt, damit sich spätere Muster leicht nachvollziehen lassen.
Was ist die Pflege von CRM-Datensätzen?
CRM-Datenpflege ist die laufende Arbeit, die CRM-Datensätze korrekt und nutzbar hält. Dazu gehören das Finden und Zusammenführen von Duplikaten, das Ergänzen oder Korrigieren zentraler Felder wie E-Mail und Domain sowie das Entfernen von Platzhalterdaten. Außerdem werden Formulare, Importe und Integrationen geprüft, die Datensätze anlegen, damit Probleme früh erkannt werden.
Wer sollte die Pflege der CRM-Datensätze verantworten?
Eine benannte Person, oft im RevOps-Team oder im Team, das das CRM betreut. Die verantwortliche Person sorgt dafür, dass jede Prüfung termingerecht erfolgt, und hält fest, was sie gefunden hat. Unklare Treffer gehen an die Personen, die die Datensätze kennen, und ein bis zwei Vertretungen decken Abwesenheiten ab.
Was sollte ein quartalsweises CRM-Audit abdecken?
Suchen Sie nach Dublettenmustern, die noch von keiner Suche erfasst werden, und prüfen Sie, ob die Definition einer Dublette in jedem Team noch gilt. Prüfen Sie, welche Werte bei den letzten Zusammenführungen gewonnen haben, besonders Verantwortliche und Lifecycle-Phase. Prüfen Sie die Feldzuordnungen in jedem verbundenen Tool und vergleichen Sie die Dublettenzahlen des Quartals mit dem Vorquartal.
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