Cuando un contacto cambia de empresa, ¿es un duplicado?

Un contacto con el que ha trabajado durante dos años cambia de empresa. Unos meses después, rellena un formulario con su nuevo correo profesional. El CRM crea un contacto nuevo, vinculado a una empresa nueva, mientras el registro antiguo sigue asociado a su antiguo empleador.

Ahora tiene a la misma persona dos veces. Un registro guarda el historial y el otro, el correo actual. ¿Deben fusionarse?

A menudo sí, para no perder el contexto anterior. Pero lo que debe decir el registro fusionado depende de tu equipo. En este artículo verás qué lo decide, cómo encontrar a las personas que han cambiado de empresa y qué revisar antes de fusionar.

Qué pasa en el CRM cuando alguien cambia de empleo

La persona cambia, pero sus registros no se actualizan solos. El registro antiguo conserva el correo, cargo, teléfono y empresa anteriores. Los correos a la dirección antigua empiezan a rebotar y el registro deja de tener actividad.

El nuevo registro puede llegar de varias formas:

• Un formulario o registro con el nuevo correo corporativo.
• Un comercial que los conoce en la nueva empresa y los añade a mano.
• Una importación de un evento o de una lista que incluye la nueva empresa.
• Una herramienta de enriquecimiento o de ventas que crea un contacto a partir del nuevo perfil.

Muchos de estos orígenes reconocen los contactos por email, así que la nueva dirección parece una persona nueva. Los dos registros a menudo solo comparten un nombre y, a veces, un número de móvil.

Depende de cómo funciona el marketing

Qué cuenta como duplicado depende de cada caso. Lo que un equipo considera duplicado puede no serlo para otro, y los cambios de puesto son un buen ejemplo.

Muchos equipos fusionan los registros antiguos y nuevos para que el contexto previo quede en un único lugar. Qué valores prevalecen depende de en qué se basan su marketing y sus ventas: en cuentas o en personas.

Basado en cuentas: primero la cuenta

Si vende y comercializa a cuentas objetivo, la persona forma parte de la cuenta. Cuando se va, el registro antiguo ya no representa a nadie de esa empresa.

Fusione el contacto antiguo con el nuevo, para que las conversaciones anteriores se mantengan con la persona. Prevalecen la nueva empresa y el nuevo correo, y el contacto deja de estar en la cuenta antigua.

Después, busque a quien asumió el cargo en la cuenta anterior. La persona que se fue ahora es un contacto de otra empresa, que puede o no ser una de sus cuentas.

Basado en personas: primero la persona

Si la relación es con la persona, su historial la acompaña. Un promotor interno que compró en una empresa suele ser un lead cualificado en la siguiente.

Aquí se fusionan los dos registros y se conserva el correo nuevo. Los valores de relación del registro antiguo, como propietario, etapa del ciclo de vida y fuente original, pueden prevalecer. El contacto fusionado conserva el contexto anterior: conversaciones, compras, notas y cómo nos encontró por primera vez.

Modelo basado en cuentas y basado en personas, uno junto al otro

Muchos equipos se sitúan en un punto intermedio. Ventas puede seguir la cuenta, mientras que marketing nutre a la persona. En ese caso, acuerde una sola regla para el CRM, ya que ambos equipos trabajan con los mismos registros.

Cómo localizar contactos que cambiaron de empleo

Empiece por los duplicados evidentes: contactos con el mismo correo. Las personas que han cambiado de empleo no aparecen ahí, así que necesitan una segunda pasada.

Mismo nombre, mismo teléfono

Un número de móvil suele mantenerse con una persona de un trabajo a otro. Un nombre completo junto con el mismo número de móvil es una de las señales más fuertes de que dos registros corresponden a la misma persona.

Mismo nombre, mismo correo personal o misma URL de perfil

Algunos registros tienen un correo personal o la URL de un perfil de LinkedIn. Ambos suelen sobrevivir a un cambio de empleo, así que una coincidencia en cualquiera de ellos, junto con el nombre, es una prueba sólida.

Señales en el registro antiguo

Un correo rebotado, la falta de actividad reciente o un cargo que ya no encaja son indicios de que la persona ha cambiado de empresa. Estos indicios le dicen dónde buscar. Confírmelos con una coincidencia de nombre más teléfono o correo personal.

Los nombres comunes requieren más cuidado. Dos personas llamadas David Kim en empresas distintas suelen ser dos personas. Para más información sobre cómo combinar campos, consulta qué campos usar para cotejar.

Qué revisar antes de fusionar un cambio de empleo

Si decide fusionar, un cambio de puesto requiere más cuidado que un duplicado por una errata. Los dos registros describen a la persona en momentos distintos.

Qué valores prevalecen

Los valores más nuevos, como el correo, la empresa y el cargo, suelen describir a la persona en la actualidad. Los equipos basados en cuentas dejan que prevalezcan la nueva empresa y el nuevo correo, mientras que los equipos basados en personas pueden conservar el propietario y la fase del registro antiguo. Vea cómo fusiona registros de CRM sin perder datos.

Empresa a la que enlaza el registro fusionado

Una fusión puede dejar al contacto vinculado tanto a la empresa antigua como a la nueva. Los equipos basados en cuentas suelen eliminar el vínculo antiguo, para que la cuenta antigua no muestre a un contacto que ya no está. Los equipos basados en personas pueden conservarlo como historial.

Responsable y fase

La nueva empresa puede pertenecer a otro comercial o territorio. La persona también puede ser cliente en una empresa y lead nuevo en la otra. Acuerda el responsable y la fase del ciclo de vida antes de fusionar, para que nadie pierda el crédito ni reciba un seguimiento equivocado.

Cuando conserva ambos registros

Algunos equipos mantienen ambos registros, y también es una opción válida. En ese caso, los dos registros están relacionados y deben reflejarlo.

Actualice el registro antiguo para que nadie siga escribiendo a una dirección rebotada, y anote que la persona ya no está. Si su CRM lo permite, vincule los dos registros para que el historial sea fácil de encontrar. Tratamos este tipo de decisiones en registros relacionados que parecen duplicados.

La misma persona, su regla

Un cambio de empleo convierte a una persona en dos registros que apenas comparten algo más que un nombre. Al fusionarlos, el contexto anterior queda en un solo lugar. Lo que cambia es qué valores prevalecen: los equipos basados en cuentas conservan la nueva empresa y el nuevo correo, mientras que los basados en personas siguen la relación.

Acuerde esa regla una vez y aplíquela igual en todo el CRM. Así, la detección de coincidencias, las reglas de fusión y los registros que mantiene separados se derivan de ella.

Preguntas frecuentes