Résumé
- Un contact qui change d'emploi se retrouve souvent en deux fiches avec des e-mails et des entreprises différents.
- Savoir si l'ancien et le nouvel enregistrement sont des doublons est une décision au cas par cas pour chaque équipe.
- Les équipes orientées comptes fusionnent l'ancien contact dans le nouveau, en conservant la nouvelle entreprise et la nouvelle adresse e-mail.
- Les équipes centrées sur la personne fusionnent pour suivre la personne et conserver le contexte antérieur.
- Dedupely repère les contacts ayant changé de poste, puis les fusionne ou les sépare, au cas par cas.
Un contact avec qui vous travaillez depuis deux ans change d'entreprise. Quelques mois plus tard, il remplit un formulaire avec sa nouvelle adresse professionnelle. Votre CRM crée un nouveau contact rattaché à une nouvelle entreprise, tandis que l'ancienne fiche reste rattachée à son ancien employeur.
Vous avez maintenant la même personne en double. Une fiche contient l'historique, et l'autre l'e-mail actuel. Faut-il les fusionner ?
Souvent oui, afin que le contexte antérieur ne soit pas perdu. Mais ce que doit indiquer la fiche fusionnée dépend de votre équipe. Dans cet article, vous verrez ce qui détermine ce choix, comment repérer les personnes qui ont changé de poste et ce qu'il faut vérifier avant de fusionner.
Ce qui se passe dans le CRM quand quelqu'un change de poste
La personne change de poste, mais ses fiches ne se mettent pas à jour. L'ancienne conserve l'ancien e-mail, poste, téléphone et entreprise. Les e-mails envoyés à l'ancienne adresse commencent à être rejetés, et la fiche devient inactive.
Le nouvel enregistrement peut arriver de plusieurs façons :
- Un formulaire ou une inscription avec la nouvelle adresse professionnelle.
- Un commercial les rencontre dans sa nouvelle entreprise et les ajoute à la main.
- Un import issu d'un événement ou d'une liste qui inclut la nouvelle entreprise.
- Un outil d'enrichissement ou de vente qui crée un contact à partir du nouveau profil.
Beaucoup de ces sources reconnaissent les contacts par e-mail, si bien que la nouvelle adresse ressemble à une nouvelle personne. Les deux enregistrements ne partagent souvent qu'un nom, et parfois un numéro de mobile.
Cela dépend de votre fonctionnement marketing
Ce qui constitue un doublon dépend du cas. Ce qu'une équipe considère comme un doublon ne l'est pas forcément pour une autre, et les changements de poste en sont un bon exemple.
Beaucoup d'équipes fusionnent les anciennes et les nouvelles fiches afin que le contexte antérieur reste regroupé. Les valeurs à conserver dépendent de ce sur quoi reposent vos équipes marketing et commerciales : les comptes ou les personnes.
Basé sur le compte : le compte passe en premier
Si vous prospectez et vendez à des comptes cibles, la personne fait partie du compte. Quand elle part, l'ancienne fiche ne représente plus personne dans cette entreprise.
Fusionnez l'ancien contact dans le nouveau, pour que les échanges passés restent liés à la personne. La nouvelle entreprise et le nouvel e-mail l'emportent, et le contact n'est plus rattaché à l'ancien compte.
Cherchez alors la personne qui a repris le poste sur l'ancien compte. La personne partie travaille désormais chez une autre entreprise, qui fait peut-être partie de vos comptes ou non.
Orienté personne : la personne passe en premier
Si votre relation est avec la personne, son historique la suit. Un ambassadeur qui a acheté chez vous dans une entreprise est souvent un prospect qualifié dans la suivante.
Ici, vous fusionnez les deux fiches et conservez le nouvel e-mail. Les valeurs de relation de l'ancienne fiche, comme le propriétaire, l'étape du cycle de vie ou la source d'origine, peuvent l'emporter. Le contact fusionné conserve le contexte antérieur : échanges passés, achats, notes et première source de découverte.
Approches par compte et par personne côte à côte
| Basé sur les comptes | Basé sur la personne | |
|---|---|---|
| L'essentiel | Le compte et son représentant | La relation avec la personne |
| L'ancienne fiche | Fusionné dans le nouvel enregistrement, son contexte est conservé | Fusionné dans le nouvel enregistrement, son historique est conservé |
| Valeurs retenues | Nouvelle entreprise, e-mail et propriétaire du nouveau compte | Nouvel e-mail, ainsi que propriétaire, étape et source issus de la relation |
| Sur l'ancien compte | Supprimez l'ancien lien et retrouvez la personne qui les a remplacés | L'ancien lien peut être conservé comme historique |
| Équipes types | Équipes qui vendent à des comptes cibles nommés | Équipes qui vendent à des particuliers ou suivent des champions |
De nombreuses équipes se situent entre les deux. Les commerciaux peuvent suivre le compte, tandis que le marketing entretient la personne. Dans ce cas, convenez d'une règle unique pour le CRM, puisque les deux équipes travaillent sur les mêmes fiches.
Comment repérer les contacts ayant changé de poste
Commencez par les doublons évidents : les contacts ayant la même adresse e-mail. Les personnes ayant changé de poste n'y apparaîtront pas, elles nécessitent donc une seconde passe.
Même nom, même téléphone
Un numéro de mobile suit souvent une personne d'un poste à l'autre. Un nom complet associé au même numéro de mobile est l'un des signaux les plus forts que deux enregistrements concernent une seule personne.
Même nom, même e-mail personnel ou même URL de profil
Certaines fiches contiennent un e-mail personnel ou une URL de profil LinkedIn. Les deux survivent généralement à un changement de poste : une correspondance sur l'un des deux, plus le nom, constitue une preuve forte.
Indices sur l'ancienne fiche
Un e-mail en erreur, l'absence d'activité récente ou un intitulé de poste qui ne correspond plus indiquent que la personne a changé. Ces indices vous orientent. Confirmez-les par une correspondance sur le nom plus le téléphone ou l'adresse personnelle.
Les noms courants demandent une attention particulière. Deux personnes nommées David Kim dans des entreprises différentes sont souvent deux personnes. Pour en savoir plus sur la combinaison des champs, voir sur quels champs effectuer le rapprochement.
Ce qu'il faut vérifier avant de fusionner un changement de poste
Si vous décidez de fusionner, un changement de poste demande plus de prudence qu'un doublon dû à une faute de frappe. Les deux fiches décrivent la personne à des moments différents.
Quelles valeurs l'emportent
Les valeurs les plus récentes, comme l'e-mail, l'entreprise et le poste, décrivent généralement la personne aujourd'hui. Les équipes orientées comptes font primer la nouvelle entreprise et le nouvel e-mail, tandis que les équipes orientées personnes peuvent conserver le propriétaire et l'étape de l'ancienne fiche. Découvrez comment fusionner des fiches CRM sans perdre de données.
À quelle société la fiche fusionnée est rattachée
Une fusion peut laisser le contact lié à l'ancienne et à la nouvelle entreprise. Les équipes orientées compte suppriment souvent l'ancien lien, pour qu'un compte ne montre pas un contact qui est parti. Les équipes orientées personne peuvent le conserver comme historique.
Propriétaire et étape
La nouvelle entreprise peut relever d'un autre commercial ou d'un autre secteur. La personne peut aussi être cliente d'une société et prospect dans l'autre. Convenez du responsable et de l'étape du cycle de vie avant de fusionner, pour que personne ne perde son crédit ni ne reçoive un suivi inadapté.
Lorsque vous conservez les deux fiches
Certaines équipes conservent aussi les deux fiches, et c'est un choix valable. Les deux fiches sont alors des fiches liées, et elles doivent apparaître comme telles.
Mettez à jour l'ancien enregistrement pour que personne ne continue d'écrire à une adresse en erreur, et notez que la personne a quitté l'entreprise. Si votre CRM le permet, liez les deux enregistrements pour retrouver facilement l'historique. Nous traitons ce type de décision dans fiches liées qui ressemblent à des doublons.
Comment Dedupely gère les contacts qui ont changé de poste
Dans Dedupely, recherchez sur le nom avec le téléphone ou d'autres informations qui restent attachées à une personne. Choisissez les coordonnées actuelles et vérifiez quels liens d'entreprise historiques et activités le connecteur conserve. Prévisualisez le résultat et conservez les préférences de communication appropriées. Rejetez les correspondances confirmées que votre équipe souhaite volontairement garder séparées.
Même personne, votre règle
Un changement de poste transforme une personne en deux fiches qui ne partagent guère plus qu'un nom. Lors de la fusion, le contexte antérieur reste regroupé en un seul endroit. Ce qui change, ce sont les valeurs retenues : les équipes orientées comptes gardent la nouvelle société et le nouvel e-mail, tandis que les équipes orientées personnes suivent la relation.
Mettez-vous d'accord une fois sur cette règle et appliquez-la de la même façon dans tout le CRM. Les correspondances, les règles de fusion et les enregistrements à garder séparés en découleront.
Questions fréquentes
Faut-il fusionner un contact qui a changé de poste ?
Souvent oui, pour ne pas perdre le contexte d'avant, mais le choix des valeurs dépend de votre équipe. Les équipes orientées compte gardent la nouvelle entreprise et le nouvel e-mail, puis identifient qui a remplacé la personne. Les équipes orientées personne peuvent conserver le propriétaire et l'étape de l'ancien dossier, pour que la relation se poursuive.
Comment retrouver, dans un CRM, les contacts ayant changé d'entreprise ?
Faites correspondre le nom complet avec un champ qui suit la personne, comme un numéro de mobile, un e-mail personnel ou l'URL d'un profil LinkedIn. Les e-mails en erreur et les fiches inactives peuvent signaler des personnes ayant déménagé. Vérifiez les correspondances sur des noms courants avant de fusionner, car des personnes différentes portent souvent le même nom.
Que devient l'ancienne entreprise lorsqu'un contact change de poste ?
L'ancienne entreprise conserve son propre historique, comme les transactions, les notes et les activités. Si vous fusionnez le contact, vérifiez s'il reste rattaché à l'ancienne entreprise : les équipes orientées comptes suppriment souvent ce lien. Ensuite, identifiez qui a remplacé la personne, surtout si cette entreprise est un compte cible.
Quel e-mail un contact ayant changé de poste doit-il conserver ?
En général, la nouvelle adresse professionnelle, car c'est celle qui fonctionne encore. L'ancienne adresse rejettera souvent les messages une fois la personne partie. Si vous fusionnez les fiches, gardez l'e-mail le plus récent comme principal et reprenez l'historique de l'ancienne fiche.
Un contact qui a changé de poste est-il un doublon ?
Souvent, mais cela dépend : il s'agit de la même personne, mais les enregistrements la rattachent à deux entreprises différentes. Beaucoup d'équipes fusionnent pour garder le contexte. Les équipes centrées sur la personne suivent alors la relation, tandis que les équipes centrées sur le compte conservent la nouvelle entreprise et cherchent un remplaçant sur l'ancien compte.
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