TL;DR
- Tochterfirmen, Filialen und Franchises teilen oft Namen oder Domain und können doch getrennte Kunden sein.
- Gemeinsame Postfächer wie info@ können mehrere Personen an eine E-Mail-Adresse binden.
- Familienmitglieder mit einer gemeinsamen E-Mail können je nach Geschäft ein Kunde oder mehrere sein.
- Bevor Sie verknüpfte Datensätze zusammenführen oder ablehnen, legen Sie fest, warum sie für Ihr Team keine Duplikate sind.
- Mit Dedupely können Sie verwandte Datensätze als falsche Treffer ablehnen, damit sie in künftigen Suchen nicht mehr auftauchen.
Manche Datensätze passen in jedem Feld, nach dem Sie suchen, und sind trotzdem keine Duplikate.
Zwei Büros derselben Firma teilen eine Domain. Drei Vertriebler schreiben von sales@. Ein Paar kauft mit einer E-Mail-Adresse.
Versehentlich zusammengeführt, werden zwei Kunden zu einem Datensatz, mit einem Owner und einem Satz Verträge und Aktivitäten. Lassen Sie sie stehen, tauchen sie in jeder Duplikatsuche wieder auf und verdecken die echten Duplikate.
In diesem Beitrag sehen Sie häufige Arten verwandter Datensätze und warum sie wie Duplikate aussehen. Sie sehen auch, wie Sie mit ihnen umgehen, damit sie nicht mehr stören.
Warum verknüpfte Datensätze wie Duplikate aussehen
Duplikatsuchen vergleichen die Felder, die Datensätze teilen: Name, E-Mail, Domain, Telefon und Adresse. Verwandte Datensätze teilen viele dieser Felder, weil sie zur selben Gruppe, zum selben Ort oder Haushalt gehören.
Der Unterschied liegt außerhalb der Daten. Zwei Niederlassungs-Accounts können dieselbe Domain und einen ähnlichen Namen haben, aber verschiedene Owner, Verträge und Rechnungsadressen. Nichts in den abgeglichenen Feldern sagt das.
Deshalb ist die Grenze zwischen verwandt und doppelt Einzelfallsache: Was ein Team als Duplikat sieht, sieht ein anderes vielleicht nicht so.
Ein Team, das einer ganzen Gruppe einen Vertrag verkauft, will vielleicht einen Datensatz. Ein Team, das an jede Niederlassung verkauft, braucht sie getrennt.
Häufige Fälle verknüpfter Datensätze
Tochtergesellschaften
Eine Muttergesellschaft und ihre Töchter teilen oft eine Marke, eine Domain oder ein E-Mail-Format. In vielen CRMs sind sie getrennte Firmendatensätze mit eigenen Kontakten, Deals und Ownern.
Manche Teams verkaufen an die Gruppe und behandeln Tochterfirmen als einen Account. Andere verkaufen an jede Tochterfirma einzeln und müssen sie getrennt halten.
Regionale Niederlassungen
Niederlassungen und Länderbüros teilen oft den Firmennamen und manchmal die Domain. Sie unterscheiden sich vielleicht nur durch Stadt, Land, eine Länderdomain wie example.de und example.fr, oder einen Rechtsformzusatz wie GmbH.
Verteilt Ihr Team Accounts nach Region, legt ein Merge zweier Niederlassungen die Historie einer Region unter den Owner einer anderen.
Franchises
Franchise-Standorte teilen einen Markennamen und manchmal eine zentrale Domain, aber jeder Standort ist oft ein eigenes Unternehmen mit eigenem Inhaber. Für einen Lieferanten kann jeder Franchisenehmer ein eigener Kunde mit eigenen Rechnungen sein.
Über- und untergeordnete Accounts
Manche Teams verknüpfen bewusst einen Parent-Account mit seinen Child-Accounts. Die Child-Datensätze wiederholen oft Namen, Branche und Domain des Parents und treffen daher einander und den Parent.
Diese Verknüpfungen bilden Strukturen ab, ein Merge würde ihren Zweck zunichtemachen. Manche CRMs bieten genau dafür Labels für Mutter- und Tochterfirmen.
Geteilte Postfächer
Adressen wie info@, sales@ oder support@ gehören einem Team. Mehrere Personen können ein Formular mit derselben gemeinsamen Adresse ausfüllen, also führt eine Suche über die E-Mail sie zusammen.
Für manche Teams ist das gemeinsame Postfach der Kontakt. Für andere ist jede Person dahinter ein eigener Kontakt, der nur zufällig die Teamadresse genutzt hat.
Familienmitglieder mit einer gemeinsamen E-Mail
Im Endkundengeschäft teilt sich ein Haushalt oft eine E-Mail-Adresse. Partner, Eltern und Kinder können jeweils eigene Kunden oder Patienten sein.
Ein Unternehmen, das den Haushalt abrechnet, will vielleicht einen Datensatz. Eine Klinik oder Schule, die jede Person betreut, braucht getrennte Datensätze, auch bei gleicher E-Mail und Telefonnummer.
Verknüpfte Datensätze auf einen Blick
| Fall | Was sie gemeinsam haben | Warum Teams sie getrennt halten |
|---|---|---|
| Tochtergesellschaften | Marke, Domain, E-Mail-Format | Getrennte Verträge, Owner und Abrechnung |
| Regionale Niederlassungen | Name, manchmal die Domain | Gebiete und regionale Owner |
| Franchises | Markenname, manchmal eine zentrale Domain | Jeder Standort ist ein eigenes Geschäft |
| Über- und untergeordnete Accounts | Name, Branche, Domain | Die Verknüpfung zeigt die Struktur ganz bewusst |
| Geteilte Postfächer | E-Mail-Adresse | Mehrere Personen hinter einer Adresse |
| Familienmitglieder | E-Mail, Telefon, Adresse | Jede Person kann ein eigener Kunde sein |
Zuerst festlegen, warum es keine Duplikate sind
Bevor Sie entscheiden, was mit einer Gruppe verwandter Datensätze passiert, notieren Sie, warum sie für Ihr Team keine Duplikate sind. Ein klarer Grund erleichtert die nächste Entscheidung und hilft der nächsten Person, die auf dieselbe Gruppe stößt.
Echte Duplikate können sich auch bei Owner oder Einwilligung unterscheiden, diese Angaben entscheiden es also nicht. Diese Fragen kommen dem Kern näher:
- Sind die Datensätze dieselbe juristische Person oder verschiedene?
- Ist es derselbe Standort, oder sind es verschiedene Büros, Filialen oder Niederlassungen?
- Ist es dieselbe Person, oder stecken verschiedene Personen hinter einer Adresse?
- Verkaufen, berechnen oder betreuen Sie jeden separat?
Sind die Datensätze verschiedene Einheiten, Orte oder Personen, an die Sie getrennt verkaufen oder die Sie getrennt betreuen, sind es verwandte Datensätze. Sind sie dieselbe Einheit, derselbe Ort oder dieselbe Person, zweimal erfasst, sind es Duplikate, und ein Merge ist vermutlich richtig.
Umgang mit verknüpften Datensätzen
Den Treffer ablehnen, wenn Sie sicher sind
Sobald Sie sicher sind, dass eine Gruppe von Datensätzen kein Duplikat ist, lehnen Sie den Treffer ab. Ein abgelehnter Treffer erscheint nicht wieder in Ihren Suchen, Sie entscheiden also einmal statt bei jeder Suche.
Fragen Sie, wenn Sie unsicher sind
Manche Gruppen sind unklar: zwei Niederlassungen, die dasselbe Büro sein könnten, oder ein gemeinsames Postfach, das eine Person sein könnte. Schicken Sie sie an jemanden, der die Accounts kennt, etwa den Owner oder Account Manager, bevor jemand sie zusammenführt.
Suche eingrenzen
Passt eine ganze Art verwandter Datensätze immer wieder, ändern Sie die Suche, statt Gruppen einzeln abzulehnen. Fügen Sie Land oder Stadt hinzu zu einem Domain-Abgleich , damit Niederlassungen nicht mehr als Paare erscheinen. Lassen Sie gemeinsame Adressen wie info@ aus E-Mail-Abgleichen heraus.
Verknüpfen statt zusammenführen
Verwandte Datensätze können verbunden bleiben. Eine Eltern-Kind-Verknüpfung oder eine Zuordnung zwischen Firmen zeigt die Beziehung, ohne zu verlieren, was jeden Datensatz eigenständig macht.
Wie Dedupely verknüpfte Datensätze aus Ihren Merges heraushält
In Dedupely lehnen Sie falsche Treffer ab, und eine abgelehnte Gruppe bleibt aus Ihren aktuellen und künftigen Duplikatsuchen heraus. Unklare Gruppen können Sie in die Prüfung schicken. Standardmäßig schließt Dedupely außerdem riskante Treffer aus, etwa Gruppen mit mehr als 20 Datensätzen, damit große verbundene Gruppen nicht per Bulk-Merge zusammengeführt werden.
Verwandte Datensätze bewusst getrennt halten
Tochterfirmen, Niederlassungen, Franchises, Mutter- und Tochter-Accounts, gemeinsame Postfächer und Familien teilen Daten, auf die sich Duplikatsuchen stützen. Ob es Duplikate sind, hängt davon ab, wie Ihr Team verkauft, abrechnet und betreut, daher kann die Antwort von CRM zu CRM anders ausfallen.
Sobald Sie wissen, warum eine Gruppe kein Duplikat ist, wird der Rest leichter. Sie lehnen ab, was klar ist, fragen nach, was unklar ist, und passen Suchen an, damit dieselben verwandten Datensätze nicht wiederkommen.
Häufige Fragen
Sind Tochterfirmen Duplikate in einem CRM?
Oft nicht, aber es hängt davon ab, wie Ihr Team verkauft. Tochterfirmen teilen oft eine Marke oder Domain, haben aber eigene Verträge, Owner und Abrechnung. Verkaufen Sie an jede Tochter separat, brauchen sie getrennte Datensätze; verkaufen Sie nur an die ganze Gruppe, kann ein Datensatz reichen.
Wie gehen Sie mit Kontakten um, die eine E-Mail-Adresse teilen?
Prüfen Sie zuerst, ob die E-Mail ein gemeinsames Postfach wie info@ oder eine Haushaltsadresse ist. Nutzen sie mehrere echte Personen, behalten Sie getrennte Kontakte und lehnen den Treffer ab. Gehört die E-Mail einer Person, die doppelt erfasst wurde, führen Sie die Datensätze als Duplikate zusammen.
Sollten Sie regionale Niederlassungen einer Firma zusammenführen?
Das hängt davon ab, wie Ihr Team arbeitet: Hat jede Niederlassung einen eigenen Owner, ein eigenes Gebiet oder einen eigenen Vertrag, behalten Sie die Niederlassungen als getrennte Datensätze. Behandelt Ihr Team die Firma als einen Account, kann Zusammenführen richtig sein. So oder so: Entscheiden Sie vor jedem Bulk-Merge, denn Niederlassungen teilen oft Namen und Domain.
Was ist der Unterschied zwischen einem Duplikat und einem verwandten Datensatz?
Ein Duplikat ist dieselbe Person oder Firma, mehr als einmal erfasst. Ein verwandter Datensatz ist eine andere Person oder Firma, die mit einer anderen verbunden ist, etwa eine Tochterfirma, eine Niederlassung oder ein Familienmitglied. Verwandte Datensätze teilen oft Felder und können in einer Suche daher wie Duplikate aussehen.
Wie verhindern Sie, dass falsche Duplikate wieder auftauchen?
Lehnen Sie den Treffer ab, sobald Sie sicher sind, dass die Datensätze keine Duplikate sind, damit er in künftigen Suchen nicht wiederkommt. Passt eine ganze Art von Datensätzen immer wieder, ändern Sie stattdessen die Suche. Fügen Sie ein Feld wie das Land hinzu oder lassen Sie gemeinsame Adressen wie info@ aus E-Mail-Treffern heraus.
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