Wie Firmenzusätze wie Inc. und LLC Duplikate verbergen

Ein Vertriebler protokolliert einen Anruf mit „Fernhill“. Der Finanz-Sync bringt „Fernhill Logistics, Inc.“. Ein Formular fügt eine Woche später „FERNHILL LOGISTICS INC“ hinzu. Für einen Menschen ist das eine Firma. Für einen exakten Namensabgleich sind es drei.

Rechtsformzusätze sind ein häufiger Grund, warum doppelte Firmen unbemerkt bleiben. Sie ändern sich von Land zu Land, werden mit und ohne Punkte geschrieben und manchmal ganz weggelassen.

In diesem Beitrag sehen Sie, woher Varianten von Rechtsformzusätzen kommen und welche in neun Ländern üblich sind. Außerdem, wie Sie Firmennamen so abgleichen, dass Zusätze keine Duplikate mehr verstecken.

Warum Suffixe eine Firma in mehrere Datensätze aufspalten

Der Rechtsformzusatz sagt, um welche Art von Firma es sich handelt, etwa eine Aktiengesellschaft oder eine GmbH. Er gehört zum offiziellen Namen, aber viele lassen ihn beim Tippen weg.

Das erzeugt Varianten, egal woher die Datensätze kommen:

• Manuelle Eingabe: Vertriebler tippen den Namen so, wie sie ihn aussprechen, oft ohne Zusatz.
• Formulare: Menschen schreiben ihren Firmennamen, wie sie wollen, mit oder ohne Zusatz.
• Enrichment- und Datenanbieter: diese fügen oft den vollständigen Firmennamen hinzu.
• Abrechnungs- und Finanztools: Rechnungen brauchen den Rechtsnamen, daher tragen synchronisierte Datensätze ihn.
• Importe: Listen von Events oder Anbietern folgen dem Format ihrer Quelle.

Selbst wenn alle den Zusatz angeben, wird er unterschiedlich geschrieben. „Inc“, „Inc.“ und „Incorporated“ sind ein Zusatz, ebenso „Ltd“ und „Limited“. „S.r.l.“, „Srl“ und „SRL“ sind dieselbe italienische Rechtsform.

Häufige Firmensuffixe nach Land

Hier sind gängige Rechtsformen in neun Ländern, mit den Abkürzungen, die Sie wahrscheinlich in Firmennamen sehen.

Quellen: die Liste der Rechtsformen von GLEIF, Seiten von Behörden und Handelsagenturen, Länderleitfäden von Kanzleien und Referenzlisten. Die Schreibweise variiert, mit und ohne Punkte oder Leerzeichen.

Derselbe Zusatz kann an verschiedenen Orten auch Verschiedenes bedeuten. „S.A.“ gibt es in Spanien, Portugal, Brasilien und Mexiko, allein sagt er also wenig darüber, wo eine Firma sitzt.

Warum exakter Namensabgleich diese Duplikate übersieht

Ein exakter Abgleich vergleicht den ganzen Wert. „Fernhill GmbH“ und „Fernhill“ unterscheiden sich um ein Wort und passen daher nicht, obwohl der Teil, der die Firma benennt, identisch ist.

Satzzeichen verschlimmern es. „Fernhill, Inc.“ mit Komma, „Fernhill Inc“ ohne Punkt und „FERNHILL INC.“ in Großbuchstaben können als getrennte Datensätze enden. Groß- und Kleinschreibung zu ignorieren hilft beim letzten, aber nicht beim Rest.

Längere Zusätze bringen mehr Wörter. „S. de R.L. de C.V.“ kann fünf Tokens ergeben, die beim wortweisen Vergleich einen kurzen Firmennamen überwiegen können.

Name und Domain zusammen abgleichen

Ein verlässlicher Ansatz nutzt zwei Felder. Vergleichen Sie Firmennamen so, dass Zusätze ignoriert werden, und Website-Domains über ihren Kern. Jedes deckt die Schwächen des anderen ab.

Namen über ihre Wörter vergleichen, ohne Suffixe

Vergleichen Sie die Wörter, die zwei Namen teilen, und lassen Sie Rechtsformzusätze aus dem Vergleich heraus. „Fernhill Inc.“, „Fernhill LLC“ und „Fernhill“ werden dann alle zu „Fernhill“.

Beginnen Sie Ihre Ignorierliste mit den Suffixen aus Ihren eigenen Daten. Andere häufige Wörter wie „Group“, „Holding“ oder „The“ lohnen sich eventuell auch. Vorsicht: „Fernhill Group“ kann eine andere Einheit sein als „Fernhill“.

Die Kerndomain hinzunehmen

Der Website-Domain bleibt oft gleich, wie auch immer der Name geschrieben ist. Vergleichen Sie ihn über den Kern ohne „www“, „https“ und Länderendungen, sodass fernhill.com und www.fernhill.de übereinstimmen.

Warum das Paar funktioniert

Ein Namensabgleich allein kann verschiedene Firmen mit ähnlichen Namen paaren. Ein Domainabgleich allein kann Niederlassungen oder Tochtergesellschaften zusammenbringen, die sich eine Website teilen. Stimmen beide überein, können Sie viel sicherer sein, dass die Datensätze eine Firma sind.

Stimmt nur eins überein, schauen Sie vor dem Merge genauer hin. Ein Datensatz ohne Domain kann trotzdem ein Duplikat sein, und eine geteilte Domain kann zwei getrennten Einheiten gehören.

Wenn ein anderer Zusatz eine andere Firma bedeutet

Das Ignorieren von Suffixen findet Duplikate, aber manchmal unterscheidet nur das Suffix zwei echte Firmen. Ob sie als Duplikate zählen, ist Einzelfallsache. Was ein Team für ein Duplikat hält, sieht ein anderes vielleicht nicht so.

• Einheiten in verschiedenen Ländern: „Fernhill GmbH“ und „Fernhill Inc.“ können die deutsche und die US-Gesellschaft einer Gruppe sein. Ein Team rechnet sie getrennt ab, ein anderes sieht einen Kunden.
• Holding- und Betriebsgesellschaften: „Fernhill Holding AG“ und „Fernhill AG“ können getrennte juristische Personen mit getrennten Verträgen sein.
• Ein Wechsel der Rechtsform: eine Firma, die ihre Rechtsform gewechselt hat, kann unter beiden Namen auftauchen. Hier ist ein Merge oft richtig.

Bevor Sie über Zusätze hinweg zusammenführen, legen Sie fest, was Ihr Team als eine Firma zählt. Bleiben Gesellschaften in verschiedenen Ländern für Ihr Team getrennt, nehmen Sie das Land in den Abgleich auf.

Hinter das Suffix schauen

Rechtsformzusätze sind auf einer Rechnung nützlich und in einer Duplikatsuche hinderlich. Sie variieren je nach Land, Schreibweise und Person, die den Datensatz eingegeben hat, daher übersieht ein exakter Namensabgleich ständig Firmen, die offensichtlich dieselben sind.

Namen ohne ihre Zusätze zu vergleichen, zusammen mit der Kerndomain, findet viele dieser Duplikate. Wer festlegt, was sein Team als eine Firma zählt, klärt den Rest, besonders wenn ein Zusatz das einzige Zeichen einer eigenen Einheit ist.

Häufige Fragen