TL;DR
- HubSpot dedupliziert neue Kontakte anhand der E-Mail und neue Unternehmen anhand des Domainnamens.
- HubSpot-Importe können Datensätze auch anhand der Datensatz-ID oder einer Eigenschaft abgleichen, die eindeutige Werte verlangt.
- Die native Deduplizierung von HubSpot bei der Erfassung vergleicht keine Namen oder Telefonnummern.
- Über die HubSpot-API angelegte Firmen werden nicht anhand des Firmendomains dedupliziert.
- Dedupely gleicht HubSpot-Datensätze anhand beliebiger Felder ab, über Kontakte, Unternehmen, Geschäfte und mehr.
HubSpot blockiert manche Duplikate selbst. Dazu vergleicht es beim Eingang eines Datensatzes jeweils eine Eigenschaft pro Objekt. Wenn Sie wissen, welche Eigenschaft das ist und wo sie greift, erklärt sich ein Großteil der Duplikate, die trotzdem durchkommen.
Die Antwort hängt vom Einstiegspunkt ab. Manuell erfasste Datensätze, Formularübermittlungen, Importe und API-Aufrufe werden jeweils etwas anders behandelt.
In diesem Beitrag sehen Sie, welche Eigenschaften HubSpot für jedes Objekt und an jedem Einstiegspunkt vergleicht. Außerdem erfahren Sie, was HubSpot nicht vergleicht und wie Sie Ihren eigenen Objekten einen Schlüssel geben. Was jeder HubSpot-Tarif zusätzlich bietet, behandelt unser Leitfaden zur HubSpot-Deduplizierung in kostenlosen und kostenpflichtigen Tarifen.
Die kurze Antwort: eine Eigenschaft pro Objekt
Die automatische Duplikatsprüfung von HubSpot nutzt bei Kontakten die E-Mail-Adresse und bei Firmen den Domainnamen. Jedes Objekt hat außerdem eine Datensatz-ID, und Sie können Eigenschaften anlegen, die eindeutige Werte verlangen. So sieht das für jedes Objekt aus, Stand Oktober 2026.
| Objekt | Automatisch verglichen | Weitere Schlüssel für den Abgleich |
|---|---|---|
| Kontakte | Datensatz-ID; bis zu zehn benutzerdefinierte Eigenschaften, die eindeutige Werte erfordern | |
| Unternehmen | Name der primären Unternehmens-Domain | Datensatz-ID; benutzerdefinierte Eigenschaften mit eindeutigen Werten |
| Deals | Nichts | Datensatz-ID; eigene eindeutige Werteigenschaften, etwa eine Bestellnummer |
| Tickets | Nichts | Datensatz-ID |
| Benutzerdefinierte Objekte | Nichts | Datensatz-ID; benutzerdefinierte Eigenschaften mit eindeutigen Werten |
Quelle, Stand Oktober 2026: HubSpot-Wissensdatenbank, Datensätze in HubSpot deduplizieren.
Die Record ID ist eine Standardeigenschaft, die den eindeutigen Wert jedes Datensatzes speichert. Besonders nützlich ist sie bei Importen, wo sie HubSpot genau mitteilt, welchen bestehenden Datensatz eine Zeile aktualisieren soll.
Was HubSpot an jedem Einstiegspunkt vergleicht
Dieselbe Eigenschaft verhält sich je nach Eingangsweg eines Datensatzes unterschiedlich.
Manuell angelegte Datensätze
Wenn Sie einen Kontakt mit einer bereits vorhandenen E-Mail-Adresse anlegen, warnt Sie HubSpot und lässt das nicht zu. Bei Firmen warnt HubSpot, wenn bereits eine Firma mit dieser Domain existiert.
Formulare
Eine Übermittlung mit einer bekannten E-Mail-Adresse ergänzt die Angaben im vorhandenen Kontakt. Wenn jemand ein Formular mit seiner zweiten E-Mail-Adresse absendet, ersetzt diese die Hauptadresse in seinem Kontakt.
Eigenschaften, die eindeutige Werte verlangen, werden in Formularen nicht unterstützt. Eine Übermittlung ohne E-Mail wird über Browser-Cookies zugeordnet, und ein unbekannter Besucher kann zu einem neuen Kontakt werden. Unser Beitrag zu warum Webformulare doppelte Kontakte erzeugen behandelt diese Quelle ausführlich.
Importe
Eine Zeile mit einer bestehenden E-Mail-Adresse aktualisiert diesen Kontakt, statt einen neuen anzulegen. Unternehmen werden anhand ihrer primären und sekundären Domains abgeglichen, sofern Sie nicht stattdessen eine eigene eindeutige Eigenschaft wählen.
Zeilen ohne E-Mail, Domain, Datensatz-ID oder eindeutigen Wert werden jeweils als neuer Datensatz angelegt. Eine Zeile, die mehreren bestehenden Kontakten entspricht, löst einen Importfehler aus und wird nicht importiert.
Die API und Sync-Apps
Laut der HubSpot-Entwicklerdokumentation ist die E-Mail-Adresse der Primärschlüssel für Kontakte, und ein Upsert per E-Mail aktualisiert bestehende Kontakte. Über die API angelegte Unternehmen werden nicht anhand der Domain dedupliziert. Das betrifft auch Unternehmen aus installierten Sync-Apps von Drittanbietern, bei denen HubSpot auf mögliche eigene Regeln hinweist.
Quellen, Stand Oktober 2026: Wissensdatenbank von HubSpot, Datensätze in HubSpot deduplizieren und Formulareinträge ohne E-Mail-Adresse, und die Entwicklerdokumentation von HubSpot, Contacts-API.
Was HubSpot beim Eingang von Datensätzen nicht vergleicht
Bei der Erfassung vergleicht HubSpot nur dieses eine Feld und sonst nichts. Dadurch bleiben einige häufige Dubletten außerhalb seiner Reichweite.
- Namen: zwei Kontakte mit gleichem Namen, gleicher Firma und gleichem Telefon, aber unterschiedlichen E-Mails, bleiben zwei Kontakte.
- Telefonnummern und Adressen: keines von beiden ist Teil der Prüfung bei der Erfassung.
- Eine zweite E-Mail: eine Person mit einer geschäftlichen und einer privaten Adresse kann doppelt vorhanden sein. Unser Beitrag zu Abgleich von privaten und geschäftlichen E-Mail-Adressen zeigt, wie Sie sie verbinden.
- Unternehmen ohne Domain: ohne etwas zum Vergleich ist jeder einzelne neu.
- Deals und Tickets: Die Seite zur Deduplizierung von HubSpot nennt für keines von beidem eine automatische Eigenschaft.
Domains haben eigene Fallstricke, etwa Länderendungen und Tochtergesellschaften, die eine Website teilen. Unser Leitfaden zu Duplikate von Firmen über die Domain finden behandelt sie.
Wo Namen und Telefonnummern tatsächlich zählen
Das Tool zur Duplikatsverwaltung von HubSpot arbeitet mit bereits im CRM vorhandenen Datensätzen. Es vergleicht täglich eine feste Liste von Eigenschaften und schlägt Kontakt- und Unternehmenspaare zur Prüfung vor.
| Objekt | Standardmäßig verglichene Eigenschaften |
|---|---|
| Kontakte | Vorname, Nachname, E-Mail, IP-Land, Telefonnummer, PLZ und Firmenname |
| Unternehmen | Firmendomain, Firmenname, Land oder Region, Telefonnummer und Branche |
Benutzerdefinierte Duplikatregeln erlauben es Ihnen, die Eigenschaften selbst zu wählen. Sie erhalten bis zu zwei Regeln pro Objekt für Kontakte oder Unternehmen, jeweils mit bis zu neun Eigenschaften. Sowohl das Tool als auch die benutzerdefinierten Regeln hängen von Ihrem Abonnement ab, das im oben verlinkten Leitfaden zu den HubSpot-Tarifen erklärt wird.
Quelle, Stand Oktober 2026: HubSpot-Wissensdatenbank, Doppelte Datensätze prüfen und verwalten.
So geben Sie jedem Objekt einen Schlüssel, dem Sie vertrauen
Was als Duplikat gilt, hängt vom Einzelfall ab: Was ein Team als Duplikat betrachtet, sieht ein anderes vielleicht nicht. Welcher Schlüssel Ihre Datensätze eindeutig hält, hängt deshalb von Ihren Daten ab. Diese Grundsätze helfen dabei.
E-Mail und Domain ausgefüllt halten
Der Schutz von HubSpot greift nur, wenn das Feld einen Wert hat. Machen Sie E-Mail in Formularen, wo möglich, zum Pflichtfeld, und fügen Sie jeder manuell angelegten Firma eine Domain hinzu.
Geben Sie Deals und benutzerdefinierten Objekten eine eindeutige Eigenschaft
HubSpots eigenes Beispiel ist eine Auftragsnummer, die für jeden Deal einen eindeutigen Wert verlangt. Jede ID aus einem anderen System funktioniert genauso, solange jeder Datensatz eine hat.
Importieren Sie mit dem Schlüssel, den Ihre Datei enthält
Fügen Sie die Record ID hinzu, wenn Sie Datensätze aktualisieren, die Sie aus HubSpot exportiert haben. Verwendet eine Datei sekundäre E-Mails als Kennung, lassen Sie die Spalte Record ID weg, sonst ersetzt die sekundäre E-Mail die primäre.
Fragen Sie jede Integration, nach welchen Kriterien sie abgleicht
Unternehmen aus der API und Sync-Apps überspringen die Domainprüfung. Prüfen Sie für jedes Tool, das in HubSpot schreibt, welche Eigenschaft es nutzt, um einen vorhandenen Datensatz zu finden, bevor es einen neuen anlegt.
Wie Dedupely HubSpot-Datensätze über E-Mail und Domain hinaus abgleicht
Dedupely verbindet sich mit HubSpot, wo Sie Duplicate Searches für Kontakte, Unternehmen, Deals, Leads, Tickets und benutzerdefinierte Objekte erstellen. Sie wählen die zu vergleichenden Felder, etwa Name mit Unternehmen oder Telefon, und ob jedes exakt übereinstimmen oder Tippfehler zulassen soll. Jede Zusammenführung sehen Sie in der Vorschau, bevor sich in HubSpot etwas ändert.
Finden Sie, was der E-Mail- und Domain-Abgleich von HubSpot übersieht
Kennen Sie Ihre Schlüssel, bevor Sie bereinigen
Die native Dublettenprüfung von HubSpot stützt sich pro Objekt auf eine Eigenschaft: E-Mail für Kontakte und Domain für Unternehmen. Importe fügen die Datensatz-ID hinzu sowie jede Eigenschaft, die Sie als eindeutig festlegen. Jeder Einstiegspunkt wendet diese Schlüssel etwas anders an, und Deals, Tickets und über die API angelegte Unternehmen werden nicht automatisch geprüft.
Viele Dubletten, die in HubSpot landen, entstehen über eine dieser Lücken. Wenn Sie wissen, welchen Schlüssel jede Quelle verwendet, wissen Sie, wo Sie zuerst suchen und nach welchen Feldern Sie bei der Bereinigung abgleichen müssen.
Häufige Fragen
Welches Feld nutzt HubSpot, um Datensätze zu deduplizieren?
E-Mail bei Kontakten und Domainname bei Firmen. HubSpot vergleicht diese, wenn Datensätze manuell, über Formulare oder per Import angelegt werden. Beim Import können Sie jedes Objekt außerdem über seine Datensatz-ID oder eine benutzerdefinierte Eigenschaft abgleichen, die eindeutige Werte verlangt. Deals und Tickets haben keine automatische Eigenschaft.
Kann HubSpot anhand einer benutzerdefinierten Eigenschaft deduplizieren?
Ja, auf zwei Wegen. Sie können pro Objekt bis zu zehn Eigenschaften anlegen, die eindeutige Werte verlangen. Diese blockieren wiederholte Werte und funktionieren bei Importen, nicht aber in Formularen. Bei bestehenden Datensätzen vergleichen benutzerdefinierte Dublettenregeln je nach HubSpot-Abonnement bis zu neun ausgewählte Eigenschaften.
Wofür wird die HubSpot Record ID bei Importen verwendet?
Damit weiß HubSpot, welchen bestehenden Datensatz eine Zeile aktualisieren soll. Die Record ID ist eine Standardeigenschaft, die den eindeutigen Wert jedes Datensatzes speichert. Importe können darüber für Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets und benutzerdefinierte Objekte abgleichen. Zeilen ohne Record ID oder einen anderen Schlüssel legen neue Datensätze an.
Prüft HubSpot Telefonnummern auf Dubletten?
Nicht beim Eingang der Datensätze. Die Dublettenprüfung bei der Erfassung in HubSpot vergleicht bei Kontakten nur E-Mail und bei Unternehmen nur Domain. Das Tool zur Dublettenverwaltung in HubSpot vergleicht dagegen Telefonnummern bei Datensätzen, die bereits im CRM liegen. Es schlägt Paare von Kontakten und Unternehmen vor und ist vom HubSpot-Abonnement abhängig.
Warum legt HubSpot doppelte Unternehmen an?
Oft, weil die Firma keine Domain hat oder über einen Weg eingeht, der die Domain-Prüfung umgeht. Über die API oder installierte Sync-Apps angelegte Firmen werden nicht anhand der Domain dedupliziert. Importzeilen ohne Domain oder Datensatz-ID werden ebenfalls zu neuen Firmen, ebenso Firmen, die mit einer anderen Domain eingegeben wurden.
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