TL;DR
- Eine private und eine geschäftliche E-Mail-Adresse derselben Person können zwei getrennte Kontaktdatensätze erzeugen.
- Der Abgleich von Vorname, Nachname und Telefon findet eine Person über verschiedene E-Mail-Adressen hinweg.
- Vorname, Nachname und Firmenname abzugleichen funktioniert, wenn Datensätze keine Telefonnummer haben.
- Plus-Aliasse und Punkte in Gmail-Adressen können ein Postfach in mehrere Kontakte verwandeln.
- Dedupely Intelligence findet eine Person hinter privaten, geschäftlichen und Alias-E-Mails, ganz ohne Abgleichseinstellungen.
Jemand lädt an einem Sonntag einen Leitfaden mit seiner Gmail-Adresse herunter. Am Dienstag bucht er eine Demo mit seiner geschäftlichen E-Mail-Adresse.
Einen Monat später melden sie sich mit name+trial@ für eine Testversion an, um sie vom Hauptpostfach fernzuhalten. Ihr CRM enthält jetzt drei Kontakte für eine Person.
Viele CRMs und Formulare erkennen einen Kontakt anhand der E-Mail. Eine neue Adresse wirkt wie eine neue Person, daher beginnen private E-Mails, geschäftliche E-Mails und Aliasse jeweils einen eigenen Datensatz.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine Person über mehrere Adressen hinweg zuordnen, auf welche Aliasse Sie achten sollten und welche E-Mail-Adresse Sie behalten.
Warum eine Person mehrere E-Mail-Adressen hat
Menschen nutzen unterschiedliche Adressen für verschiedene Lebensbereiche und wählen je nach Situation eine aus.
- Private E-Mail für die Recherche: Newsletter, Downloads und Webinare, oft noch bevor jemand bereit für ein Gespräch mit dem Vertrieb ist.
- Geschäftliche E-Mail für den Kauf: Demos, Testphasen, Verträge und Rechnungen.
- Aliase: Adressen im Format name+tag@, die Menschen zum Sortieren oder Filtern ihrer eigenen Post nutzen.
- Ein neuer Arbeitgeber: eine neue Geschäftsadresse, die mit der alten nichts gemein hat.
Formulare sind für all diese Fälle ein häufiger Einstiegspunkt, und wir behandeln sie in warum Webformulare doppelte Kontakte erzeugen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie eine Person hinter mehreren Adressen erkennen.
Ob diese Datensätze als Duplikate gelten, ist von Fall zu Fall verschieden. Was ein Team als Duplikat betrachtet, sieht ein anderes womöglich nicht so. Manche Teams halten private und geschäftliche Kontakte bewusst getrennt, daher sollten Sie zuerst Ihre Regel abstimmen.
Mit den offensichtlichen Dubletten beginnen
Bevor Sie Adressen übergreifend prüfen, führen Sie Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse zusammen. Diese exakten Treffer lassen sich am leichtesten bestätigen und sind daher ein risikoarmer Einstieg.
Jede Gruppe, die Sie zusammenführen, entfernt Rauschen. Die privaten und dienstlichen E-Mail-Übereinstimmungen, die Sie als Nächstes prüfen, lassen sich dann leichter beurteilen, weil weniger Datensätze um denselben Namen konkurrieren.
Abgleich über Name plus Telefon oder Unternehmen
Wenn sich die E-Mail-Adresse unterscheidet, müssen andere Felder zeigen, dass es sich um dieselbe Person handelt. Verlässlich ist Vorname und Nachname plus eine Telefonnummer oder ein Firmenname.
Vorname, Nachname und Telefonnummer
Eine Mobilnummer begleitet eine Person oft über alle Adressen hinweg, die sie nutzt. Teilen zwei Kontakte den vollständigen Namen und eine Mobilnummer, handelt es sich sehr wahrscheinlich um dieselbe Person.
Telefonnummern anhand ihrer Ziffern vergleichen und Leerzeichen, Bindestriche, Klammern und Ländervorwahlen ignorieren. Eine Büro-Zentrale kann von vielen Personen genutzt werden, daher ist eine gemeinsame Hauptnummer mit mehr Vorsicht zu behandeln.
Vorname, Nachname und Firmenname
Ein mit geschäftlicher E-Mail angelegter Datensatz enthält oft einen Firmennamen. Ein mit privater E-Mail angelegter manchmal auch, wenn das Formular danach fragt.
Nennen beide Datensätze dieselbe Firma, wird eine vollständige Namensübereinstimmung deutlich stärker. Rechtsformzusätze wie Inc. oder GmbH können diese Übereinstimmung verdecken, daher sollten Sie Firmennamen anhand ihrer gemeinsamen Wörter vergleichen.
Warum der Name allein nicht ausreicht
Häufige Namen treffen auf viele unbeteiligte Personen. Zwei Kontakte namens Maria Lopez mit verschiedenen E-Mails können leicht zwei Personen sein. Der Name zeigt, wo Sie suchen sollten, das zweite Feld entscheidet.
Weitere Kombinationen finden Sie unter welche Felder Sie für den Abgleich nutzen, um CRM-Dubletten zu finden.
E-Mail-Aliasse, hinter denen sich ein Postfach verbirgt
Manche Dubletten teilen sich ein Postfach, obwohl die Adressen verschieden aussehen. Zwei Arten von Aliasen kommen häufig vor.
Aliasse mit Pluszeichen (name+tag@)
Manche E-Mail-Anbieter stellen Post an name+beliebig@ im selben Postfach zu wie an name@. Gmail und Microsoft Exchange Online unterstützen das, und Menschen nutzen es zum Sortieren oder Testen von Anmeldungen.
Für ein CRM sind name+news@example.com und name@example.com zwei verschiedene Adressen. Vergleicht man nur den Teil vor dem Pluszeichen zusammen mit der Domain, zeigt sich, dass es sich um ein Postfach handelt.
Punkte in Gmail-Adressen
Bei privaten Gmail-Konten spielen Punkte in der Adresse keine Rolle. maria.lopez@gmail.com und marialopez@gmail.com landen im selben Postfach.
Das gilt nicht überall. Bei Gmail-Konten, die ein Unternehmen oder eine Schule betreibt, verändern Punkte die Adresse. Andere Anbieter können sie ebenfalls als verschiedene Adressen behandeln, daher ignorieren Sie Punkte nur bei privaten Gmail-Adressen.
Quellen, Stand Oktober 2026: Punkte spielen bei Gmail-Adressen keine Rolle (Gmail-Hilfe); Tipps zur Optimierung Ihres Gmail-Postfachs (Google Workspace); Plus-Adressierung in Exchange Online (Microsoft Learn).
Gemeinsame und Rollen-Postfächer
Adressen wie info@ oder sales@ wirken umgekehrt: eine Adresse, viele Personen. Ein Treffer über ein gemeinsames Postfach kann Kollegen verknüpfen, die verschiedene Personen sind. Kombinieren Sie ihn deshalb vor der Zusammenführung mit dem Namen.
E-Mail-Muster und wie Sie sie abgleichen
| Muster | Beispiel | So gleichen Sie ab | Achten Sie auf |
|---|---|---|---|
| Private und geschäftliche E-Mail | maria.lopez@gmail.com und mlopez@example.com | Vor- und Nachname sowie Telefonnummer oder Firmenname | Häufige Namen und Teams, die beide bewusst behalten |
| Alias mit Pluszeichen | mlopez+trial@example.com und mlopez@example.com | Der Teil vor dem Pluszeichen plus die Domain | Tester, die mit Aliasen Fake-Konten anlegen |
| Punkte in Gmail-Adressen | maria.lopez@gmail.com and marialopez@gmail.com | Die Adresse ohne Punkte, nur für private Gmail-Konten | Firmen-Gmail-Konten, bei denen Punkte zählen |
| Tippfehler in der Adresse | mlopez@exmaple.com und mlopez@example.com | Ein ähnlicher Treffer bei E-Mail und Name | Zwei Personen, deren E-Mail-Adressen sich um einen Buchstaben unterscheiden |
| Geteiltes Postfach | sales@example.com in zwei Datensätzen | E-Mail plus Vor- und Nachname | Verschiedene Kollegen hinter einer Adresse |
Entscheiden Sie, welche E-Mail der zusammengeführte Kontakt behält
Den Treffer zu finden ist nur die halbe Arbeit. Wenn zwei Kontakte zusammengeführt werden, wird eine E-Mail zur Hauptadresse, und diese Wahl entscheidet, wohin Ihre E-Mails gelangen.
Geschäftliche oder private E-Mail
Vertriebsteams bevorzugen oft die geschäftliche E-Mail-Adresse, da dort die Kaufgespräche stattfinden. Marketing bevorzugt womöglich die Adresse, auf die die Person reagiert. Es gibt keine einzig richtige Antwort. Legen Sie es daher pro Team fest und wenden Sie es jedes Mal gleich an.
Die andere Adresse behalten
Manche CRMs haben ein Feld für weitere E-Mail-Adressen. Wenn Sie die zweite Adresse dort hinterlegen, wird eine spätere Formulareingabe mit dieser Adresse erkannt, statt einen neuen Kontakt anzulegen.
Einwilligungen vor der Zusammenführung prüfen
Eine Person hat sich vielleicht von der einen Adresse abgemeldet, von der anderen nicht. Legen Sie fest, wie ein Merge mit diesen Präferenzen umgeht, bevor Sie in großem Stil zusammenführen, damit niemand Mails erhält, deren Empfang er gestoppt hat.
Wie Dedupely Personen hinter verschiedenen E-Mail-Adressen erkennt
Dedupely Intelligence findet Kontakte und Leads, die zu einer Person gehören, auch über verschiedene E-Mail-Adressen, ohne jede Abgleichseinstellung. Sie können außerdem Duplicate Searches nach Name und Telefon oder Firma anlegen und Regeln festlegen, welcher Wert in jedem Feld gilt. Prüfen Sie jede Zusammenführung vorab und lehnen Sie Treffer ab, die Ihr Team getrennt hält, damit sie nicht zurückkehren.
Kontakte finden, die sich hinter verschiedenen E-Mail-Adressen verbergen
Eine Person, viele Postfächer
Private E-Mail-Adressen, dienstliche E-Mail-Adressen und Aliase gehören ganz normal zur Internetnutzung. Jede davon kann in einem CRM, das Personen über E-Mail erkennt, einen neuen Kontakt anlegen.
Der Abgleich von Vor- und Nachname mit Telefonnummer oder Firmennamen findet die Person hinter diesen Adressen. Wer weiß, welche Aliasse ein Postfach teilen, und entscheidet, welche E-Mail-Adresse der zusammengeführte Datensatz behält, erledigt den Rest.
Häufige Fragen
Wie finden Sie doppelte Kontakte mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen?
Gleichen Sie über Vor- und Nachname plus ein zweites Feld ab, etwa Telefon oder Firmenname. Eine gemeinsame Mobilnummer ist ein starkes Indiz, da sie eine Person oft über mehrere Adressen begleitet. Prüfen Sie namensbasierte Treffer vor dem Zusammenführen, denn gängige Namen können zu verschiedenen Personen mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen gehören.
Sollten Sie private und geschäftliche E-Mail-Datensätze eines Kontakts zusammenführen?
Das hängt von Ihrem Team ab: Zusammenführen ergibt einen Datensatz mit der gesamten Historie, von der ersten Recherche bis zum Kauf. Manche Teams halten private und geschäftliche Kontakte bewusst getrennt. Vereinbaren Sie eine Regel, und speichern Sie bei einer Zusammenführung die zweite Adresse in einem zusätzlichen E-Mail-Feld.
Sind Gmail-Adressen mit Punkten dieselbe Adresse?
Bei privaten Gmail-Konten ja: Google erklärt, dass Punkte die Adresse nicht verändern, sodass maria.lopez@gmail.com und marialopez@gmail.com im selben Postfach landen. Bei Gmail-Konten von Unternehmen oder Schulen verändern Punkte dagegen die Adresse. Andere Anbieter behandeln sie womöglich ebenfalls als unterschiedliche Adressen.
Was ist ein E-Mail-Alias mit Pluszeichen?
Das ist eine Adresse mit Pluszeichen und einem Zusatz vor dem @, etwa name+news@example.com. Einige Anbieter, darunter Gmail und Exchange Online, stellen sie in dasselbe Postfach zu wie name@example.com. Menschen nutzen diese Aliasse, um Post zu sortieren, was im CRM zusätzliche Kontakte erzeugen kann.
Welche E-Mail soll ein zusammengeführter Kontakt behalten?
Die Adresse, über die Ihr Team die Person erreicht, meist die geschäftliche E-Mail im Vertrieb. Speichern Sie die andere Adresse in einem zusätzlichen E-Mail-Feld, falls Ihr CRM eines hat. Prüfen Sie die Einwilligung vor dem Zusammenführen, denn jemand hat sich womöglich von einer Adresse abgemeldet, von der anderen nicht.
Oder mit Google registrieren
