TL;DR
- CRM-Duplikate stammen aus vielen Quellen: Migrationen, Importe, Webformulare und Prospecting-Tools.
- Neue Duplikate entstehen, weil die Prozesse, die sie erzeugen, weiterhin ausgeführt werden.
- Die eingebaute Deduplizierung eines CRM arbeitet mit festen Regeln, daher fallen ähnliche Datensätze durch die Maschen.
- Räumen Sie erst vorhandene Duplicates auf, neue werden dann automatisch zusammengefasst.
- Dedupely findet Duplikate trotz Tippfehlern und Spitznamen und führt neue Duplikate automatisch zusammen.
Die meisten CRMs mit mehrjähriger Historie haben Duplikate bei Kontakten, Unternehmen oder Konten. Sie entstehen aus vielen Quellen gleichzeitig: Migrationen, Importe, Web-Formulare, Prospecting-Tools und ähnliche Datensätze, die die integrierte Deduplizierung des CRM übersieht. Jedes Team hat eine andere Konstellation, daher gibt es keine universelle Lösung. Selbst Teams, die ihre Quellen gut kennen, finden ständig neue Duplikate. In diesem Artikel sehen Sie die Quellen, die ich am häufigsten sehe, warum sie immer wieder entstehen, und wie Sie Ihre Quellen vor der Zusammenführung finden.
Ein doppelter Datensatz sind zwei oder mehr Einträge in Ihrem CRM, die die gleiche Person, Firma oder das gleiche Geschäft beschreiben. Die Quelle zu finden bedeutet, nachzuverfolgen, welches Tool oder welcher Prozess sie erstellt hat, damit Sie entscheiden können, was zu bereinigen und was zu ändern ist.
Duplikate kommen aus vielen Quellen, und die Mischung jedes CRM ist unterschiedlich
Wenn Teams mich fragen, warum ihr CRM so viele Duplikate hat, ist die Antwort fast immer eine Liste: eine Migration von vor drei Jahren, ein Webformular und wöchentliche Importe.
Die Quellen hängen auch davon ab, wie jedes Team arbeitet. Zwei Unternehmen auf demselben CRM mit dem gleichen Plan können sehr unterschiedliche Duplikat-Probleme haben.
Die Ursachen zu kennen hilft bei der Planung, und es wird Duplikate nicht verschwinden lassen. Teams, die jede Quelle benennen können, haben immer noch Duplikate, weil die dahinter stehenden Prozesse weiterhin laufen.
Die Quellen, die ich in Gesprächen am häufigsten sehe
Das sind die wichtigsten, die in Gesprächen mit Teams auftauchen. Sie treten am häufigsten auf, und es gibt viele weitere.
CRM-Migrationen und Akquisitionen
Eine Migration verschiebt Jahre von Datensätzen auf einmal, oft aus Systemen, die niemals gegeneinander geprüft wurden. Eine Akquisition tut dasselbe mit einer zweiten Kundenliste, die sich mit Ihrer überlappt.
Beide erzeugen Duplikate an einem bekannten Zeitpunkt. Das macht sie leichter zu verfolgen als andere Quellen.
25 % der Teams verfolgten ihre Duplikate auf eine CRM-Migration oder Übernahme zurück.
Die eingebaute CRM-Deduplication übersieht manche
Die meisten CRMs haben Deduplication integriert und erfassen damit einen Teil des Problems. Jedes hat eigene Regeln dafür, was als Match gilt.
Einige CRMs können nativ nur bei exaktem Namen oder Telefonnummer abgleichen. Um andere Felder zu vergleichen, müssen Sie den Support kontaktieren. Andere warnen bei Eingaben oder blockieren diese, und manche prüfen über Integrationen oder die API erstellte Datensätze nicht.
Datensätze außerhalb dieser Regeln werden nicht erfasst. Ein Tippfehler im Namen, ein Spitzname oder "Inc." auf einem Datensatz und nicht dem anderen genügen schon.
Verbundene Tools
Webformulare, Apps, Checkout und Reservierungssysteme erstellen automatisch CRM-Datensätze. Ein Kunde mit anderer E-Mail oder falschem Namen wird als zweiter Kontakt erfasst.
Jedes Tool hat eine eigene Logik für die Überprüfung, ob eine Person bereits existiert, und Sie können diese meist nicht ändern.
Wenn eine Integration falsch konfiguriert ist, wirkt sich das schneller aus. Ein Sync-Fehler oder eine falsche Feldzuordnung kann zu einem plötzlichen Anstieg neuer Datensätze führen.
Fast 40% der Teams sehen plötzliche Duplikat-Spitzen durch falsch konfigurierte Integrationen, API-Fehler oder Zahlungsimporte.
Vertriebs- und Prospecting-Tools
Prospecting- und Enrichment-Tools fügen Kontakte hinzu, während Vertreter arbeiten. Manche prüfen das CRM vorher, andere nicht.
Importe
Tabellen von Events, Partnern und gekauften Listen haben ihre eigene Struktur. Ohne Abgleich mit dem CRM entstehen Duplikate für bereits vorhandene Personen.
Daneben sehe ich manuelle Einträge, API-Skripte, Lead-Routing und Daten aus Support-Tools. Ihre Liste wird individuell sein.
Warum Duplikate weiterhin entstehen, auch wenn Sie die Quelle kennen
Die meisten Teams führen Prozesse täglich, wöchentlich, monatlich und vierteljährlich durch. Denken Sie an tägliche Lead-Importe, wöchentliche Kampagnensynchronisierungen und Uploads zum Quartalsende.
Diese Prozesse laufen weiter, auch wenn sie schlechte Daten erzeugen. Jeder hat einen Eigentümer mit eigenen Zielen, und ein Formular, das Leads einfügt, läuft weiter, mit oder ohne Duplikate.
Führungskräfte kümmern sich normalerweise mehr um Ergebnisse und ROI als um saubere Daten, und das ist berechtigt. Niemand macht hier etwas falsch. Die Aufgabe für den CRM-Manager ist es, Daten nutzbar zu halten, während das Geschäft läuft.
Was Duplikate kosten, unabhängig von der Quelle
Die Ursachen unterscheiden sich von Team zu Team. Die Folgen sehen überall gleich aus.
| Wo es angezeigt wird | Was passiert |
|---|---|
| Berichte | Kontaktzahlen, Pipeline und Zuordnung stimmen nicht. Niemand traut den Zahlen. |
| Vertrieb | Zwei Vertreter erreichen denselben Kunden, oder ein Vertreter kaltakquiriert jemanden, der bereits bei Ihnen kauft. |
| Provision | Zwei Vertreter besitzen dasselbe Konto auf zwei Records und beide beanspruchen den Deal. |
| Marketing | Die gleiche Person bekommt eine E-Mail zweimal oder wird in die falsche Segmentierung aufgenommen. |
| CRM-Kosten | Duplikate zählen auf Kontakt- oder Datensatzlimits, was Sie in einen höheren Plan verschieben kann. |
So ermitteln Sie die Quelle vor dem Merge
Bevor Sie etwas mergen, verbringen Sie Zeit damit, zu verstehen, woher die Duplikate kamen. Drei Überprüfungen sagen Ihnen normalerweise das meiste, was Sie wissen müssen.
Führen Sie alle Tools und Prozesse auf, die Datensätze erstellen
Dokumentieren Sie jedes Formular, jede Integration, jeden Import, jede App und jede Person, die einen Datensatz hinzufügen kann. Beziehen Sie auch vierteljährlich durchgeführte Prozesse ein und diejenigen, die nur eine Person kennt.
Notieren Sie für jedes, zu welchem Objekt es schreibt, beispielsweise HubSpot Kontakte, Salesforce Accounts oder Pipedrive Personen.
Suchen Sie nach Mustern in den Duplikaten, die Sie bereits haben
Gruppieren Sie Ihre Duplikate nach Quelle, Erstellungsdatum und Besitzer. Ein an einem einzigen Tag erstellter Cluster verweist oft auf einen Import oder eine Synchronisierung.
Duplikate, die sich über viele Tage verteilen, deuten auf eine konstante Quelle hin, wie ein Formular oder die Routine eines Vertreters. Wenn Ihr CRM eine Datensatzquelle oder ein Erstellungsdatum speichert, sortieren Sie danach.
Unterscheiden Sie einmalige Bereinigungen von kontinuierlichen Quellen
Die beiden benötigen unterschiedliche Maßnahmen, ordnen Sie jede Quelle also in eine Gruppe.
| Typ | Beispiele | Was das für die Bereinigung bedeutet |
|---|---|---|
| Einmalige Welle | Eine Migration, eine Akquisition, ein großer Import | Einmal bereinigen. Die Quelle hat bereits aufgehört. |
| Kontinuierliche Quelle | Web-Formulare, Integrationen, Prospektierungstools, Vertreterimporte | Bereinigen, dann weiter überprüfen, denn neue Duplikate kommen immer wieder. |
Bereinigen Sie zuerst, was Sie haben, dann beheben Sie die Quellen.
In den meisten Fällen würde ich zunächst die vorhandenen Duplikate bereinigen. Ein sauberes CRM macht neue Duplikate leicht erkennbar, und jedes neue deutet auf die Quelle, die es erstellt hat.
Jede Quelle zuerst zu beheben, kann Monate dauern, da jedes Tool seinen eigenen Inhaber und Einstellungen hat. Währenddessen arbeiten Reports und Vertreter mit den ungeordneten Daten weiter.
Es gibt Ausnahmen. Wenn eine falsch konfigurierte Integration einen plötzlichen Anstieg verursacht, stoppen oder beheben Sie das zuerst. Andernfalls bereinigen Sie morgen wieder dieselben Datensätze.
Wie Dedupely Duplikate findet, unabhängig davon, welches Tool sie erstellt hat
In Dedupely erstellen Sie Duplicate Searches mit Matching, das Tippfehler, Spitznamen und Firmensuffixe wie Inc. oder LLC zulässt, sodass auch Nahmatches angezeigt werden. Sie sehen jeden Match und sehen jede Zusammenführung in der Vorschau, bevor etwas geändert wird, dann führen Sie Ihre Duplikate zusammen und neue automatisch, sobald sie ankommen. Unser Leitfaden Duplicates finden erklärt, wie das Matching funktioniert.
Quellen zuordnen, dann bereinigen
Ihre CRM-Duplikate haben mehr als eine Ursache, und die Mischung hängt davon ab, wie Ihr Team arbeitet. Migrationen, Importe, verbundene Tools und Prospecting-Tools tragen bei, und ihre Prozesse laufen weiter.
Wenn Sie wissen, welche Tools Datensätze erstellen und woher eine bestimmte Duplikatgruppe stammt, können Sie Ihre Prioritäten setzen. Sobald die bestehenden Duplikate bereinigt sind, lässt sich jedes neue Duplikat leichter zurückverfolgen, sodass Sie die Quellen nacheinander bearbeiten können.
Häufige Fragen
Warum enthalten CRMs so viele doppelte Kontakte?
CRMs sammeln Duplikate aus vielen Quellen: Migrationen, Akquisitionen, Importe, Webformulare, Prospecting-Tools und integrierte Deduplizierung, die ähnliche Treffer übersieht. Die Mischung ist bei jedem Team unterschiedlich. Da diese Prozesse täglich, wöchentlich und quartalsweise ablaufen, entstehen ständig neue Duplikate, auch nach einer Bereinigung.
Wie ermittle ich, was Duplikate in meinem CRM verursacht?
Zählen Sie alle Tools und Prozesse auf, die Datensätze erstellen. Gruppieren Sie Duplikate nach Quelle, Datum und Eigentümer. Muster zeigen die Herkunft. Trennen Sie einmalige Ereignisse wie Migrationen von konstanten Quellen wie Formulare und Integrationen.
Sollte ich zuerst Duplikate bereinigen oder zuerst die Quelle beheben?
Bereinigen Sie in den meisten Fällen zuerst bestehende Duplikate, dann beheben Sie die Quellen. Eine saubere Datenbank macht neue Duplikate leicht erkennbar. Die Ausnahme ist ein plötzlicher Anstieg durch falsch konfigurierte Integration oder Import. Dort stoppen Sie zuerst die Quelle, dann bereinigen Sie danach.
Warum erfasst die eingebaute Deduplication meines CRM nicht alles?
Integrierte Deduplizierung nutzt feste Regeln und übersieht leicht unterschiedliche Datensätze. Ein Tippfehler, Spitzname, eine weitere E-Mail-Adresse oder ein Firmennamenszusatz reichen aus. Manche erfassen auch Datensätze aus Integrationen oder der API nicht, und Importe ohne E-Mail, Domain oder Record-ID erzeugen neue Datensätze. Nutzen Sie sie gezielt für das, was sie können.
Welche Probleme verursachen doppelte Kontakte?
Duplikate machen Reports ungenau und führen zu doppelten Kundenanrufen. Sie verursachen Provisionskonflikte und doppelte E-Mails. Duplikate zählen auch zu Kontaktgrenzen und können Sie in einen höheren Plan drängen.
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