TL;DR
- Eine neue Integration kann CRM-Dubletten in jedes Tool kopieren, mit dem sie verbunden ist.
- Synchronisierungen, die Datensätze eins zu eins abgleichen, wissen unter Umständen nicht, welches Duplikat sie wählen sollen.
- Bereinigen Sie vor dem ersten Sync die Objekte und Felder, die die Integration liest.
- Beobachten Sie nach dem Start die Datensätze, die die Integration in den ersten Wochen anlegt.
- Dedupely hilft Ihnen, Dubletten vor einem Launch zusammenzuführen und nach dem Go-live neue zu finden.
Eine neue Integration kommt meist mit einem Starttermin. Eine Synchronisierung mit einem anderen CRM, einem Abrechnungssystem, einem Data Warehouse oder einem KI-Assistenten ist bereit zur Verbindung. Das CRM wird oft als Letztes geprüft.
Hier verursachen Dubletten Probleme. Sobald Datensätze in Bewegung sind, wandert jede Dublette mit, und die Korrektur betrifft zwei Stellen.
In diesem Beitrag sehen Sie, was passiert, wenn eine Synchronisierung auf Duplikate trifft, und was Sie vor der ersten Synchronisierung bereinigen sollten. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Zusammenführungen rund um Datensatz-IDs planen und worauf Sie achten sollten, sobald die Integration live ist.
Warum Dubletten wichtiger werden, sobald Datensätze in Bewegung kommen
Innerhalb eines CRM teilt ein Duplikat die Historie eines Kunden auf. Überträgt eine Integration es in ein anderes System, besteht die Teilung in zwei Systemen, und beide bauen darauf auf.
Eine spätere Zusammenführung muss auf beiden Seiten ankommen. Passiert sie nur auf einer, behält das andere System den alten Datensatz oder verliert die Verknüpfung zum neuen. Unser Beitrag zu Deduplizierung über verbundene Tools hinweg behandelt, wo Sie jede Datenart bereinigen.
Was passiert, wenn ein Sync auf Duplikate trifft
Der Sync wählt einen Datensatz aus
Viele Synchronisationen gleichen Datensätze eins zu eins ab, über ein Schlüsselfeld wie E-Mail oder eine ID. Teilen sich zwei Datensätze diesen Schlüssel, muss die Synchronisation auswählen.
HubSpot dokumentiert dies für Salesforce-Leads und -Kontakte mit gleicher E-Mail-Adresse. Beim ersten Treffer wird der erste Datensatz verwendet, den Salesforce zurückgibt, ohne garantierte Reihenfolge. Später kann eine Synchronisierung mit dem zuletzt aktualisierten Salesforce-Datensatz erfolgen. Konkurrierende Datensätze können den HubSpot-Kontakt immer wieder überschreiben, ein Grund, Dubletten vor dem Start zu klären.
Dubletten werden auf die andere Seite kopiert
Synchronisierungen, die Datensätze anlegen, übertragen jede Dublette weiter. Ein Kunde, der zweimal im CRM existiert, kann zweimal in der Abrechnung und zweimal im E-Mail-Tool landen. Berichte aus dem Data Warehouse zählen ihn dann ebenfalls doppelt.
Manche Launches stoppen, bis die Datensätze eindeutig sind
Manche Integrationen benötigen zuerst einen Datensatz pro Kunden, bevor sie überhaupt laufen. Andere laufen zwar, aber die Menschen, die auf sie angewiesen sind, bemerken die Fehler zuerst.
KI-Tools lesen und schreiben ebenfalls Datensätze
KI-Assistenten und Anreicherungs-Bots antworten anhand der Datensätze, die sie finden, und können neue anlegen. Darauf gehen wir ein in wie doppelte Datensätze die KI-Werkzeuge in Ihrem CRM beeinträchtigen.
Was vor der ersten Synchronisierung zu bereinigen ist
Konzentrieren Sie sich vor dem Start auf das, was die Integration liest, schreibt und abgleicht. Der Rest des CRM kann nach eigenem Zeitplan folgen.
Finden Sie das Feld, nach dem die Integration abgleicht
Fragen Sie den Anbieter oder prüfen Sie die Einrichtung: Welches Feld entscheidet, dass zwei Datensätze identisch sind? Prüfen Sie dann, ob es ausgefüllt ist und nur in einem Datensatz vorkommt. Datensätze mit leerem Schlüsselfeld sind genauso riskant wie Duplikate.
Führen Sie zuerst die offensichtlichen Dubletten zusammen
Beginnen Sie mit exakten Übereinstimmungen im Schlüsselfeld, etwa gleicher E-Mail-Adresse oder gleicher Domain. Prüfen Sie danach ähnliche Treffer bei den Objekten, die die Integration nutzt.
Was als Dublette gilt, ist von Fall zu Fall verschieden. Ein Abrechnungssystem braucht eventuell zwei Firmendatensätze für zwei juristische Personen, die der Vertrieb als ein Konto sieht.
Legen Sie fest, welcher Wert in synchronisierten Feldern gilt
Die Felder, die eine Integration überträgt, verdienen bei einer Zusammenführung besondere Sorgfalt. Eigentümer, Lebenszyklusphase, Abo-Status und Abrechnungsdaten gelangen in das andere System, daher zählt der gewinnende Wert doppelt.
| Integration | Was vor dem Start zu prüfen ist |
|---|---|
| CRM-zu-CRM-Synchronisierung | Duplikate auf beiden Seiten und das Feld, das sie verknüpft |
| E-Mail- oder Marketing-Tool | Kontakte mit gleicher E-Mail und Abo-Status jedes Kontakts |
| Abrechnungs- oder Finanzsystem | Unternehmen und Rechnungskontakte sowie IDs, die das andere System speichern wird |
| Data Warehouse | Datensatz-IDs, da Berichte darüber verknüpft werden |
| KI-Assistent oder Anreicherungstool | Kontakte und Unternehmen, die es liest, und das Feld, mit dem es sie findet |
Planen Sie Zusammenführungen anhand der Datensatz-IDs
Viele Integrationen speichern die Record ID des CRM. In manchen CRMs ändert eine Zusammenführung diese ID. HubSpot erstellt beispielsweise standardmäßig eine neue Record ID für den zusammengeführten Datensatz.
Wenn Sie vor der ersten Synchronisierung zusammenführen, speichert die Integration die verbleibenden IDs von Anfang an. Wird erst nach dem Start zusammengeführt, kann das andere System noch auf eine alte ID verweisen.
Nach dem Start beobachten, was die Integration erzeugt
Auch ein sauberer Start kann später Dubletten erzeugen. Eine Integration, die einen Datensatz unter einer leicht abweichenden E-Mail nicht findet, legt unter Umständen einen neuen an.
In den ersten Wochen prüfen Sie neue Datensätze nach Quelle und ob die Integration Personen oder Unternehmen anlegt, die Sie bereits haben. Falls ja, korrigieren Sie das Mapping oder das Schlüsselfeld. Unser Beitrag zu Wiederkehrende Duplikate aus CRM-Integrationen erklärt, was zu tun ist, wenn sie immer wieder auftreten.
Migrationen funktionieren im großen Maßstab genauso, wie unser Leitfaden zu Dubletten bereinigen vor, während und nach einer CRM-Migration deckt ab.
So macht Dedupely Ihr CRM bereit für eine neue Integration
Finden Sie vor dem Start mit Dedupely bestätigte Duplikate in den unterstützten Objekten, die Ihre Integration liest. Legen Sie die zu behaltenden Werte fest und prüfen Sie eine kleine Stichprobe. Bei einem konfigurierten, unterstützten synchronisierten HubSpot–Salesforce-Paar prüfen Sie vor dem Zusammenführen auf beiden Seiten die Einstellungen für gepaarte Zusammenführungen. Nach dem Start kontrollieren Sie die von der Integration erstellten Datensätze und prüfen, wie sie zusammengeführte IDs übernimmt.
Einmal bereinigen, bevor Datensätze wandern
Eine Integration verbreitet die bereits in Ihrem CRM vorhandenen Duplikate. Jedes wird zum Problem in zwei Systemen, und manche Starts können erst beginnen, wenn es behoben ist.
Wenn Sie vor der ersten Synchronisierung bereinigen, was die Integration liest, bleibt der Aufwand klein. Die Beobachtung der ersten Wochen nach dem Start erfasst, was die Integration selbst hinzufügt.
Referenzen: HubSpot: Doppelte Salesforce-Datensätze auflösen, die mit HubSpot synchronisiert werden.
Häufige Fragen
Sollten Sie CRM-Daten vor der Integration eines neuen Tools bereinigen?
Ja, zumindest die Objekte und Felder, die die Integration liest und für den Abgleich nutzt. Dubletten werden in das neue Tool kopiert, und eine Synchronisierung kann den falschen Datensatz verknüpfen, wenn zwei ein Schlüsselfeld teilen. Wer zuerst bereinigt, sorgt außerdem dafür, dass die Integration von Anfang an die richtigen Datensatz-IDs speichert.
Warum erstellt meine Integration doppelte Datensätze?
Oft, weil die Integration keinen bestehenden Datensatz findet. Ist das Schlüsselfeld leer, anders formatiert oder anders geschrieben, legt sie einen neuen Datensatz an. Prüfen Sie, welches Feld sie verwendet, korrigieren Sie das Mapping und sehen Sie in den ersten Wochen neue Datensätze nach Quelle durch.
Was passiert mit Duplikaten, wenn zwei CRMs synchronisiert werden?
Die Synchronisierung verknüpft möglicherweise nur einen der Datensätze. In der HubSpot-Salesforce-Integration gleicht HubSpot beispielsweise mit dem ersten passenden Datensatz ab, den Salesforce zurückgibt, ohne feste Reihenfolge. Das zweite Duplikat bleibt unverknüpft, und eine Zusammenführung nur auf einer Seite kann die Verbindung zwischen beiden Systemen unterbrechen.
Ändert das Zusammenführen von Datensätzen deren ID?
In manchen CRMs ja. HubSpot erzeugt standardmäßig eine neue Datensatz-ID für den zusammengeführten Datensatz, wodurch eine Integration auf eine alte ID zeigen kann. Führen Sie nach Möglichkeit vor der ersten Synchronisierung zusammen und prüfen Sie vor einer großen Zusammenführung, welche verbundenen Tools Datensatz-IDs speichern.
Wie testen Sie eine Integration auf Dubletten?
Führen Sie einen Testabgleich mit einer kleinen Datenmenge durch, idealerweise in einer Sandbox. Nehmen Sie Personen und Unternehmen auf, die bereits im CRM existieren, und prüfen Sie, ob die Integration sie zuordnet oder neue Datensätze anlegt. Korrigieren Sie das Schlüsselfeld oder die Zuordnung vor dem vollständigen Start.
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