Der vollständige Leitfaden zu Duplicate-Datensätzen in Ihrem CRM

Die meisten CRMs mit mehrjähriger Historie enthalten Duplikate. Sie entstehen aus Importen, Formularen, verbundenen Tools, Migrationen und manuellen Eingaben, und die Konstellation ist bei jedem Team unterschiedlich. Die Auswirkungen sind überall gleich: Reports werden ungenau, Vertriebsmitarbeiter behindern sich gegenseitig, und das Vertrauen in das CRM sinkt. Die gute Nachricht: Bereinigung folgt einem Muster, auch wenn die Ursachen unterschiedlich sind. In diesem Artikel lernen Sie die Arten von Duplikaten, ihre Kosten, phasenweise Bereinigung und realistische Prävention.

Was sind doppelte Datensätze?

Sie treten in HubSpot Contacts, Salesforce Accounts, Pipedrive People und jedem Objekt auf, das Datensätze von mehreren Orten erhält.

Arten von Duplikaten

Duplikate unterscheiden sich darin, wie sicher Sie sein können, dass zwei Datensätze zusammenpassen. Diese Sicherheit bestimmt später, wie Sie jeden Typ handhaben. Es lohnt sich, sie früh zu sortieren.

Die Tabelle unten zeigt die häufigsten Typen, von den sichersten zu den unsichersten Treffern.

Woher Duplikate kommen

Duplikate haben viele Ursachen und sind spezifisch für jedes Team. Zwei Unternehmen mit demselben CRM und Plan können sehr unterschiedliche Probleme haben.

Die häufigsten Quellen sind Migrationen, Akquisitionen, Importe, Web-Formulare, verbundene Tools und Sales-Tools. Die integrierte CRM-Deduplizierung erfasst Near Matches oft nicht. Es gibt viele weitere, die je nach Setup unterschiedlich sind.

Es hilft, einmalige Wellen wie Migrationen von laufenden Quellen wie tägliche Formulare zu unterscheiden. Eine Welle wird einmal bereinigt, eine laufende Quelle erzeugt immer neue Duplikate, bis sich etwas ändert.

Was Duplikate kosten

Die Ursachen unterscheiden sich von Team zu Team. Die Folgen sehen in jedem CRM gleich aus.

Reports zählen einen Kunden zwei oder dreimal, Kontaktsummen, Pipeline und Attribution stimmen nicht. Historien verteilen sich auf Datensätze, Anrufe landen auf einem, Deals auf einem anderen.

Der Vertrieb spürt es zuerst. Zwei Reps rufen denselben Kunden an, oder ein Rep akquiriert jemanden, der bereits Kunde ist. Bei zwei Reps auf derselben Account-Zuordnung führt das zu Streit bei Provisionen und Territorien.

Marketing versendet E-Mails zweimal, oder eine Person landet im falschen Segment. Jedes Duplikat zählt bei der Abrechnung nach Kontakten.

Vertrauen ist das Wichtigste. Sobald das Vertrauen in das CRM sinkt, führen Mitarbeiter ihre eigenen Tabellen. Das CRM verliert an zentraler Bedeutung, und die Bereinigung wird schwerer zu rechtfertigen.

Deduplizierung in Phasen angehen

In den meisten Fällen würde ich zuerst bestehende Duplikate bereinigen und dann die Quellen korrigieren. Ein bereinigtes CRM macht neue Duplikate leicht erkennbar, und jedes weist auf seine Quelle zurück.

Die Ausnahme: ein plötzlicher Anstieg, etwa wenn eine falsch konfigurierte Integration täglich Hunderte Datensätze erzeugt. Beheben Sie das so früh wie möglich, parallel zur Bereinigung.

Phase 1: Einigen Sie sich, was als Duplikat zählt

Bevor jemand zusammenfasst, schauen Sie sich die Daten mit den Personen an, die sie verwenden. Ziehen Sie eine Stichprobe wahrscheinlicher Duplikate aus jedem Objekt und fragen Sie das Team, welche sie als identisch betrachten.

Die Antworten prägen Ihre Kriterien. Einige Teams behandeln jede Niederlassung als eigenes Unternehmen. Andere wünschen sich einen Record pro Unternehmen, unabhängig vom Standort.

Entscheiden Sie auf dieser Stufe, welcher Wert beim Zusammenführen gewinnt: die neueste E-Mail, der älteste Verantwortliche, oder der Wert aus einer zuverlässigen Quelle. Eine Regel muss tausendfach die gleiche Antwort geben, denn niemand kann sie einzeln entscheiden.

Phase 2: Mergen Sie die sichersten Treffer

Beginnen Sie mit exakten Übereinstimmungen und starken Multi-Feld-Übereinstimmungen, wie derselbe Vorname, Nachname, E-Mail und Unternehmen. Zeigen Sie eine Vorschau an, überprüfen Sie das Ergebnis im CRM und führen Sie den Rest in Menge zusammen.

Führen Sie für jede Zusammenführung ein Protokoll mit den Originalwerten. Da eine Zusammenführung in vielen CRMs nicht vollständig rückgängig gemacht werden kann, ist dieses Protokoll Ihr Weg, um später Fragen zu beantworten oder einen Datensatz wiederherzustellen.

Phase 3: Wahrscheinliche Übereinstimmungen bearbeiten, Grenzfälle für manuelle Überprüfung reservieren

Ungenaue Treffer und Werte in falschen Feldern sind nächstes. Sie brauchen Matching, das Tippfehler, Spitznamen und Suffixe wie "Inc." zulässt. Feldregeln schützen dann gültige Daten wie eine zweite Telefonnummer.

Gemeinsame Kennungen und alles mit hohem Risiko gehört in die manuelle Überprüfung. Ein fehlerhaftes Zusammenführen von Schlüsselkonten, Abrechnungsdaten oder synchronisierten Datensätzen kostet mehr als die Überprüfung beansprucht.

Lehnen Sie die Sätze ab, die sich als separate Datensätze herausstellen, damit sie nicht in der nächsten Suche zurückkommen.

Phase 4: Quellen beheben und kontinuierlich überprüfen

Sobald das Backlog erledigt ist, fallen neue Duplikate auf. Verfolgen Sie sie zum Formular, Tool oder Import zurück, das sie erstellt hat, und beheben Sie mit dem Besitzer, was Sie können.

Entscheiden Sie dann, wie oft Sie überprüfen müssen. Teams mit kontinuierlichen Datenquellen überprüfen laufend oder wöchentlich. Teams, deren Duplikate aus einer Migration stammen, benötigen möglicherweise nur alle paar Monate eine Überprüfung.

Prävention: das Realistische

Aus meiner Erfahrung können Sie nicht jedes Duplikat verhindern. CRMs, Tools und Integrationen führen nativ Prozesse durch, die Sie nicht ändern können, und unter Zeitdruck überspringen Teams notwendige Schritte.

Sie können die meisten Duplikate an der Tür stoppen und verhindern, dass sie sich ausbreiten. Einigen Sie sich auf Importregeln, überprüfen Sie Tabellen vor dem Import und nutzen Sie die native Deduplizierung Ihres CRM.

Für die übrigen Quellen erfasst automatisches Zusammenführen neue Duplikate bald nach ihrer Ankunft.

Verbundene Tools, Migrationen und synchronisierte CRMs

Sie können nicht in jedem Tool deduplizieren. Ein Anreicherungstool kann beispielsweise normalerweise nicht auf seiner Seite bereinigt werden, und seine Daten gehen ohnehin ins CRM.

Bereinigen Sie Daten, wo möglich, bevor sie eintreten: Tabellenkalkulationen vor dem Import prüfen, Quellsysteme vor Migrationen bereinigen. Dann erneut im CRM für das, was Sie nicht erfasst haben.

Zwei bidirektional synchronisierte CRMs benötigen besondere Vorsicht: ein Duplikat existiert auf beiden Seiten und die Zusammenführung muss auf beiden stattfinden.

Wenn die Deduplizierung komplex wird

Größe allein macht eine Bereinigung selten schwierig. Mit klaren Kriterien können 10.000 Duplikate leichter zusammengeführt werden als eine kleine, ungeordnete Datenbank.

Komplexität entsteht durch dünne überlappende Daten, unterschiedliche Kriterien pro Gruppe, detaillierte Gewinnregeln und fremde Sprachen. Der Hauptfaktor: das Vertrauen, tausende Datensätze auf einmal zu mergen.

Um dorthin zu gelangen, müssen Sie die Kriterien mit dem Team verfeinern, bis alle Übereinstimmungen als sicher gelten.

Starten Sie mit den Duplikaten, bei denen Sie sich sicher sind

Die Duplikate jedes Teams stammen aus einer eigenen Kombination von Quellen, doch der Bereinigungsprozess folgt einem ähnlichen Muster. Er beginnt mit einer Einigung darauf, was ein Duplikat ist und welche Werte bestehen bleiben, und geht dann von den eindeutigen Matches zu den Grenzfällen über, die eine manuelle Überprüfung benötigen.

Eine Aufzeichnung jedes Merges macht diese Arbeit jederzeit überprüfbar. Sobald der Rückstau behoben ist, weisen neue Duplikate auf ihre Ursachen hin, und regelmäßige Kontrollen verhindern, dass sie sich erneut ausbreiten.

Häufige Fragen