# So delegieren Sie eine CRM-Bereinigung | Dedupely

> Bevor Sie eine CRM-Bereinigung delegieren, klären Sie, was als Duplikat gilt, welcher Wert gewinnt, was geprüft wird und welche Rechte nötig sind.

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- Published: 2026-10-19
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Zusammenarbeit im Team

## So übergeben Sie die CRM-Bereinigung an andere

Von
[Gaby Salinas](https://www.linkedin.com/in/gbyslns)
Aktualisiert 19. Oktober 2026
#
Min. Lesezeit
TL;DR
- Legen Sie fest, was als Dublette gilt, bevor jemand Datensätze zusammenführt.
- Schriftliche Zusammenführungsregeln sorgen dafür, dass die bereinigende Person genauso entscheidet wie Sie.
- Unklare Treffer sollten auf eine Prüfliste, damit der Bereinigungsverantwortliche entscheidet.
- Vergeben Sie nur die Berechtigungen, die die Bereinigung braucht, und entziehen Sie sie nach Abschluss der Arbeiten wieder.
- Mit Dedupely lädt ein Administrator Benutzer ein, Dubletten nach denselben Regeln zu finden, zu prüfen und zusammenzuführen.
Eine CRM-Bereinigung kostet Zeit, die ein CRM-Verantwortlicher selten hat. Es ist sinnvoll, sie abzugeben: an einen Kollegen im Sales Ops, eine neue Kollegin, eine Assistenz oder einen Dienstleister.
Das Risiko besteht darin, dass sie anders entscheiden, als Sie es tun würden. Zusammenführungen sind in vielen CRMs nicht rückgängig zu machen, daher bleibt eine falsche Annahme darüber, was als Dublette gilt, in den Daten.
In diesem Beitrag sehen Sie, was Sie entscheiden sollten, bevor Sie die Arbeit übergeben, und ab wann Sie sie loslassen können. Sie erfahren außerdem, welche Berechtigungen Sie vergeben, wie Sie die Arbeit während des Laufs prüfen und was Sie zurückbekommen, wenn sie ausscheiden.

### Was Sie vor der Übergabe entscheiden sollten

Die Person, an die Sie delegieren, kann die Arbeit erledigen. Was sie nicht wissen kann, ist, wie Ihr Team die Datensätze nutzt. Diese vier Entscheidungen müssen schriftlich vorliegen, bevor die erste Zusammenführung erfolgt.

#### Was als Dublette gilt

Was als Dublette gilt, ist von Fall zu Fall verschieden, und was ein Team als Dublette betrachtet, sieht ein anderes unter Umständen nicht so. Ein Kontakt mit geschäftlicher und privater E-Mail kann für den Vertrieb eine Person und für das Marketing zwei sein.
Legen Sie die Definition pro Objekt fest, mit einigen echten Beispielen. Unser Beitrag zu
[was ein Duplikat ist](https://dedupe.ly/blog/what-is-a-duplicate) deckt die häufigsten Fälle ab.

#### Welcher Wert bei einer Zusammenführung gewinnt

Legen Sie für jedes Einzelwertfeld fest, welche Quelle gewinnt. Entscheiden Sie bei unterstützten Mehrwertfeldern, ob Werte kombiniert werden sollen. Owner, Lebenszyklusphase und E-Mail-Abonnementstatus brauchen besondere Sorgfalt, weil ein falsches Ergebnis Vertrieb und Marketing erreicht.

#### Was zur Prüfung geht und wer entscheidet

Manche Treffer bleiben unklar, etwa derselbe Name bei derselben Firma mit anderer E-Mail. Legen Sie fest, wohin solche Fälle gehen und wer sie klärt. Ohne das rät die Person entweder oder bleibt stehen.

#### Was tabu ist

Listen Sie auf, was niemals zusammengeführt werden darf: Partner-Accounts, mit der Abrechnung synchronisierte Datensätze oder Kunden in einer offenen Verlängerung. Listen Sie außerdem auf, welche Objekte vorerst nicht im Umfang enthalten sind.
| Entscheidung | Beispiel | Wer es macht |
| --- | --- | --- |
| Was als Dublette gilt | Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse sind eine Person | Der CRM-Verantwortliche, zusammen mit den Teams, die die Datensätze nutzen |
| Welcher Wert gewinnt | Der Verantwortliche stammt aus dem Datensatz mit der neuesten Aktivität | Der CRM-Verantwortliche, mit Vertrieb |
| Was zur Prüfung kommt | Gleicher Name und gleiche Firma, andere E-Mail | Der CRM-Verantwortliche |
| Was tabu ist | Partnerkonten und Abrechnungsdatensätze | Der CRM-Verantwortliche, mit der Finanzabteilung |
| Wer darf eine Übereinstimmung ablehnen | Nur der CRM-Verantwortliche | Der CRM-Verantwortliche |

### Beginnen Sie mit den offensichtlichen Duplikaten

Beginnen Sie mit exakten Übereinstimmungen im Feld, das jeden Datensatz identifiziert, etwa E-Mail oder Domain. Sie sind am leichtesten zu erklären und führen am seltensten zu Streit.
Bitten Sie die Person, vor einer Massenzusammenführung eine Vorschau anzusehen. Sichern Sie vor der ersten großen Zusammenführung die betroffenen Datensätze, wie beschrieben in
[wie Sie Ihr CRM vor einer großen Zusammenführung sichern](https://dedupe.ly/blog/merge-crm-records-without-losing-data).
Ablehnungen verlangen dieselbe Sorgfalt. Ein abgelehnter Treffer fällt aus künftigen Ergebnissen heraus, daher sollten Ablehnungen nur bei sicherer Identität erfolgen.
Profi-Tipp
** Prüfen Sie die erste Charge an Zusammenführungen gemeinsam. Öffnen Sie einige zusammengeführte Datensätze und kontrollieren Sie Verantwortlichen, Verknüpfungen und die Felder, die Ihre Berichte nutzen. Missverständnisse zeigen sich oft in den ersten Durchläufen.

### Berechtigungen für die Aufgabe festlegen

Geben Sie jeder Person einen eigenen Login. Gemeinsame Zugangsdaten verbergen, wer was zusammengeführt hat, und lassen sich schwer rückgängig machen.
Vergeben Sie im CRM nur die Rechte, die die Bereinigung braucht, etwa Bearbeiten und Zusammenführen der betroffenen Objekte. Für die Anbindung eines Bereinigungstools an das CRM können Admin-Rechte nötig sein, die Sie selbst einrichten und behalten können.
Entscheiden Sie, ob sie Regeln ändern dürfen oder nur anwenden. Ändern sich Regeln während einer Bereinigung, passen frühe und späte Zusammenführungen nicht mehr zusammen.

### Den Lauf während der Ausführung prüfen

Ein kurzer Check hält kleine Fehler davon ab, sich über Tausende Datensätze zu wiederholen. Achten Sie auf drei Dinge.
- **Anzahl:** wie viele Treffer seit dem letzten Termin gefunden, zusammengeführt, zur Prüfung gesendet und abgelehnt wurden.
- **Beispiele:** ein paar zufällig ausgewählte zusammengeführte Datensätze mit ihren Verantwortlichen und Verknüpfungen.
- **Die Prüfliste:** beantworten, was wartet, damit die Arbeit nicht bei Ihnen ins Stocken gerät.
Eine Ausgangszählung zeigt Ihnen den Fortschritt. Unser Beitrag zu
[so finden Sie heraus, wie viele Duplikate Ihr CRM enthält](https://dedupe.ly/blog/crm-duplicate-rate-and-data-quality-metrics)
zeigt, wie Sie eine erhalten.
Beispielszenario
Ein Team übergibt die Bereinigung an jemanden mit befristetem Vertrag, mit einer Frist vor dessen Weggang. Ohne schriftliche Regeln und regelmäßige Abstimmungen bleibt die Bereinigung auf halber Strecke stehen, und niemand weiß, welche Entscheidungen getroffen wurden.

### Was Sie beim Ausscheiden zurückholen sollten

Eine Delegation endet irgendwann, und das Wissen sollte nicht mit der Person gehen. Fordern Sie vor deren letztem Arbeitstag eine Übergabe an, die Folgendes umfasst:
- **Die aktuellen Regeln:** jede Entscheidung, die unterwegs fällt, ergänzt um die schriftlichen Regeln.
- **Ein Protokoll der Zusammenführungen:** was zusammengeführt wurde, wann und mit welchen Werten.
- **Offene Prüfpunkte:** was noch wartet und warum.
- **Abgelehnte Treffer:** was ausgeschlossen wurde, damit niemand sich fragt, warum diese Datensätze nie auftauchen.
- **Zugriff:** Zugänge und Berechtigungen entzogen oder neu zugewiesen.
Von dort aus hält eine Routine das CRM sauber, wie die in unserem
[Checkliste zur Pflege von CRM-Datensätzen](https://dedupe.ly/blog/crm-data-hygiene-checklist).

### So hilft Dedupely, eine Bereinigung sicher zu delegieren

Prüfen Sie die tatsächlichen Rollenrechte, bevor Sie jemanden einladen. Ein regulärer Benutzer mit Zusammenführungsrechten ist kein reiner Prüfer; nutzen Sie eine separate Prüfliste, wenn jemand Treffer bewerten soll, ohne CRM-Daten ändern zu können.
In Dedupely laden Admins Benutzer ein und ändern Rollen. Benutzer können alle Funktionen nutzen außer Company Settings. Sie erstellen die Duplicate Searches und legen Regeln fest, welcher Wert gewinnt, sodass Zusammenführungen unabhängig vom Ausführenden denselben Regeln folgen. Unklare Gruppen können zur Prüfung gehen, und ein Audit Log erfasst jede Zusammenführung mit dem ausführenden Benutzer.
[Richten Sie eine Bereinigung ein, die auch andere durchführen können](https://v2.app.dedupe.ly/signup)

### Delegieren Sie die Arbeit, behalten Sie die Entscheidungen

Auch andere können eine CRM-Bereinigung gut durchführen, wenn die Entscheidungen vorher getroffen sind. Die Definition einer Dublette, die Regeln, welcher Wert sich durchsetzt, und was zur Prüfung kommt, stammen alle vom CRM-Verantwortlichen.
Mit diesen schriftlich festgehaltenen Regeln, den richtigen Berechtigungen und kurzen Abstimmungen kann die verantwortliche Person zügig arbeiten, ohne zu raten. Wenn sie geht, bleiben die Regeln und das Protokoll der Zusammenführungen zurück.

### Häufige Fragen

#### Kann ich die Bereinigung der CRM-Daten an eine Assistenz oder einen neuen Mitarbeiter delegieren?

Ja, sobald die wichtigsten Entscheidungen dokumentiert sind. Legen Sie pro Objekt fest, was als Dublette gilt, welcher Wert beim Zusammenführen gewinnt, was zur Prüfung geht und was niemals zusammengeführt werden darf. Die verantwortliche Person beginnt mit exakten Treffern, prüft die ersten Zusammenführungen gemeinsam und stimmt sich regelmäßig ab, solange die Arbeit läuft.

#### Was sollte ich festlegen, bevor andere CRM-Duplikate zusammenführen?

Legen Sie fest, was als Dublette gilt, welcher Wert in jedem Feld gewinnt, wohin unklare Treffer gehen und wer sie beantwortet. Halten Sie außerdem fest, was tabu ist, etwa Partner- oder Abrechnungsdatensätze, und wer einen Treffer ablehnen darf. Schreiben Sie es nieder, damit die Person gleich entscheidet wie Sie.

#### Welche Berechtigungen braucht man, um CRM-Duplikate zu bereinigen?

Nur das, was die Bereinigung braucht, etwa Bearbeiten und Zusammenführen der betroffenen Objekte. Geben Sie der Person einen eigenen Login, damit Sie sehen, wer was zusammengeführt hat. Legen Sie fest, ob sie Regeln ändern oder nur anwenden darf, und entziehen Sie den Zugang nach Abschluss der Arbeit.

#### Wie prüfen Sie die Duplikat-Zusammenführungen eines anderen?

Sehen Sie sich an, wie viele Treffer seit Ihrer letzten Prüfung gefunden, zusammengeführt, zur Prüfung vorgelegt und abgelehnt wurden. Öffnen Sie einige zusammengeführte Datensätze stichprobenartig und prüfen Sie Inhaber, Verknüpfungen und die Felder, die Ihre Reports nutzen. Beantworten Sie die Einträge, die in der Prüfung warten, damit die Arbeit weiterläuft.

#### Was sollte nach einer CRM-Bereinigung übergeben werden?

Die aktuellen Regeln einschließlich der unterwegs getroffenen Entscheidungen sowie ein Protokoll der Zusammenführungen. Ergänzen Sie offene Prüfpunkte, die Liste abgelehnter Treffer und einen Vermerk zu Zugriffen, die entfernt werden sollten. So kann die nächste Person dort weitermachen, wo die Bereinigung aufgehört hat.
Hinter dem Artikel

### Gaby Salinas

Marketing-Assistentin bei Dedupely
Gaby Salinas kam aus dem Marketing und der Werbung zu CRM-Daten. Deshalb betrachtet sie Dubletten von zwei Seiten: die Abgleichs- und Zusammenführungslogik dahinter und die Auswirkungen auf die Menschen, die mit dem CRM arbeiten, etwa den Vertriebsmitarbeiter, der einen Kunden zweimal anruft, den Administrator, dem die Schuld gegeben wird, und die Bereinigung, mit der niemand anfangen will.
Als Marketing-Assistentin bei Dedupely verfolgt sie, wie RevOps-Teams, Endnutzer, Berater und technische Teams tatsächlich mit ihren Daten arbeiten: die Datensätze, denen sie nicht mehr vertrauen, die Workarounds, die sie entwickeln, und den Moment, in dem sie sich schließlich zur Bereinigung entschließen. Was sie dabei herausfindet, prägt einen Großteil dessen, was Dedupely veröffentlicht.
[Mit Gaby auf LinkedIn vernetzen](https://www.linkedin.com/in/gbyslns)

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