TL;DR
- Ein einzelner CRM-Administrator kann nicht jede Dublette prüfen, daher entscheidet die Sicherheit der Übereinstimmung, was zuerst zusammengeführt wird.
- Beginnen Sie mit eindeutigen Duplikaten, etwa exakten E-Mail-Treffern, die am wenigsten Prüfung brauchen.
- Automatisieren Sie das Zusammenführen nur für Dubletten, die Sie ohne Prüfung zusammenführen würden.
- Schriftliche Zusammenführungsregeln erlauben jemand anderem, die Arbeit zu übernehmen, wenn der Administrator abwesend ist.
- Dedupely unterstützt Einzeladministratoren beim Finden, Prüfen und Zusammenführen von Duplikaten, mit Hilfe des Customer-Success-Teams.
Wenn Sie als Einzige das CRM betreuen, konkurrieren Duplikate mit allem anderen. Der Vertrieb will ein neues Feld, das Marketing eine Liste und die Geschäftsleitung bis Freitag einen Bericht.
Währenddessen fügen Formulare, Importe und Integrationen Datensätze schneller hinzu, als eine Person sie prüfen kann. Eine vollständige Bereinigung klingt nach einem Projekt für ein Team, das Sie nicht haben.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Dubletten nach Sicherheit sortieren, was Sie automatisieren und was Sie zur Prüfung behalten. Außerdem sehen Sie, wie Sie eine kurze Prüfroutine einhalten, Ihre Regeln festhalten und Entscheidungen anderer Teams einholen.
Warum die Deduplizierung schwieriger ist, wenn Sie allein arbeiten
Ein Team kann die Arbeit aufteilen und sich gegenseitig die Zusammenführungen prüfen. Ein Einzeladministrator trifft jede Entscheidung allein, oft zwischen anderen Anfragen.
Vor einer großen Zusammenführung gibt es keine zweite Meinung, und Unterbrechungen zerstückeln die Zeit, die eine sorgfältige Prüfung braucht. Das Wissen, warum etwas zusammengeführt wurde, steckt außerdem nur in Ihrem Kopf.
Das heißt nicht, dass die Bereinigung warten muss. Der Plan muss in die Zeit einer Person passen und auch an Ihren Abwesenheitstagen funktionieren.
Dubletten nach Sicherheit des Treffers sortieren
Beginnen Sie bei knapper Zeit mit den Dubletten, die sich mit der geringsten Prüfung zusammenführen lassen. Sortieren Sie sie nach Sicherheit, dann ergibt sich der Plan von selbst.
| Sicherheit | Beispiel | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Offensichtlich | Bestätigt als dieselbe Person oder Firma; gemeinsame Postfächer und getrennte Niederlassungen ausgeschlossen | Testen Sie eine geprüfte Stichprobe und führen Sie dann Bulk Merge aus; automatisieren Sie nur die verifizierte Regel |
| Wahrscheinlich | Gleicher Name und gleiche Firma, andere E-Mail | In kurzen Sitzungen prüfen |
| Unklar | Nur gleicher Name oder ein gemeinsames Postfach wie info@ | Fragen Sie das Team, das mit diesen Datensätzen arbeitet |
| Keine Dublette | Niederlassungen eines Unternehmens oder Mutter- und Tochtergesellschaft | Verwerfen, aber nur bei Gewissheit |
Einen Treffer abzulehnen nimmt ihn aus künftigen Ergebnissen, daher verbirgt eine falsche Ablehnung ein echtes Duplikat. Im Zweifel lassen Sie ihn zur Prüfung stehen. Niederlassungen und Tochtergesellschaften sind beschrieben in wie Sie mit verwandten Datensätzen umgehen, die wie Duplikate aussehen.
Automatisieren Sie nur Duplikate, die Sie ohne Prüfung zusammenführen würden
Automatisierung kann einem Einzeladministrator viel Zeit sparen, birgt aber auch Risiken. Eine falsche Regel wiederholt ihren Fehler bei jedem Datensatz, den sie berührt.
Automatisieren Sie nur Dubletten, die Sie ohne Prüfung zusammenführen würden, etwa exakte E-Mail-Treffer bei Kontakten. Testen Sie die Regeln zuerst an einer Stichprobe und prüfen Sie die Vorschau. Sobald sie stimmen, lassen sich sichere Dubletten nach Zeitplan automatisch zusammenführen.
Lassen Sie unsichere Muster zur Prüfung offen. Wie oft Sie prüfen sollten, hängt davon ab, wie viele neue Daten eingehen, darauf gehen wir ein in wie oft Sie Ihr CRM deduplizieren sollten.
Einen kurzen Prüfrhythmus beibehalten
Die Prüfung kann einen Einzeladministrator viel Zeit kosten, weil sie kein natürliches Ende hat. Eine kurze Sitzung zu festen Zeiten verhindert, dass sie ausufert.
- Termin buchen: ein fester Termin in Ihrem Kalender, kurz genug, dass Sie ihn einhalten.
- Beginnen Sie mit den Objekten, mit denen der Vertrieb täglich arbeitet: Doppelte Kontakte und Firmen betreffen mehr Menschen als alte Leads.
- Neue Dubletten nach Quelle prüfen: wenn ein Formular oder eine Integration die meisten erzeugt, lohnt sich die Korrektur an der Quelle.
- Stoppen, sobald der Slot endet: was übrig bleibt, wartet auf die nächste Sitzung.
Die vollständige Liste der monatlich und quartalsweise zu prüfenden Punkte finden Sie im Checkliste zur Pflege von CRM-Datensätzen.
Schreiben Sie die Regeln auf
Wenn Sie der einzige Administrator sind, existieren die Regeln oft nur in Ihrem Kopf. Das funktioniert, bis Sie im Urlaub sind, jemand fragt, warum zwei Konten zusammengeführt wurden, oder Sie das CRM an jemand anderen übergeben.
Eine Seite genügt. Bewahren Sie sie dort auf, wo der Rest Ihrer CRM-Dokumentation liegt, und aktualisieren Sie sie, wenn sich eine Entscheidung ändert.
| Was Sie festhalten sollten | Beispiel |
|---|---|
| Was als Duplikat gilt, pro Objekt | Kontakte: gleiche E-Mail-Adresse. Unternehmen: gleiche Domain, außer Niederlassungen. |
| Nach welchen Feldern Sie abgleichen | Zuerst E-Mail, dann Name mit Firma |
| Welcher Wert bei einer Zusammenführung gewinnt | Neuester Wert, außer Owner und Lifecycle-Phase |
| Was niemals zusammengeführt wird | Partnerkonten, mit der Abrechnung synchronisierte Datensätze |
| Wer unklare Fälle entscheidet | Sales Ops für Kontakte, Finanzen für Abrechnungsfirmen |
| Was automatisch läuft | Exakte E-Mail-Übereinstimmungen bei Kontakten |
Entscheidungen bei anderen Teams einholen
Von anderen Teams brauchen Sie deren Antwort darauf, was als Duplikat gilt. Das hängt vom Einzelfall ab: Was ein Team als Duplikat ansieht, sieht ein anderes womöglich nicht so.
Halten Sie die Anfrage klein. Bringen Sie drei oder vier echte Beispiele mit, jeweils mit einer Frage, etwa ob zwei Datensätze einen Kunden darstellen. Eine kurze Antwort der richtigen Person erspart Ihnen, eine Zusammenführung später rückgängig machen zu müssen.
In größeren Unternehmen kann ein RevOps-Team diesen Prozess gemeinsam verantworten. Unser Beitrag zu CRM-Dublettenbereinigung für RevOps-Teams beschreibt diese Einrichtung.
So hilft Dedupely einem Einzelverwalter, Duplikate im Griff zu behalten
Mit Dedupely können Einzelverantwortliche Suchen für unterstützte Objekte erstellen, zu behaltende Werte auswählen und Zusammenführungen vorab ansehen. Unklare Identitäten behalten Sie zur Prüfung und automatisieren nur Regeln, die an einer repräsentativen Stichprobe geprüft wurden. Customer Success unterstützt Sie per Anruf, Chat und E-Mail, wenn ein Fall mehr Aufmerksamkeit braucht.
Richten Sie eine Bereinigung ein, die Sie selbst ausführen können
Ein Plan, der zum Zeitbudget einer Person passt
Ein alleiniger Administrator kann nicht jedes Duplikat prüfen und muss es auch nicht. Nach Sicherheit zu sortieren, erlaubt es, die offensichtlichen schnell zusammenzuführen und sie zu automatisieren, sobald die Regeln greifen. Ihre Prüfzeit geht dann an die Fälle, die einen Menschen brauchen.
Wenn Sie Regeln schriftlich festhalten, wird Ihr Wissen für andere nutzbar. Ihre Zusammenführungen lassen sich leichter erklären, und die Arbeit läuft weiter, wenn Sie abwesend sind.
Häufige Fragen
Wie kann ein CRM-Admin allein mit der Datenbereinigung Schritt halten?
Sortieren Sie Duplikate nach Sicherheit der Übereinstimmung und führen Sie zuerst die eindeutigen zusammen, etwa exakte E-Mail-Treffer. Automatisieren Sie nur Muster, die Sie ohne Prüfung zusammenführen würden, und planen Sie für den Rest eine kurze Prüfsitzung ein. Halten Sie Ihre Regeln schriftlich fest, damit andere sie nachvollziehen und die Arbeit übernehmen können, während Sie abwesend sind.
Welche Duplikate sollte ein CRM-Administrator zuerst zusammenführen?
Führen Sie zuerst die offensichtlichen Duplikate zusammen: Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse und Unternehmen mit derselben Domain. Sie brauchen die wenigste Prüfung und beseitigen einen großen Teil des Rauschens. Gehen Sie danach zu wahrscheinlichen Treffern über, etwa gleichnamige Personen im selben Unternehmen mit anderer E-Mail-Adresse, und prüfen Sie diese vor der Zusammenführung.
Ist es sicher, das Zusammenführen von CRM-Duplikaten zu automatisieren?
Automatisieren lässt sich das bei Duplikaten, die Sie sicher erkennen, etwa bei identischen E-Mails. Testen Sie Ihre Regeln an einer Stichprobe, prüfen Sie die Ergebnisse und achten Sie darauf, dass leere Felder keine bestehenden Werte überschreiben. Weniger sichere Treffer, etwa ähnliche Namen, sollten zur manuellen Prüfung bleiben, denn eine automatische Regel wiederholt jeden Fehler bei jedem Datensatz.
Wie dokumentieren Sie Regeln zur CRM-Deduplizierung?
Führen Sie ein einseitiges Dokument, in dem je Objekt steht, was als Duplikat gilt, und welche Felder Sie abgleichen. Nehmen Sie auf, welcher Wert gewinnt, was nie zusammengeführt wird, wer unklare Fälle entscheidet und was automatisch läuft. Aktualisieren Sie es bei jeder Entscheidungsänderung und bewahren Sie es zusammen mit Ihrer übrigen CRM-Dokumentation auf.
Wer entscheidet, was als Dublette gilt, wenn es nur einen Administrator gibt?
Der Admin steuert den Prozess, doch die Teams, die mit den Datensätzen arbeiten, entscheiden mit. Was als Duplikat gilt, hängt vom Einzelfall ab, und Vertrieb, Marketing und Finanzen sehen dieselben Datensätze womöglich anders. Legen Sie ihnen einige echte Beispiele vor, stellen Sie zu jedem Beispiel eine Frage und halten Sie die Antwort fest.
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