TL;DR
- I duplicati CRM provengono da molti posti: migrazioni, importazioni, moduli web e strumenti di prospecting.
- I nuovi duplicati continuano ad arrivare perché i processi che li creano continuano a funzionare.
- La deduplicazione integrata di un CRM corrisponde a regole fisse, quindi le corrispondenze parziali passano.
- Pulisci prima i duplicati che hai, poi unisci automaticamente i nuovi man mano che arrivano.
- Dedupely trova quasi-corrispondenze come errori di battitura e soprannomi, e unisce automaticamente i nuovi duplicati.
La maggior parte dei CRM con una storia di qualche anno ha contatti, aziende o account duplicati. Provengono da molte fonti contemporaneamente: migrazioni, importazioni, moduli web, strumenti di prospecting e corrispondenze prossime che la deduplicazione integrata del CRM non rileva. Il mix di ogni team è diverso, quindi non esiste una soluzione unica che funzioni ovunque. Anche i team che conoscono bene le loro fonti trovano ancora nuovi duplicati. In questo articolo scopri le fonti più comuni, perché continuano ad arrivare e come trovarle prima di unire.
Un record duplicato è due o più record nel tuo CRM che descrivono la stessa persona, azienda o affare. Trovare la fonte significa tracciare quale strumento o processo li ha creati, in modo da poter decidere cosa pulire e cosa cambiare.
I duplicati provengono da molti posti e il mix di ogni CRM è diverso
Quando mi chiedono perché il loro CRM ha tanti duplicati, la risposta è quasi sempre un elenco. Potrebbe includere una migrazione di anni fa, un modulo web e un'importazione settimanale di un commerciale.
Le fonti dipendono anche da come lavora ogni team. Due aziende sullo stesso CRM, con lo stesso piano, possono avere problemi di duplicati molto diversi.
Conoscere le cause ti aiuta a pianificare, e comunque non farà sparire i duplicati. I team che riescono a nominare ogni fonte hanno ancora duplicati, perché i processi dietro di loro continuano a funzionare.
Le fonti che vedo più spesso nelle chiamate
Questi sono i principali che emergono quando i team ci parlano. Sono i più comuni, e ce ne sono molti altri.
Migrazioni CRM e acquisizioni
Una migrazione sposta anni di record contemporaneamente, spesso da sistemi che non si sono mai controllati l'uno con l'altro. Un'acquisizione fa lo stesso, con una seconda lista di clienti che si sovrappone alla tua.
Entrambi generano duplicati in una data nota. Per questo sono più facili da rintracciare rispetto ad altre fonti.
Il 25% dei team ha tracciato i propri duplicati a una migrazione CRM o un'acquisizione.
La deduplicazione integrata del CRM ne perde alcuni
La maggior parte dei CRM ha la deduplicazione integrata e cattura parte del problema. Ognuno ha le sue regole su cosa conta come corrispondenza.
Alcuni CRM corrispondono nativamente solo su nome esatto o numero di telefono e, per confrontare qualsiasi altro campo, devi contattare il loro supporto. Altri avvertono o bloccano all'ingresso, e alcuni non controllano i record creati tramite integrazioni o API.
I record che escono da quelle regole passano. Un errore di battitura in un nome, un soprannome, o "Inc." su un'azienda e non sull'altra può bastare.
Strumenti connessi
I moduli web, le app telefoniche, i checkout e gli strumenti di prenotazione scrivono record nel CRM da soli. Un cliente che digita un'e-mail diversa o sbaglia il nome può finire come un secondo contatto.
Ogni strumento ha il suo modo di decidere se una persona esiste già, e solitamente non puoi cambiarlo.
Quando un'integrazione è mal configurata, l'effetto è immediato. Un errore di sincronizzazione o una mappatura errata crea un picco di nuovi record.
Quasi il 40% dei team vede picchi improvvisi di duplicati da integrazioni mal configurate, errori API o importazioni di pagamenti.
Strumenti di vendita e prospecting
Strumenti di prospezione e arricchimento dati aggiungono contatti mentre i rep lavorano. Alcuni controllano il CRM prima di aggiungere un record, altri no.
Importazioni
I fogli di calcolo da eventi, partner e liste acquistate arrivano con la loro formattazione. Se nessuno li confronta con il CRM prima, le persone che sono già lì ricevono un secondo record.
Oltre a questi, vedo l'inserimento manuale, script API, routing dei lead e dati da strumenti di supporto. Ogni lista sarà diversa.
Perché i duplicati continuano ad arrivare anche quando conosci la fonte
La maggior parte dei team lavora con ritmo giornaliero, settimanale, mensile e trimestrale. Pensa a importazioni di lead giornaliere, sincronizzazioni di campagne settimanali e caricamenti di fine trimestre.
Quei processi continuano a essere eseguiti anche quando creano dati errati. Ognuno ha un proprietario con i propri obiettivi, e un modulo che importa lead rimane attivo, con o senza duplicati.
Leadership e stakeholder di solito si preoccupano più dei risultati e del ROI che dei dati puliti, ed è una priorità giusta. Qui nessuno sbaglia. Il tuo lavoro è mantenere i dati utilizzabili mentre l'azienda continua.
Cosa costano i duplicati, indipendentemente dalla fonte
Le cause variano da team a team. Le conseguenze sono simili ovunque.
| Dove appare | Cosa succede |
|---|---|
| Report | Conteggi, pipeline e attribuzione non tornano. Nessuno si fida dei numeri. |
| Vendite | Due rappresentanti contattano lo stesso cliente, oppure uno chiama chi già acquista da te. |
| Commissione | Due rappresentanti possiedono lo stesso account su due record e entrambi rivendicano l'affare. |
| Marketing | La stessa persona riceve un'email due volte o finisce nel segmento sbagliato. |
| Costi del CRM | I duplicati contano verso i limiti di contatti o record, che possono spingerti a un piano superiore. |
Come trovare l'origine prima di fare il merge
Prima di unire qualcosa, dedica del tempo a capire da dove vengono i duplicati. Tre controlli di solito ti dicono la maggior parte di quello che ti serve.
Elenca ogni strumento e processo che crea record
Annota ogni modulo, integrazione, import, app e persona che può aggiungere un record. Includi i processi che vengono eseguiti una volta al trimestre e quelli che conosce solo una persona.
Per ognuno, nota quale oggetto scrive, come HubSpot Contacts, Salesforce Accounts o Pipedrive People.
Cercate modelli nei duplicati che avete già
Raggruppa i tuoi duplicati per fonte, data di creazione e proprietario. Un cluster creato in un giorno spesso punta a un'importazione o una sincronizzazione.
I duplicati su molte date indicano una fonte costante, come un modulo o una routine di un agente. Se il CRM memorizza la fonte o la data di creazione, ordina per quella.
Separa le onde una tantum dalle fonti costanti
I due richiedono risposte diverse, quindi ordina ogni fonte che hai trovato in uno o nell'altro gruppo.
| Tipo | Esempi | Cosa significa per la pulizia |
|---|---|---|
| Pulizia una tantum | Una migrazione, un'acquisizione, un'importazione di grandi dimensioni | Pulisci una volta. La fonte si è già fermata. |
| Fonte costante | Moduli web, integrazioni, strumenti di prospecting, importazioni dei rep | Pulisci e continua a verificare, perché arrivano continuamente nuovi duplicati. |
Pulisci prima quello che hai, poi correggi le fonti
Nella maggior parte dei casi, pulisco prima i duplicati esistenti. Un CRM pulito facilita l'individuazione dei nuovi duplicati, che puntano alla loro fonte d'origine.
Correggere ogni fonte per prima può richiedere mesi, poiché ogni strumento ha il suo proprietario e le sue impostazioni. Nel frattempo, i report e i rep continuano a lavorare con i dati disordinati.
Ci sono eccezioni. Se un'integrazione mal configurata sta creando un picco improvviso, fermala o risolvila prima. Altrimenti domani starai pulendo gli stessi record.
Come Dedupely trova i duplicati, indipendentemente da quale strumento li ha creati
In Dedupely, costruisci ricerche di duplicati con matching che consente errori di battitura, soprannomi e suffissi come Inc. o LLC, così le quasi-corrispondenze compaiono. Vedi ogni match e visualizza ogni unione prima che cambi, quindi unisci i duplicati e i nuovi automaticamente. La nostra guida a trovare duplicati spiega come funziona l'abbinamento.
Mappate le vostre fonti, poi pulite
I duplicati del tuo CRM hanno più di una causa e il mix dipende da come lavora il tuo team. Migrazioni, importazioni, strumenti collegati e strumenti di prospecting aggiungono ciascuno la loro quota e i processi dietro di essi continuano a funzionare.
Sapere quali strumenti creano record e quali duplicati sono arrivati in una sola ondata ti dice dove focalizzarti. Una volta ripuliti i duplicati esistenti, ognuno nuovo è più facile da ricondurre alla sua fonte, quindi puoi affrontare le fonti una alla volta.
Domande frequenti
Perché i CRM finiscono per avere così tanti contatti duplicati?
I CRM raccolgono duplicati da molte fonti: migrazioni, acquisizioni, importazioni, moduli web, strumenti di prospecting e deduplicazione integrata che non rileva le corrispondenze prossime. La combinazione è diversa per ogni team. Poiché i processi vengono eseguiti quotidianamente, settimanalmente e trimestralmente, nuovi duplicati continuano ad arrivare anche dopo una pulizia.
Come scopro cosa sta creando duplicati nel mio CRM?
Iniziate elencando ogni tool e processo che crea record, poi raggruppate i duplicati esistenti per fonte, data di creazione e proprietario. I pattern mostrano da dove provengono. Infine, separate gli oneri una tantum, come una migrazione, dalle fonti costanti come form e integrazioni, poiché ognuno necessita di una risposta diversa.
Devo pulire prima i duplicati o risolvere prima l'origine?
Nella maggior parte dei casi, pulisci prima i duplicati esistenti, poi correggi le fonti. Un database pulito rende facile individuare e tracciare i nuovi duplicati. L'eccezione è un picco improvviso da un'integrazione o importazione mal configurata, dove fermi prima quella fonte e poi pulisci dopo.
Perché la deduplicazione integrata del mio CRM non cattura tutto?
La deduplicazione integrata si basa su regole fisse, quindi i record diversi anche di poco possono sfuggire. Un errore di ortografia, un soprannome, un email aggiuntiva o un suffisso aziendale possono bastare. Alcuni inoltre non rilevano i record creati tramite integrazioni o API, e gli import senza email, dominio o Record ID creano nuovi record, quindi usali per quello che catturano.
Quali problemi causano i contatti duplicati?
I contatti duplicati rendono i report inaffidabili e portano i rep a chiamare lo stesso cliente due volte. Causano controversie su commissioni quando due rep possiedono lo stesso account su record separati, e il marketing invia email ripetute a una persona. I duplicati contano anche verso i limiti di contatti o record, che possono farti salire a un livello CRM superiore.
Oppure registrati con Google
