TL;DR
- Controllate, filiali e franchising condividono spesso nome o dominio pur essendo clienti separati.
- Le caselle condivise come info@ possono collegare più persone a un solo indirizzo email.
- I familiari che condividono un'email possono essere un cliente o più, a seconda dell'attività.
- Prima di unire o rifiutare record collegati, definisci perché per il tuo team non sono duplicati.
- Dedupely ti permette di rifiutare i record collegati come false corrispondenze, così restano fuori dalle ricerche future.
Alcuni record coincidono su ogni campo che cerchi e non sono comunque duplicati.
Due uffici della stessa azienda condividono un dominio. Tre commerciali scrivono da sales@. Una coppia compra con un solo indirizzo email.
Se li unisci per errore, due clienti diventano un solo record, con un proprietario e un solo insieme di contratti e attività. Se li lasci, tornano in ogni ricerca di duplicati e seppelliscono i duplicati veri.
In questo articolo vedrai tipi comuni di record correlati e perché sembrano duplicati. Vedrai anche come gestirli perché smettano di intralciarti.
Perché i record collegati sembrano duplicati
Le ricerche di duplicati confrontano i campi che i record condividono: nome, email, dominio, telefono e indirizzo. I record correlati condividono molti di questi campi, perché appartengono allo stesso gruppo, luogo o nucleo familiare.
La differenza sta fuori dai dati. Due account di filiale possono avere lo stesso dominio e un nome simile, ma responsabili, contratti e indirizzi di fatturazione diversi. Niente nei campi confrontati lo dice.
Per questo il confine tra correlato e duplicato va valutato caso per caso: ciò che un team considera un duplicato, un altro potrebbe non farlo.
Un team che vende un contratto a un intero gruppo può volere un solo record. Un team che vende a ogni filiale ne ha bisogno separati.
Casi comuni di record collegati
Controllate
Una capogruppo e le sue controllate condividono spesso un marchio, un dominio o un formato email. In molti CRM sono record aziendali separati, con propri contatti, trattative e responsabili.
Alcuni team vendono al gruppo e trattano le controllate come un solo account. Altri vendono a ogni controllata separatamente e devono tenerle distinte.
Filiali regionali
Filiali e uffici nazionali condividono spesso il nome dell'azienda e a volte il dominio. Possono differire solo per città, paese, un dominio nazionale come example.de ed example.fr, oppure un suffisso legale come GmbH.
Se il team assegna gli account per regione, unire due filiali mette lo storico di una regione sotto il responsabile di un'altra.
Franchising
Le sedi di un franchising condividono il marchio e a volte un dominio centrale, ma ogni sede è spesso un'attività a sé con un proprio titolare. Per un fornitore, ogni affiliato può essere un cliente separato con fatture separate.
Account padre e figlio
Alcuni team collegano di proposito un account padre ai suoi account figli. I figli ripetono spesso nome, settore e dominio del padre, quindi corrispondono tra loro e con il padre.
Questi collegamenti servono a mostrare la struttura, quindi unirli ne vanifica lo scopo. Alcuni CRM offrono etichette padre e figlio proprio per questo.
Caselle condivise
Indirizzi come info@, sales@ o support@ appartengono a un team. Più persone possono compilare un modulo con lo stesso indirizzo condiviso, quindi una ricerca sull'email le mette insieme.
Per alcuni team, la casella condivisa è il contatto. Per altri, ogni persona dietro di essa è un contatto distinto che ha solo usato l'indirizzo del team.
Familiari che condividono un'email
Nel consumer, un nucleo familiare condivide spesso un indirizzo email. Partner, genitori e figli possono essere ognuno un cliente o paziente distinto.
Un'attività che fattura al nucleo familiare può volere un solo record. Una clinica o una scuola che segue ogni persona ha bisogno di record separati, anche con stessa email e telefono.
I record collegati in breve
| Maiuscole e minuscole | Cosa hanno in comune | Perché i team li tengono separati |
|---|---|---|
| Controllate | Marchio, dominio, formato email | Contratti, responsabili e fatturazione separati |
| Filiali regionali | Il nome, a volte il dominio | Territori e responsabili regionali |
| Franchising | Nome del marchio, a volte un dominio centrale | Ogni sede è un'attività a sé |
| Account padre e figlio | Nome, settore, dominio | Il collegamento mostra la struttura di proposito |
| Caselle condivise | Indirizzo email | Più persone dietro un indirizzo |
| Familiari | Email, telefono, indirizzo | Ogni persona può essere un cliente distinto |
Prima, definisci perché non sono duplicati
Prima di decidere cosa fare con un gruppo di record correlati, annota perché non sono duplicati per il tuo team. Un motivo chiaro rende più facile la decisione successiva e aiuta la prossima persona che incontra lo stesso gruppo.
Anche i duplicati veri possono differire per responsabile o consenso, quindi questi dettagli non decidono. Queste domande vanno più al punto:
- I record sono la stessa entità giuridica o entità diverse?
- È la stessa sede, o sono uffici, negozi o filiali diversi?
- Sono la stessa persona, o persone diverse dietro un unico indirizzo?
- Vendi, fatturi o servi ciascuno separatamente?
Se i record sono entità, luoghi o persone diversi a cui vendi o che servi separatamente, sono record correlati. Se sono la stessa entità, luogo o persona inserita due volte, sono duplicati, e unirli è probabilmente la scelta giusta.
Come gestire i record collegati
Rifiuta la corrispondenza quando sei sicuro
Quando sei certo che un gruppo di record non è un duplicato, rifiuta la corrispondenza. Una corrispondenza rifiutata non ricompare nelle ricerche, quindi decidi una volta invece che a ogni ricerca.
Chiedi quando non sei sicuro
Alcuni gruppi non sono chiari: due filiali che potrebbero essere lo stesso ufficio, o una casella condivisa che potrebbe essere una persona. Inviali a qualcuno che conosce gli account, come il responsabile o l'account manager, prima che qualcuno li unisca.
Restringi la ricerca
Se un intero tipo di record correlato continua a corrispondere, cambia la ricerca invece di rifiutare i gruppi uno per uno. Aggiungi paese o città a una corrispondenza sul dominio così le filiali smettono di essere abbinate. Lascia fuori dalle corrispondenze sull'email gli indirizzi condivisi come info@.
Collegali invece di unirli
I record correlati possono restare collegati. Un collegamento padre–figlio o un'associazione tra aziende mostra la relazione senza perdere ciò che rende distinto ogni record.
Come Dedupely tiene i record collegati fuori dalle tue unioni
In Dedupely rifiuti le false corrispondenze, e un gruppo rifiutato resta fuori dalle ricerche di duplicati attuali e future. Puoi inviare in revisione i gruppi poco chiari. Per impostazione predefinita, Dedupely esclude anche le corrispondenze rischiose, come gruppi di oltre 20 record, così i grandi gruppi collegati non si uniscono in blocco.
Tieni separati di proposito i record correlati
Controllate, filiali, franchising, account padre e figlio, caselle condivise e famiglie condividono dati su cui si basano le ricerche di duplicati. Se sono duplicati dipende da come il tuo team vende, fattura e serve, quindi la risposta può cambiare da un CRM all'altro.
Una volta capito perché un gruppo non è un duplicato, il resto diventa più facile. Rifiuti ciò di cui sei sicuro, chiedi per ciò di cui non lo sei e regoli le ricerche perché gli stessi record correlati smettano di tornare.
Domande frequenti
Le controllate sono duplicati in un CRM?
Spesso no, anche se dipende da come vende il tuo team. Le controllate condividono spesso marchio o dominio, ma hanno propri contratti, responsabili e fatturazione. Se vendi a ogni controllata separatamente, servono record separati; se vendi solo all'intero gruppo, può bastare un record.
Come gestisci i contatti che condividono un indirizzo email?
Controlla prima se l'email è una casella condivisa, come info@, o un indirizzo familiare. Se la usano più persone reali, tienile come contatti separati e rifiuta la corrispondenza. Se l'email è di una sola persona inserita due volte, unisci i record come duplicati.
Conviene unire le filiali regionali di un'azienda?
Dipende da come lavora il tuo team: se ogni filiale ha il proprio responsabile, territorio o contratto, tieni le filiali come record separati. Se il team tratta l'azienda come un solo account, unire può essere giusto. In ogni caso, decidi prima di qualsiasi unione in blocco, perché le filiali spesso condividono nome e dominio.
Qual è la differenza tra un duplicato e un record correlato?
Un duplicato è la stessa persona o azienda inserita più di una volta. Un record correlato è una persona o azienda diversa collegata a un'altra, come una controllata, una filiale o un familiare. I record correlati condividono spesso dei campi, quindi in una ricerca possono sembrare duplicati.
Come impedisci ai falsi duplicati di ricomparire?
Rifiuta la corrispondenza quando sei sicuro che i record non sono duplicati, così non torna nelle ricerche future. Se un intero tipo di record continua a corrispondere, cambia invece la ricerca. Aggiungi un campo come il paese, o lascia fuori dalle corrispondenze email gli indirizzi condivisi come info@.
Oppure registrati con Google
HubSpot Marketplace 
