TL;DR
- Comece por correspondências exatas no campo que identifica cada registro, como o email ou o domínio.
- Depois das correspondências exatas, combine dois ou mais campos, como o nome com a empresa.
- Os melhores campos dependem do objeto e da origem dos seus registros.
- Nenhum campo é seguro em todos os casos, porque o que conta como duplicado varia de equipe para equipe.
- O Dedupely permite criar pesquisas de duplicados com os campos certos para cada objeto e origem.
Cada pesquisa de duplicados começa com uma decisão: que campos têm que coincidir para dois registros contarem como iguais. Escolha poucos e mescla pessoas que só compartilham um nome. Escolha demasiados e os duplicados que queria encontrar escapam.
Não há uma lista universal dos campos certos. Um contato de um formulário web traz dados diferentes de um vindo de uma lista de eventos. Um registro de empresa também se comporta de forma diferente de um negócio.
Neste artigo, vai ver por onde começar e que combinações experimentar a seguir. Vai ver também como o objeto e a fonte mudam a escolha, e porque é que um único campo pode enganar.
Primeiro, decida o que significa um duplicado no seu CRM
Antes de escolher campos, olhe para os seus próprios dados. O que faz de dois registros o mesmo cliente para a sua equipe, e onde é que os registros se sobrepõem? Quando souber isso, os campos para a correspondência, e o rigor de cada um, decorrem daí.
Isto depende do caso: o que uma equipe considera duplicado, outra pode não considerar.
Uma equipe que vende para pessoas físicas pode tratar dois contatos com o mesmo email como uma só pessoa. Uma equipe que vende para famílias pode tratá-los como dois compradores que compartilham uma caixa de entrada.
O mesmo vale para empresas. Para uma equipe, todos os escritórios de uma empresa são uma conta. Para outra, cada escritório tem o seu responsável e contrato, por isso tem que continuar a ser um registro separado.
Comece pelos duplicados óbvios
O primeiro passo mais seguro são os duplicados que ninguém discute. Normalmente são correspondências exatas no campo que identifica cada registro, e são os menos arriscados de mesclar.
Contatos: email
Para pessoas, o email é o ponto de partida habitual. Dois contatos com o mesmo email de trabalho são muito provavelmente a mesma pessoa, mesmo com nomes escritos de forma diferente.
Compare-o de forma exata, sem distinguir maiúsculas. Deixe a correspondência de email mais flexível para depois, quando os grupos óbvios estiverem mesclados.
Empresas: domínio
Nas empresas, o domínio do website tem o mesmo papel. Dois registros de empresa com o mesmo domínio são normalmente a mesma empresa, diga o que disser o campo do nome.
Os domínios precisam de algum cuidado. A mesma empresa pode aparecer como www.example.com, example.com e https://example.com/contact, por isso compare o domínio principal.
Depois combine campos
Muitos duplicados não compartilham email nem domínio. Um registro tem um email profissional e o outro um pessoal, ou um não tem email nenhum. Para os encontrar, combine dois ou mais campos que juntos apontem para uma pessoa ou empresa.
Nome e empresa
Primeiro nome e sobrenome junto com o nome da empresa é uma combinação comum para contatos. Ela pega pessoas que se cadastraram duas vezes com emails diferentes, e registros digitados à mão sem email.
Nome e país ou cidade
Para empresas, nome mais país é um bom passo seguinte. Mantém separada a "Northwind" da Alemanha da "Northwind" do Canadá, que podem ser negócios sem relação.
Para contatos sem empresa, o nome mais a cidade pode funcionar, desde que os nomes na base de dados não sejam demasiado comuns.
Nome e telefone
O nome com um número de telefone ajuda quando faltam emails, como em registros de chamadas ou eventos presenciais. Os formatos de telefone variam muito, por isso retire espaços, hífenes e parênteses e compare os dígitos.
Os leads e negócios precisam dos seus próprios campos
Contatos e empresas seguem os pontos de partida acima. Leads e negócios comportam-se de outra forma, pelo que contêm e pela rapidez com que são criados.
| Objeto | Uma boa primeira correspondência | Uma combinação seguinte | Onde pode enganar |
|---|---|---|---|
| Leads | Email exato para leads de pessoa, domínio exato para leads de empresa | Nome com a empresa do formulário ou da lista | Leads importados só com nome e empresa, e registros repetidos com um email novo |
| Negócios | Mesma empresa associada, valor e data de fecho | Nome do negócio com a empresa | Renovações e compras repetidas que a equipe mantém como negócios separados |
Os leads têm poucos dados, por isso uma correspondência em dois campos fracos merece revisão. Os negócios têm dinheiro, por isso verifique o responsável e a fase antes de mesclar, porque decidem a quem vai o crédito.
Escolha campos para cada origem
De onde um registro veio diz em quais campos você pode confiar. O mesmo objeto pode precisar de campos diferentes dependendo de como seus registros foram criados.
Formulários web
Os formulários costumam capturar um email, por isso aqui o email tende a ser confiável. Os nomes são menos confiáveis: as pessoas digitam apelidos, tudo em maiúsculas ou o nome completo no campo de primeiro nome.
Importações e listas de eventos
Listas de eventos, parceiros ou fornecedores têm muitas vezes nomes e empresas mas não email, ou um email pessoal. Nome com empresa é normalmente a melhor correspondência para estes registros.
Integrações e enriquecimento
Os registros criados por outro sistema trazem muitas vezes o ID desse sistema, que é uma correspondência forte quando existe. As ferramentas de enriquecimento podem acrescentar o nome legal de uma empresa, por isso as correspondências por nome falham onde as por domínio continuam a funcionar.
Registros escritos pelos comerciais
A digitação manual traz erros de digitação, campos vazios e valores no campo errado, como um telefone no campo de email. Uma comparação de nomes mais flexível ajuda, e também verificar mais de um campo.
Porque é que um único campo pode enganar
Não há uma lista fixa de campos que nunca deva usar sozinhos. Depende dos seus dados. Ainda assim, alguns campos enganam com frequência suficiente para merecer um segundo olhar:
- Números de telefone: a central telefônica de um escritório ou o telefone fixo de uma família podem ser compartilhados por muitas pessoas.
- Nomes próprios: nomes comuns como Maria ou John correspondem a milhares de pessoas sem relação.
- E-mail: caixas compartilhadas como info@ ou sales@ podem representar uma equipe inteira.
- Nome da empresa: empresas diferentes podem compartilhar um nome em países diferentes.
- Cidade ou endereço: um grande edifício de escritórios pode ter dezenas de empresas.
Nada disso é uma regra. Para um negócio que atende domicílios, um telefone compartilhado pode ser exatamente o que faz de dois registros um só cliente. Por isso os campos precisam vir da sua própria definição de duplicado.
Decida quão rigoroso deve ser cada campo
Escolher um campo é metade da decisão. A outra metade é o quanto os valores têm que coincidir. Exact serve para email ou domínio, uma mais abrangente para nomes, e um campo muitas vezes vazio pode ficar de fora.
Um padrão útil é um campo rigoroso mais um ou dois mais abrangentes. Por exemplo, um domínio de empresa exato com um nome de contato mais abrangente encontra a mesma pessoa cadastrada duas vezes numa empresa. Para saber mais sobre como ganhar confiança, veja como identificar corretamente todos os duplicados no seu CRM.
Como o Dedupely o ajuda a fazer corresponder pelos campos certos
No Dedupely, você cria pesquisas de duplicados para cada objeto e define o rigor de cada campo, de exato a grafia semelhante. Pesquisas prontas para combinações comuns de campos já estão lá desde o primeiro login, para que você comece pelos duplicados óbvios. Quando registros correspondem mas não são duplicados para a sua equipe, rejeite a correspondência e ela não volta às suas pesquisas.
Deixe que os seus próprios dados escolham os campos
Os campos que encontram duplicados num CRM podem não encontrá-los, ou juntar os registros errados, em outro. Começar por correspondências exatas de email e domínio limpa os conjuntos óbvios, e combinações como nome com empresa ou país encontram o restante.
O que sustenta tudo isso é a sua própria definição de duplicado. Saiba o que faz de dois registros o mesmo cliente para a sua equipe, e onde cada fonte acerta ou erra nos dados. Assim, fica muito mais fácil escolher os campos certos para cada objeto.
Perguntas frequentes
Que campos usar para encontrar contatos duplicados?
Comece pelo email, com correspondência exata, já que dois contatos com o mesmo email profissional normalmente são a mesma pessoa. Depois combine primeiro nome e sobrenome com a empresa, ou nome com telefone, para pegar pessoas com emails diferentes ou sem email. A combinação certa depende da origem dos seus contatos e do que a sua equipe considera duplicado.
Que campos devo usar para encontrar negócios duplicados?
Comece pelos negócios vinculados à mesma empresa que têm o mesmo valor e a mesma data de fechamento. Depois compare o nome do negócio com a empresa. Renovações e compras repetidas podem parecer idênticas, então decida primeiro se a sua equipe as mantém como negócios separados antes de mesclar qualquer coisa.
Fazer corresponder só pelo nome chega para encontrar duplicados?
Normalmente não: nomes comuns correspondem a muitas pessoas sem relação, e negócios diferentes em países diferentes podem compartilhar um nome de empresa. Combine o nome com pelo menos outro campo, como empresa, domínio de email, país ou telefone. Assim dois registros só correspondem quando mais de uma prova coincide.
É possível encontrar duplicados pelo número de telefone?
Sim, mas os números de telefone funcionam melhor combinados com um nome. Centrais telefônicas de escritório e telefones fixos de família podem ser compartilhados por muitas pessoas, por isso uma correspondência só por telefone pode agrupar registros que não são duplicados. Os formatos também variam, por isso remova espaços, hífenes e indicativos e compare os dígitos.
Quantos campos devem coincidir antes de mesclar duplicados?
Quanto mais campos fortes coincidirem, mais segura é a mesclagem: uma correspondência exata de email ou domínio costuma bastar para duplicados óbvios. Para correspondências mais amplas, procure três ou quatro campos em concordância, como nome, empresa e telefone. Revise os conjuntos com menos campos antes de mesclar.
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