Résumé
- Filiales, agences et franchises partagent souvent un nom ou un domaine tout en étant des clients distincts.
- Des boîtes partagées comme info@ peuvent rattacher plusieurs personnes à une seule adresse e-mail.
- Des membres d'une famille partageant un e-mail peuvent être un client ou plusieurs, selon l'activité.
- Avant de fusionner ou de rejeter des fiches liées, définissez pourquoi elles ne sont pas des doublons pour votre équipe.
- Dedupely vous permet de rejeter des fiches liées comme fausses correspondances, pour qu'elles restent hors des recherches futures.
Certaines fiches correspondent sur chaque champ de votre recherche et ne sont pourtant pas des doublons.
Deux bureaux de la même entreprise partagent un domaine. Trois commerciaux écrivent depuis sales@. Un couple achète avec une seule adresse e-mail.
Fusionnés par erreur, deux clients deviennent un seul enregistrement, avec un propriétaire et un seul ensemble de contrats et d'activité. Laissés tels quels, ils reviennent dans chaque recherche de doublons et noient les vrais doublons.
Dans cet article, vous verrez des types courants de fiches liées et pourquoi elles ressemblent à des doublons. Vous verrez aussi comment les traiter pour qu'elles cessent de vous gêner.
Pourquoi des fiches liées ressemblent à des doublons
Les recherches de doublons comparent les champs que partagent les fiches: nom, e-mail, domaine, téléphone et adresse. Les fiches liées partagent beaucoup de ces champs, parce qu'elles appartiennent au même groupe, lieu ou foyer.
La différence se trouve hors des données. Deux comptes d'agence peuvent avoir le même domaine et un nom proche, mais des propriétaires, contrats et adresses de facturation différents. Rien dans les champs rapprochés ne le dit.
C'est pourquoi la frontière entre lié et doublon dépend du cas : ce qu'une équipe considère comme un doublon, une autre peut ne pas le faire.
Une équipe qui vend un contrat à tout un groupe peut vouloir une seule fiche. Une équipe qui vend à chaque agence a besoin de fiches séparées.
Cas courants de fiches liées
Filiales
Une société mère et ses filiales partagent souvent une marque, un domaine ou un format d'e-mail. Dans beaucoup de CRM, ce sont des fiches entreprise distinctes, avec leurs propres contacts, transactions et propriétaires.
Certaines équipes vendent au groupe et traitent les filiales comme un seul compte. D'autres vendent à chaque filiale séparément et doivent les garder distinctes.
Agences régionales
Les agences et les bureaux nationaux partagent souvent le nom de l'entreprise et parfois le domaine. Ils peuvent ne différer que par la ville, le pays, un domaine national comme example.de et example.fr, ou un suffixe juridique comme GmbH.
Si votre équipe attribue les comptes par région, fusionner deux agences place l'historique d'une région sous le propriétaire d'une autre.
Franchises
Les points de vente d'une franchise partagent une marque et parfois un domaine central, mais chacun est souvent une entreprise distincte avec son propre dirigeant. Pour un fournisseur, chaque franchisé peut être un client à part avec ses propres factures.
Comptes parents et enfants
Certaines équipes lient volontairement un compte parent à ses comptes enfants. Les enfants reprennent souvent le nom, le secteur et le domaine du parent, donc ils correspondent entre eux et avec le parent.
Ces liens servent à montrer une structure, les fusionner va donc contre leur but. Certains CRM proposent des libellés parent et enfant précisément pour cela.
Boîtes partagées
Des adresses comme info@, sales@ ou support@ appartiennent à une équipe. Plusieurs personnes peuvent remplir un formulaire avec la même adresse partagée, et une recherche sur l'e-mail les réunit.
Pour certaines équipes, la boîte partagée est le contact. Pour d'autres, chaque personne derrière elle est un contact distinct qui a simplement utilisé l'adresse de l'équipe.
Membres d'une famille partageant un e-mail
Dans le grand public, un foyer partage souvent une adresse email. Conjoints, parents et enfants peuvent chacun être un client ou un patient distinct.
Une entreprise qui facture le foyer peut vouloir une seule fiche. Une clinique ou une école qui sert chaque personne a besoin de fiches séparées, même avec le même email et téléphone.
Les fiches liées en un coup d'œil
| Casse | Ce qu'ils partagent | Pourquoi les équipes les gardent séparés |
|---|---|---|
| Filiales | Marque, domaine, format d'e-mail | Contrats, propriétaires et facturation séparés |
| Agences régionales | Le nom, parfois le domaine | Territoires et propriétaires régionaux |
| Franchises | Nom de marque, parfois un domaine central | Chaque site est une entreprise à part |
| Comptes parents et enfants | Nom, secteur, domaine | Le lien montre la structure volontairement |
| Boîtes partagées | Adresse e-mail | Plusieurs personnes derrière une adresse |
| Membres d'une même famille | E-mail, téléphone, adresse | Chaque personne peut être un client distinct |
D'abord, définir pourquoi ce ne sont pas des doublons
Avant de décider quoi faire d'un groupe de fiches liées, notez pourquoi ce ne sont pas des doublons pour votre équipe. Une raison claire facilite la décision suivante et aide la prochaine personne qui tombe sur le même groupe.
De vrais doublons peuvent aussi différer par le propriétaire ou le consentement, ces détails ne tranchent donc pas. Ces questions vont plus droit au but :
- Les fiches sont-elles la même entité juridique, ou des entités distinctes ?
- S'agit-il du même site, ou de bureaux, magasins ou agences différents ?
- Est-ce la même personne, ou plusieurs personnes derrière une seule adresse ?
- Vendez-vous, facturez-vous ou servez-vous chacun séparément ?
Si les fiches sont des entités, lieux ou personnes distincts auxquels vous vendez ou que vous servez séparément, ce sont des fiches liées. Si c'est la même entité, le même lieu ou la même personne saisie deux fois, ce sont des doublons, et les fusionner est sans doute le bon choix.
Comment gérer les fiches liées
Rejeter la correspondance quand vous êtes sûr
Une fois certain qu'un ensemble de fiches n'est pas un doublon, rejetez la correspondance. Une correspondance rejetée ne réapparaît plus dans vos recherches, vous tranchez donc une fois plutôt qu'à chaque recherche.
Demandez quand vous n'êtes pas sûr
Certains ensembles sont flous : deux agences qui pourraient être le même bureau, ou une boîte partagée qui pourrait être une seule personne. Envoyez-les à quelqu'un qui connaît les comptes, comme le propriétaire ou l'account manager, avant toute fusion.
Resserrez la recherche
Si tout un type de fiche liée continue de correspondre, changez la recherche au lieu de rejeter les ensembles un par un. Ajoutez le pays ou la ville à un rapprochement par domaine pour que les agences ne soient plus rapprochées. Écartez des correspondances par e-mail les adresses partagées comme info@.
Les relier au lieu de les fusionner
Les fiches liées peuvent rester connectées. Un lien parent–enfant ou une association entre entreprises montre la relation sans perdre ce qui distingue chaque fiche.
Comment Dedupely garde les fiches liées hors de vos fusions
Dans Dedupely, vous rejetez les fausses correspondances, et un ensemble rejeté reste hors de vos recherches de doublons actuelles et futures. Vous pouvez envoyer les ensembles flous en revue. Par défaut, Dedupely exclut aussi les correspondances risquées, comme les ensembles de plus de 20 fiches, pour que de grands groupes liés ne fusionnent pas en masse.
Garder volontairement les fiches liées séparées
Filiales, agences, franchises, comptes parents et enfants, boîtes partagées et familles partagent les données sur lesquelles reposent les recherches de doublons. Qu'il s'agisse de doublons dépend de la façon dont votre équipe vend, facture et sert, et la réponse peut varier d'un CRM à l'autre.
Une fois que vous savez pourquoi un groupe n'est pas un doublon, le reste devient plus simple. Vous rejetez ce dont vous êtes sûr, posez la question pour le reste et ajustez les recherches pour que les mêmes fiches liées cessent de revenir.
Questions fréquentes
Les filiales sont-elles des doublons dans un CRM ?
Souvent non, mais cela dépend de la façon dont votre équipe vend. Les filiales partagent souvent une marque ou un domaine, tout en ayant leurs propres contrats, propriétaires et facturation. Si vous vendez à chaque filiale séparément, il leur faut des fiches séparées ; si vous vendez seulement au groupe entier, une fiche peut suffire.
Comment gérer les contacts qui partagent une adresse e-mail ?
Vérifiez d'abord si l'email est une boîte partagée, comme info@, ou une adresse familiale. Si plusieurs vraies personnes l'utilisent, gardez des contacts séparés et rejetez la correspondance. Si l'email appartient à une seule personne saisie deux fois, fusionnez les fiches comme doublons.
Faut-il fusionner les agences régionales d'une entreprise ?
Cela dépend de la façon dont votre équipe travaille : si chaque agence a son propre propriétaire, territoire ou contrat, gardez les agences en fiches séparées. Si votre équipe traite l'entreprise comme un seul compte, fusionner peut être la bonne décision. Dans tous les cas, décidez avant toute fusion en masse, car les agences partagent souvent nom et domaine.
Quelle différence entre un doublon et une fiche liée ?
Un doublon, c'est la même personne ou entreprise saisie plusieurs fois. Une fiche liée, c'est une personne ou entreprise différente rattachée à une autre, comme une filiale, une agence ou un membre de la famille. Les fiches liées partagent souvent des champs, elles peuvent donc ressembler à des doublons dans une recherche.
Comment empêcher les faux doublons de réapparaître ?
Rejetez la correspondance une fois certain que les fiches ne sont pas des doublons, pour qu'elle ne revienne pas dans les recherches futures. Si tout un type de fiche continue de correspondre, modifiez plutôt la recherche. Ajoutez un champ comme le pays, ou excluez des rapprochements d'e-mail les adresses partagées comme info@.
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