TL;DR
- I valori segnaposto sono sostituti inseriti quando il valore reale non è noto, come test@test.com.
- I record che condividono un segnaposto possono sembrare duplicati anche quando non sono collegati.
- Un gruppo di duplicati molto grande è spesso il segno che un valore segnaposto ha causato la corrispondenza.
- I segnaposto vanno esclusi dalla corrispondenza e non devono mai prevalere in un'unione.
- Per impostazione predefinita, Dedupely esclude dalla unione le corrispondenze basate su dati scadenti o di esempio.
Esegui una ricerca di duplicati sui numeri di telefono e un insieme contiene 400 contatti. Hanno nomi diversi, aziende diverse e email diverse. Ciò che hanno in comune è il numero di telefono 0000000000.
Quel numero è un segnaposto: qualcosa che una persona o uno strumento ha digitato perché il campo richiedeva un valore. Un segnaposto, preso da solo, è innocuo. In una ricerca di duplicati raggruppa record non correlati, e in un'unione può sovrascrivere dati reali.
In questo articolo vedrai i valori segnaposto più comuni, da dove provengono e perché producono false corrispondenze. Vedrai anche come riconoscerli, escluderli dal confronto e impedire che prevalgano in un'unione.
Come si presentano i valori segnaposto
Un segnaposto è qualsiasi valore che sostituisce un'informazione mancante. Alcuni sono evidenti, altri sembrano dati reali finché non ci si accorge di quanto spesso si ripetono.
| Campo | Segnaposto comuni |
|---|---|
| test@test.com, noemail@company.com, none@none.com, un indirizzo ricavato da un numero di telefono | |
| Telefono | 0000000000, 1234567890, 12345678910, 5555555555, il numero centralino dell'azienda |
| Nome | John Doe, Test Test, Sconosciuto, N/D, "-", una singola lettera |
| Azienda | N/D, Nessuno, Individuo, Libero professionista, "Team Marketing" |
| Proprietario | Un utente di integrazione, un ex dipendente, un utente "Sales" condiviso |
Alcuni di questi dipendono dal contesto. "Libero professionista" può essere una risposta reale, e il numero centralino di un'azienda è un numero reale. Ciò che li rende segnaposto è che non dicono nulla su chi sia il record.
Da dove provengono i segnaposto
Le cause variano da team a sistema. Ecco le più comuni.
Campi obbligatori
Quando un modulo o il layout del CRM richiede un telefono o un'email, le persone digitano qualcosa per superarlo. Un commerciale al telefono o un addetto del negozio con un cliente di passaggio può inserire un valore fittizio invece di chiedere.
Integrazioni che riempiono i vuoti
Alcuni strumenti collegati riempiono i campi vuoti con un valore sostitutivo. Le app telefoniche possono chiamare un numero sconosciuto "Non disponibile" o creare un'email dal numero. Le importazioni possono trasformare le celle vuote in "N/D" o "0."
Record di test
Chiunque configuri un modulo, un workflow o un'integrazione crea record di test. Molti usano sempre gli stessi valori, quindi negli anni possono accumularsi decine di contatti "Test Test".
Valori condivisi che sono reali
Un numero della reception, una casella generica o un nome di team come "Marketing Team" sono reali, ma condivisi da molte persone. In fase di corrispondenza si comportano come un segnaposto.
Perché i valori segnaposto generano false corrispondenze
La corrispondenza cerca record che condividono valori. Un segnaposto è un valore che molti record condividono senza motivo. Una corrispondenza esatta su di esso raggruppa record che non hanno nient'altro in comune.
L'effetto cresce con ogni record che lo porta. Un solo numero di telefono segnaposto può creare un unico gruppo con centinaia di record. Se quel gruppo viene unito, centinaia di persone diventano un solo record, e in molti CRM questo tipo di unione non può essere annullato.
I segnaposto nascondono anche duplicati reali. Due record della stessa persona, uno con un telefono reale e uno con 0000000000, non corrispondono affatto sul telefono. Come la corrispondenza gestisce questi valori è spiegato nel nostro articolo su come funziona la corrispondenza dei duplicati.
Cosa conta come duplicato dipende dal caso. Due record che condividono "Marketing Team" potrebbero essere un unico contatto condiviso per un team, oppure due aziende diverse. Decidi quale delle due ipotesi vale prima di unire qualsiasi record che la condivide.
Come riconoscere i valori segnaposto
Guarda la dimensione di ciascun gruppo di duplicati
I duplicati reali spesso sono a coppie o a terne. Un gruppo con decine o centinaia di record è un segnale d'allarme. Aprirlo e verificare quale valore i record hanno in comune.
Conta quante volte compare ogni valore
Ordina o raggruppa un campo e conta ogni valore. Un numero di telefono su 300 record, o un nome su 80, raramente corrisponde a una sola persona. Il nostro articolo su come scoprire quanti duplicati ha il tuo CRM spiega perché conta verificare un campione di ogni risultato.
Individua gli schemi
Cifre ripetute, sequenze come 123456, la parola "test," e valori troppo brevi, come una sola lettera, sono segnaposto comuni. Lo sono anche le email del proprio dominio per persone che non vi lavorano.
Come gestire i segnaposto nella deduplicazione
Escludili dalla corrispondenza
Tieni un elenco dei valori segnaposto che hai trovato ed escludi dalla ricerca su quel campo i record che li contengono. Possono comunque corrispondere su altri campi, come nome più azienda.
Abbina su un secondo campo
Una corrispondenza di telefono è più sicura quando anche cognome o azienda coincidono. Un segnaposto raramente si ripete in due campi per record non correlati. La nostra guida su quali campi confrontare spiega come combinarli.
Impedisci che prevalgano nelle unioni
Quando si uniscono duplicati reali, un valore segnaposto può sovrascrivere un dato reale. Una regola che mantiene il valore più recente può scegliere "Sconosciuto" al posto di un nome reale se il record segnaposto è più recente. Imposta le regole in modo che i segnaposto noti perdano sempre, e visualizza in anteprima alcune fusioni prima.
Elimina ciò che è solo dati di test
I record creati per i test, senza nulla di reale collegato, non devono essere uniti. Verifica che non sia collegato nulla, poi eliminali.
Riducili alla fonte
Rendi facoltativi i campi in cui un valore falso è peggio di uno vuoto. Spiega al personale che un campo vuoto va bene e verifica come ogni integrazione compila i campi vuoti.
I segnaposto non sono l'unico motivo per cui record non correlati risultano corrispondenti. Società controllate, filiali e caselle condivise sono record realmente collegati, trattati in record collegati che sembrano duplicati.
Come Dedupely esclude i valori segnaposto dalle unioni
Per impostazione predefinita, Dedupely trattiene i gruppi con più di 20 record e i match con dati scarsi o di esempio, come test@test.com o John Doe. Può escludere dalla ricerca dei duplicati i valori segnaposto noti e definire regole su quale valore prevale, così i segnaposto non sovrascrivono mai i dati reali. I gruppi trattenuti possono comunque essere uniti manualmente, rifiutati o inviati a revisione.
Un valore condiviso non sempre indica la stessa persona
I valori segnaposto esistono perché le persone e gli strumenti devono compilare un campo. In una ricerca di duplicati, fanno sembrare simili record non correlati. In un'unione, possono sostituire dati reali o far confluire centinaia di persone in una sola.
Individuarli parte da gruppi insolitamente grandi e valori che si ripetono troppo spesso. Escluderli dalla corrispondenza, abbinare ogni corrispondenza a un secondo campo e impedire ai segnaposto di prevalere mantiene le unioni focalizzate sui duplicati reali.
Domande frequenti
Perché la mia Duplicate Search raggruppa insieme record non correlati?
Spesso perché condividono un valore segnaposto, come un numero di telefono fittizio o test@test.com. Una corrispondenza esatta su quel valore raggruppa record che non hanno nient'altro in comune. Verifica quale valore condividono i record in un insieme ampio ed escludi dalla corrispondenza i segnaposto noti.
Cosa sono i valori segnaposto in un CRM?
Sono valori sostitutivi inseriti quando manca quello reale, come 1234567890 per un telefono, John Doe per un nome o test@test.com per un'email. Derivano da campi obbligatori, record di prova e integrazioni che riempiono i vuoti. Non dicono nulla su chi sia il record.
Come trovo numeri di telefono falsi nel mio CRM?
Conta quante volte compare ogni numero di telefono. Un numero presente in decine o centinaia di record è probabilmente un segnaposto o una linea principale condivisa. Cerca anche cifre ripetute, sequenze come 123456 e numeri troppo brevi per essere reali.
Devo unire i record che condividono test@test.com?
Di solito non sono duplicati tra loro. I record che condividono un'email di test sono spesso persone non collegate o record di prova. Elimina i record di puro test dopo aver verificato che non siano collegati a nulla, e confronta il resto su altri campi, come nome e azienda.
Come evito che i valori segnaposto sovrascrivano i dati reali?
Imposta regole affinché i valori segnaposto noti perdano sempre in un'unione, indipendentemente dalla data. Una regola che mantiene il valore più recente può scegliere un segnaposto se quel record è più recente. Visualizza in anteprima alcune unioni prima di eseguire le altre, per verificare che i valori reali vengano conservati.
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